電子檔案管理與傳統檔案管理的利弊與融合探究

劉 娜

（滕州市公共就業和人才服務中心，山東 滕州 277599）

與現代化的電子檔案管理模式相比，傳統的檔案管理模式存在時間較長。在信息技術快速發展的今天，檔案管理的工作量不斷提高，且檔案提取的效率要求越來越高。傳統檔案管理模式的缺陷，已經影響了檔案管理工作的效率。認真分析電子檔案管理與傳統檔案管理的利弊，尋找二者的相同點與不同點，利用有效的方式推進二者融合，共同作用于檔案管理工作的優化，是每一位檔案管理工作人員探究的重點。

1 電子檔案管理利弊分析

首先，電子檔案管理的優勢。其一，電子檔案管理的效率相對較高。從電子檔案管理手段來看，管理者可以在明確個人需求的情況下以最快的速度找到所需要的檔案資料，管理者也能夠結合數據庫中的檔案信息，利用軟件完成分類與整理工作。在電子檔案管理模式中，檔案資源的信息化處理和網絡化使用更為方便，管理效率明顯提高。利用電子檔案管理系統，有效存儲電子檔案信息，分類整理電子檔案信息，在有需求時快速提取，是電子檔案管理的重要模式，也是當前應用最廣的模式之一。其二，電子檔案管理成本相對較低。與傳統檔案管理方式不同，電子檔案管理模式中，檔案信息的存儲和管理都以網絡化或信息化的方式完成。這樣的管理方式，共享了電子檔案信息，也讓電子檔案信息的調用，突破了時間和空間的限制。不僅優化了管理流程，還極大地降低了檔案信息的管理成本，讓檔案的存儲管理和使用流程更加順暢。

其次，電子檔案管理的不足。其一，電子檔案管理模式具有安全隱患。在諸多檔案管理優勢之中，電子檔案管理模式的安全性一直為管理者所擔憂。因以網絡為平臺，為媒介收集整理和調用檔案信息，致使電子檔案管理工作的安全隱患較多。特別是公共檔案在分享和調用的過程中，因缺少管理權限，會致使機密資源泄露。加之當前網絡系統具有不穩定性，黑客的攻擊、病毒的入侵都會影響檔案資料最終的完整性。其二，電子檔案管理模式的依賴性較高。在利用電子檔案管理模式的過程中，管理者必須要依靠硬件設備，比如計算機，也要依靠與檔案管理相關的軟件系統。除此之外，還需要互聯網環境的支持。在電子檔案管理過程中，如果硬件設施出現問題，很容易影響檔案信息的完整性。軟件系統出現錯誤，也會影響電子檔案信息的管理效率，使管理成果遠不及預期。此外，電子檔案管理所依賴的硬件設備和軟件系統需要及時更新，定期維護。電子檔案管理模式雖在一定程度上降低的成本，但花費在硬件設備和軟件系統上的費用并不低。

2 傳統檔案管理利弊分析

首先，傳統檔案管理的優勢。其一，傳統檔案更有利于原件的保存。在傳統檔案管理模式中，檔案的原件是極為重要的資源，必須要合理保存。也正是因為如此，傳統檔案管理工作者需要有相對專用的工作場所，傳統檔案管理對管理人員的專業性要求較高。在傳統檔案管理模式中，檔案原件保存質量相對較高，且保存時間長。具有特殊意義的檔案原件，格外需要保護。傳統檔案管理模式，能夠在最大程度上保護檔案原件的安全和使用質量。其二，傳統檔案管理流程周全。在傳統檔案管理模式中每一個環節都有明確的要求和嚴格地執行標準。以檔案的借用為例，在借用檔案時，不僅要說明借用理由、借用人、借用時間、歸還時間，還要統計其他諸多信息。保證檔案資源在調用過程中的安全，明確檔案資源的去向。

其次，傳統檔案管理的不足。其一，傳統檔案管理工作場所要求高。從傳統檔案管理的大環境來說，檔案存儲地對濕度和溫度要求較高。因此，檔案管理工作場所應當具備充足的除濕設備和加熱設備，以此來實現檔案存放地恒溫的目標。其二，傳統檔案管理成本高。為了達到檔案保管場所的特殊要求，需要在相關設備上投入較多資金。這一部分資金，是為保證檔案材料安全性而無法省去的。也正是因為如此，傳統檔案管理的成本較高。除了檔案管理場地與必要設施的投入，在傳統檔案管理過程中，還需要更多的人員配合。人員成本、環境維護成本等，讓檔案管理成本大幅度提升。

3 電子檔案管理與傳統檔案管理的整合分析

3.1 推進電子檔案管理與傳統檔案管理的共存

傳統檔案管理和電子檔案管理的共存，是檔案管理工作發展的重要趨勢。二者可以共存，是因為紙質檔案管理和電子檔案管理有著千絲萬縷的聯系。電子檔案，是由紙質檔案發展而來的，是紙質檔案的數字化存在形式。每一個檔案管理工作者在接收到檔案時，都需要將紙質檔案轉變成為電子檔案，再對電子檔案加以分類和管理。因此，在實際檔案管理工作中，電子檔案與紙質檔案是共同存在的。對紙質檔案進行電子化和數字化處理，是為了實現檔案的高效管理。在社會生產和生活節奏不斷加快的今天，人們越來越適應信息化特點，對電子檔案的重視度更高。但電子檔案所存在的缺點，讓紙質檔案與之共存的意義越來越大。電子檔案容易因安全問題遭到損壞，而紙質檔案在合理保存過程中不易損壞，且能長期存在。將紙質檔案管理與電子檔案管理有機結合在一起，相互提供保障，有利于檔案管理工作質量的提高。

3.2 促進電子檔案管理與傳統檔案管理的互動

在紙質檔案和電子檔案共存的基礎上，加強紙質檔案與電子檔案的融合，使之相輔相成，發揮更大的作用，提高檔案管理的水平，有利于檔案管理系統的優化。紙質檔案管理與電子檔案管理擁有兩個獨立的系統，擁有各自的特點。在優勢相互配合的前提下，推進檔案管理工作，能夠極大提高檔案管理的工作效率，也能對未來檔案管理工作發展方向產生積極影響。將傳統檔案管理中的專業人員與電子檔案管理現代化手段相結合，對檔案管理工作的影響不言而喻。

4 結語

綜上所述，在探究電子檔案管理模式與傳統檔案管理模式融合的實踐中，檔案管理擁有了全新的工作模式和管理形式。檔案管理的效率提高，成本降低。傳統檔案管理與電子檔案管理各自有優勢和不足，要切實提升檔案管理的綜合水平，就應當把握好二者的優勢。以強強聯合的方式，融合電子檔案管理和傳統檔案管理，促進檔案管理工作的整體優化。