電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊與融合探究

劉 娜

（滕州市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，山東 滕州 277599）

與現(xiàn)代化的電子檔案管理模式相比，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在時間較長。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案管理的工作量不斷提高，且檔案提取的效率要求越來越高。傳統(tǒng)檔案管理模式的缺陷，已經(jīng)影響了檔案管理工作的效率。認真分析電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊，尋找二者的相同點與不同點，利用有效的方式推進二者融合，共同作用于檔案管理工作的優(yōu)化，是每一位檔案管理工作人員探究的重點。

1 電子檔案管理利弊分析

首先，電子檔案管理的優(yōu)勢。其一，電子檔案管理的效率相對較高。從電子檔案管理手段來看，管理者可以在明確個人需求的情況下以最快的速度找到所需要的檔案資料，管理者也能夠結(jié)合數(shù)據(jù)庫中的檔案信息，利用軟件完成分類與整理工作。在電子檔案管理模式中，檔案資源的信息化處理和網(wǎng)絡(luò)化使用更為方便，管理效率明顯提高。利用電子檔案管理系統(tǒng)，有效存儲電子檔案信息，分類整理電子檔案信息，在有需求時快速提取，是電子檔案管理的重要模式，也是當前應(yīng)用最廣的模式之一。其二，電子檔案管理成本相對較低。與傳統(tǒng)檔案管理方式不同，電子檔案管理模式中，檔案信息的存儲和管理都以網(wǎng)絡(luò)化或信息化的方式完成。這樣的管理方式，共享了電子檔案信息，也讓電子檔案信息的調(diào)用，突破了時間和空間的限制。不僅優(yōu)化了管理流程，還極大地降低了檔案信息的管理成本，讓檔案的存儲管理和使用流程更加順暢。

其次，電子檔案管理的不足。其一，電子檔案管理模式具有安全隱患。在諸多檔案管理優(yōu)勢之中，電子檔案管理模式的安全性一直為管理者所擔憂。因以網(wǎng)絡(luò)為平臺，為媒介收集整理和調(diào)用檔案信息，致使電子檔案管理工作的安全隱患較多。特別是公共檔案在分享和調(diào)用的過程中，因缺少管理權(quán)限，會致使機密資源泄露。加之當前網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)具有不穩(wěn)定性，黑客的攻擊、病毒的入侵都會影響檔案資料最終的完整性。其二，電子檔案管理模式的依賴性較高。在利用電子檔案管理模式的過程中，管理者必須要依靠硬件設(shè)備，比如計算機，也要依靠與檔案管理相關(guān)的軟件系統(tǒng)。除此之外，還需要互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的支持。在電子檔案管理過程中，如果硬件設(shè)施出現(xiàn)問題，很容易影響檔案信息的完整性。軟件系統(tǒng)出現(xiàn)錯誤，也會影響電子檔案信息的管理效率，使管理成果遠不及預(yù)期。此外，電子檔案管理所依賴的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)需要及時更新，定期維護。電子檔案管理模式雖在一定程度上降低的成本，但花費在硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)上的費用并不低。

2 傳統(tǒng)檔案管理利弊分析

首先，傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢。其一，傳統(tǒng)檔案更有利于原件的保存。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案的原件是極為重要的資源，必須要合理保存。也正是因為如此，傳統(tǒng)檔案管理工作者需要有相對專用的工作場所，傳統(tǒng)檔案管理對管理人員的專業(yè)性要求較高。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案原件保存質(zhì)量相對較高，且保存時間長。具有特殊意義的檔案原件，格外需要保護。傳統(tǒng)檔案管理模式，能夠在最大程度上保護檔案原件的安全和使用質(zhì)量。其二，傳統(tǒng)檔案管理流程周全。在傳統(tǒng)檔案管理模式中每一個環(huán)節(jié)都有明確的要求和嚴格地執(zhí)行標準。以檔案的借用為例，在借用檔案時，不僅要說明借用理由、借用人、借用時間、歸還時間，還要統(tǒng)計其他諸多信息。保證檔案資源在調(diào)用過程中的安全，明確檔案資源的去向。

其次，傳統(tǒng)檔案管理的不足。其一，傳統(tǒng)檔案管理工作場所要求高。從傳統(tǒng)檔案管理的大環(huán)境來說，檔案存儲地對濕度和溫度要求較高。因此，檔案管理工作場所應(yīng)當具備充足的除濕設(shè)備和加熱設(shè)備，以此來實現(xiàn)檔案存放地恒溫的目標。其二，傳統(tǒng)檔案管理成本高。為了達到檔案保管場所的特殊要求，需要在相關(guān)設(shè)備上投入較多資金。這一部分資金，是為保證檔案材料安全性而無法省去的。也正是因為如此，傳統(tǒng)檔案管理的成本較高。除了檔案管理場地與必要設(shè)施的投入，在傳統(tǒng)檔案管理過程中，還需要更多的人員配合。人員成本、環(huán)境維護成本等，讓檔案管理成本大幅度提升。

3 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的整合分析

3.1 推進電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共存

傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案管理的共存，是檔案管理工作發(fā)展的重要趨勢。二者可以共存，是因為紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理有著千絲萬縷的聯(lián)系。電子檔案，是由紙質(zhì)檔案發(fā)展而來的，是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化存在形式。每一個檔案管理工作者在接收到檔案時，都需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案，再對電子檔案加以分類和管理。因此，在實際檔案管理工作中，電子檔案與紙質(zhì)檔案是共同存在的。對紙質(zhì)檔案進行電子化和數(shù)字化處理，是為了實現(xiàn)檔案的高效管理。在社會生產(chǎn)和生活節(jié)奏不斷加快的今天，人們越來越適應(yīng)信息化特點，對電子檔案的重視度更高。但電子檔案所存在的缺點，讓紙質(zhì)檔案與之共存的意義越來越大。電子檔案容易因安全問題遭到損壞，而紙質(zhì)檔案在合理保存過程中不易損壞，且能長期存在。將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理有機結(jié)合在一起，相互提供保障，有利于檔案管理工作質(zhì)量的提高。

3.2 促進電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的互動

在紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的基礎(chǔ)上，加強紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合，使之相輔相成，發(fā)揮更大的作用，提高檔案管理的水平，有利于檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化。紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理擁有兩個獨立的系統(tǒng)，擁有各自的特點。在優(yōu)勢相互配合的前提下，推進檔案管理工作，能夠極大提高檔案管理的工作效率，也能對未來檔案管理工作發(fā)展方向產(chǎn)生積極影響。將傳統(tǒng)檔案管理中的專業(yè)人員與電子檔案管理現(xiàn)代化手段相結(jié)合，對檔案管理工作的影響不言而喻。

4 結(jié)語

綜上所述，在探究電子檔案管理模式與傳統(tǒng)檔案管理模式融合的實踐中，檔案管理擁有了全新的工作模式和管理形式。檔案管理的效率提高，成本降低。傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理各自有優(yōu)勢和不足，要切實提升檔案管理的綜合水平，就應(yīng)當把握好二者的優(yōu)勢。以強強聯(lián)合的方式，融合電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理，促進檔案管理工作的整體優(yōu)化。