文書檔案管理化信息建設利用率和安全保護策略

石 佳

（珠海格力房產有限公司，廣東 珠海 519000）

隨著大數據時代到來，文書檔案從傳統書面形式逐漸轉成信息化檔案，信息化文檔方便快捷，容易管理，檔案收集難度直線下降，紙質版的保存空間大維護難等問題輕松解決，并且不會因為辦公地點的不統一而導致其效率低下。但需要關注的是，在檔案信息化進程中，傳統管理模式下的規則依舊“堅如磐石”，新事物的改革并沒有完全突破原有傳統，但從所處時代來看，檔案管理信息化建設是大勢所趨。從傳統到革新，如何解決信息安全問題，提高信息化建設的利用率，將成為下一步工作重點內容。

1 檔案信息化

1）具體含義。文書檔案的信息化本質是公司管理檔案的人員，用數字信息對公司內部用紙張記錄的資料、檔案乃至影像、照片、錄音進行處理，使之變成易于存儲的數字信息，給公司內部建立專屬于自己的信息庫。

2）優勢。將檔案錄入建立信息庫，再用信息庫開展接下去的內容，如：建立檔案檢索詞條和搜索引擎、構建公司內部的信息網。節省紙質版的空間內容，快捷性、系統性和科學化的管理模式，以及低成本、高效率等優點得到使用者高度重視。我國企業的檔案建設和管理，還處于初級階段，在這個數據充斥著各行各業和國人的日常生活中的現狀，建立數據檔案的國情優勢不可忽略。數據檔案還可以將隱藏在深處的問題用一種直觀的，全面的方式展現在所有人面前，能在短暫時間內解決問題，提升服務水平，降低人員配置的資金成本，提升工作效率，會是順應大時代潮流的發展。

2 信息化的利用率

企業檔案工作作為企業經營發展的重要基礎條件，應當明確一名領導分管，設置至少一名專職人員具體管理[1]，應在各個部門科室配備兼職人員輔助管理。檔案資料必須由單位檔案部門統一管理不應長期存放、積壓于相關業務部門和沒有設置檔案室的基層單位。這些部門的人員，作為兼職檔案管理，必須經過專業的培訓和訓練，形成準們的職業素養，熟練快速地將公司數據檔案歸類，分項目保存。

多企業在檔案信息化的進程中只注重硬件提升卻忽視了相關管理制度的制定與實施，導致效果不佳。企業可以從下兩個方面著手，一方面投入資金購置良好的儲存設備，另一方面尋求足夠更加安全的數據庫以及更先進的管理軟件。檔案管理不僅僅是新建一個相關部門給予新的權責，而是需要企業所有部門配合改進，因此在獲得足夠的基礎技術支持后，需要制定從企業整體出發綜合考慮多方面的管理制度。

1）加強專項人才。為了企業檔案信息化的規范發展，應當提高檔案管理人員的準入門檻[2]，不僅需要相關專業的管理領導人員，也應當在企業日常管理中規范檔案業務培訓，著力于整體提升企業所有檔案管理人員的綜合職業素養。日常培訓需要涵蓋相關政策法規，以及企業自己制定的管理方法，也需要與時俱進地學習新的檔案管理軟件技術，提升必需的硬件支持，做到理論與實踐共同進步，培養出滿足企業檔案管理長遠發展的高端人才。

2）推技術應用。檔案管理人員利用這些對檔案數據進行高效整理，編寫檢索目錄，精簡內容進行高精度、可靠的統計。這些都需要企業擁有計算機云計算技術、虛擬化技術等。與此同時企業也必須建立完善的安全管理制度。需要高安全性的防病毒體系，重要的機密文檔數據可以使用特殊儲存介質進行物理隔離，日常管理中可以建立訪問身份驗證機制，權責對應，對重要文件必須加密操作保存。

3）策略。（1）提高管理團隊的專業素質。為了提升檔案管理人員的能力，培養出高能力、高素質的人才隊伍以應對愈發重要的檔案管理工作。企業不僅需要科學的培訓活動，同時應設立規范的考核制度，如激勵制度，可以激發管理人員和從業人員的積極性。這對他們的個人專業技能提升和團隊合作能力提升都大有益處。（2）建立數字化檔案數據庫。建立數字化檔案數據庫的與傳統紙質檔案相比更加簡便且更便于進入深度分析。第一步需要檔案管理人員對數據進行收集和整理，對已完結的數據要技術歸檔，需要對檔案的類型合理分類，對檔案的時間及內容進行詳細記錄，并進行必要的編碼工作，方便后續查詢在分析，第二步需要對已經進行編碼、整理的數據定期檢查，及時更新維護。

3 安全保護策略

事物的發展新從來都是有利有弊，信息時代自然也不是例外。大數據時代給生活帶來便捷、快速的同時，獨屬于這些優勢的弊端和隱患也慢慢顯現。數據的連接往往牽一發而動全身，數據的信息內容遠不只眼前一臺電腦或者公司內部的硬件設施那么簡單明了。信息泄露，對一個國家而言，數據安全儼然成為首要問題。機關單位等軍事、政治、醫療各個角落都有對數據的深度應用。嚴格的管控，監督，必不可少。

1）檔案信息的安全保密。（1）對檔案數據本身。檔案的保密應該遵守一定的規則。保密的程度和等級應該被區分開來。不只是把重點放在保密本身，而是將想要保密的文檔和數據內容進行分類歸納，這樣既可以不用花費大量時間對一些無關緊要的內容付出過多的人力、物力、財力，又能保證不同企業之間信息的互相滲透和借鑒，更好的服務合作，尋求共同的，快速的發展。針對最高級別的保密文件，應該系統性的全方位加密，同時匹配最高級別的加密準則，制定嚴格的保密原則。從數據的錄入、保存、傳輸等各個環節都力求嚴格遵守保密規定準則。保密級別低的文件，則可以采取不同的保密辦法。數據文檔進行有次序的分離、挑選，是一個龐大的工程。對篩選過程中的工作人員數量、素質、工作內容設定等內容，應該明確。篩選過程中的技術支持也很重要，落實篩選和檢索方法，不應是大量安全方法的堆積，而是針對性地采用不同的技術。錄入后數據庫內，大量數據的大量檢索內容，包括文件內容的第二次保存和管理依舊要解決。（2）對接處數據的人員。除去對數據文件的本身進行保密以外，在將紙質版的內容錄入數據庫中，人員配置十分重要。工作人員必須保證對數據內容守口如瓶，并且可以準確無誤的，不隨意更改刪減的完整錄入。除去保證數據真實完整，還要對工作人員進行制約，規范行為。同時，紙質版檔案的處理問題也是不容忽視的。

2）制定法規。企業檔案管理信息化的標準化進程中必須依據相關的法律法規，需要明確相關從業人員對應的法律義務和權力。國家新頒布的知識產權保護法對原始檔案、編研作品進行了新的規范，對其所有權和使用權的范圍也進一步規定，因此在企業檔案信息化過程中更需要與涉及立檔工作的各部門協調。在參考檔案信息化管理規定的同時也需要考慮計算機行業有關于系統建設的法律法規。這些標準的執行程度決定了檔案信息平臺的質量。國家出臺的法律法規，正是為了在信息化時代建立檔案管理信息化的統一標準，因此對于相關法律法規和標準體系的研究也是企業長遠發展需要持續了解學習的。

4 結語

綜上所述，檔案管理信息化建設的利用率還要提高，各個企業應該根據自身硬件軟件條件，制定專屬于自己的建設計劃，同時還要注意數據檔案的安全性，不能頭重腳輕，偏重任何一方面。企業必須有決心和堅持下去的勇氣，使得檔案信息化的進程不斷推進和完善。網絡信息技術等現代科技的已經為文書檔案的信息化提供了便利條件[3]，應該抓住機會，使信息化建設更進一步。