基于大數據時代下的檔案數字化管理

范虹迪

（廣西壯族自治區江北公路養護中心，廣西 南寧 530000）

檔案是一種不可再生的財富，其記載著人類在各個領域文化的傳承，記錄了人們方方面面的信息，是一種極其稀缺的歷史資源。大數據時代的來臨，為很多信息整理的工作都帶來了巨大的便利。檔案管理工作的信息化也將提上日程，但是在進行檔案管理改革的過程中，也會面臨著很多新的挑戰。

1 大數據的概念

過去的人們面對電腦不能處理的巨大信息量時，創造出了一種改進后的數據工具，這就是大數據的前身。但是時至今日，大數據的應用范圍又發生了一些改變，現今的大數據主要應用于人們在大規模信息基礎上的數據整理，在小規模的數據上無法進行應用的。大數據的特點是它有非常豐富的數據量，大數據可以利用先進的技術，搜集各個種類的信息資源。而且大數據具有一定智能，它能夠根據人們尋找信息的需求，通過分析對比，最適合提供的數據。當社會進入大數據時代，所有大型信息處理工作的效率都會穩步提升。

2 大數據時代檔案信息化管理建設的意義

過去的檔案資料管理工作受限于科技水平的限制，絕大多數的工作都是由人工進行的。所以檔案資料管理工作效率始終得不到提升。隨著社會經濟的不斷發展，人口數量的不斷增加，檔案管理工作所需要記錄的信息越來越繁雜，工作量也越來越大。隨著大數據時代的來臨，檔案資料管理工作信息化已經成為當今社會發展的必然趨勢，為了保證現代社會每個人員的檔案都得到準確無誤的記錄，同時將檔案資料管理工作的效率提升，讓各種檔案中的文化得到更好的傳承與保留，就需要讓檔案資料管理工作跟隨上大數據時代的步伐，盡快地實現所有地區的檔案管理信息化[1]。

3 大數據時代檔案管理存在的問題

1）檔案信息的安全問題。檔案的保密工作是十分重要的。過去的檔案管理方式雖然繁瑣復雜，但因為紙質文件更加善于管理，傳播范圍十分有限，所以檔案的保密工作一直非常做得非常好。但是隨著大數據時代的來臨，人們借助大數據技術的幫助，將紙質檔案信息收集制作成電子版檔案。在將電子檔案進行保存的時候還需要通過一定技術進行儲存。過于復雜的操作流程，很多人可能注重檔案錄入效率，卻忽視了儲存檔案系統的安全性。如果儲存系統得不到有效的監控，很容易感染網絡病毒，嚴重的時候可能會導致檔案丟失。這種情況的發生會給進行檔案存儲工作的企業帶來巨大的損失[2]。

2）缺乏合理的管理制度。為了確保檔案管理的安全性，單位領導要對每個工作環節都制定明確的規范制度。任何工作的有序展開都需要依靠科學合理的管理制度作為保障。但是現今很多企業在進行檔案管理工作時，卻完全地忽視了制度所能帶來的幫助。而且雖然有一些單位也制定了管理制度，可是他們從來沒有根據員工的實際情況以及社會的發展狀態來制定合適的管理制度。這就導致了很多管理制度形同虛設，根本無法對于員工的工作產生積極的影響，反而可能在員工工作過程中產生阻礙。

3）檔案管理人員缺少專業素質。當大數據技術在檔案資料管理工作中被廣泛應用起來，對于檔案管理流程的操作步驟也發生了一定的改變。這就要求了進行檔案管理的工作人員必須具備一定的信息基礎知識。所以在更新檔案管理流程，提升檔案管理工作效率的同時，也一定要注意到員工個人思想的轉變，如果員工不肯接受新型的檔案管理技術培訓，那么他們的工作將會失去原本的意義，也無法通過大數據技術的引用，讓檔案管理工作發展更加迅速。要改善員工比較傳統的檔案管理理念，對員工積極地進行檔案信息化技術的學習，在他們學習之后也要著重于講解檔案信息安全的管理，讓檔案管理工作的安全性得到保障[3]。

4 大數據時代檔案信息化的策略

1）完善檔案安全管理系統。檔案信息資料存儲的安全性是開展檔案管理工作的前提。構建一個安全的檔案管理體系，能夠讓檔案管理工作進行得更加順利。在儲存檔案系統的選擇上，一定要選擇更具有安全性的系統，同時要培養專業的信息技術人員，對檔案安全存儲系統進行時刻的監督與改善，緊緊跟隨現今信息技術網絡技術的革新，提升自己的信息技術水平，做好信息檔案資料管理的儲存系統維護工作[4]。

2）梳理正確的檔案信息化工作理念。檔案資料管理工作的信息化建設，是當今社會發展的必然趨勢。很多員工無法及時地轉變自身的工作思想，因此對于新興技術的應用產生了一定的排斥心理。首先單位應該對檔案管理工作的老員工進行積極的思想培訓，在培訓的過程中與他們講述大數據時代中檔案管理信息化建設的必要性，以及將檔案管理信息化能夠給檔案管理工作帶來的優勢告訴他們。還可以用其他方便于生活的科技發展商品進行融合總結。要讓員工真實地體會到數據時代所能給檔案信息化工作產生巨大的便利。讓員工意識到，檔案管理信息化是一件不管是對于單位還是對于員工來說都是一件十分有益處的事情。在培訓的過程中，可以播放檔案管理數據儲存的步驟視頻，讓員工在培訓中從中學會檔案管理信息化的操作流程。檔案的信息化管理要讓他們清楚，他們也可以將檔案管理工作更有效率的展開。要樹立員工正確的思想觀念，讓他們對于檔案管理工作有著更加清醒的認知，提升未來的工作效率。

3）培養專業大數據檔案人才。為了能夠讓檔案資料管理信息化更有效地實行，提升檔案管理工作的整體效率。對于信息技術的人才的培養是一定不能忽視的。任何工作的完成都離不開員工的操作，只有員工的專業水平足夠，才能夠讓工作完成質量提升。單位要積極的招收，具有強大的信息技術作為支撐的專業性技術人才，為數據化的檔案信息管理提供相應的安全保障。而且能夠通過人才信息技術的運用，建立起專屬的檔案資料信息保障系統，能夠更有效地提升檔案管理工作的安全性。在信息技術人才入職后，也要對他們的專業水平及時地進行培訓。因為現在的網絡技術發展十分迅速，如果缺少了求知精神或者變得安于現狀，就很難跟上信息技術發展的腳步。所以應該讓處理工作的技術人員及時進行技術的更新，更大程度的加強檔案信息化管理。

5 結語

綜上所述，在大數據時代來臨之后，檔案資料管理工作也迎來了一場巨大的革新。將大數據融入進檔案資料管理工作，能夠大幅度提升檔案管理工作效率。但是在提升效率的同時，也會出現很多新的問題。檔案信息化后的安全得不到保障、沒有一個嚴格的管理制度約束員工行為、員工的專業素質不高等問題都成為檔案管理信息化過程中的難題，所以需要檔案管理的單位積極地解決問題，讓檔案資料管理信息化真正的應用在所有的檔案管理工作之上，提升我國檔案管理工作的整體效率。