計算機在科技檔案管理中的作用研究

竹 丹

（四川省地質礦產勘查開發局成都水文地質工程地質中心，四川 成都 610081）

1 科技檔案的特點

1）科技性，科技檔案的最根本屬性和特征是其科技性。科技檔案中記載著大量科技知識，包括科研項目立項、可行性論證、試驗原始記錄、成果報告和鑒定等，具有較強的科技性。

2）成套性，科技活動通常以工程項目的形式展開，如工程項目包括方案設計、可行性論證、初步設計、修正及施工等環節，各個環節既相互聯系又相對獨立。而在每個環節履行過程中形成的文件資料會陸續轉化為科技檔案。科技檔案的收集整理是圍繞一定順序和規律進行立卷歸檔的，具有成套性特點。

3）復用性，所謂復用性，是指科技檔案可大量反復使用。如國家有關部門頒布的標準化設計、技術規范，地形地貌勘探、水文地質資料等，可將其直接應用到新的科研項目中，或者復制多份具有現實應用價值的科技檔案，滿足科研活動實際需要。

4）實用性，所謂實用性，是指科技檔案具有現實利用價值。大多數科技檔案真實反映了科研活動的客觀情況，具有現實應用價值。就科技檔案來說，既要能如實記錄科研活動，也要能夠反映科研活動現狀，若其與現實有誤差，則需要進一步補充、修改和完善。

2 計算機技術在檔案管理中的應用意義

2.1 保障了檔案資料的完整性、安全性和高效性

一直以來，人們對檔案的管理都是采取紙質的方式來保存檔案資料，這種管理方式已經無法滿足不同領域的工作要求，究其原因在于傳統的人工管理檔案方式需要投入大量的精力和時間來對海量的檔案進行整理與保管，而紙質類的檔案不僅不易保存，而且容易發生損壞，進而造成檔案信息的不完整，這無疑會影響到檔案資源的利用，而且相關人員在調取檔案過程中也存在較大難度，從海量的檔案中找到所需的檔案資料要花費很長時間。而利用計算機技術來進行檔案管理則可有效彌補通過人工來進行檔案管理的不足，這是因為計算機具有強大的信息存儲能力與處理能力，人們只需在計算機中輸入檔案信息，計算機便可自動對這些檔案進行分類整理，從而提高檔案管理效率，并且當人們需要調取某個檔案資料時，只需在計算機中輸入要查找的檔案信息，計算機便可快速將該檔案的存儲位置、檔案整理時間及檔案內容等信息呈現給工作人員，以便于工作人員進行快速調取，而且計算機還能對檔案資料進行電子化備份，這使得檔案的存儲變得非常容易且不易發生損壞，從而極大保障了檔案資料的完整性、安全性和高效性。

2.2 提高了檔案信息的利用效率

采取紙質文件的方式來進行檔案管理是有很多缺點的，這是因為紙質文件類的檔案資料不容易長期保存，而且經常翻閱紙質類的檔案資料還容易造成檔案損壞，更為重要的是，紙質類的檔案資料難以進行遠程化共享，這無疑會在很大程度上影響到紙質類檔案的利用價值。而對于計算機技術來說，則可完全解決檔案資料的遠程化共享問題，人們可以利用計算機技術將檔案資料內容上傳至計算機，然后通過網絡將這些內容傳輸給其他地區的計算機中，從而使人們能夠利用計算機在不同地區實時、快速地查看檔案資料內容，進而更加方便地進行交流，同時檔案資料的利用效率也得到了極大提升。通過計算機技術的應用，還可對檔案進行高效的管理與長期的保存，這也同樣能夠大幅提升檔案管理工作質量，在實現成本節約的同時，也提高了企業、組織和單位的競爭能力。

3 科技檔案管理中應用計算機技術的注意事項

3.1 強化技術防范措施

1）檔案管理部門應當采取加密技術作為確保檔案信息資源安全性的有效方式。所謂的加密技術，乃是指依托特定算法的方式對源文件進行加密處理，進而讓原文件成為不可直接讀取的代碼。當使用者訪問這些經過加密處理的文件時，必須輸入正確的密鑰，如此便確保了數字化檔案信息資源的安全。

2）檔案管理部門應當采取權限控制的方式提升檔案信息資源的安全性。此種方式乃是指檔案管理部門應當設定檔案信息管理系統數據庫訪問權限，如若使用者沒有訪問權限，則其無法正常訪問。如此一來，將最大程度地避免無關ID進入系統。此外，檔案管理部門還應當設定訪問者的訪問權限等級，如此能夠做到對密級程度不同的檔案信息資源的充分保護。

3）檔案管理部門應當采取安全監控技術。此種技術即防火墻技術，依托對此種技術的應用，將避免產生對檔案信息管理系統的非法訪問，同時亦能夠避免機密數字化檔案資源從系統中輸出。

3.2 培養具有創新意識的檔案管理團隊

通過培養具有創新意識的檔案管理團隊，滿足信息化時代的發展要求，形成新的檔案管理的人力資源格局。檔案管理部門要吸收信息技術型人才的加入，調整人才招聘策略，鼓勵高素質的創新人才，積極參與信息化時代下，檔案管理的創新工作中，利用人才的高素質信息素養，對大數據的了解，在檔案管理中應用大數據技術，提高檔案管理水平。檔案管理部門要加強內部的學習，營造良好的學習氛圍，使內部工作人員深入了解大數據，明確大數據對檔案管理的影響和作用。定期組織員工培訓，進行專業理論的學習，不斷提高工作人員的綜合素質，培養工作人員的創新精神，使工作人員積極融入到檔案管理的大數據應用中。檔案部門要營造良好的信息化環境，加強信息化建設，完善硬件和軟件設施，提高檔案管理的信息化程度。工作人員要做好基礎工作，提高自身的信息技術技能，避免局部滲透，要全面利用信息技術，做好檔案管理的工作。營造信息技術學習型環境，提高老齡工作人員的信息技術能力，使大數據的作用得到充分發揮。年輕的工作人員教年長的人員，及時糾正存在的問題，使每一位檔案管理工作人員參與創新實踐。

3.3 構建信息化時代檔案管理體系

在信息化時代下，要完善檔案管理體系。檔案管理的工作價值不斷提升，工作內容不斷增多，工作機制也更加復雜，需要有效的機制進行規范，引導檔案管理的標準化和規范化。要建立嚴格的檔案管理準入機制，提高標準，為特定智力勞動成果創造者群體服務，提高檔案管理的效率。檔案管理工作中涉及的智力勞動成果眾多，要強化知識產權的保護，將有關檔案管理的部分納入法律范圍中，營造良好的法制環境，也可以幫助相關工作人員維權，同時為檔案工作的法律價值提供依據。檔案管理部門要健全規章制度，及時處理檔案管理中存在的問題，尤其是信息化時代下涌現的新問題。

4 結語

綜上所述，通過在檔案管理工作中應用計算機技術，能夠極大提高檔案管理質量與效率，并可保障珍貴檔案的存儲安全，防止檔案內容受到損壞。可以說，計算機技術的運用是符合時代發展趨勢的，只有充分認識到計算機技術在檔案管理工作中所具有的應用優勢并加以利用，才能為各個領域的發展打下堅實的基礎。