數(shù)字辦公環(huán)境下黨建檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性及有效對策

蔡亞嬌

（安陽市聾兒聽力語言訓(xùn)練分中心，河南 安陽 455000）

1 數(shù)字辦公環(huán)境下黨建檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

1）發(fā)揮黨建檔案價(jià)值的必然要求。眾所周知，黨建檔案資源具有社會價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值、政治價(jià)值、文化價(jià)值以及其他價(jià)值，能夠?yàn)闄n案需求主體提供信息咨詢、決策參考。同時(shí)，眾多具有關(guān)聯(lián)性、系統(tǒng)性的黨建檔案資源能夠產(chǎn)生更大的價(jià)值[1]。然而，數(shù)字辦公環(huán)境下，要對黨建檔案資源進(jìn)行整合與共享，首先就需要推動數(shù)字黨建檔案資源建設(shè)，將其轉(zhuǎn)化為可供系統(tǒng)利用的數(shù)字格式。從這個(gè)角度來看，黨建檔案數(shù)字化建設(shè)具有價(jià)值性，能夠?qū)ⅰ八罊n案”變成“活資料”和“知識庫”。

2）減少黨建檔案管理成本的內(nèi)在要求。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理模式，黨建檔案數(shù)字化建設(shè)具有低成本、高保存期限、高效率的特點(diǎn)。一方面，依托于互聯(lián)網(wǎng)等信息化工具對黨建檔案進(jìn)行管理，能夠更好地將其存儲在硬盤或者云儲存終端，減少黨建檔案日常所占用的物理空間。同時(shí)，在相關(guān)的電子終端進(jìn)行保存，可以有效避免檔案害蟲、紙質(zhì)檔案物理化學(xué)變化等問題，減少管理成本。另一方面，推動黨建檔案數(shù)字化建設(shè)，以數(shù)據(jù)化的形式對黨建檔案進(jìn)行管理，能夠?yàn)辄h建檔案管理人員提供便利，減少人力資源成本。

2 數(shù)字辦公環(huán)境下黨建檔案數(shù)字化建設(shè)中常見的問題

1）黨建檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢。在數(shù)字信息技術(shù)尚未普及和利用之前，我國各個(gè)地區(qū)單位主要采用傳統(tǒng)紙質(zhì)管理的模式，留存了許多紙質(zhì)庫存老檔案。數(shù)字辦公環(huán)境下，伴隨數(shù)字信息技術(shù)發(fā)展、單位數(shù)字化建設(shè)工作的推進(jìn)，需要對這些紙質(zhì)庫存老檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，進(jìn)一步為全面數(shù)字化、智能化奠定良好的基礎(chǔ)。然而，近十多年來，我國仍然有大量的單位沒有對許多庫存的紙質(zhì)類黨建檔案進(jìn)行數(shù)字化處理[2]。此外，部分單位雖然開展了數(shù)字化建設(shè)工作，但其中其暴露出部分問題需要予以重視。一是部分單位在處理紙質(zhì)庫存老檔案過程中盲目追求效率，忽視數(shù)字化的質(zhì)量，導(dǎo)致后期需要重復(fù)加工、重復(fù)處理。同時(shí)，還有部分單位在對庫存紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理過程中的缺乏系統(tǒng)性，沒有做好整體規(guī)劃，無法最大限度地調(diào)動并發(fā)揮人力、物力和財(cái)力資源的優(yōu)勢，難以有序推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)工作。二是黨建檔案管理系統(tǒng)的功能單一，難以滿足當(dāng)前形勢下黨建檔案管理工作的需求，影響了黨建檔案管理的整體效率和質(zhì)量。

2）黨建檔案數(shù)字化建設(shè)制度不完善。當(dāng)下，部分單位黨建檔案管理制度不完善，在責(zé)任落實(shí)、人員培訓(xùn)、數(shù)字資源立卷歸檔領(lǐng)域都存在一定的問題。一是責(zé)任落實(shí)不明確。尚未理清業(yè)務(wù)部門與黨建檔案管理部門的職責(zé)，導(dǎo)致責(zé)任分工不明，不利于提升業(yè)務(wù)人員以及黨建檔案管理人員的責(zé)任意識[3]。二是人員培訓(xùn)制度不完善，導(dǎo)致黨建檔案管理人員的培訓(xùn)方式、培訓(xùn)內(nèi)容單一，難以確保培訓(xùn)工作常態(tài)化、系統(tǒng)化。三是黨建檔案立卷歸檔的時(shí)限不明確，業(yè)務(wù)部門送交歸檔的意識不強(qiáng)，導(dǎo)致部分電子類黨建資料閑置在計(jì)算機(jī)或者其他存儲設(shè)施中，甚至出現(xiàn)損毀、遺失等問題。

3）黨建檔案安全管理工作滯后。當(dāng)下，部分單位技術(shù)應(yīng)用存在問題，難以有效應(yīng)對數(shù)字辦公環(huán)境下的病毒和非法程序威脅。典型表現(xiàn)在部分單位雖然意識到數(shù)字檔案安全管理的重要性，但應(yīng)用相關(guān)數(shù)字信息技術(shù)能力不強(qiáng)，沒有充分將云加密、數(shù)字簽名、區(qū)塊鏈、數(shù)字加密、云備份等技術(shù)充分應(yīng)用到數(shù)字檔案管理領(lǐng)域[4]。在這種環(huán)境下，單位的數(shù)字檔案安全管理工作存在漏洞，不利于數(shù)字檔案傳輸、數(shù)字檔案共享等工作的進(jìn)一步開展。

3 數(shù)字辦公環(huán)境下黨建檔案數(shù)字化建設(shè)的有效對策

1）加快黨建檔案數(shù)字化進(jìn)程，做到“存量檔案數(shù)字化”與“增量檔案數(shù)字化”。一是要進(jìn)一步對黨建檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。未來單位開展“存量檔案數(shù)字化”與“增量檔案數(shù)字化”工作過程中既要把握數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，落實(shí)質(zhì)量考核指標(biāo)，充分確保檔案資源的完整性、可閱讀性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，也要做好整體規(guī)劃，有秩序、有步驟的開展各項(xiàng)工作，推動檔案數(shù)字化升級。此外，大部分單位基本實(shí)現(xiàn)了辦公自動化，許多工作都需要通過計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等工具完成。在這一過程中，產(chǎn)生了許多的圖像、影像、文件、聲像以及其他電子類信息資源，并由此對檔案管理工作提出了新的要求。根據(jù)國家檔案局的相關(guān)規(guī)定，單位檔案部門需要對電子類信息資源進(jìn)行全過程管理，確保其形成、收集、鑒定、規(guī)定、管理和備份等各項(xiàng)工作的規(guī)范性。因此，單位需要對日常工作中產(chǎn)生的電子類信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理，將其處理為符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案資源。二是要進(jìn)一步完善檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)功能，引入或者更新具有數(shù)據(jù)同步功能、云儲存功能、格式轉(zhuǎn)化功能的黨建檔案管理系統(tǒng)，全面提升黨建檔案管理的 實(shí)效。

2）加快建章立制，為黨建檔案數(shù)字化工作提供制度保障。單位開展黨建檔案數(shù)字化建設(shè)工作過程中需要重點(diǎn)把握以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：一是要完善責(zé)任落實(shí)機(jī)制，明確不同崗位額的責(zé)任，做好崗位之間的分工，形成相互配合、相互協(xié)調(diào)的檔案管理模式，提升各部門人員的責(zé)任意識，確保黨建檔案的規(guī)范性。二是要完善人員培訓(xùn)制度，做到培訓(xùn)方式和培訓(xùn)內(nèi)容多元化。要進(jìn)一步強(qiáng)化黨建檔案管理人員對檔案業(yè)務(wù)知識、業(yè)務(wù)技能的認(rèn)識，并通過案例教育、實(shí)踐模擬等方式提升其實(shí)踐能力，確保培訓(xùn)工作常態(tài)化。三是必須要明確電子類資源的歸檔時(shí)限，避免資源堆積，為后期移交、管理和利用工作奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，要堅(jiān)定黨建檔案數(shù)字化這個(gè)目標(biāo)，配套以相關(guān)的制度，不斷提升檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范性，進(jìn)一步綜合應(yīng)用多種技術(shù)對電子類文件資源進(jìn)行處理。

3）加強(qiáng)黨建檔案安全化管理，充分保障黨建檔案的價(jià)值。單位要強(qiáng)化對現(xiàn)代數(shù)字信息技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)一步借助現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字檔案進(jìn)行安全管理。一方面，從事前防控的角度來看，要充分將云加密、數(shù)字簽名、區(qū)塊鏈、數(shù)字加密技術(shù)應(yīng)用到數(shù)字檔案安全管理領(lǐng)域，對數(shù)字檔案及相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行加密。另一方面，從事后防控的角度來看，要充分應(yīng)用云備份技術(shù)對數(shù)字檔案資源進(jìn)行備份，構(gòu)建應(yīng)急處置機(jī)制，確保在發(fā)生突發(fā)事件后能夠及時(shí)應(yīng)對，第一時(shí)間恢復(fù)日常的檔案管理工作。

4 結(jié)束語

黨建檔案能夠詳細(xì)、準(zhǔn)確地反映單位日常黨建工作的內(nèi)容，能夠留存好單位黨建工作中形成的信息。數(shù)字辦公環(huán)境下，單位必須要進(jìn)一步強(qiáng)化黨建檔案數(shù)字化建設(shè)，真正發(fā)揮黨建檔案的價(jià)值，充分確保黨建工作朝著規(guī)范化、數(shù)字化、精細(xì)化的目標(biāo)前進(jìn)。具體而言，一是要加快黨建檔案數(shù)字化進(jìn)程，做到“存量檔案數(shù)字化”與“增量檔案數(shù)字化”；二是要加快建章立制，為黨建檔案數(shù)字化工作提供制度保障；三是要加強(qiáng)黨建檔案安全化管理，充分保障黨建檔案的價(jià)值。只有這樣，才能既提升效率，又保障黨建檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。