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淺談檔案信息開發利用工作存在的問題及建議

2021-04-14 18:55:31
卷宗 2021年20期
關鍵詞:檔案管理信息化資源

李 鳴

(富裕縣城鄉居民最低生活保障服務中心,黑龍江 齊齊哈爾 161200)

檔案資源的開發利用過程中,結合信息技術,可以提升檔案管理工作的質量,確保信息的安全,方便檔案的分享應用。但為了確保可靠應用檔案信息,實現檔案資源的合理管理,避免丟失、被盜等現象發生,仍需要有關檔案管理人注重開發利用后的合理管理。對此,相關檔案部門工作人員應結合檔案開發的實際現象,注重一些問題的存在,從源頭上避免有關問題的產生,提高檔案工作的質量。

1 檔案信息開發利用工作存在的問題

1.1 思想認識程度不高

檔案是記錄信息的載體,通常包含人事檔案、活動信息檔案、企業發展檔案等。傳統檔案資源的管理過程中,存在重保管的觀念,企業及工作人員認為檔案工作中,確保檔案信息的安全是重中之重。這雖然利于確保檔案的安全管理,但結合時代的發展,檔案資源的應用形式發生改變,將檔案信息進行信息化轉變,可以獲得更高的價值,助力企業的發展,對于社會的快速進步,也能夠形成積極的幫助。對此,有關單位的檔案管理工作,應從實際情況出發,提升對檔案管理工作的認識,轉變思想觀念。

1.2 缺乏有效的管理模式

基于時代的快速發展,相關企業的經營過程中,能夠認識到檔案資源的重要作用,并積極開發檔案的現代化管理形式。然而,從開發利用的現狀來看,存在管理方式上的問題,如檔案資源信息化建設時,沒有結合先進的管理理念,相關存儲工作存在隨意、隨心的現象。對此,從查詢應用上來看,仍然缺乏效率,不僅影響企業相關工作的開展,對于企業的盈利也可能造成影響。結合這種問題現象的原因分析,即缺乏有效的資金投入。從檔案資源的信息化建設來看,確保基礎設施的完善是一方面,管理制度、管理方法,以及管理方面的人才都應配備齊整,以能夠最大化發揮信息檔案資源的作用。

1.3 缺乏人才

檔案資源的開發利用過程中,通常是指進行檔案管理方式的現代化建設,提高管理效率,也利于檔案資源的綜合利用,促進企業的發展。但結合企業實際情況來看,檔案部門通常是基層部門,工作人員以年紀大者居多。結合此現象,即使企業能夠進行檔案資源的現代化管理方式建設,然而工作人員卻不能夠及時參與到信息系統的操作中。如一些檔案管理人員由于歲數大,缺乏基礎計算機操作技能。另外,相關檔案管理人員不能夠積極參與到信息技術的培訓中,對于檔案資源的有效應用也產生了阻礙。

2 提升檔案資源開發利用效率的建議

2.1 轉變觀念

首先,作為企業經營者應認識到時代發展的形勢,明確信息技術在檔案管理工作中的重要作用,積極建設檔案部門的信息化管理系統。如信息化檔案系統建設后,檔案資源能夠被快速存儲、查詢、分享,利于提升企業內部的工作效率;檔案資源的信息化建設后,結合信息技術,可以隨時、隨地分享、收集資源,增加信息資源的總量,利于數據的綜合分析應用,為企業的生產發展提供科學指導。其次,作為檔案管理工作者,同樣應認識到檔案資源開發利用的實際情況,轉變思想觀念,為檔案管理方式的轉變做好準備,以能夠快速適應新的檔案管理方式,提升檔案管理工作的效率,為企業的生產發展提供動力。

2.2 完善管理制度

基于信息化的管理方式,與傳統管理方式存在本質意義上的不同,對此,管理制度應及時優化、完善,使其適用于新的管理形式。對此,在完善管理制度的過程中,可以結合企業實際情況,制定相關制度,但可能存在諸多問題,因此,應給予一些制度條例的試用期,待檢驗合格后,再確立制度的規范性;與此同時,也可以結合有關先進制度的引進,有效服務于企業的檔案管理工作。相關制度的引進后,還應結合適用性分析,給予不斷優化、完善,真正確保檔案管理工作的質量。

2.3 強化檔案人才隊伍的建設

堅持加強領導班子和工作人員素質能力的建設,凝聚一支素質高能力強的檔案管理隊伍,有利于得到社會的認可,拉近與社會的距離。檔案工作者的素質和能力直接關系著檔案工作的順利開展,狠抓檔案工作者的繼續教育勢在必行。教育方式要靈活多變,可以采取自學、學歷教育、專題培訓、學術考察等多種形式。教育內容要實用有針對性,除設立一些檔案工作現代化所必須掌握的技能課程,還應該開設計算機、縮微、攝影、掃描知識的課程。與此同時,還應注重對人才的發掘,給予有關人才發展學習的機會,達到培養人才的目的,這便利于企業檔案管理工作的創新發展,實現有關檔案管理工作流程的優化、管理方式的創新等,進而推動檔案工作的開展。

3 結語

綜上所述,針對企業而言,檔案管理是重要的內部工作,對企業內部的管理質量,經營效率等具有至關重要的影響。對此,企業應重視檔案管理工作的重要意義,積極給予開發利用,發揮檔案資源的最大化價值,助力企業的發展。但這需要管理者在開發利用檔案資源的過程中,加強一些問題、影響因素的分析,以能夠從源頭避免相關影響,提升檔案資源開發利用的質量。

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