淺談檔案信息開發利用工作存在的問題及建議

李 鳴

（富裕縣城鄉居民最低生活保障服務中心，黑龍江 齊齊哈爾 161200）

檔案資源的開發利用過程中，結合信息技術，可以提升檔案管理工作的質量，確保信息的安全，方便檔案的分享應用。但為了確保可靠應用檔案信息，實現檔案資源的合理管理，避免丟失、被盜等現象發生，仍需要有關檔案管理人注重開發利用后的合理管理。對此，相關檔案部門工作人員應結合檔案開發的實際現象，注重一些問題的存在，從源頭上避免有關問題的產生，提高檔案工作的質量。

1 檔案信息開發利用工作存在的問題

1.1 思想認識程度不高

檔案是記錄信息的載體，通常包含人事檔案、活動信息檔案、企業發展檔案等。傳統檔案資源的管理過程中，存在重保管的觀念，企業及工作人員認為檔案工作中，確保檔案信息的安全是重中之重。這雖然利于確保檔案的安全管理，但結合時代的發展，檔案資源的應用形式發生改變，將檔案信息進行信息化轉變，可以獲得更高的價值，助力企業的發展，對于社會的快速進步，也能夠形成積極的幫助。對此，有關單位的檔案管理工作，應從實際情況出發，提升對檔案管理工作的認識，轉變思想觀念。

1.2 缺乏有效的管理模式

基于時代的快速發展，相關企業的經營過程中，能夠認識到檔案資源的重要作用，并積極開發檔案的現代化管理形式。然而，從開發利用的現狀來看，存在管理方式上的問題，如檔案資源信息化建設時，沒有結合先進的管理理念，相關存儲工作存在隨意、隨心的現象。對此，從查詢應用上來看，仍然缺乏效率，不僅影響企業相關工作的開展，對于企業的盈利也可能造成影響。結合這種問題現象的原因分析，即缺乏有效的資金投入。從檔案資源的信息化建設來看，確保基礎設施的完善是一方面，管理制度、管理方法，以及管理方面的人才都應配備齊整，以能夠最大化發揮信息檔案資源的作用。

1.3 缺乏人才

檔案資源的開發利用過程中，通常是指進行檔案管理方式的現代化建設，提高管理效率，也利于檔案資源的綜合利用，促進企業的發展。但結合企業實際情況來看，檔案部門通常是基層部門，工作人員以年紀大者居多。結合此現象，即使企業能夠進行檔案資源的現代化管理方式建設，然而工作人員卻不能夠及時參與到信息系統的操作中。如一些檔案管理人員由于歲數大，缺乏基礎計算機操作技能。另外，相關檔案管理人員不能夠積極參與到信息技術的培訓中，對于檔案資源的有效應用也產生了阻礙。

2 提升檔案資源開發利用效率的建議

2.1 轉變觀念

首先，作為企業經營者應認識到時代發展的形勢，明確信息技術在檔案管理工作中的重要作用，積極建設檔案部門的信息化管理系統。如信息化檔案系統建設后，檔案資源能夠被快速存儲、查詢、分享，利于提升企業內部的工作效率；檔案資源的信息化建設后，結合信息技術，可以隨時、隨地分享、收集資源，增加信息資源的總量，利于數據的綜合分析應用，為企業的生產發展提供科學指導。其次，作為檔案管理工作者，同樣應認識到檔案資源開發利用的實際情況，轉變思想觀念，為檔案管理方式的轉變做好準備，以能夠快速適應新的檔案管理方式，提升檔案管理工作的效率，為企業的生產發展提供動力。

2.2 完善管理制度

基于信息化的管理方式，與傳統管理方式存在本質意義上的不同，對此，管理制度應及時優化、完善，使其適用于新的管理形式。對此，在完善管理制度的過程中，可以結合企業實際情況，制定相關制度，但可能存在諸多問題，因此，應給予一些制度條例的試用期，待檢驗合格后，再確立制度的規范性；與此同時，也可以結合有關先進制度的引進，有效服務于企業的檔案管理工作。相關制度的引進后，還應結合適用性分析，給予不斷優化、完善，真正確保檔案管理工作的質量。

2.3 強化檔案人才隊伍的建設

堅持加強領導班子和工作人員素質能力的建設，凝聚一支素質高能力強的檔案管理隊伍，有利于得到社會的認可，拉近與社會的距離。檔案工作者的素質和能力直接關系著檔案工作的順利開展，狠抓檔案工作者的繼續教育勢在必行。教育方式要靈活多變，可以采取自學、學歷教育、專題培訓、學術考察等多種形式。教育內容要實用有針對性，除設立一些檔案工作現代化所必須掌握的技能課程，還應該開設計算機、縮微、攝影、掃描知識的課程。與此同時，還應注重對人才的發掘，給予有關人才發展學習的機會，達到培養人才的目的，這便利于企業檔案管理工作的創新發展，實現有關檔案管理工作流程的優化、管理方式的創新等，進而推動檔案工作的開展。

3 結語

綜上所述，針對企業而言，檔案管理是重要的內部工作，對企業內部的管理質量，經營效率等具有至關重要的影響。對此，企業應重視檔案管理工作的重要意義，積極給予開發利用，發揮檔案資源的最大化價值，助力企業的發展。但這需要管理者在開發利用檔案資源的過程中，加強一些問題、影響因素的分析，以能夠從源頭避免相關影響，提升檔案資源開發利用的質量。