信息時(shí)代下圖書檔案管理工作面臨的問題及對策

張芬萍

（內(nèi)蒙古鄂爾多斯市中心醫(yī)院，內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 017000）

檔案管理對于企事業(yè)單位都具有重要的意義，通過檔案管理不但可以分門別類實(shí)現(xiàn)信息管控，同時(shí)還可以隨時(shí)對各種資料進(jìn)行調(diào)用，對于企業(yè)實(shí)施精準(zhǔn)、高質(zhì)量決策具有重要的參考價(jià)值。

1 信息時(shí)代下圖書館檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理人員缺乏信息安全意識

現(xiàn)如今計(jì)算機(jī)技術(shù)的大量應(yīng)用普及，很多企業(yè)單位并沒有意識到計(jì)算機(jī)應(yīng)用過程中的潛在風(fēng)險(xiǎn)與維修因素，檔案管理作為圖書館的重點(diǎn)工作部分，經(jīng)常會(huì)發(fā)生一些管理文檔資料的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)被黑客入侵導(dǎo)致信息的泄露，給圖書館帶來一定的損失。因?yàn)閳D書館檔案管理中會(huì)有很多類型的文件存在，其中不乏一種重要的研究文獻(xiàn)和重要價(jià)值的信息資料，相關(guān)內(nèi)部管理人員由于缺乏信息安全意識，無法及時(shí)做好保障措施，導(dǎo)致這部分信息檔案受到安全威脅。

1.2 管理模式不符合當(dāng)前發(fā)展現(xiàn)狀

從圖書館檔案管理的發(fā)展模式來看，科學(xué)規(guī)范的管理模式可以減少后期檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。目前，管理模式的效率不高。管理者沒有科學(xué)的管理思想，對當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r沒有清醒地認(rèn)識，管理模式過于傳統(tǒng)，不會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代科技創(chuàng)新思維來管理圖書館檔案，影響圖書館檔案管理的進(jìn)步。從管理模式來看，科學(xué)合理的管理模式可以減少后期檔案錯(cuò)配的問題和風(fēng)險(xiǎn)，提高工作效率，避免較大的管理差距和風(fēng)險(xiǎn)，在實(shí)際管理過程中，專業(yè)素質(zhì)不高，認(rèn)識不夠，一些管理者沒有選擇科學(xué)的管理模式，導(dǎo)致目前的管理模式與實(shí)際應(yīng)用領(lǐng)域不匹配，影響了管理的作用。

1.3 信息檔案管理機(jī)制不完善

大多數(shù)圖書館機(jī)構(gòu)在檔案管理時(shí)沒有在內(nèi)部設(shè)置主觀的管理部門，對管理人員的職責(zé)劃分不明確。在信息化時(shí)代背景下，圖書館對檔案的管理機(jī)制存在很大的不合理性，影響了圖書館檔案管理的信息化發(fā)展進(jìn)程。即使有一些圖書館檔案在管理過程中建立了相應(yīng)的管理機(jī)制，但只是制定了很少一部分管理制度內(nèi)容，并沒有真正起到效果，對相關(guān)工作崗位的職責(zé)劃分模糊不清。

2 信息時(shí)代背景下檔案管理工作的優(yōu)化策略

2.1 加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)

圖書館檔案管理工作面臨多個(gè)方面的發(fā)展阻礙，關(guān)于人員隊(duì)伍素質(zhì)的管理與建設(shè)是導(dǎo)致管理工作無法正常開展的重要原因之一。由此，圖書館機(jī)構(gòu)應(yīng)該重點(diǎn)培養(yǎng)專業(yè)的管理人才，強(qiáng)化在崗學(xué)習(xí)能力的提升，將綜合素質(zhì)培養(yǎng)納入人員管理體系，對管理人員各項(xiàng)綜合素質(zhì)進(jìn)行定期考評。在招聘圖書館工作人員時(shí)，要注重考查其學(xué)習(xí)背景和學(xué)習(xí)能力以及專業(yè)技術(shù)水平的高低，盡可能讓招聘來的人員能夠快速上手管理工作，減少檔案管理工作方面的成本，提升管理人員隊(duì)伍的水平能夠促進(jìn)圖書館檔案管理工作效率。另外，在人員隊(duì)伍的建設(shè)過程中，可以參考同行業(yè)圖書館的成功管理經(jīng)驗(yàn)，在績效考評和多元化的評價(jià)策略支持下開展管理活動(dòng)。

2.2 改善管理模式

結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際實(shí)施，信息技術(shù)應(yīng)用存在諸多不足，結(jié)合檔案管理創(chuàng)新的需要，要不斷優(yōu)化信息檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通過管理體制和管理模式的創(chuàng)新來提高管理質(zhì)量，員工在管理模式上要推陳出新，在服務(wù)水平提高的同時(shí)提高服務(wù)質(zhì)量。其次，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，要建立完善的檔案管理體系，滿足檔案管理多元化發(fā)展的需要，以滿足不同層次人員對檔案管理的需求。在實(shí)際工作過程中，需要根據(jù)工作內(nèi)容進(jìn)行整理和檔案管理。在這個(gè)過程中，我們可能需要做好信息軟件的設(shè)置和備份。在實(shí)際備份過程中，我們可以根據(jù)單位制定相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和操作措施，這樣可以加強(qiáng)檔案管理的模式，也可以把工作中的細(xì)節(jié)搞清楚、加強(qiáng)，有利于硬件技術(shù)處理信息方式的升級。

2.3 建立完善的辦公室檔案管理機(jī)制

在當(dāng)前信息時(shí)代，辦公檔案管理必須注重檔案資源的利用和安全保障三個(gè)方面的制度建設(shè)、信息化建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)辦公檔案管理向信息化發(fā)展。設(shè)立專門的辦公室檔案管理部門，根據(jù)企業(yè)規(guī)模和檔案管理的實(shí)際情況，設(shè)置相應(yīng)的人員組織；其次，要根據(jù)管理部門的相關(guān)內(nèi)容，建立相應(yīng)的管理機(jī)制、崗位責(zé)任制、考核制度和獎(jiǎng)懲制度。必須有一套全面、完善的管理制度，有效地約束員工的工作行為，促進(jìn)員工工作質(zhì)量的提高；要以信息化建設(shè)為辦公檔案管理機(jī)制的突破口，以資源體系、利用體系和安全體系建設(shè)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)辦公檔案管理數(shù)字化平臺建設(shè)；郵政企業(yè)單位辦公檔案管理機(jī)制必須與企業(yè)文化和企業(yè)其他規(guī)章制度相結(jié)合，充分發(fā)揮企業(yè)單位辦公檔案管理的職能和作用。

3 圖書檔案管理工作的重要性分析

在圖書檔案管理系統(tǒng)中，重要的功能有圖書檢索功能、圖書借閱歸還功能、新書錄入功能等。圖書管理員在查找圖書之前，應(yīng)先輸入圖書館的圖書。傳統(tǒng)的輸入法浪費(fèi)了大量的時(shí)間，消耗了工作人員的精力。手工輸入會(huì)有錯(cuò)誤。圖書館管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了圖書借閱管理的便捷，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)圖書借閱信息系統(tǒng)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)字化處理，避免了傳統(tǒng)手工操作造成的登記錯(cuò)誤。其次，倉庫外的圖書登記信息非常完善，便于管理人員清點(diǎn)圖書。之后，在讀者遠(yuǎn)程終端上對數(shù)字化圖書進(jìn)行選擇性閱讀，操作簡單。

4 結(jié)束語

信息時(shí)代改變了人們的工作方式和檔案管理習(xí)慣。新時(shí)期檔案管理的實(shí)施需要適應(yīng)信息技術(shù)的應(yīng)用需求和實(shí)際特點(diǎn)。要避免工作觀念管理模式中存在的問題，就要貫徹工作觀念管理模式，同時(shí)做好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和管理。在這個(gè)過程中，我們需要提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的要求，從而最大限度地做好檔案管理的具體工作，真正實(shí)現(xiàn)信息管理的作用和價(jià)值。總之，在信息時(shí)代，辦公檔案管理面臨著許多挑戰(zhàn)。為了快速提高新時(shí)期企業(yè)辦公檔案管理工作水平，必須對這些實(shí)際問題進(jìn)行優(yōu)化和完善，使辦公檔案管理充分發(fā)揮其功能和作用。