做好新時期辦公室行政管理工作的思考

畢睿瑩 李家明 陳 剛 張向陽

（1.云南省煙草公司昆明市公司石林分公司，云南 昆明 652200；2.云南省煙草公司昆明市公司，云南 昆明 652200）

1 辦公室行政管理的意識

1）大局意識。辦公室行政管理是一項具有政策意義和全局意義的工作。做好這項工作，必須有自己的全局意識。也就是，我們應該非常清楚各部門的工作，善于把各部門工作組織結合起來，這樣才能創造性地、順利地開展這項行政管理工作。

2）服務意識。為行政部門和員工服務是辦公室最重要的職責。為了更好地完成辦公室的各項任務，首先要加強和提高工作人員的服務意識。衡量一個辦公室績效的標準是看它所從事的服務是否能讓領導和員工滿意。要自覺提出更高標準、更嚴格措施、更務實工作，不斷擴大服務范圍和水平，提高服務水平。

3）參謀意識。辦公室本身是負責領導和決策的人事部門。辦公室的工作人員不僅要服從命令，而且要緊緊圍繞這項工作的核心，全心全意為他們服務。一是更加貼近領導的工作思路。為了領導著想，積極主動尋找工作中的各種問題，并解決問題關鍵。二是必須提前操作。在決策前，要對每個崗位進行調查研究，結合實際情況提出一些具體建議，供領導借鑒。

2 辦公室行政管理工作現狀

一是辦公效率普遍低下，無法實現及時上傳和發布問題。辦公室在文件和信息的宏觀溝通、執行、服務和微觀處理等方面具有協調和聯系的職能。二是辦公室的工作職能規劃越來越細化，很多傳遞和組織工作都由辦公室承擔。而傳達各種任務和領導指示有時要經過很多部門和人員，這些都是辦公室管理效率不高的原因。第三，辦公室工作人員能力有限，工作瑣碎，缺乏實事求是、認真負責的精神。使得工作的實施朝著意想不到的方向發展。工作人員缺乏服務精神，素質不高，工作中總是擺出面向群眾的架子，這些問題影響了辦公室的形象。

3 辦公室行政管理的內容和要求

1）定崗、確立崗位負責，保障了政府權力的有效制衡。在實踐中，要嚴格遵循崗位設置基本原則與職責設置之間的要求。對于各級機關的崗位職責設置結構管理制度，需要進一步研究、建立并不斷完善。其中，崗位設置的主要目的是根據當前企業管理辦公室的工作職能和具體的企業工作管理流程，科學規劃設置企業工作崗位的區域節點；所謂的職責定位和標準則主要目的就是按照對企業局部或整個總體工作功能的成本最小化管理要求，把企業管理的工作標準直接分解和傳給到具體的企業工作崗位上，從而建立一個完全科學合理的企業工作職責規范。

2）流程的管理優化和成本運作管理得到了有序的有效保障。科學、簡便的辦公室行政管理業務流程，對于推進辦公室行政管理的科學化、精細化具有十分重要的指導意義。基于現代企業行政管理理念，辦公室的行政管理工作和流程管理逐步優化和完善。公司根據自己的業務職能，進行了相關業務信息和數據分析，這大大促進了公司其他辦公流程的順利進行，能夠按照工作流程進行。對于這一業務流程，在整個業務流程設計的操作過程中，不僅要保證業務目標清晰明了，而且最重要的是實現各個環節的無縫銜接和有效合作。

3）考核建立評議和績效改善。首先需要明確考核的標準與技術要求，對于程序性和容易被量化的事務處理辦公室項目，應該盡可能多地做到保障質量考核的目標和設計科學性；非程序性或者主觀性比較強的項目，應當針對其特點進行穩定性評估指標的設計。通過采用科學合理和技術手段，結合現代行政管理的信息系統，生成一套科學的行政管理工作指標。對于實踐中難以被量化為基礎的指標，可以采用人工手段的方式加以優化，從而提高考核之有效性。

4）制度的不斷完善，夯實了理論基礎。建立健全從國家煙草專賣執法部門和煙草企業雙重身份各項工作服務管理機制，盡可能多地避免了目前存在的服務管理體制空白。同時也尤其需要特別注意的是建立健全各類重大決策事項的企業集體民主決策和組織相關企業專家的決策咨詢、聽證以及企業決策結果評價等民主決策的工作機制，并以此機制為理論基礎不斷提高企業相應的專家輔助企業決策咨詢工作的服務質量。對當前的企業管理機制和政策措施都進行充分清理，從而真正建立運行起一個更加科學、完善、有效的企業經營管理制度。

4 做好新時期辦公室行政管理工作的措施

1）推進制度化。為了保證辦公室行政管理方案的實施，達到既定的效果，必須建立激勵約束機制。在實施行政管理之前，要總結出一套健全、系統、詳細的規章制度，作為實施行政管理的依據。企業為了自身生存和發展的需要，制定了制度化、專業化的統一法律規定和準則，要求全體員工按照各自的職責、行為和管理目標行事和工作，并按照與企業的經營、生產和管理密切相關的規范和方針。如果企業沒有這樣一個統一的標準，就沒有機會實現未來的發展戰略。

2）全面提高員工的素質。要實現行政管理的專業化、精細化，必須培養一大批優秀的專業技術人才，實現管理全過程的專業化、規范化。企業需要高度重視細節的管理，雖然這些細節的管理不難落實，但要一如既往地堅持發展將變得非常困難。在辦公室每月編制的月度工作計劃中，可根據月初計劃對辦公室各領域工作進行量化、細化和分解，明確各工作階段的主要負責人和任務，使工作成果和工作狀態一目了然。

加強辦公室行政管理，必須高度重視組織行政管理人員的學習和培訓。首先要重視加強企業行政管理的重要性，增強工作人員對行政管理工作的高度重視和敏感性，只有增強工作者的責任意識，從思想上加強管理工作，才能保證在實際工作中不會出現所謂的變化。對于一些管理實踐能力較差的管理人員，需要定期進行更有針對性地管理知識庫講解和管理技能提升培訓，使他們的工作更主動地跟上政治思想，從而有效提高辦公室行政管理人員的政治思想素質。

5 結束語

辦公室管理是一個組織不可缺少的組成部分，它對組織的正常運轉和各項事務的順利處理起著橋梁作用。它是協調的紐帶，是服務工作的核心。然而，現階段辦公室管理存在的問題主要表現在組織的復雜性和人員的冗余性導致的效率低下、提高人員素質的需要以及外部社會認知的偏差。針對這些問題，需要簡化和規范辦公室的行政機構，提高辦事效率；職工要不斷學習，樹立正確的思想觀念，更好地開展行政工作；同時，各機構、各部門要努力糾正外界的認知偏差，使之成為自身改進工作的不竭動力。