淺析如何有效提升血站檔案管理規(guī)范化水平

張沁霞

（山西省晉城市中心血站，山西 晉城 048001）

血液采集站屬于特殊的醫(yī)療機構(gòu)類型，是促進我國衛(wèi)生健康事業(yè)快速發(fā)展不可缺少的一部分，隨著血液采集站建設規(guī)模擴大、檔案管理量增加，加強檔案管理水平成為現(xiàn)階段發(fā)展血站最為重要的問題[1-2]。且在現(xiàn)今的血站檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)各種問題，導致血站內(nèi)部產(chǎn)生一定的糾紛，不利于血站未來的健康發(fā)展。血站檔案數(shù)據(jù)的來源是采血和供血的工作實踐活動中，是記錄血液來源的重要記錄，在臨床醫(yī)療活動中應用著較高的應用價值。因此在這種情況下，必須對血站檔案管理工作的現(xiàn)存問題進行分析，在問題基礎上提出有效的改革措施，為血站檔案管理工作注入新的理念。

1 當前血站檔案管理所存在的問題現(xiàn)狀

1.1 缺乏相應的血站檔案規(guī)范化管理設備

想要對血站的檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理，就必須要在此規(guī)范化建設過程中借助先進的科學設備，其在當前的大數(shù)據(jù)時代已然成為確保血站實現(xiàn)規(guī)范化管理建設的前提條件與關鍵手段。只有在管理中對先進的科學設備實行利用，才能使整個檔案管理工作事半功倍，且高科技對于數(shù)據(jù)的整理與收集能力遠遠高于人工。相應的，對于設備的選取也要結(jié)合該血站的檔案具體情況，這樣才能在挑選設備時選擇性能最為適配的設備，既避免了多功能設備中與血站檔案實際需求功能不符，造成的功能與資金浪費，又能夠花費合適的費用挑選滿意的設備，做到高性價比的實現(xiàn)。還需要有關工作人員進行設備采購之前做好準備工作，對血站將要購入的檔案管理規(guī)范化設備的性能進行了解。但是當前絕大多數(shù)的血站并不具備先進的科學設備，且對于致力于實現(xiàn)提升血站檔案管理規(guī)范化水平的高科技檔案信息設備的選購工作也存在一些不足之處。

在小影響因素下的原因在于血站對于負責先進設備的采購工作人員自身對設備的性能等不甚精通，甚至談不上熟悉，致使其所選擇的設備的整體質(zhì)量欠佳，盡管能夠滿足血站實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的一時之需，從長遠角度上來看并不適合血站的持續(xù)健康發(fā)展，且后續(xù)涉及科學設備的更新?lián)Q代，還會產(chǎn)生額外的設備采購費用，給血站帶來一定的經(jīng)濟損失；而大環(huán)境下的影響因素，與經(jīng)濟狀況息息相關。要想購入高性價比且符合血站實際情況與質(zhì)量過關的檔案管理設備，其價格定然相對較高，而血站在生存與發(fā)展中并不會在設備采購方面預留出充足的資金，會對采購工作的開展與進程產(chǎn)生不利影響，從而導致當前我國絕大多數(shù)的血站對于檔案管理工作的采購設備質(zhì)量較為落后。

1.2 血站主體方面缺乏對檔案規(guī)范化建設的認知

現(xiàn)今，我國大多數(shù)血站并沒有形成要對其檔案實現(xiàn)管理規(guī)范化的認知，更逞論提升血站檔案管理規(guī)范化的水平建設。由于血站主體方面對于檔案的規(guī)范化管理不夠重視，在此方面的工作無論在資金還是技術以及工作精力的投入都相對匱乏，在一定程度上致使血站的檔案管理部門完善工作時并不十分順利，且對于檔案信息數(shù)據(jù)的整理及對信息管理系統(tǒng)的完善與檔案管理先進設備的引入都遭遇到了更多的困難。與此同時，血站管理的有關領導方面對于檔案管理的規(guī)范化建設重視程度與關注度有待加強，血站對于檔案信息數(shù)據(jù)的系統(tǒng)與后臺各項功能還處于開發(fā)起步階段，如果有關人員不能給予足夠重視，其運行將會受到極大的阻礙，且整個血站的檔案規(guī)范化管理水平將在此基礎上繼續(xù)降低。

1.3 血站的檔案管理工作人員較為缺乏法律意識

受我國大力開展經(jīng)濟建設的影響，社會上的各行各業(yè)都在加大力度追求經(jīng)濟效益，相應的一些工作在開展進行時，具體的實施步驟也有其對應的影響，且個別工作的實行步驟所考慮的因素及法律知識并不全面。血站的檔案管理人員在工作中單一的做好“本職工作”——采血。而對于采血的記錄工作可能相對來說并不完善。一些血站對于獻血人員的登記記錄多流于形式，且獻血人員對其工作的具體信息記錄流程等并不清晰，將有可能導致出現(xiàn)獻血人員的身份證號碼的填寫出現(xiàn)誤填或漏填的現(xiàn)象，導致對其的回訪出現(xiàn)難度。同時，在獻血結(jié)束之后，有關工作人員需要對該獻血人員進行簽名登記，這種簽名登記的位置也比較多，一旦血站的工作人員指導時出現(xiàn)疏忽或者沒能進行明確的指引，記錄的完整性與真實性將在整理環(huán)節(jié)中顯露問題。除此之外，部分血站的工作人員不具備正確的時間觀念，且法律意識相對淡薄，如若出現(xiàn)其將獻血人員的信息造成時間上的推遲或提前，血型記錄出現(xiàn)錯誤，將對威脅著醫(yī)療事故。

1.4 血站對采血及有關工作人員的管理過于松散

當前我國絕大多數(shù)的血站對于采血及相關工作人員的管理較為松散，對其實行管理的過程中也沒能建立起完整、嚴謹?shù)墓芾眢w系，不同于其他機構(gòu)的各司其職。血站采血人員及檔案記錄人員在工作中可能身兼數(shù)職，不僅使工作人員分身乏術，各個記錄與信息整理等工作環(huán)節(jié)的效率也相對較低。這種崗位劃分不明確且管理體系的不完善，都造成了血站檔案管理規(guī)范化建設工作受到了阻滯與影響。在檔案記錄與采血工作共同需要完成時，管理人員會將更多的人力投入到采血工作上，且松散的管理模式更助長了一些工作責任心稍差的工作人員的散漫行為，無論在采血、記錄、儲存還是出庫方面，檔案的收集都不夠充分及時，嚴重影響了血站檔案管理的規(guī)劃化水平。

2 提升檔案管理規(guī)范化水平的有效措施

2.1 引進信息化檔案管理設備

在現(xiàn)代化社會中，血站檔案信息數(shù)據(jù)呈爆炸式增長，因此必須要合理的應用現(xiàn)代信息技術對檔案管理工作進行完善，利用信息化手段完成檔案管理。信息化設備的應用可以讓管理人員利用信息設備存儲檔案信息、整理檔案信息、查詢檔案信息，形成信息化的管理流程[3-4]。首先，要升級和優(yōu)化檔案管理的硬件和軟件等基礎設施。從衛(wèi)生主管部門的目標和理念出發(fā)，在上級衛(wèi)生主管部門的引領下，以及結(jié)合血液采集站當?shù)氐膶嶋H情況，來做好軟件的研發(fā)和優(yōu)化工作。在檔案管理軟件和硬件的更新過程中，可以利用招投標的方式來選擇一些服務質(zhì)量高和技術水平高的專業(yè)公司來開展這項優(yōu)化工作，確保血液采集站檔案管理工作中的硬件和軟件都能滿足實際檔案管理工作中的各項需求。其次，可以引進一些先進的技術手段，將過去的人工管理模式逐步轉(zhuǎn)化為自動化、智能化的檔案管理模式，從而落實無紙化辦公和創(chuàng)建數(shù)字檔案等管理機制，確保檔案信息化管理的工作效率和工作質(zhì)量的提升。

2.2 完善檔案管理制度

為了使血站的檔案管理變得規(guī)范化，需要創(chuàng)建規(guī)范化檔案管理制度，在建檔、查閱、存檔等方面的要求都要細化，完善檔案管理制度[5]。如信息資料要準確、完備，還要定期進行信息更新；在建檔方面，要進行科學的分類，確保每一種檔案信息都能夠被準確的歸類，對于后續(xù)檔案的使用和查找可以起到積極的影響，提高查找和使用效率；在存檔方面，要進行有序存檔來查閱方面，必須經(jīng)過批準才可以進行查閱。在創(chuàng)建規(guī)范化血站檔案管理制度的時候，還要對相關管理工作人員的職責進行明確，避免因工作人員的流動影響到血站檔案管理質(zhì)量和效率。在檔案管理制度中增加責任制度，明確每個崗位人員在血站檔案管理過程中所需要承擔的責任，當檔案管理工作出現(xiàn)問題之后能夠在第一時間尋找到責任人，在一定程度上可以對檔案管理人員起到約束作用。

2.3 培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才

專業(yè)檔案管理人才是開展檔案工作的重要人力基礎，也是提升血站檔案管理隊伍整體水平的關鍵因素，只有打造一支專業(yè)的檔案管理隊伍才能夠真正提升檔案管理工作效率。在培養(yǎng)專業(yè)人才時可以從以下兩個角度入手：第一，應當向現(xiàn)有的檔案管理人員展開積極的培訓，強化管理人員的責任意識以及職業(yè)素養(yǎng)水平，確定管理人員能夠帶有飽滿的熱情投入到工作中。在培訓過程中利用“一對一”新老結(jié)對的方式展開針對性的技能操作培訓，由年輕管理人員向老員工講解信息化系統(tǒng)的使用方法，使管理人員都能夠應用信息技術開展工作[6-7]。第二，積極吸引綜合型管理人才，對現(xiàn)有的檔案工作管理模式進行改革和創(chuàng)新，為檔案管理工作信息化建設隊伍注入新鮮血液與活力。

2.4 提高對檔案管理工作的重視程度并加強領導

在對血站的檔案實行管理的過程中，有關領導需要不斷加強其重視程度，以身作則提升對血站檔案管理工作的踐行。在踐行工作的同時，還需注意對《檔案法》的了解與掌握，使血站的檔案管理工作能夠有章可循，也加強相關檔案管理人員對自己所負責工作的重視程度，確保檔案管理規(guī)范化水平的可靠提升。通過具體措施加強對有關工作人員的管理與領導，實行責任落實制度，由專員負責專項，使工作人員能夠?qū)n案的管理保持高度責任心。且還需在此基礎上實行定期的員工考核，實行淘汰機制，以確保檔案管理工作人員能夠用專業(yè)的知識及高度職業(yè)素養(yǎng)促進血站的檔案管理規(guī)范化建設。

3 結(jié)束語

血站檔案管理工作的創(chuàng)新以及規(guī)范化程度的提高有著極其重要的作用，不單單會影響到血站自身工作的有序推進，同時還會影響到我國醫(yī)療體系的改革進程。作為血站檔案管理人員應當積極學習新型的管理技能和管理理念，轉(zhuǎn)變自身工作模式以及工作態(tài)度，為檔案管理工作的改革和創(chuàng)新提供重要基礎。血站也需要積極引進信息化技術，完善檔案信息化管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化手段對檔案信息實施管理，提升檔案工作效率。除此之外還應當積極引進新型檔案管理人才，由專業(yè)人才對檔案管理工作進行指導，以此來提升工作的專業(yè)性和科學性。