探討新時期學生資助檔案規范化管理舉措

楊玉秋

（廣東省中山市東升高級中學，廣東 中山 528400）

新時期的學生資助檔案規范化管理主要目的是將教育資源進行均衡的配置，尤其是針對在校家庭經濟比較困難的學生，通過規范化的管理完全能夠提升資助資金配置效率。檔案規范化管理本質上就是針對整個資助過程各種形式的材料的管理，比如紙質、電子檔案或者是影像資料等等；上述自主材料來源復雜，涵蓋學生的各方面信息以及困難問題，同時能夠將學校家庭經濟十分困難的學生進行綜合評估，有利于學校以此作為根據進行資助，幫助更多的學生成功地完成求學路。只有構建健全的學生資助檔案才能夠讓國家教育資金合理的配置到需要的學生身上，為我國培養出更多優質的人才。

1 新時期學生資助檔案特征

第一渠道比較分散，資助檔案內容比較繁雜，因此分散性比較強。新時期學生資助檔案的過程極為復雜，尤其是需要多個部門提供相應的資料。例如學生在進行資助申請過程中要準備各種佐證資料，需要當地政府加蓋公章；并且不同學生其貧困原因有所差異，且也需要不同部門提供佐證資料；另外高中在進行資料審核時也會形成相應的資料檔案，其中涉及各個學院、學生工作辦公室、校學生處、財務處以及資助管理中心等多個部門的參與，每個部門會根據自身的權限提供相對應的資料，所以新時期下學生的資助檔案內容繁雜，信息來源分散。給學生資助檔案規范管理帶來極大的挑戰。

第二信息化要求高。過去學生資助檔案基本上是以紙質材料為主的，但是隨著信息化技術的提升，各類信息系統的建設以及應用，高中已經初步具備學生資助檔案信息化管理的挑戰。2007年我國教育部為了加強學生資助檔案的管理，投入大量的資源進行資助信息平臺的建設，為資助檔案規范化管理的信息化發展帶來了新的發展方向。比如地方政府為了加強學生檔案規范化管理，會以全國學生資助管理信息系統為基礎，形成地方政府的學生資助管理平臺，并且開發相應的APP；學生可以通過APP直接將資助材料進行上傳，各高中可以通過系統后天進行數據信息的導出，便于高中進行資料進行審核，也便于對檔案進行管理。隨著時代的發展，新時期學生資助檔案逐漸向信息化、無紙化進行過渡，然而整體信息化水平有待提升。

第三環節聯系性強，學生資助檔案當中涵蓋了學生家庭基本情況、困難情況等等，是資助過程中重要的參考憑證。而且牽涉到多方的利益，直接關系到學校資助工作的公正、公平。因此學生資助檔案的形成流程也是比較復雜，需要通過初審、終審等多個環節，整個過程也會形成相應的資料，這些資料也是資助檔案當中的重要組成內容。同時各個環節的資料也是資助檔案規范化管理的重要對象，只有將各個資料落到實處才能夠確保資助工作的順利落實。

2 學生資助檔案管理主要內容

1）家庭基本情況資料。家庭基本情況資料主要是圍繞學生的家庭基本情況所形成的資料，也是基礎性材料。其中主要是由學生對本家庭的家庭成員以及社會關系進行基本填寫。該資料也是學校進行資助審核的前提條件，通過家庭基本情況可以初步了解學生的家庭成員情況。同時其中還有學生的自述材料，主要是將家庭所面臨的困難進行描寫，通過書面的方式向學校提出資助申請。但是其中往往具有一定的主觀因素影響，還需要政府部門所提供的材料作為參考。另外就是家庭基本情況調查表，該表主要是學校收集學生相關的信息，同時將各類基礎信息進行整理，能夠客觀的為學校資助工作提供基礎參考資料，而且各個學校的資助工作一般是由老師完成，由老師對家庭基本情況資料進行整理，形成規范化的資料，能夠為資助檔案規范化管理提供保障。

2）學生資助認定材料。學生資助認定材料通常涵蓋學校審核認定材料以及資助管理中心所認定的材料等方面所構成，各個學校的資助工作小組對材料進行初審以及評定，當資助名單進行初步確定時就會將相關材料以及名單上報到學校資助工作中心進行二次審查，以此保障材料的真實性、客觀性。另外就是學校在對資助材料進行審核時一般會采用量化評價的方式對經濟困難的學生進行評定，通過最終評分進行排名，以此來確定相應的評定等級，也是為了保障資助過程的公正性。在完成基礎工作后，就需要登錄到學生資助信息化工作平臺，將相關電子資料與紙質資料進行比較分析，確保資料的一致性，另外也要在信息平臺中積極的更新信息，確保資助檔案的時效性，便于后續對學生資助檔案的查閱運用。

3）學生日常情況材料。學生日常情況材料一般是由學生受資助情況、日常學習、生活以及談話記錄等共同形成的綜合性材料，主要目的是能夠定期的對家庭經濟困難學生的發展過程進行一定的記錄，尤其是受資助后學生的生活情況是否有所變化，同時也能夠對資助學生的新的資助情況進行掌握，對學生階段內收到的資助情況進行可追溯的記錄，便于資助檔案管理的規范化。因此高中需要定期的對學生日常相關材料進行核實，從而有利于更新貧困生的數據庫。

3 學生資助檔案管理規范化所面臨的挑戰

即使當下高中的環境有利于對學生資助管理規范化工作，但是在具體執行過程中還面臨一定的問題。

1）貧困認定存在困難。學生資助檔案管理中貧困生認定材料是比較基礎的材料，同時也是相關資助工作展開的前提與基礎，比如國家獎學金、助學金等等的評選，還有就是生源地貸款、學校勤工助學等崗位的選擇都需要貧困生提供一定的認定材料作為參考依據。然而在實際認定過程中，貧困認定材料基本上都是由學生自身所提供的，即使具有當地政府部門的蓋章證明，但是對相關資料進行真實性核查也面臨較大的困難。另外則是當下貧困生的認定形式比較單一，通常就是結合被資助學生所提供的材料進行審核，但是因為所資助學生的地區、距離等多種因素的影響，導致對材料真實性的審查很難到當地進行取證。三是當下對于貧困生的認定尚未形成成熟的標準，而且其中對于建檔立卡、低保等學生則可以直接將其認定為特困的標準，然而其他一般困難學生的認定標準就沒有具體化，在具體操作當中普遍存在公平性、客觀性的問題挑戰。

2）規范性有待強化。學生資助檔案管理即使已經具有一定的管理辦法，但是基本上只是涉及專業檔案編號歸檔等管理辦法，對于其中學生資助檔案的管理規范化沒有進行明確指導，所以目前學生資助檔案管理比較混亂。比如對于學生資助檔案中需要涵蓋哪些材料、具體的規格要求等缺乏統一性的規范；或者是某些高中的二級院校負責資助工作的就是輔導員，欠缺專業的檔案管理知識培訓，對于學生資助檔案管理規范化無法做出貢獻。最后則是某些檔案具有明確的分類項目、保管內容以及期限等，但是學生資助檔案作為特殊檔案類型，所牽涉到的檔案種類十分多，不同類型材料的保存期限以及范圍都存在差異，有待進一步進行完善。

3）動態信息管理欠缺。高中學生資助檔案信息化管理模式還有待完善，在許多環節仍然需要依靠紙質材料作為載體，整體上信息化建設程度并不高。過去學生資助檔案通常就是以紙質為主，在某些環節上還具有一定的優勢。但是因為高中內部各學院流動性較強，而且畢業生與新生的交替，直接造成學生資質檔案移交的困難。而且資質材料較多，檔案保存年限不明確，會極大的占據檔案室的資源。而且紙質版材料很難進行動態管理，無法第信息進行及時的補充。

4）功能性并不強。當下學生資助檔案基本上只是根據不同材料的類型進行簡單的分類，但是在具體應用中并沒有發揮出學生資助檔案管理的作用，尤其是對學生資助檔案的運用不夠，無法真正達到資助育人的目的。對于貧困學生的資助，不僅僅只是物質上的幫助，更關鍵的是幫助通過學生資助的方式來對這部分學生進行教育。然而在學生資助檔案管理過程中完全沒有意識到發揮出學生資助檔案的作用。

4 新時期學生檔案管理規范化策略

1）優化認定方式，明確認定標準。學校貧困生是資助工作的重要對象，但是在確定貧困生方面需要認定標準，也是資助檔案規范化管理的重要基礎工作。學校需要緊緊圍繞解決困難學生家庭經濟困難為核心這一目標，將認定標準、認定形式進行創新與優化，使得學校貧困生的認定更具有科學性、公正公平性。因此根據新時代的發展，學校資助檔案規范化管理先要做好貧困生認定工作，具體如下。首先充分的借助數據分析法，將定量與定性的方式進行充分結合，從而形成貧困生認定指標體系，將量化測評表進行不斷地改進，使得貧困生的認定考核結果數據化，可以直接將家庭經濟困難學生的實際情況進行直接體現。其次則是要將認定模式進行優化，在傳統的摸底調查基礎上，借助于信息化技術，通過大數據的方式，對貧困生申請的消費數據、個人征信數據進行調閱，并且以此作為參考，形成新的學生資助檔案資料，提升貧困生認定結果的真實性、可信度和對比性。

2）強化檔案管理培訓，提升專業水平。首先就是學校要設置專門的資助管理部門，全權負責學校的學生資助管理工作，同時由專業的檔案管理人員對學生資助檔案進行管理，提升資助檔案規范化管理的成效。學校可以在資助管理部門中設置專職的檔案管理人員，由檔案管理人員對學生資助檔案進行整理，形成規范化的制度。其次就是資助檔案管理人員要進行培訓強化，提升檔案管理專業能力，并且結合學生資助工作的特殊性，對復雜的資助檔案進行高效、規范化的管理。因此學校檔案管理人員要積極地參加各種檔案管理培訓，同時當地的教育部門也應該積極組織資助檔案管理培訓，提升檔案管理人員的業務能力。另外，可以強化與其他學校檔案管理人員的溝通交流，共同探討提升新時代學生資助檔案規范化管理水平。

3）制定檔案規定制度，細化檔案管理規則。新時代學生資助檔案規范化管理離不開檔案規定制度的制度，將檔案管理規則要進行明確細化。首先結合學校資助工作的實際情況將檔案進行明確的分類，將資助檔案的分類標準明確后就能夠對各類資助檔案進行標準分類，然后再不根據不同的檔案類型將其進行規范化管理。其次則是對不同資助檔案的保存期限要進行明確，根據期限不同對檔案進行定期的管理，將短期、中期與長期保存的當納進行詳細劃分，對于學生資助檔案中比較重要的部分要進行重點保存，便于資助管理工作的審查和考核。最后，建立健全資助管理工作監督機制，定期對資助工作開展公平、公正的檢查，保障學生資助工作的規范性。

5 結束語

總而言之，新時期學生資助檔案管理規范化工作對于高中發展來說具有重要意義，同時也是更好地完成教育扶貧工作的重要途徑。