現代企業制度下企業檔案管理研究

袁海靜

（天津京濱工業園開發有限公司，天津 301712）

從企業的角度來進行分析，檔案管理工作有著非常關鍵的作用。能夠真實地記載企業發展各個階段情況，并搜集較多真實地數據，為企業后續工作的開展提供參考。因此，企業必須要對于檔案管理工作予以充分關注。現代企業制度對于企業有了新的要求。在這一情況下，檔案管理人員必須要更新自身的工作模式，充分展現出檔案的價值，使企業獲得更好的發展。

1 進行企業檔案管理工作需要遵循的原則

在新時期，開展檔案管理工作有了新的要求。檔案管理人員必須要堅持以下原則進行檔案管理工作，從而更好地滿足企業發展需求。

第一，要堅持真實性原則。現代企業所進行的決策是否科學、合理，能否滿足企業進一步發現需求，會被所使用的檔案信息是否科學、真實所決定。如果在進行檔案管理過程中隨意的篡改信息，并不注重信息的真實性，很可能會導致企業所制定的決策并不科學，企業無法獲得預期的經濟和社會效益，嚴重時甚至會引發金融風險，阻礙企業的后續發展[1]。因此，在進行檔案管理工作時，必須要注重對于數據的核對，使數據處于真實可靠的狀態下，并明確造價數據，確保所進行的決策是行之有效的，能夠為企業發展提供動力，滿足企業可持續發展需求。

第二，要堅持系統性原則。企業在開展檔案管理工作時，具有自身的組織結構，并且不同工作人員的責任和義務存在一定差異，需要對于所搜集的檔案進行科學分類、存儲，系統性比較強。系統性開展檔案管理工作，可以較為有效地降低進行工作需要花費的時間，使檔案管理工作更加準確，并為企業決策工作的開展提供參考，使企業獲得更好的發展。

第三，要堅持全面性原則。當前所進行的檔案管理工作和傳統檔案管理工作存在一些差異。隨著經濟全球化趨勢的加深，企業開展業務活動的范圍增加，不會被國家或者是地域等所限制。特別是電子商務的發展，企業進行商業貿易，能夠打破時間和地點的限制，這為企業的發展提供了較為有利的條件。但是，從某種角度來說，增強了企業進行檔案管理工作的困難程度，企業進行檔案管理不但要考慮到企業內部資料，還需要搜集企業的發展歷程、文化以及知識產權等多方面的內容，從而為企業之后的發展提供參考[2]。

第四，要堅持有效性原則。當代企業在對于數據進行搜集、應用時，必須要考慮到信息是否有效。信息是否具有有效性作用非常突出，通常情況下，可以將其劃分成為期限有效性以及價值有效性。

1）期限有效性。在新時期，企業已經步入了信息化時代，通常會在信息平臺中公布一些投招標信息。在這一情況下，企業檔案管理工作人員需要及時地進行信息搜集工作，并將其告知給銷售部門，只有如此，才能夠使銷售部門更好地進行群體定位，找到目標群體，降低企業進行銷售推廣需要投入的成本，縮短花費的時間，帶給企業更多的經濟收入，提升企業的社會影響力。

2）價值有效性。企業在開展檔案管理工作時，需要對于信息進行搜集、查找，并對于所找到的信息進行分類，找出其中具有價值的信息資料，并及時篩除一些沒有任何價值的信息，運用這一措施不但能夠降低存儲空間，還能夠在較短的時間內應用具有價值的信息，提升信息利用率，充分展現出檔案管理工作的價值[3]。

2 檔案管理過程中出現不足

2.1 并不注重檔案管理工作的開展

當前，大部分現代企業并沒有從系統、全面的角度分析檔案管理，對于檔案管理工作缺乏關注，這就導致在進行檔案管理時并沒有完善的制度作為支持。檔案管理工作人員在進行工作時并不注重這一工作，工作效果并不理想。再加上在進行存儲的過程中，很可能會由于人為處理不當而出現一些問題，導致檔案無法充分發揮作用，嚴重阻礙了企業業務活動的開展，不利于企業的可持續發展。

2.2 檔案管理人員專業素養比較低

企業對于檔案管理工作有著較高的要求，需要專業素養較高的人才作為支持。但是，由于對于檔案管理工作的重視度不足等因素，導致在進行檔案管理時問題較多，難以推動檔案管理工作的高效開展。大部分企業并沒有專業素養較強的檔案管理人員負責進行工作，由普通工作人員兼任檔案管理工作人員，導致檔案管理工作存在較多問題，不利于信息的存儲和應用。再加上部分檔案管理人員并沒有參與到培訓之中，沒有足夠的能力發掘檔案價值，導致檔案管理工作問題較多，無法高效地進行工作[4]。第一，沒有科學合理的按照要求對于檔案進行分類，這就導致難以在第一時間搜集到需要的檔案資料，無法充分的體現出檔案管理作用。第二，檔案管理人員沒有檔案管理相關知識，在進行工作時無法展現出這一工作的最大化優勢，這從某種角度來說，限制了檔案管理工作的開展。

2.3 尚未運用現代化技術進行檔案管理

從當前情況分析發現，大部分企業在進行檔案管理時仍然運用傳統的模式，由人工進行操作，需要花費大量的時間和精力，并且很可能會由于一些因素的影響，導致在進行檔案查詢時存在較多問題，信息失真等，不利于企業工作的順利進行，嚴重時甚至會限制企業的后續發展。

3 現代企業制度下企業檔案管理措施

3.1 注重檔案管理工作的開展

在現代企業制度下，企業必須要認識到檔案管理工作的關鍵作用，并對于檔案管理制度進行補充，使其更加完善。在這個過程中，還應該對于企業內部所有工作人員進行培訓，使其認識到檔案管理工作的重要性，配合檔案管理人員參與到工作之中。使工作人員樹立起檔案管理觀念的方式較為多元，可以通過應用電視、廣播、講座等方式來推動檔案管理工作的進行[5]。

3.2 增強檔案管理人員各方面的能力

新時期，企業進行檔案管理工作必須要有專業程度較高的檔案管理團隊作為支持。這要求企業主動的引進現代化人才加入到檔案管理工作之中。并對于目前在企業中負責開展檔案管理工作的人員進行培訓，確保其能夠掌握最新的知識，熟練地應用檔案管理技術。除此之外，還應該對于工作人員進行考核，確保所有工作人員都能夠通過學習提升自身的檔案管理能力。只有檔案管理人員積極主動的提升自己，才能夠更好地展現出檔案管理價值，推動企業的后續發展。

3.3 合理的應用信息化技術

借助于信息技術對于檔案管理方式進行轉型升級，可以使傳統辦公和現代化檔案管理密切聯系。借助于信息技術來對于檔案進行存儲，優勢較為明顯，可以提升檔案的精準程度，避免對于檔案造成的破壞。并且，對于這一技術進行應用，還可以較為有效的對于不同檔案進行歸類，能夠較為有效地提升檔案管理水平，從某種角度來說，提升了檔案的安全程度。在這個過程中，企業還應該加大力度進行培訓，普及網絡相關知識，確保管理工作人員可以第一時間認識到出現網絡安全問題的不利影響，大力進行安全管理工作[6]。

3.4 對于檔案管理人員進行安全培訓

檔案是否安全在企業檔案管理中有著至關重要的作用，能夠在一定程度上決定檔案應用效果。因此，企業在進行檔案管理時，必須要認識到安全管理的重要性，加大力度對于員工進行安全教育，確保員工能夠嚴格的要求自己，對于信息進行保密。此外，企業還需要完善相關的硬件和軟件設備，做好監督管理工作，及時發現其中存在不足，有針對性地進行改善，使檔案管理工作更加有序地進行。

4 檔案管理工作今后發展方向

4.1 載體更加的多元化

在傳統模式下，進行檔案管理工作主要是以紙質資料作為主要載體，需要較多的存儲空間。并且由于檔案數量比較多，在進行查找的過程中需要花費較多的人力資源和時間，而且如果在這個過程中稍有不慎，就可能會對于檔案造成破壞，導致檔案的完整性得不到保證，無法充分展現出檔案管理的作用。

在現代企業制度下，更新檔案管理載體，將檔案存儲到網絡平臺中，借助于信息技術來對于檔案進行管理，成為一種必經之路。這一方式，能夠使檔案存儲方式更加的多樣化。企業能夠將現實需求作為立足點，考慮到進一步發展要求，運用適宜的措施對于檔案進行存儲，這不但能夠使檔案搜集和應用工作更加高效地開展，挖掘出檔案的價值，還能夠較為有效地降低檔案管理人員壓力，將檔案管理成本控制在一定范圍內，為企業創造較多的效益。

4.2 將會同時進行內外部檔案管理工作

隨著市場的發展以及技術水平的提升，現代制度下企業發展出現了一些變化。大規模企業可以借助于自身較強的整體實力自主進行檔案管理工作[7]。但是，這對于小規模企業而言，難度是比較大的。在這一情況下，中小企業可以和外部機構進行合作，內外部共同進行檔案管理工作。將一些并不是非常關鍵的內容外包給相關企業，這能夠較為有效地降低企業檔案管理投入，在提升企業工作效率的同時，推動了新興行業的出現，從某種角度來說，促進了社會的穩定。

5 總結

根據上文來進行分析，可以發現在現代企業制度下檔案管理工作的作用越發突出，可以為企業的決策提供支持，使其更加科學合理，推動企業進一步發展。因此，相關人員必須要認識到檔案管理工作的關鍵性，制定適宜的措施改善其中不足之處，提升企業的工作效果，使企業整體實力得到提升，在市場中具有立足之地。