提高檔案管理科學化水平的路徑探究

裴 麗

（山東省科學技術協會學會服務中心，山東 濟南 250001）

檔案的數字化管理就是把原本厚厚的紙質檔案資料用計算機進行數字化存儲。這種管理并沒有改變原本的檔案內容，并且對檔案的整體保存度，可查閱性進行了提升。傳統的檔案管理制度存在諸多的弊端，例如人工使用較多費時費力，紙質資料不宜長期保存或者在保存是需使用大量的保存成本，在查閱時很難找到相關資料。數字化管理的存儲技術能夠將這些資料存儲于網盤庫中，并能夠從網絡上發布出去，使得查閱的過程大大便捷，甚至足不出戶。這就順應了新時代的發展需求，為檔案管理的合理化提供了保障。

1 檔案科學化管理現狀

1）文檔存儲對于文檔的載體要求較高。隨著檔案數字化的高速發展，對其存儲載體也提出了更高的要求。檔案數量較比原來大大增加，存儲的媒介還是原來的光盤庫，磁帶庫等，這就使得介質的更新迭代進度并不能滿足大量增漲的檔案信息數量的需要。并且存儲形式的更新也較慢，受到以往成熟技術的影響，存儲形式依舊維持著原來的方式，讓存儲的檔案在讀取和查閱時產生困難。因此電子檔案要想長期永久保存仍然任重道遠。

2）網絡安全。信息技術的普及意味著信息化時代的到來，隨著新時代的到來，時代所產生的弊端也滲透到了檔案管理行業中。大量的數據傳輸使得網絡黑客以及其它不法分子有機可乘，在檔案傳輸的過程中實施非法入侵或者種植電腦病毒，會極大的造成檔案信息的損失甚至是損毀。目前在對數字化檔案傳輸和保存是的加密手段仍存在不足。例如電子編碼技術是非數字化轉為數字化檔案的一種技術，由于檔案在聯網傳輸過程中可以被修改，而檔案本身并不能修改，這就會產生一定的問題，給檔案數字化管理增加了難度。

2 檔案科學化管理的意義

1）能夠推動檔案管理水平的提升。數字化檔案管理在新時代是大勢所趨，相較于傳統的檔案管理制度這種新的管理手段在對檔案信息的整理歸納和查詢使用中都得到了極大地提升。對于傳統檔案保存的方法十分復雜，而且保存使勁不長，因為原本的保存媒介大多是紙，紙在保存過程中容易受潮，容易起火，而且在長時間的保存下容易使保存信息模糊，甚至在傳輸過程中容易導致信息泄露等問題。就如比爾蓋茨的一張非常著名的照片中所顯現的那樣，一噸重的紙質文件或許在一張輕薄的軟盤中就可以保存，原本的檔案資料所需要占據的空間巨大，而且保存和轉換介質和信息傳輸中都需要大量的人工來完成，而數字化的檔案管理就不需要這么多的人力，但是因為需要轉換介質等原因，對檔案管理人員的專業性提出了新的要求。

2）符合時代潮流。先進的檔案管理設備和先進的技術使用都順應了時代的發展潮流。時代要求信息電子化，而數字化的檔案管理正符合這一要求，并且當代人們對于信息技術的掌握度比較高，這種管理模式恰恰能滿足民眾的需要。因此這種新的管理模式必須被大范圍應用。對于客戶服務以及舊檔案介質轉化等一系列的問題和挑戰，相關技術人員也應符合新時代的要求加以解決。

3）提升工作服務質量。檔案的作用就是被查詢，因此數字化檔案管理應該方便用戶進行搜索和查詢。提升服務的手段可以使對檔案標記關鍵詞，讓用戶能夠通過關鍵詞進行檢索，或者提升搜索界面的便捷性使用戶更容易操作等。這就對檔案的工作服務質量提出了更高的要求，因此在檔案信息資源庫的使用上相關的管理人員應該注重數字存儲設備的保養以及網絡的流暢性等。使檔案管理和服務質量都能夠得到提升，這對檔案管理人員的能力和素質都是一項巨大挑戰。

4）促進檔案管理的穩定發展。在新時代的社會建設中，科學技術水平已經得到了很大的提升，信息化數字化的建設水平更是突飛猛進，受到這方面的影響，檔案信息的數量有了極大地增加，并且對于信息的收集，分析和處理查詢過程中的難度也在飛速上升，但是這種難度的提升正是檔案管理向著現代化邁進的標志，提升檔案管理的科學化水平就是推進我國檔案管理的現代化建設途徑。

3 檔案科學化管理中存在的問題

1）檔案管理工作的重視程度不足。我國很多的檔案管理單位并沒有給予檔案管理工作足夠的重視，并沒有意識到檔案管理是一項利國利民的工作，并且在管理服務中提供的有價值服務有限。這主要源自于檔案管理工作存在一定的復雜性，例如在信息化數字化的時代，檔案管理工作也向著數字化的方向發展，這就使得原本已經存在一定復雜性的檔案管理工作更加的復雜化，不僅需要在檔案管理的過程中投入大量的人力物力，同時也需要相關的管理人員從傳統的管理觀念中走出來，向著新時代的數字化管理邁進，應用數字化的管理手段雖然使得管理的水平極大的提高，但是給檔案管理工作者帶來的壓力也是不言而喻。這就導致很多檔案管理工作者的工作興致不高，對這項工作產生厭倦，在處理一些數字化的檔案時敷衍了事，缺乏有效的管理，這就使得檔案管理工作的質量很難得到保證。

2）管理制度存在缺陷。我國的檔案管理制度整體的發展相對緩慢，尤其是在信息化數字化的時代背景下，互聯網的數字化技術已經影響到了我們生活的方方面面，但是檔案管理方面的工作思想上和制度上仍然遵循傳統的方式，這就使得管理稍顯落后，沒有充分地利用數字化的資源進行管理，并且傳統的檔案管理制度中存在的一些弊端也沒有得到解決，這就使得檔案管理的質量和效率達不到理想的狀態。

3）缺乏綜合性的檔案管理人才。檔案管理工作不僅需要專業的技能和專業的素質，在新時代的要求下還需要將傳統的管理技能和現代化數字化的管理手段相結合。當下的檔案管理人員普遍綜合素質偏低，一方面由于高等院校并沒有開設檔案管理相關的專業，使得檔案管理相關的人才緊缺，另一個方面對現有的檔案管理人員來說，學習新的技術和新的管理技巧略顯困難，并且從社會上招聘來的檔案管理人員的素質也很難達到要求，這就會使得管理的水平難以得到提升。

綜合性人才的匱乏使得我國的檔案管理工作很難得到精進，并且在管理手段上也會產生不利的影響，因此當局應該重視這方面的問題。

4 檔案科學化管理策略

1）建立健全的數字化管理制度。從數字化檔案的服務需求和信息安全等方面入手，注重檔案存儲媒介的存儲手段，制定完整的健全的管理制度架構。新的制度要求對檔案的高保密性，并且在檔案的信息搜集過程中，要保證其完整性和高效性。對數字化管理檔案的工作方式和工作人員也應該破舊立新，使整體的檔案管理完整有序地進行。同時提升用戶滿意度，只有更加到位的服務觀念和技術手段，才能夠對檔案數字化管理的整理，歸納，存儲，分類和數據傳輸進行有效的整體提升。

2）加強檔案的安全管理。由于網絡本身的固有屬性，信息極容易泄露，因此對于檔案的安全管理不容忽視。這要求檔案管理人員不僅要懂得檔案管理的相關處理流程，還要對相關技術有極深的了解，例如如何對存儲進行加密，對訪問者進行身份辨析和控制，對電子傳輸過程中進行安全性檢查等。這些工作都能夠提升檔案被查詢時的安全性。

3）認識到檔案管理數字化的重要性。檔案數字化管理人員應該有自己專業性的責任感和使命感，自覺的對檔案的內容進行守護，并且應該有較強的服務意識，從而構建起檔案數字化管理的基石。

4）轉變傳統的檔案管理思想。要對傳統的檔案管理的科學性進行提升，主要就是從源頭上摒棄傳統的管理思想和管理理念，并且要借鑒傳統管理方式中的優點進行突破性的創造，并且充分的認識到這種管理方式轉變的重要性，通過樹立科學合理的檔案管理思想從而提升檔案管理的科學化水平。因此在進行檔案管理的過程中可以應用現代化數字化的理念進行管理，從并且重視在管理軟件和硬件上的投入，使得檔案管理向著數字化，信息化和科學化的方向邁進。

5）注重檔案管理人才培養。在信息化的時代背景下，檔案管理工作也變得更加復雜，因此對于檔案管理相關人員的綜合素質是一項極大的挑戰，對于檔案管理相關人才的培養也勢在必行。檔案信息管理的復雜化在無形之中加重了檔案管理人員的工作壓力，并且檔案管理人員的綜合素質也會嚴重的影響到檔案管理的科學化水平。檔案的管理人員管理水平欠缺會使得所管轄的檔案雜亂無章，尤其是在數字化信息化的背景下，這種混亂的檔案更加無從查起，這就使得檔案管理工作變得沒有意義，同時也會增加檔案查閱人員的檢索難度。

目前對于檔案管理人員來說，很多管理人員缺乏現代化的相關技能，這些人員的年齡普遍偏大，對于傳統的檔案管理模式較為精通，但是在信息化的背景下對于更為龐大且復雜的管理工作而言就演的力不從心，這部分人對于信息技術以及一些其它的數字化技術了解得不夠全面，因此使得整個檔案管理工作都處于不規范的狀態。

應該通過加強檔案管理相關的人才培養來解決這種問題，通過培訓教育或者高校的專業教育來使得檔案管理的人才能力能夠提升。這是源頭上的一種解決措施，也可以從招聘的環節入手，要挑選對于檔案管理工作有一定經驗的人員，并且這些人最好對現代化數字化的管理手段比較熟悉，對招聘條件的提升能夠使得相關管理人員的水平得到提升，其次是要制定相應的合理培訓，并制定出完善的考核和獎評機制，從而提升檔案管理人員工作的積極性。

6）完善檔案管理的相關規章制度。要從實際的角度出發，并根據檔案管理的實際需求對檔案管理工作的責任制進行完善，并且還要保證檔案管理單位內部的管理工作落實到個人。在進行檔案管理工作的過程中，單位領導要對每一個相關工作人員進行任務分配，從而保證管理責任的明確性，并且使得管理工作要符合相關條例的規定，使得管理能夠服從法律法規政策。

并且管理的責任人要將管理工作嚴格的貫徹執行，使得檔案管理工作能夠順利地開展，檔案管理工作的科學化水平越來越高。

5 結束語

綜上所述，新時代檔案的科學化管理需要相關工作人員的共同努力，從思想意識和技術手段上下手，著重現代電子信息技術在檔案管理上的應用，摒除傳統檔案管理中存在的弊端，全面建設新時代的信息檔案管理方案。