人工智能對(duì)檔案管理的影響及發(fā)展建議

劉 鴿

（濱州市中心血站，山東 濱州 256600）

“人工智能”一詞源于上世紀(jì)中后期的達(dá)特茅斯會(huì)議，其實(shí)質(zhì)是推動(dòng)機(jī)器實(shí)現(xiàn)像人一樣完成智能任務(wù)的技術(shù)，其經(jīng)歷了三個(gè)階段的發(fā)展，第一是機(jī)器學(xué)習(xí)階段，即智能系統(tǒng)運(yùn)用算法從經(jīng)驗(yàn)中進(jìn)行學(xué)習(xí)；第二是機(jī)器智能階段，即算法由普通算法向高級(jí)算法的過(guò)度；第三是機(jī)器意識(shí)階段，此時(shí)的機(jī)器已經(jīng)不需要通過(guò)外部數(shù)據(jù)指引，而是通過(guò)自身經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行自我學(xué)習(xí)。人工智能的研究呈現(xiàn)的是進(jìn)階式發(fā)展，其功能和應(yīng)用領(lǐng)域日漸廣泛。而在新的時(shí)代背景之下，人工智能為檔案管理提供了更多可能性，促進(jìn)了檔案知識(shí)庫(kù)以及智慧檔案館等活動(dòng)的變化，而眾多事業(yè)單位也在日常檔案管理工作中引入了人工智能的運(yùn)用，促使檔案管理效率不斷提高。因此研究人工智能對(duì)檔案管理的影響以及發(fā)展策略意義非凡，本文將從優(yōu)勢(shì)發(fā)力、因地制宜、基礎(chǔ)建設(shè)以及包容開(kāi)放四個(gè)角度加以論述。

1 人工智能和檔案管理的研究現(xiàn)狀

檔案管理和人工智能兩者看起來(lái)毫無(wú)關(guān)聯(lián)，但經(jīng)過(guò)研究解析發(fā)現(xiàn)兩者有很多相關(guān)聯(lián)的地方。首先，根據(jù)對(duì)檔案的理論以及實(shí)踐來(lái)考慮，其發(fā)展與信息技術(shù)息息相關(guān)，若信息技術(shù)不復(fù)存在，檔案管理的方式將還是人為傳統(tǒng)的管理方式，而運(yùn)用紙質(zhì)版檔案有著不便于查找以及管理的顯著缺點(diǎn)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)版的檔案逐漸變?yōu)榱擞?jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案，相對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作也減輕了很多，這些現(xiàn)象都證實(shí)了檔案管理與人工智能的關(guān)聯(lián)性。其次，檔案領(lǐng)域的發(fā)展離不開(kāi)科學(xué)技術(shù)，換句話說(shuō)，事業(yè)單位若想實(shí)現(xiàn)在檔案管理的發(fā)展，就必須要獲取最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及管理工具，可見(jiàn)，人工智能在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用給檔案管理帶來(lái)了重要影響。

自1982年檔案領(lǐng)域的工作者就將人工智能應(yīng)用到工作其中，有一些研究學(xué)者對(duì)人工智能在檔案的作用及影響展開(kāi)研究，用智能技術(shù)代替人的思維進(jìn)行工作，有效減少檔案整理時(shí)間，也有效使得檔案查找工作變得更加便捷簡(jiǎn)單，隨后有不少的事業(yè)單位的檔案管理工作人員紛紛引進(jìn)人工智能進(jìn)行結(jié)合工作。目前看來(lái)，我國(guó)檔案領(lǐng)域在人工智能方面的研究主要是以下幾點(diǎn)：首先是人工智能在檔案工作中的應(yīng)用，有研究工作者認(rèn)為，建立計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案為檔案管理工作提供了新路徑、新發(fā)展方向，但是，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)式檔案管理機(jī)制也面臨著大改革。還有一些研究工作者認(rèn)為，人工智能在檔案界的應(yīng)用對(duì)于一些檔案管理工作比較簡(jiǎn)單，技術(shù)含量較低的單位帶來(lái)了一定的沖擊性，但是人工智能的出現(xiàn)，為檔案領(lǐng)域帶來(lái)了智能化、使得其工作變得更加簡(jiǎn)捷。其次，人工智能在檔案管理工作實(shí)踐的應(yīng)用。有一些事業(yè)單位通過(guò)人工智能技術(shù)為檔案管理工作帶來(lái)了很大的便捷性，其利用人工智能進(jìn)行資源收集、檔案檢索、形成數(shù)字化檔案、等工作，同時(shí)還提高了檔案的服務(wù)質(zhì)量。筆者認(rèn)為，人工智能在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)移動(dòng)端檔案業(yè)務(wù)，滿足了人們的個(gè)性化需求。我國(guó)對(duì)檔案管理與人工智能的研究主要偏向于檔案管理活動(dòng)的實(shí)踐、以及風(fēng)險(xiǎn)分析。在具體的應(yīng)用技術(shù)方面還處于試驗(yàn)階段，相關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)該徹底拋棄傳統(tǒng)的管理理念，學(xué)習(xí)利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，才能得以長(zhǎng)期發(fā)展。

2 人工智能對(duì)檔案管理的影響

人工智能的大熱帶來(lái)了經(jīng)濟(jì)、政治、文化以及科技等方方面面的變革，從其知識(shí)構(gòu)成上，這項(xiàng)技術(shù)不僅包含了語(yǔ)言一類的基礎(chǔ)知識(shí)，更在哲學(xué)能方面有了新的內(nèi)涵。通過(guò)對(duì)國(guó)內(nèi)外的研究成果進(jìn)行梳理并結(jié)合人工智能在檔案管理中的結(jié)合現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為人工智能對(duì)檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三個(gè)方面。

2.1 推動(dòng)檔案管理理論的發(fā)展與創(chuàng)新

從我國(guó)目前的檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，雖然人工智能已經(jīng)在檔案管理中逐漸應(yīng)用，但是在新技術(shù)環(huán)境下的檔案管理理論仍有欠缺，從而難以在檔案管理過(guò)程中起到正面作用。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和變革，傳統(tǒng)的檔案管理要素發(fā)生了天翻地覆的變化，如何發(fā)展傳統(tǒng)檔案鑒定理論，如何使傳統(tǒng)檔案分類的方法論適應(yīng)現(xiàn)在的信息化技術(shù)都成為人工智能背景下歸檔工作面臨的問(wèn)題。檔案對(duì)于事業(yè)單位而言也是一門學(xué)科，其要求事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作上進(jìn)行大量實(shí)踐，通過(guò)總結(jié)和梳理確保管理理論的發(fā)展與創(chuàng)新。對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案管理工作的進(jìn)行必須依據(jù)一定的檔案管理理論進(jìn)行，事實(shí)證明，人工智能通過(guò)促進(jìn)檔案管理理論發(fā)展能夠切實(shí)提高事業(yè)單位的核心能力和辦事效率。

2.2 促進(jìn)檔案管理模式的優(yōu)化和升級(jí)

通過(guò)對(duì)現(xiàn)有的文獻(xiàn)進(jìn)行整理，筆者發(fā)現(xiàn)，人工智能技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用十分廣泛，幾乎涵蓋了檔案管理工作的所有流程，因此，人工智能帶來(lái)的技術(shù)變革將會(huì)影響到現(xiàn)有的檔案管理模式。不管是檔案工作自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)辟、檔案的智能化管理還是檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)活動(dòng)的更新與迭代、檔案的整合與檢索都體現(xiàn)了人工智能技術(shù)與檔案管理工作的深度融合。因此，對(duì)于事業(yè)單位而言，必須要重視人工智能技術(shù)帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，以開(kāi)放的心態(tài)將人工智能技術(shù)運(yùn)用到自身發(fā)展之中，通過(guò)探索“人工智能+檔案”的模式，形成科技推動(dòng)檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展的顯著優(yōu)勢(shì)。

2.3 推動(dòng)檔案管理人員的改造與升級(jí)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)，是檔案數(shù)據(jù)化的直接影響因素，相關(guān)人員每天與檔案有密切接觸，在人工智能技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景之下，檔案管理人員的素質(zhì)得到了明顯提高，有效規(guī)避了因員工失職導(dǎo)致的相關(guān)資料檔案的丟失。同時(shí)，人工智能技術(shù)的引進(jìn)為事業(yè)單位的專業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)提供了便捷，單位能夠借助相關(guān)技術(shù)定期對(duì)員工的專業(yè)知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)從而保證檔案得到妥善的保管。此外，人工智能技術(shù)的變革也推動(dòng)了檔案管理人員的自我學(xué)習(xí)，使其能夠順應(yīng)時(shí)代數(shù)據(jù)化的潮流，加強(qiáng)自身在檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能方面的學(xué)習(xí)，不斷積累檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揮正確且積極的內(nèi)部效應(yīng)，促使檔案管理順利且運(yùn)轉(zhuǎn)高效。

3 人工智能推動(dòng)檔案管理發(fā)展的建議

3.1 從來(lái)源的優(yōu)勢(shì)上發(fā)力

針對(duì)檔案領(lǐng)域來(lái)說(shuō)，可以正確判斷檔案管理技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)、把握檔案管理的形式變化，就可以使檔案工作變得更簡(jiǎn)捷的，使得檔案部門得以持續(xù)性發(fā)展，倘若做不到上述兩點(diǎn)，則可能會(huì)有生存危機(jī)。曾經(jīng)有學(xué)者認(rèn)為，人們?cè)趯W(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)或者人工智能的時(shí)候，若學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)是帶有瑕疵的，那學(xué)到的技術(shù)也是帶有瑕疵的。所以，檔案領(lǐng)域的工作者要認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)的重要性。檔案對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展有著顯著的正面效應(yīng)，檔案內(nèi)的所有信息都要非常精確且不能出差錯(cuò)，不論是紙質(zhì)版還是數(shù)字化版的檔案數(shù)據(jù)，在進(jìn)行管理時(shí)，都要非常認(rèn)真。檔案部門的檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量以及數(shù)據(jù)管理都是有根源優(yōu)勢(shì)的，與互聯(lián)網(wǎng)上的一些形態(tài)各具的數(shù)據(jù)信息相比，檔案更具備完整性、真實(shí)性。隨著我國(guó)電子政府的服務(wù)的發(fā)展，對(duì)于檔案服務(wù)，要實(shí)現(xiàn)跨機(jī)構(gòu)、跨部門傳輸，因此，檔案領(lǐng)域的工作人員要積極轉(zhuǎn)變其管理理念，將數(shù)據(jù)檔案的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)。為后期的人工智能技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的管理以及分析奠定良好的基礎(chǔ)。

3.2 因地制宜發(fā)展

以宏觀視角來(lái)看，部分事業(yè)單位在進(jìn)行人工智能技術(shù)的運(yùn)用時(shí)受到了層層阻礙，這是由于不同的事業(yè)單位側(cè)重的領(lǐng)域不同，因此，必須因地制宜，制造出是以事業(yè)單位發(fā)展的管理系統(tǒng)。當(dāng)前的事業(yè)檔案電子化建設(shè)已經(jīng)走向成熟，不過(guò)沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的系統(tǒng)管理，相關(guān)部門有必要通過(guò)自身事業(yè)檔案的特點(diǎn)，制定出統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，使整體運(yùn)行更有效率，最終形成自身特有的管理體系，這種系統(tǒng)既能夠提高檔案工作的效率，對(duì)單位的運(yùn)營(yíng)效率也有不可磨滅的作用。通過(guò)建立富有單位特色的管理系統(tǒng)能使事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)一條不紊的進(jìn)行，最終實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的全新發(fā)展。

3.3 基礎(chǔ)內(nèi)容建設(shè)

在人工智能環(huán)境下，事業(yè)單位的檔案管理呈現(xiàn)出數(shù)字化優(yōu)勢(shì)，而在檔案管理過(guò)程中，最基礎(chǔ)的內(nèi)容便是檔案的儲(chǔ)存，檔案的存儲(chǔ)說(shuō)白了就是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集和整理之后，加以分析，得出的結(jié)論以及其中所運(yùn)用到的數(shù)據(jù)即構(gòu)成了數(shù)據(jù)庫(kù)，這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)并不是一次性的產(chǎn)物，而是隨著事業(yè)單位的發(fā)展日趨健全和完善的，最終形成一個(gè)龐大的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。但是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)離不開(kāi)相關(guān)信息技術(shù)的發(fā)展，在對(duì)信息的收集階段，要運(yùn)用到很多的處理和鑒別技術(shù)，而在整理階段，目錄等一系列的信息技術(shù)也派上了用場(chǎng)，最后的分析階段要用到很多大型的數(shù)據(jù)分析技術(shù)才能得出相關(guān)的一些結(jié)論。通過(guò)對(duì)人工智能技術(shù)的使用，紙質(zhì)版的信息轉(zhuǎn)變?yōu)榱诵畔⒒臋n案，在完整性等方面有了保障，在后期的查閱和檢索中，技術(shù)仍是不可或缺的一環(huán)。

3.4 運(yùn)秉承包容開(kāi)放原則

隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)的應(yīng)用起到了重大的貢獻(xiàn)，但是大數(shù)據(jù)在專業(yè)實(shí)踐中的應(yīng)用卻很難開(kāi)展。經(jīng)過(guò)學(xué)者研究后，得知，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用在專業(yè)實(shí)踐中難以開(kāi)展的原因不是因?yàn)槲覈?guó)技術(shù)不成熟，主要原因是因?yàn)槲覈?guó)缺乏專業(yè)技術(shù)人才，有很多單位的工作人員只是簡(jiǎn)單了解大數(shù)據(jù)，而對(duì)其并沒(méi)有專業(yè)性應(yīng)用知識(shí)，因此難以展開(kāi)工作。在檔案領(lǐng)域也是如此，所以，檔案管理工作人員應(yīng)該以包容和開(kāi)放的態(tài)度與專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行合作交流，并展開(kāi)合作學(xué)習(xí)。多方協(xié)同是我國(guó)各行業(yè)發(fā)展的主流趨勢(shì)，各行業(yè)進(jìn)行取長(zhǎng)補(bǔ)短，互相學(xué)習(xí)，促使兩方都有效發(fā)展。面對(duì)檔案管理工作的改革，事業(yè)單位的檔案管理工作人員要秉持包容開(kāi)放的態(tài)度進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷改善、完整其專業(yè)結(jié)構(gòu)以及管理理念。

4 結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，檔案管理工作一直是事業(yè)單位的重點(diǎn)工作之一，而隨著人工智能技術(shù)的變革，檔案管理工作有了更加豐富的內(nèi)涵。本文通過(guò)推動(dòng)檔案管理理論的發(fā)展與創(chuàng)新、促進(jìn)檔案管理模式的優(yōu)化和升級(jí)以及推動(dòng)檔案管理人員的改造與升級(jí)三個(gè)方面闡述了人工智能技術(shù)對(duì)于檔案管理工作的影響，并從優(yōu)勢(shì)發(fā)力、因地制宜、基礎(chǔ)建設(shè)以及包容開(kāi)放四個(gè)角度提出了其發(fā)展的相關(guān)建議。