新時期檔案資源開發利用存在的不足與策略探究

盧廣金

（庫倫旗對外開放招商引資局，內蒙古 通遼 028200）

1 新時期下檔案資源開發利用存在的不足

當前在檔案利用工作中，首先是相關理念較為落后，一些工作人員的觀念相對滯后，對檔案管理工作沒有予以充分的精力，在落實相關任務時仍然采取老舊工作模式，這樣會使得在管理大量的文件檔案時會存在一定的阻礙。

其次，文件檔案制度仍然不夠健全，因為檔案管理工作本身就是一項系統性工作，在過程中會涉及很多細節問題，如果缺乏一套系統而且規范的管理制度作為保障，就會使得其所收集的信息資料不夠完全，所獲取的信息也不夠真實，無法更好的使用檔案資源為單位的發展提供支持。文件檔案能夠為整個單位開展各項工作提供資源支持，但是由于缺乏健全的管理制度以及管理模式，會導致一些文件在管理過程中缺失，再加上檔案管理工作者自身素質不達標，導致檔案資料等意義無法充分呈現出來。

第三，檔案管理人員的素質有待提升。現在新時期下，需要檔案管理工作人員具備更高的能力水平，無論是在綜合能力上還是職業道德素養上都需要達到要求。但是一些檔案管理工作往往是由其他部門的員工兼職，這樣就使得這些工作人員精力有限，在開展檔案管理工作時會產生各種各樣的問題，使得檔案資料不夠真實、不夠安全。

2 檔案資源充分利用策略

2.1 健全管理機制

檔案信息化建設仍然存在一些問題，會由于檔案的特殊性以及檔案管理系統的特殊需求，使得檔案信息化體系構建具備一定的復雜性。因此檔案信息化建設需要進一步健全管理機制，要嚴格約束有關文件資源的使用。可以根據檔案信息化建設的現狀來制定相關細則，如《檔案信息化管理崗位職責》，《檔案信息化場地管理辦法》，《檔案信息化保密協議》，《外包人員保密承諾書》等，需要通過管理機制作為保障來確保檔案在信息化構建以及后續應用過程中都有相應的保障程序，并且在落實過程中需要做到嚴格的監督，讓檔案管理工作更為高效、有序，同時也可以真正發揮檔案的信息化價值，使得資源共享更為高效。

2.2 完善管理流程

檔案管理需要完善的管理流程，需要按照國家技術標準來規范操作。信息化的建設需要借助硬件以及軟件支持，因此在操作過程中需要按照標準規范來進行細化各個細節。如掃描紙質文檔時，需要做好保密工作，將傳統的紙質檔案轉化為圖像和文本時，需要嚴格按照規范來構建目錄，在掃描過程中需要做好細化、安全管理等步驟，確保檔案在信息化的過程中既具備安全性，也保持完整性和準確性，使得電子檔案與紙質檔案完全一致、高效可用。借助新的技術手段可以更好地實現檔案資源的共享，這樣除了檔案管理人員以外，其他需要對檔案資源進行查閱的人如果具備權限，就可以登錄網站對信息進行調取，這樣既給用戶帶來了方便快捷的體驗，同時也減少了工作人員瑣碎的工作步驟，不需要通過傳統的方式來對信息進行檢查、收集，可以提升檔案資源的服務質量和效率。在進行資源共享時，應當重視其信息的安全性和保密性，只可以在具有權限的平臺上打開使用。

2.3 提高管理意識

檔案管理信息化建設需要進一步提升管理人員的核心素養。信息技術的快速發展使得其已經被廣泛應用到各個行業，信息技術應用的過程中需要相關人員具備信息化的操作意識。如果一些管理人員以老舊的工作方法開展管理，對信息技術持有排斥的態度，那么相關工作在落實過程中將會面對很多阻力。需要檔案管理人員熟悉電子文檔的構建和使用方法，同時在管理過程中也需要結合電子檔案狀態特征來對管理人員進行培訓。管理人員需要掌握安全防護手段和計算機系統知識，要構建一批專業能力強、政治素養高、作風正派的檔案管理人員。需要加強其專業知識的培訓，這不僅包括計算機網絡信息安全等方面的培訓，也需要其具備安全意識以及職業道德觀念，更好地利用現代化手段來開展管理工作，同時也可以遵守職業道德，在開展工作時具有更強的原則性，使得相關工作的開展更為高效。

2.4 引入資源支持

檔案管理工作在信息化落實過程中，需要引入大量的資源作為支持。首先需要硬件方面的支持，信息化建設需要終端設備作為保障，如計算機掃描儀等錄入設備，以及安全防護設備，相關數據在錄入的過程中需要遵守規范，同時在對電子檔案進行建檔、保存時也需要安全管理設備作為保障。因此需要提供優質的軟件資源來對電子信息檔案進行管理，使得相關檔案在使用共享等過程中可以嚴格按照規范。通過統一化的電子檔案標準，可以使得不同部門之間的檔案資源實現無縫共享，這樣既提高了檔案的交換效率，同時也有助于對人才的選拔和任用。

3 結束語

總的來說，當下檔案信息化建設是一項長期且復雜的工作，需要系統地對其進行分析，并且結合信息化發展的大趨勢，針對當前信息化建設過程中存在的諸多問題予以重視，在面對各種問題時應當積極采取應對策略，而不是回避。檔案管理資源的充分利用，不僅有助于單位人力資源的有效調配，也可以更好地利用檔案信息與其他資源進行整合實現資源的實施聯動，充分發揮檔案資源的價值，為人才的有效利用提供平臺。