地鐵企業檔案宣傳重要性初探

丁 楊

（沈陽地鐵集團有限公司，遼寧 沈陽 110000）

地鐵企業正在快速發展，所以在整個過程當中會形成很多檔案資料，而且當下隨著經濟實力的不斷增加使得地鐵企業舉辦的規模也越來越大，企業的數量也越來越多，所以對應的檔案資料也正在以飛快的速度朝前增加。此時，如果可以通過檔案宣傳來對整個地鐵施工進行詳細地記錄，可以方面后期相關記錄的查找，并且有利于資源的合理分配。但是就目前的情況來看，檔案宣傳還存在的很大的問題，需要相關人員做出一定的調整。

1 做好地鐵企業檔案宣傳工作的重要意義

地鐵工程所涉及的施工事項較多，并且工期較長，一條地鐵路線從施工到驗收往往需要3-5年的時間，在這個過程中檔案宣傳需要貫穿整個施工環節。對于地鐵企業來說，檔案宣傳是整個施工過程中獲取和記錄資料的較為重要的一個環節，通過加強相應的宣傳工作在一定程度上能夠提高檔案記錄的相關質量和效率，以此來更有效的找出這個工程存在的問題。首先，有效的檔案宣傳可以幫助檔案實現價值，從而能夠為企業減少一些不必要的成本開銷，還能將可利用的人力和物力資源分配到合理的地方，實現資源的合理化分配。其次，還可以通過檔案宣傳來及時地對地鐵施工做出一定的調整，從檔案中吸取經驗，少走彎路，減短工期，提高企業自身效益，增強競爭力。此外，可以讓社會的其他人通過檔案宣傳來及時了解整個企業，從而為企業與各方的合作提供一定的機遇。并且，由于當下檔案數據信息的價值比較高，所以相關企業必須要借助檔案宣傳的手段，找到有助于對企業發展有促進作用的有效信息，然后通過創新才來更好地提高信息處理的能力和速度。

2 目前地鐵企業檔案宣傳的現狀和存在的問題

就實際調查發現，目前在地鐵企業中很多負責人對于檔案宣傳持忽視的態度，認為檔案宣傳會浪費企業的資金，并不會起到相應的作用，所以在進行檔案宣傳時并未派遣專業的人員。或者是在進行檔案宣傳時過于流與表面，通常只會對地鐵施工和建設中的重大事件進行記錄，比如企業大事記，企業文化，年鑒，特殊意義的圖片展等，并未充分意識到檔案對于整個地鐵減少的重要性，無法實現檔案的價值，從而使得檔案宣傳過于形式化。具體分析檔案中存在的問題主要有以下幾個方面。

2.1 宣傳投資不夠，理念陳舊

無論是地鐵企業還是宣傳單位，普遍認為檔案管理和宣傳并無法幫其獲取更大的利益，因此在宣傳投資時明顯出現宣傳資金不足的問題。尤其是對于參建單位來說，思想過于陳舊，著眼于自身利益，認為施工工作具有一定的流動性，建立檔案室會花費一定的資金，因此所建的檔案室一般不足以存在相關的檔案。更有甚者會忽略對檔案的管理，利用檔案室的空間來存放其他物品，并未派專人進行檔案的監管，這樣會使得檔案的安全性無法得到保障，嚴重者甚者會造成相關信息的泄露，對企業本身造成一定的影響。此外，地鐵企業對于檔案的留存也存在一定的問題，有時由于工期過緊，所以可能導致檔案信息無法及時錄入，在后期資料查找時會導致信息的缺失。

2.2 檔案宣傳人員缺乏，專業水平不足

在開展地鐵企業檔案宣傳工作的過程當中，相關工作人員的能力對于整個檔案宣傳的質量來講至關重要，如果宣傳人員的能力達不到相應的要求，會不利于相應工作的開展。但是在實際的工作開展中，有關宣傳人員的問題仍然存在。首先，由于地鐵企業對于檔案的忽視，使得并未派遣專業的人員進行檔案管理，更多的是從其他部門抽調人員來暫時接管這一工作。人員的不足使得檔案宣傳工作并不能細致化，對于許多信息記錄回過于敷衍，并不能記錄有用的信息。其次，大部分宣傳人員的專業水平有限，自身的工作素質和綜合素質都比較低，自己的業務能力達不到整個檔案宣傳的標準。在檔案宣傳方面，業務也不夠熟練，不能夠靈活地運用一些檔案宣傳知識來完成日常的檔案管理工作。從知識理論來講，對于整個檔案的相關文獻了解程度不夠深入，這些都嚴重阻礙了企業檔案宣傳工作的高效率開展。

2.3 宣傳受眾單一

檔案的宣傳主要針對的是檔案業務培訓，信息的利用以及根植檔案理念，以此來幫助地鐵企業的每一位員工都可以以檔案作為依據來完成自身的工作。但是就目前的總體情況來看，大部分地鐵企業負責人在進行檔案宣傳時受眾過于單一，通常會將檔案管理者作為唯一的受眾，宣傳面過窄，這也就使得檔案信息并不能充分發揮其作用。從地鐵企業領導層面來說，并沒有將檔案作為決策依據，在做出決定時并不能借鑒檔案中的經驗，以此來減少出現錯誤的風險。從地鐵企業的基層工作者層面來說，并沒有利用檔案來佐證工作的習慣，因此在進行工作時會缺乏一定的數據依據，從而使得整個工作缺乏一定的根據。總體來說，是地鐵企業重視高效能的建設工作，認為檔案宣傳和管理就是資料管理庫，并沒有技術含量，只需要定期進行數據的記錄即可，因此會使得在宣傳過程中只對固定的工作人員進行宣教，影響了檔案的使用效果。

2.4 地鐵企業檔案工作定位不準確

目前，我國一共有42家地鐵企業，大部分會將檔案宣傳和管理下設于辦公室，即更注重對文字檔案的歸納和整理，而對于具有技術含量的圖紙或者數據分析則選擇性忽視，這也就使得檔案宣傳工作進行的不徹底，無法有效實現其根本作用。尤其是對于工程進度，設備管理，人事檔案等資料，雖然會進行統一整理，但是會存在收集不完整的現象，大部分重要的信息會留存與上層領導手中，比如當工程出現問題來查找檔案施工圖時往往會出現施工變更而未及時記錄的問題，這不僅會影響到工程的進度，更重要的是導致工程的質量不過關。此外，盡管部分地鐵企業已經完善了檔案宣傳和管理工作，但是仍然存在檔案資料可參考性低的問題。許多檔案部門在搜集資料的時候沒有遵循一定的科學性，這就造成資料內容雜亂無章，可利用可參考的效率比較低，這對于后續工作的開展有很大的阻礙作用。

因此，檔案工作定位不準確會影響到檔案整體的利用價值，相關負責人必須要對檔案管理工作進行合理的分配，提高檔案資料的可參考性。

3 地鐵企業檔案宣傳的解決方案

3.1 積極解放思想，開展工作創新

在上文提到，目前地鐵企業在檔案宣傳方面存在問題的主要根源是由于相關負責人的理念過于落后，忽略檔案的重要性，因此要想全面實現檔案宣傳工作的創新，需要從根本上著手解決，首先解放思想，以此來進一步促進工作人員的宣傳意識的變化。首先，需要保證領導者不能固步自封，糾正“短視”行為，從而不愿意花費物力，人力來進行檔案宣傳工作。其次，需要在以人為本的基礎上，及時觀察地鐵企業內部工作人員的對于檔案的思想動態，尊重個人意見吸取更多有用的建議，以此來進一步完善檔案宣傳體系。此外，想要更好地提高企業的檔案宣傳水平，就必須要不斷地去更新企業領導人員對于檔案管理的觀念和看法，必須要改變相應的管理觀念，和時代發展共同進步，在整個宣傳工作當中，工作人員需要靈活運用新時代的技術，以此來創新工作模式，企業當中的領導團隊也需要投入一定的人力和物力用于整個檔案信息化建設上，這樣可以很好地促進檔案信息化宣傳工作的穩定發展。

3.2 加強檔案宣傳人才的培養

在整個檔案宣傳的過程當中，必須要有專業化的人員參與進去，這才是提高地鐵企業檔案宣傳進程的關鍵因素。首先，企業在聘請人才的時候，一定要注意引進一些開發檔案信息化建設的工作人員，只有這樣才能更好地完成人才儲備的工作。通過積極的組織相應的檔案宣傳人才的培養活動，讓相關人員得到專業的提升，通過采用相應的培訓活動，以此來達到提高檔案宣傳工作人才的綜合素質。不管是從理論知識上還是實踐技術方面，都要加大力度來培養人員的綜合素質，能夠讓檔案宣傳工作人員積累更多的工作經驗，在檔案管理工作當中會更加得心應手。除此之外，企業也可以采取一定的措施去激發工作人員的工作積極性，通過制定相應的激勵機制，可以更好地促進員工不斷努力提高自己的專業能力，共同服務于整個企業檔案宣傳的過程當中。

3.3 利用各種媒體，網絡平臺增寬宣傳面

對于宣傳受眾面單一的問題，相關負責人需要從宣傳途徑開始著手，利用信息時代的多樣化宣傳方式來使檔案宣傳可以被地鐵企業內部員工所熟知。首先，可以利用各種媒體，網絡平臺來增寬宣傳面，使得更多工作人員可以明白檔案對于企業以及自身工作的重要性，在進行工作時需要以檔案為依據。其次，可以利用聊天平臺來增大檔案宣傳機會，目前聊天平臺已經成為人們生活和工作必不可少的一部分，此時如果可以在聊天中帶動工作人員對其進行討論，那么勢必可以加深他們對于檔案的理解和利用率。

3.4 制定完善的檔案宣傳方案，提高檔案利用率

要想在地鐵企業檔案宣傳方面建立比較完整的方案，要從各個方面了解工作人員對于檔案信息的需求，建立科學的方法策略，更好地利用檔案來提高工作效率，有效將死檔案利用起來。首先，為了方便檔案的快速查找，需要對檔案進行編目，檢索等工作，相關人員可以根據對檔案的需求來進一步完善檢索系統，提高檔案查找效率。其次，為了延長檔案的使用時間，需要加強檔案的保管工作，在保管過程中需要保證檔案的完整性，以便后期的使用。需要進行檔案的備份，這個工作可以借助信息技術來完成，進行有效的微縮，以此來減少儲存空間。當然，除此之外，相關工作人員還需要將檔案進行有效的分類，并且可以及時對一些損壞的檔案進行修復，以此來增加其保存時間。總之，檔案宣傳是為了提高檔案的利用率，只有把“死”檔案變成“活檔案”，才能更好地實現宣傳價值，促使工作人員有效利用檔案來完成對應工作。

4 結束語

總之，對于地鐵企業來說，檔案宣傳有著極為重要的作用，相關工作人員必須要相關問題來做出一定的調整，可以從創新宣傳方案，加大投資力度，增寬受眾面來進行著手。并且，在進行宣傳的過程中，相關人員必須考慮到檔案對于地鐵企業的意義，杜絕盲目的檔案管理。除此之外，相關企業要加強對檔案宣傳的重視程度，以此來進一步完善檔案宣傳工作，提高企業競爭力。