建筑工程檔案管理現(xiàn)狀及存在問題淺析

許月瓊

（廣州市市政集團有限公司，廣東 廣州 510030）

建筑工程檔案管理內(nèi)容覆蓋面廣泛，具體有基建文件、施工資料、質(zhì)量評估文件、驗收文件等，都是建筑工程建設全過程中最原始的記錄，直接反映了建筑工程質(zhì)量。由此可見，建筑工程檔案管理的重要性是不言而喻的。但是在建筑工程檔案管理實踐中，由于片面認識、人才匱乏等因素，而導致檔案管理工作呈現(xiàn)出諸多缺陷和不足，直接制約了檔案管理工作效果的提升，從而不利于檔案價值的開發(fā)與利用。因此，為建設優(yōu)質(zhì)工程項目，在實踐中，施工單位應對建筑工程檔案管理引起重視，并要與時俱進地落實有效舉措，確保檔案管理工作效果。鑒于此，基于建筑工程檔案價值開發(fā)利用角度考慮，本文深入分析“建筑工程檔案管理現(xiàn)狀及存在問題”具有顯著的理論指導價值和實踐操作意義。

1 建筑工程檔案管理的重要性概述

在建筑工程項目建設過程中，建筑企業(yè)展開高質(zhì)量的檔案管理工作，可以全程、全方位、準確地記錄工程施工過程，能夠為建筑工程質(zhì)量檢查、改建、竣工驗收等提供重要參考資料。簡單來講，建筑工程項目牽涉面相對廣泛，在實踐中往往會產(chǎn)生大量的信息資料，而檔案管理工作的核心在于收集與整理建筑工程建設全過程中產(chǎn)生的各項資料，以期通過原始且完整的檔案資料來體現(xiàn)建筑工程質(zhì)量情況，并可以為建筑工程管理工作提供信息支持[1]。由此可見，建筑工程檔案管理效果與建筑工程質(zhì)量、管理效益等息息相關。因此，建筑工程檔案管理的重要性是不言而喻的。

2 建筑工程檔案管理現(xiàn)狀問題分析

2.1 片面認識而忽視檔案管理

在社會市場經(jīng)濟體制下，大部分建筑企業(yè)管理人員片面認為企業(yè)在市場中的持續(xù)發(fā)展，關鍵在于經(jīng)濟效益的持續(xù)增長，而經(jīng)濟效益的持續(xù)增長的重點環(huán)節(jié)是建設。正因如此，在建筑工程項目實施階段，大部分建筑企業(yè)的工作重點是工程建設，而沒有對建筑工程檔案管理工作形成一個正確的認知，未能準確地明確檔案管理的重要性，這也使得檔案管理工作長期被忽視而沒有被提上日程。部分建筑企業(yè)雖十分看重檔案管理工作，但是在實踐中存在隨意性、盲目性等操作，這使得檔案管理工作難以產(chǎn)生作用，所收集的檔案資料難以確保完整度、真實可靠性，無法真實地反饋建筑工程實際[2]。另外，建筑工程檔案管理往往與建筑項目盈利性缺乏直接性聯(lián)系，這使得大部分建筑企業(yè)對檔案管理工作有所忽略，部分重要建筑工程信息資料未能及時完整地收集起來，如工程圖紙、變更信息等，這些信息的缺失不僅影響建筑工程施工質(zhì)量，還對建筑工程效益產(chǎn)生了一定的影響[3]。

2.2 檔案管理工作隨意性高

基于建筑工程檔案管理實際情況角度而言，部分建筑企業(yè)在檔案管理工作中，未能建立完善且規(guī)范的標準體系，如檔案檢索、檔案編目等，導致檔案管理工作存在較大的隨意性，如檔案資料收集以文字資料為主，未能完整收集圖片、影像等資料，導致檔案內(nèi)容缺乏完整性，進而無法直觀地呈現(xiàn)出建筑工程質(zhì)量等信息。同時，部分建筑企業(yè)在檔案資料收集整理過程中，沒有及時更新工程竣工圖，并且修改工作未能及時落實，還存在歸檔不及時的問題，最終導致所收集的檔案資料與工程實際存在出入[4]。另外，在檔案建立之后，部分檔案存在信息不完整問題，如缺乏相關環(huán)節(jié)負責人的簽字，使得檔案缺乏保存價值，從而容易影響建筑工程檔案管理效果的提升[5]。

2.3 專業(yè)管理人員隊伍建設不足

管理工作人員是建筑工程檔案管理工作的執(zhí)行主體，其專業(yè)能力和素養(yǎng)直接決定了檔案管理工作執(zhí)行效果。因此，建筑企業(yè)應在發(fā)展中，建立一支能力與素養(yǎng)滿足于檔案管理工作需求的檔案管理隊伍。但是基于當前實際角度來講，大部分建筑企業(yè)在檔案管理工作中，沒有配備專門的檔案管理人員，更多的是由工程管理人員兼管檔案管理工作，一方面工程管理人員本身非檔案管理專業(yè)出身，使得其缺乏相應的專業(yè)管理能力而難以有序展開檔案管理工作，一旦出現(xiàn)問題，則缺乏能力高質(zhì)量處理檔案管理問題，從而直接影響檔案管理工作效果。另一方面檔案管理人員身兼數(shù)職，但個人精力和時間是有限的，在高強度工作環(huán)境中，顯然難以投入足夠的時間和精力去做好各項工作。而在檔案管理工作和現(xiàn)場管理兩項工作中，管理人員由于思想認識而會側(cè)重于工程管理，而輕視檔案管理，自然不會投入足夠的時間和精力用于檔案管理工作[6]。另外，檔案管理工作人員由于并非專業(yè)出身，在具體的檔案管理工作中，往往局限于信息資料的收集整理和歸檔，并沒有進行檔案資料價值的挖掘，導致檔案管理工作形式化，未能真正地挖掘檔案信息中的可利用價值[7]。

3 建筑工程檔案管理效果的優(yōu)化措施分析

結合上文分析可知，在建筑工程施工期間，檔案管理工作是工程管理工作內(nèi)容的核心組成部分，既可以直接反映建筑工程質(zhì)量，又可以為建筑成本控制提供數(shù)據(jù)信息支持。但是在實踐中，建筑工程檔案管理工作仍然存在一定的缺陷和不足，制約檔案管理工作價值的實現(xiàn)。而在建筑行業(yè)蓬勃發(fā)展的今天，建筑企業(yè)為實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展，應重視起建筑工程檔案管理工作，針對檔案管理工作現(xiàn)狀問題，有針對性地落實優(yōu)化措施，有效提高建筑工程檔案管理效果，為建筑企業(yè)的發(fā)展添磚加瓦[8]。

3.1 提高認識，樹立正確檔案管理理念

在建筑工程建設過程中，建筑工程檔案管理工作的有序進行，前提是建筑企業(yè)管理人員對建筑工程檔案管理的重要性具有一個深刻且正確的認識，原因在于思想認識是行動的先決條件，在思想認識到位的情況下，才能積極落實相關舉措來確保檔案管理工作成效。因此，建筑企業(yè)應提高工程檔案管理重要性的認識，樹立正確的建筑工程檔案管理理念，并在實踐中積極落實相關保障性措施。具體來講，建筑企業(yè)管理人員應在思想上認識檔案管理工作的實施，可以促進建筑工程項目的建設，使得建筑工程項目高質(zhì)量且安全地進行。針對建筑工程檔案管理工作，建筑企業(yè)應設置獨立的檔案管理部門，并按照檔案管理工作需求設置專職的檔案管理人員，為檔案管理工作順利進行提供支持。不僅如此，檔案管理工作的實施，應與建筑工程項目建設活動保持同步，以期確保檔案信息可以真實地反應出建筑工程項目建設實際，并為建筑工程施工的優(yōu)化和技術的調(diào)整提供檔案資料支持。不僅如此，檔案管理人員應正確認識到檔案管理工作不具備直接的盈利效果，但是檔案管理工作的實施，可以為建設高質(zhì)量的優(yōu)質(zhì)工程項目提供支持，還可以為建筑工程成本控制提供數(shù)據(jù)信息支持，從而有利于建筑工程項目整體效益的提高。只有這樣，才能確保建筑工程檔案管理工作有序進行，并在實踐中發(fā)揮出良好的效益。

3.2 規(guī)范檔案管理工作

針對建筑工程檔案管理工作中的隨意性和盲目性問題，要求建筑企業(yè)不斷對規(guī)范檔案管理工作，才能在提高檔案管理工作效果的基礎上，充分開發(fā)利用檔案的價值，為提高建筑行業(yè)的綜合效益提供支持。在實踐中，建筑企業(yè)應從以下幾個方面采取措施來提高檔案管理工作的規(guī)范性。首先，建筑企業(yè)應建立完善且嚴格的檔案管理制度，通過制度方式來明確檔案管理工作內(nèi)容及標準，如檔案資料的收集、歸檔等，通過這種方式確保檔案管理中的各個環(huán)節(jié)工作可以規(guī)范展開。同時，為確保各項工作開展的有效性，建筑企業(yè)應基于宏觀層面建立相應的配套保障性制度，如監(jiān)管制度，獎罰制度等，使得建筑工程檔案管理工作可以始終處于嚴格監(jiān)督下高效、規(guī)范地進行，并輔以獎罰制度來調(diào)動檔案管理工作人員的積極性和主動性，使得其能夠自覺規(guī)范地按照要求做好檔案管理工作。其次，加強檔案信息化系統(tǒng)建設。在信息化時代，檔案管理信息化發(fā)展是主流趨勢，也是檔案管理工作成效提高的重要基礎。因此，建筑企業(yè)應圍繞檔案管理工作建立相應的檔案信息化管理系統(tǒng)，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理并進行保存，并利用信息化系統(tǒng)中自動化分類功能，實現(xiàn)檔案信息的分類處理與保存。在此過程中，為確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全性，應結合人員崗位權限來設定相應的系統(tǒng)訪問權限，任何用戶在調(diào)用建筑工程檔案信息之前，應獲得相應的權限，并借助賬號密碼進行系統(tǒng)登錄。不僅如此，在系統(tǒng)信息查閱過程中，嚴禁信息拷貝或者改動，以此確保檔案信息的完整性和安全性。

3.3 加強檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)

結合上文分析可知，檔案管理人員是工作執(zhí)行主體，專業(yè)能力與素養(yǎng)直接影響檔案管理工作效果。因此，建筑企業(yè)應建立一支能力和素質(zhì)滿足于檔案管理工作需求的檔案管理專業(yè)人才隊伍。在實踐中，建筑企業(yè)應做好兩方面的工作，分別是人才引進和人才培養(yǎng)。首先，人才引進方面。建筑企業(yè)應根據(jù)檔案管理工作需求，明確所需要的檔案管理人員數(shù)量及專業(yè)領域，隨后通過網(wǎng)絡平臺、電視媒體等渠道發(fā)布招聘信息，明確檔案管理人才招聘要求。在此基礎上，根據(jù)所收到的簡歷信息做好人員篩查工作，并對篩選出的各專業(yè)檔案管理人才進行現(xiàn)場面試。在此過程中，對于一些擁有特殊技能的人才應予以關注，如計算機素養(yǎng)較高的人才，應優(yōu)先考慮。在人才招聘之后，需要進行崗前試用，對新聘用人員的工作情況進行綜合評估，針對工作表現(xiàn)合格的檔案管理人員予以正式錄用。通過這種方式，充實建筑企業(yè)檔案管理人才隊伍。其次，建筑企業(yè)應做好現(xiàn)有檔案管理人才的培訓工作，在具體的培訓工作中，要考慮多元方式進行理論實踐一體化培訓，使得學生可以在系統(tǒng)培訓后掌握相關的檔案管理知識與技能，尤其是計算機技能，為高效地展開建筑工程檔案管理工作提供支持。

4 結語

綜上所述，建筑工程檔案管理工作是建筑管理內(nèi)容的核心組成部分，對建筑工程質(zhì)量、經(jīng)濟效益等都有一定的影響。因此，建筑企業(yè)應樹立正確的檔案管理理念，并在實踐中加強人才隊伍建設，同時要規(guī)范檔案管理工作，才能提高檔案管理工作效果。