淺析文書檔案與人事檔案的區分與聯系

趙紅燕

（山東省德州市夏津縣人力資源和社會保障局，山東 德州 253200）

隨著新檔案法實施，應加強對檔案管理工作的關注，使其創新發展，更具時代性、實效性與規范性[1]。在檔案資料管理中，文書檔案與人事檔案作為重要的兩大類，兩者涵蓋的內容十分廣闊。在具體工作實踐中有著顯著差異，也具有較為密切的聯系。這便需要檔案管理人員提升認識，理清兩者的區別，運用有效工作方式，密切兩者之間的關聯，處理好個性與共性之間的關系，提升檔案工作開展質量。從而，詳細、如實、及時的記錄企事業單位各項工作推進情況；保存人事調動、任免等相關信息，做好檔案分類。

1 如何進行文書檔案與人事檔案的區分

1.1 內容差異

就文書檔案與人事檔案的定義來看，前者側重對企事業單位中發布的命令、通知、管理條例、決定、會議內容等各項內容的記錄；人事檔案則是記錄企事業單位人事信息，主要包括其成長、受教育經歷與政治面貌、工作情況等等，為人事任用提供有力支撐。可見，文書檔案多為一些有保管價值的紙質、信息化資料或影像資料，其需要能夠如實反映活動、命令等行政管理推進情況；人事檔案主要是對個人信息的如實記錄、及時更新，收錄的便是企事業工作人員的個人能力、經驗履歷、德行作風等，主要為人事管理、選拔等提供依據。

1.2 側重不同

在兩者的管理中，均強調“實效性、真實性”，但具體到實際工作中，對實效、真實的詮釋與側重又具有顯著的差異。例如：文書檔案則應及時、真實、客觀的反應行政、命令實施等過程，所產生的、有助于存檔的痕跡資料，需保證對開展形式、內容等有效記錄；人事檔案則需結合人事任免、進修學習、所受獎懲情況等，進行實時更新與真實記錄，需要保證個人資料的準確性、全面性與真實性，其側重于內容實質。

1.3 檔案整理

進行對文書檔案的整理，需要企事業單位依據行政活動推進情況，結合不同門類、載體形式差異，進行全宗的歸類、整理，在立卷方面需依照時間、主題、名稱、作者、區域等進行劃分，有的一年一立卷，有的是按照事例不同立卷。人事檔案則結合人員調動、晉升情況，結合自我信息、受教育情況、工作履歷、獎懲等，進行考核類、培訓類、黨團類、任免等歸檔，以個人為單位進行立卷[2]。在管理機構中，文書檔案有的由部門保管，或企事業單位的檔案部管理，人事檔案需交由人事部或專門的檔案機構。

1.4 檔案保管

結合新規，文書檔案視不同內容，將保管期限劃分為永久、長期與短期三類。對于人事檔案的保管，是沒有具體期限限制的，其主要視檔案內容的價值性，將其分為永久保管或長期。

1.5 主體與功能

文書檔案的主體為部門、企事業單位中的團體或某一組織，將其在工作中形成的各種信息、活動內容，以檔案的形式進行記錄與保管；人事檔案則以個人為主體，當其受教育經歷、產生職位變動或出現新的獎懲情況，便需進行檔案內容的更新與補充。在作用區分上，人事檔案記錄的是企事業單位各項工作開展、推進與實施情況，有助于回顧、總結，提供信息參照；人事檔案主要為人事調動、任免、職稱評定等提供支持與參考。

2 關于文書檔案與人事檔案之間的聯系

無論是從內容還是主體存在形式來看，文書檔案與人事檔案都有著較大的區別。但在檔案管理工作推進當中，兩者又具有密切的聯系，其都是經過長期社會實踐所生成的產物，如實、詳細、客觀的記錄相應的信息。他們的聯系，主要體現在：

2.1 檔案生成

就檔案生成來看，文書檔案與人事檔案都是源于真實的實踐活動，前者主要源于行政活動；后者則是個人的履歷。其作為真實的活動記錄，也會涉及人員在工作中的表現、作用，繼而形成工作總結，指導新的實踐活動。由此可見，兩者既具有內容的不同，又具有共性，有交叉內容。例如：在文書檔案的記錄中，可能會產生新的人事決定，需兩者的協同推進。

2.2 檔案屬性

文書檔案與人事檔案均是檔案管理中的一部分，兩者都有著原始性、客觀性的特點。例如：文書檔案是企事業單位在生產、運營與形成管理中形成的原始記錄，包括相關的決定、通知與召開的會議等，應進行對梗概內容、要點工作加以詳細記錄，且內容不容更改；人事檔案則主要反映了一個人真實的成長情況、受教育程度、政治面貌、培訓學習情況等等，需要進行原始性信息的如實記錄，不可擅自更改。兩者在工作屬性上具有共性，且文書檔案包括對企事業單位當中的重大事件記錄，其會表彰先進的團體或優秀個人。因此，應促進文書檔案與人事檔案的協同管理，以促進同步更新。

2.3 具有關聯

在兩者的檔案管理中，應嚴格遵循我國現行檔案法、保密法等進行信息內容的收錄、整理，繼而進行歸檔與利用。從業務開展的情況來看，兩者基本相同，而在文書檔案管理中，可能會涉及人事檔案內容的更新，需檔案工作人員具有整合思維。在做好檔案保密與補充中，使兩者有機結合。為此，應加強對檔案管理工作的投入力度，重視對信息化管理平臺的建設，進行檔案分類、提升管理效率。

3 關于區分文書檔案與人事檔案的方法

在對兩者的區分中，可按照其主體、形式、內容等進行劃分。就其檔案作用來看，文書檔案主要是進行工作痕跡的留存，作為活動、決定、工作開展的憑證與主要參照。人事檔案則會伴隨著人的一生，當進行人員錄用、職位調動與人事任免時，便需依據人事檔案。例如：召開先進個人評選活動，需通知各部門的參與，活動組織、通知、評選方式及工作過程等為文書檔案。而最終的評定結果，會對人事檔案產生影響。

4 結語

檔案管理工作是一項專業性強，系統又十分繁雜的工作，應受到企事業單位領導的關注[3]。同時應注意區分文書檔案人事檔案之間的區別，認識兩者的聯系，做好對不同類型檔案的歸檔，并展開對信息檔案數據庫的建設。只有對相關檔案內容做關聯性處理，當需要進行檔案調取時，才能確保信息內容的完整性、有效性，充分彰顯檔案工作推進價值，提升檔案服務質量，形成完善的檔案管理機制。從而，為企事業單位各項工作的推進、實施提供保障，發揮檔案工作效能。