新形勢下如何做好企業單位文書檔案管理工作

方 菁

（上海核工程研究設計院有限公司，上海 200233）

現階段企業內部文書檔案管理存在著一定的問題和不足之處，文書檔案信息作用發揮存在“跟不上趟”情況。此外，文書檔案管理在企業日常工作管理中處于基礎性地位，隨著企業運營管理體制、工作內容不斷發展變化體現出企業發展軌跡和各項基本的信息，對于企業的持續健康發展有著積極的指導意義。因此，需要對文書檔案管理中出現的問題進行分析，提出有針對性地解決措施，不斷改革完善管理體制與運行機制，推動企業文書檔案管理工作的深化。

1 企業單位文書檔案管理工作的重要意義

企業單位的管理層要高度重視文書管理活動，在實際的管理工作中，充分落實各項工作細節。具體應從以下兩點著手：第一，作為重要的信息憑證，文書檔案的完整性直接關乎檔案管理工作質量，為盡可能地提升檔案管理活動水準，企業單位的相關部門要盡可能地保障文書檔案的價值，為后續的查閱打下良好基礎，以便企業單位管理層圍繞文書檔案對歷史的相關經驗進行總結和反思，規劃企業單位的發展路線。第二，提升管理水準，國內市場化改革的不斷深入使得企業單位涌現了大量的不穩定因素；因此，企業單位管理層更應充分重視檔案管理工作，保證檔案資料保存、分類、整理、收集等各項工作的質量，進而提升檔案管理工作質量；借助文書檔案資料，充分反映企業的實際經營發展狀況、企業面臨的困境、企業內外環境等，使得各部門的檔案管理人員能夠圍繞企業單位的各項業務，不斷加強各項工作的針對性，進而全方位提升企業單位的行業競爭力，推動企業單位的穩定、長久發展。

2 新形勢下企業單位文書檔案管理工作現狀

2.1 能力不足

從目前的文書檔案管理人員隊伍看，均存在一定的能力不足現象。從事多年文書檔案管理人員，學歷偏低，很多都沒有接受過全日制大專學歷以上的教育，憑經驗做事。他們對于新人的培養亦是口口相傳，缺乏專業化的正規業務培訓。而一些新同志，則由于文書檔案管理崗位相對于企業其他崗位，薪酬待遇偏低，而缺乏工作熱情和進取心，“做一天和尚撞一天鐘”的人員并不少見，檔案管理工作自然就無法很好地完成。諸如收集范圍不明確、工作不及時，用紙、裝訂不規范，辦理程序混亂、原稿不齊全、編號不規范等情況時常出現，甚至于“屢查、屢改、屢不絕”，嚴重影響企業文書檔案管理工作的健康發展。

2.2 對文書檔案管理工作的重視程度較低

目前許多企業單位都將主要的關注點放在了中心業務上，忽視了文書檔案管理工作的重要性。企業單位的文書檔案是用于企業單位的各項公務活動詳細地記錄，是企業單位內部管理工作中的重要環節，有利于維持企業單位內部秩序，并為規劃企業單位的發展目標和發展戰略提供關鍵依據。因此，忽視對文書檔案管理工作不僅無法使企業單位順應新形勢的發展，還會導致工作人員在實際的工作過程中常常出現不規范、不嚴謹的問題，嚴重影響了企業單位的文書檔案管理工作質量。

2.3 技術落后

目前，許多企業文書檔案管理技術比較落后，主要表現在：對文書檔案信息管理的硬件和軟件資金投入不足，缺乏適用于文書管理的軟件。同時，傳統的文書檔案幾乎都是紙質，占用的存儲空間大，查閱不方便，信息化管理手段的缺失致使文書檔案管理還處于比較低的水平。

2.4 信息化程度較低

目前有一些企業單位在進行文書檔案管理工作時，使用的是紙質檔案和人工管理的方式。一方面，紙質文書檔案不易保存，很容易在管理的過程中出現丟失、破損等問題，在進行數據信息查找時也十分困難，進而影響企業單位文書檔案管理工作效率；另一方面，人工管理的方式通常會由于人為因素而造成誤差，影響了文書檔案信息的準確性，進而降低企業單位文書檔案管理工作質量。

3 新形勢下企業單位文書檔案管理工作的策略

3.1 規范檔案管理機制

在單位內部從事文書檔案管理的人員，必須要帶頭遵守、執行與之相關的規定和守則，在工作中要嚴格遵循審核、簽發流程，杜絕濫發文件，對簽發手續、附件，要認真核對，確保其完整性。若某些內容需要復審，要對修改內容遵照相應程序進行復審，整篇公文的字體、用紙、標號、排版等均按照技術標準執行。

3.2 加強對文書檔案管理工作的重視

在新形勢的背景下，傳統的文書檔案管理工作受到了大數據技術和信息化技術的沖擊，使得企業單位文書檔案管理工作面臨很大的挑戰?；诖?，若想更好地提升企業單位的文書檔案管理質量。首先要做的就是提升對文書檔案管理工作的重視程度。一方面，企業單位的管理者只有明確了文書檔案管理工作的重要性，才能夠對后續的管理工作提出正確的決策，進而在新形勢下，結合外部環境的發展，不斷完善自身文書檔案管理工作；另一方面，有關工作人員也應該加強對文書管理工作的重視程度，在實際的工作過程中充分發揮自身的能動性，不僅對企業單位的文書檔案進行收集和管理，還要進一步分析、歸類和利用等環節，讓文書檔案管理工作能夠在企業單位內部管理工作中發揮出最大價值。

3.3 提高文書檔案管理人員的綜合素質

文書檔案管理是否具備質量與水平，檔案管理信息化建設能否得到有效開展，在一定程度上取決于檔案管理人員是否具備綜合素質。基于此種情況，管理人員必須切實提升綜合素質，即豐富的管理知識與信息化建設理念。首先，管理部門需要加強現代化硬件設施的投入，同時建設出現代化工作環境，從而確保文書檔案管理人員在正在意義上了解現代化設施設備，管理部門可開展相關培訓活動，幫助管理人員學習設施設備的使用方式，而管理人員需要在日常的工作中提高使用率，以最快的速度熟悉并掌握使用的方式，從而提升管理的水平與效率。其次，筆者認為管理人員能夠主動探究新技術，不斷學習新知識才是提高綜合素質的根本途徑。因此，管理部門可以建立學習激勵機制，將學習信息化檔案管理作為考核的一部分，逐步形成終身教育機制，以此提高管理人員學習信息化管理的積極性，培養管理人員主動學習的能力，爭取實現檔案管理人員的知識儲備能夠隨著時代的發展而有所提升。最后，絕不可忽視溝通與交流的重要性，各個部門領導應在日常的工作中多鼓勵員工之間進行合作與交流，通過此種方式，能夠更為高效的實現優質資源整合，幫助檔案管理人員學習更多的知識與高科技手段，以此為文書檔案管理進行信息化建設提供更多的信息源。

3.4 采用專業化管理模式，引入先進的管理方法

文書檔案管理應當是辦公室的一項重要工作，但目前許多單位對這項工作都不夠重視，沒有從單位整體工作層面對該項工作進行安排，規劃不及時，部署不到位。因此各單位要結合文書檔案管理工作中檢查出的問題進行相應的改進，對于工作中好的做法，則要積極推廣。還要提高管理人員對文書檔案管理工作的重視程度，尤其是在當前信息技術飛速發展的時代，必須轉變文書檔案管理理念，以先進理念來指導工作實踐。辦公室文書檔案管理人員要清楚地認識到信息時代對于文書檔案管理工作的要求，積極學習先進的管理方法，尤其是要學會利用網絡資源和互聯網工具來實施管理。信息技術的應用，大大降低了文書檔案管理的繁瑣性，使得整個管理流程都更簡潔，工作效率更高，因此對于先進技術的學習和應用是非常有必 要的。

3.5 做好文書工作與檔案工作的規范銜接

文件是文書的前身，其質量的好壞直接影響著文件儲存的質量。如果沒有高質量的檔案，沒有高質量的文件，即使有高水平的文件管理能力也是無濟于事。文件人員應具有較強的文件管理意識，并對文件的每一部分建立歸檔制度。在辦文檔時，通?？紤]文檔內存任務，實現文檔與文件工作的集成。相關單位領導需要把好人才入口關，注意招聘具備專業文化知識、技能的人才，以為檔案隊伍的充實建設奠定下堅實的支撐作用。要注重現有人才的應用，大膽應用具備專業理論知識和技能特長的年輕干部，穩定現階段文書檔案管理團隊，解決其存在的各種實際問題，保證投入到本職工作中。

3.6 嘗試建立文書檔案管理信息系統

目前“互聯網+”與各個行業的融入都越來越深，許多管理領域引入了信息技術，建立了信息化的管理平臺。利用計算機和信息管理系統來處理辦公室文書檔案，不僅規范了整個管理流程，而且減少了管理疏漏，提高了管理效率。因為文書檔案資料主要作用就是提供各種信息，需要從龐大的檔案數據中檢索出有效信息，這就涉及檔案建設系統。在當前的信息社會中，建立文書檔案檢索系統是非常必要的。

3.7 建立完善的辦公室文書檔案管理制度

辦公室應該在當前文書檔案管理的基礎上建立一套完善、適合本單位情況的辦公室文書檔案管理制度，以便文書檔案管理工作更好、更順利、更高效運行。根據具體問題具體分析的辦法，可以針對文書檔案管理員、檔案使用者提出的難題，逐步將需要增加的新需求加入規章制度中，制定出來的規章制度會更加完整、科學且具有操作性。規章制度的建立，目的在于執行。首先，領導者必須起帶頭作用，從意識上、行動上支持文書檔案管理工作，要求各部門嚴格按照文書檔案管理制度貫徹執行；其次，單位要做好文書檔案管理員思想教育工作，為其提供良好的工作環境和待遇，促使其用心做好工作；最后，文書檔案管理人員必須嚴格遵守規章制度，并將執行過程中遇到的問題及時反饋解決，保證辦公室文書檔案管理更好地服務于單位。

4 結束語

綜上所述，在新形勢的背景下，企業單位若想更好地提升文書檔案管理工作質量，就必須要重視文書檔案管理工作的重要性，加強管理人員的專業能力，并不斷完善文書檔案管理制度，加強信息化建設水平，還要為文書檔案管理工作提供良好的環境，讓企業單位通過提高文書檔案管理工作質量，來加強內部管理水平。