新形勢(shì)下如何做好企業(yè)單位文書檔案管理工作

方 菁

（上海核工程研究設(shè)計(jì)院有限公司，上海 200233）

現(xiàn)階段企業(yè)內(nèi)部文書檔案管理存在著一定的問題和不足之處，文書檔案信息作用發(fā)揮存在“跟不上趟”情況。此外，文書檔案管理在企業(yè)日常工作管理中處于基礎(chǔ)性地位，隨著企業(yè)運(yùn)營管理體制、工作內(nèi)容不斷發(fā)展變化體現(xiàn)出企業(yè)發(fā)展軌跡和各項(xiàng)基本的信息，對(duì)于企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展有著積極的指導(dǎo)意義。因此，需要對(duì)文書檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，提出有針對(duì)性地解決措施，不斷改革完善管理體制與運(yùn)行機(jī)制，推動(dòng)企業(yè)文書檔案管理工作的深化。

1 企業(yè)單位文書檔案管理工作的重要意義

企業(yè)單位的管理層要高度重視文書管理活動(dòng)，在實(shí)際的管理工作中，充分落實(shí)各項(xiàng)工作細(xì)節(jié)。具體應(yīng)從以下兩點(diǎn)著手：第一，作為重要的信息憑證，文書檔案的完整性直接關(guān)乎檔案管理工作質(zhì)量，為盡可能地提升檔案管理活動(dòng)水準(zhǔn)，企業(yè)單位的相關(guān)部門要盡可能地保障文書檔案的價(jià)值，為后續(xù)的查閱打下良好基礎(chǔ)，以便企業(yè)單位管理層圍繞文書檔案對(duì)歷史的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)和反思，規(guī)劃企業(yè)單位的發(fā)展路線。第二，提升管理水準(zhǔn)，國內(nèi)市場(chǎng)化改革的不斷深入使得企業(yè)單位涌現(xiàn)了大量的不穩(wěn)定因素；因此，企業(yè)單位管理層更應(yīng)充分重視檔案管理工作，保證檔案資料保存、分類、整理、收集等各項(xiàng)工作的質(zhì)量，進(jìn)而提升檔案管理工作質(zhì)量；借助文書檔案資料，充分反映企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營發(fā)展?fàn)顩r、企業(yè)面臨的困境、企業(yè)內(nèi)外環(huán)境等，使得各部門的檔案管理人員能夠圍繞企業(yè)單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，不斷加強(qiáng)各項(xiàng)工作的針對(duì)性，進(jìn)而全方位提升企業(yè)單位的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，推動(dòng)企業(yè)單位的穩(wěn)定、長(zhǎng)久發(fā)展。

2 新形勢(shì)下企業(yè)單位文書檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 能力不足

從目前的文書檔案管理人員隊(duì)伍看，均存在一定的能力不足現(xiàn)象。從事多年文書檔案管理人員，學(xué)歷偏低，很多都沒有接受過全日制大專學(xué)歷以上的教育，憑經(jīng)驗(yàn)做事。他們對(duì)于新人的培養(yǎng)亦是口口相傳，缺乏專業(yè)化的正規(guī)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。而一些新同志，則由于文書檔案管理崗位相對(duì)于企業(yè)其他崗位，薪酬待遇偏低，而缺乏工作熱情和進(jìn)取心，“做一天和尚撞一天鐘”的人員并不少見，檔案管理工作自然就無法很好地完成。諸如收集范圍不明確、工作不及時(shí)，用紙、裝訂不規(guī)范，辦理程序混亂、原稿不齊全、編號(hào)不規(guī)范等情況時(shí)常出現(xiàn)，甚至于“屢查、屢改、屢不絕”，嚴(yán)重影響企業(yè)文書檔案管理工作的健康發(fā)展。

2.2 對(duì)文書檔案管理工作的重視程度較低

目前許多企業(yè)單位都將主要的關(guān)注點(diǎn)放在了中心業(yè)務(wù)上，忽視了文書檔案管理工作的重要性。企業(yè)單位的文書檔案是用于企業(yè)單位的各項(xiàng)公務(wù)活動(dòng)詳細(xì)地記錄，是企業(yè)單位內(nèi)部管理工作中的重要環(huán)節(jié)，有利于維持企業(yè)單位內(nèi)部秩序，并為規(guī)劃企業(yè)單位的發(fā)展目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略提供關(guān)鍵依據(jù)。因此，忽視對(duì)文書檔案管理工作不僅無法使企業(yè)單位順應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，還會(huì)導(dǎo)致工作人員在實(shí)際的工作過程中常常出現(xiàn)不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯栴}，嚴(yán)重影響了企業(yè)單位的文書檔案管理工作質(zhì)量。

2.3 技術(shù)落后

目前，許多企業(yè)文書檔案管理技術(shù)比較落后，主要表現(xiàn)在：對(duì)文書檔案信息管理的硬件和軟件資金投入不足，缺乏適用于文書管理的軟件。同時(shí)，傳統(tǒng)的文書檔案幾乎都是紙質(zhì)，占用的存儲(chǔ)空間大，查閱不方便，信息化管理手段的缺失致使文書檔案管理還處于比較低的水平。

2.4 信息化程度較低

目前有一些企業(yè)單位在進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)，使用的是紙質(zhì)檔案和人工管理的方式。一方面，紙質(zhì)文書檔案不易保存，很容易在管理的過程中出現(xiàn)丟失、破損等問題，在進(jìn)行數(shù)據(jù)信息查找時(shí)也十分困難，進(jìn)而影響企業(yè)單位文書檔案管理工作效率；另一方面，人工管理的方式通常會(huì)由于人為因素而造成誤差，影響了文書檔案信息的準(zhǔn)確性，進(jìn)而降低企業(yè)單位文書檔案管理工作質(zhì)量。

3 新形勢(shì)下企業(yè)單位文書檔案管理工作的策略

3.1 規(guī)范檔案管理機(jī)制

在單位內(nèi)部從事文書檔案管理的人員，必須要帶頭遵守、執(zhí)行與之相關(guān)的規(guī)定和守則，在工作中要嚴(yán)格遵循審核、簽發(fā)流程，杜絕濫發(fā)文件，對(duì)簽發(fā)手續(xù)、附件，要認(rèn)真核對(duì)，確保其完整性。若某些內(nèi)容需要復(fù)審，要對(duì)修改內(nèi)容遵照相應(yīng)程序進(jìn)行復(fù)審，整篇公文的字體、用紙、標(biāo)號(hào)、排版等均按照技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

3.2 加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的重視

在新形勢(shì)的背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作受到了大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息化技術(shù)的沖擊，使得企業(yè)單位文書檔案管理工作面臨很大的挑戰(zhàn)。基于此，若想更好地提升企業(yè)單位的文書檔案管理質(zhì)量。首先要做的就是提升對(duì)文書檔案管理工作的重視程度。一方面，企業(yè)單位的管理者只有明確了文書檔案管理工作的重要性，才能夠?qū)罄m(xù)的管理工作提出正確的決策，進(jìn)而在新形勢(shì)下，結(jié)合外部環(huán)境的發(fā)展，不斷完善自身文書檔案管理工作；另一方面，有關(guān)工作人員也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)文書管理工作的重視程度，在實(shí)際的工作過程中充分發(fā)揮自身的能動(dòng)性，不僅對(duì)企業(yè)單位的文書檔案進(jìn)行收集和管理，還要進(jìn)一步分析、歸類和利用等環(huán)節(jié)，讓文書檔案管理工作能夠在企業(yè)單位內(nèi)部管理工作中發(fā)揮出最大價(jià)值。

3.3 提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

文書檔案管理是否具備質(zhì)量與水平，檔案管理信息化建設(shè)能否得到有效開展，在一定程度上取決于檔案管理人員是否具備綜合素質(zhì)。基于此種情況，管理人員必須切實(shí)提升綜合素質(zhì)，即豐富的管理知識(shí)與信息化建設(shè)理念。首先，管理部門需要加強(qiáng)現(xiàn)代化硬件設(shè)施的投入，同時(shí)建設(shè)出現(xiàn)代化工作環(huán)境，從而確保文書檔案管理人員在正在意義上了解現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備，管理部門可開展相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，幫助管理人員學(xué)習(xí)設(shè)施設(shè)備的使用方式，而管理人員需要在日常的工作中提高使用率，以最快的速度熟悉并掌握使用的方式，從而提升管理的水平與效率。其次，筆者認(rèn)為管理人員能夠主動(dòng)探究新技術(shù)，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)才是提高綜合素質(zhì)的根本途徑。因此，管理部門可以建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，將學(xué)習(xí)信息化檔案管理作為考核的一部分，逐步形成終身教育機(jī)制，以此提高管理人員學(xué)習(xí)信息化管理的積極性，培養(yǎng)管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)的能力，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備能夠隨著時(shí)代的發(fā)展而有所提升。最后，絕不可忽視溝通與交流的重要性，各個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在日常的工作中多鼓勵(lì)員工之間進(jìn)行合作與交流，通過此種方式，能夠更為高效的實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)資源整合，幫助檔案管理人員學(xué)習(xí)更多的知識(shí)與高科技手段，以此為文書檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)提供更多的信息源。

3.4 采用專業(yè)化管理模式，引入先進(jìn)的管理方法

文書檔案管理應(yīng)當(dāng)是辦公室的一項(xiàng)重要工作，但目前許多單位對(duì)這項(xiàng)工作都不夠重視，沒有從單位整體工作層面對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行安排，規(guī)劃不及時(shí)，部署不到位。因此各單位要結(jié)合文書檔案管理工作中檢查出的問題進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)，對(duì)于工作中好的做法，則要積極推廣。還要提高管理人員對(duì)文書檔案管理工作的重視程度，尤其是在當(dāng)前信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，必須轉(zhuǎn)變文書檔案管理理念，以先進(jìn)理念來指導(dǎo)工作實(shí)踐。辦公室文書檔案管理人員要清楚地認(rèn)識(shí)到信息時(shí)代對(duì)于文書檔案管理工作的要求，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法，尤其是要學(xué)會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)資源和互聯(lián)網(wǎng)工具來實(shí)施管理。信息技術(shù)的應(yīng)用，大大降低了文書檔案管理的繁瑣性，使得整個(gè)管理流程都更簡(jiǎn)潔，工作效率更高，因此對(duì)于先進(jìn)技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用是非常有必 要的。

3.5 做好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接

文件是文書的前身，其質(zhì)量的好壞直接影響著文件儲(chǔ)存的質(zhì)量。如果沒有高質(zhì)量的檔案，沒有高質(zhì)量的文件，即使有高水平的文件管理能力也是無濟(jì)于事。文件人員應(yīng)具有較強(qiáng)的文件管理意識(shí)，并對(duì)文件的每一部分建立歸檔制度。在辦文檔時(shí)，通常考慮文檔內(nèi)存任務(wù)，實(shí)現(xiàn)文檔與文件工作的集成。相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)需要把好人才入口關(guān)，注意招聘具備專業(yè)文化知識(shí)、技能的人才，以為檔案隊(duì)伍的充實(shí)建設(shè)奠定下堅(jiān)實(shí)的支撐作用。要注重現(xiàn)有人才的應(yīng)用，大膽應(yīng)用具備專業(yè)理論知識(shí)和技能特長(zhǎng)的年輕干部，穩(wěn)定現(xiàn)階段文書檔案管理團(tuán)隊(duì)，解決其存在的各種實(shí)際問題，保證投入到本職工作中。

3.6 嘗試建立文書檔案管理信息系統(tǒng)

目前“互聯(lián)網(wǎng)+”與各個(gè)行業(yè)的融入都越來越深，許多管理領(lǐng)域引入了信息技術(shù)，建立了信息化的管理平臺(tái)。利用計(jì)算機(jī)和信息管理系統(tǒng)來處理辦公室文書檔案，不僅規(guī)范了整個(gè)管理流程，而且減少了管理疏漏，提高了管理效率。因?yàn)槲臅鴻n案資料主要作用就是提供各種信息，需要從龐大的檔案數(shù)據(jù)中檢索出有效信息，這就涉及檔案建設(shè)系統(tǒng)。在當(dāng)前的信息社會(huì)中，建立文書檔案檢索系統(tǒng)是非常必要的。

3.7 建立完善的辦公室文書檔案管理制度

辦公室應(yīng)該在當(dāng)前文書檔案管理的基礎(chǔ)上建立一套完善、適合本單位情況的辦公室文書檔案管理制度，以便文書檔案管理工作更好、更順利、更高效運(yùn)行。根據(jù)具體問題具體分析的辦法，可以針對(duì)文書檔案管理員、檔案使用者提出的難題，逐步將需要增加的新需求加入規(guī)章制度中，制定出來的規(guī)章制度會(huì)更加完整、科學(xué)且具有操作性。規(guī)章制度的建立，目的在于執(zhí)行。首先，領(lǐng)導(dǎo)者必須起帶頭作用，從意識(shí)上、行動(dòng)上支持文書檔案管理工作，要求各部門嚴(yán)格按照文書檔案管理制度貫徹執(zhí)行；其次，單位要做好文書檔案管理員思想教育工作，為其提供良好的工作環(huán)境和待遇，促使其用心做好工作；最后，文書檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，并將執(zhí)行過程中遇到的問題及時(shí)反饋解決，保證辦公室文書檔案管理更好地服務(wù)于單位。

4 結(jié)束語

綜上所述，在新形勢(shì)的背景下，企業(yè)單位若想更好地提升文書檔案管理工作質(zhì)量，就必須要重視文書檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)能力，并不斷完善文書檔案管理制度，加強(qiáng)信息化建設(shè)水平，還要為文書檔案管理工作提供良好的環(huán)境，讓企業(yè)單位通過提高文書檔案管理工作質(zhì)量，來加強(qiáng)內(nèi)部管理水平。