地籍檔案管理存在的問題及措施分析

劉美杉

（青島市城陽區自然資源局，山東 青島 266109）

隨著社會經濟水平的不斷提高，我國土地資源管理也成了地籍檔案管理的核心內容。為了有效管理好土地資源，使每一寸土地都能得到充分利用，土地管理部門需要不斷創新地籍檔案管理體系，促進其在土地的數據收集、管理中充分發揮作用，使土地管理部門不僅能夠清楚掌握當前土地的數量及質量，了解當前土地的使用、建設用地的現狀等情況，在面對土地權屬變更等問題上還能及時進行監督，為人們的土地生產、用地建設等提供更好的服務，進而滿足我國經濟的深入發展的需求。

1 地籍檔案的概述

地籍檔案也就是指在地籍管理中所記錄的土地位置、數量、用途、權屬、界址等信息，在此記錄過程中通過不同形式所形成的活動具有保存、參考價值的，比如：地籍管理中采用文字進行記錄、也可以是采用圖表或是磁帶、磁盤的形式進行記錄，以上這些活動都稱為地籍檔案。在地籍檔案管理中，其主要工作內容是按照檔案管理的原則和要求，對土地進行科學的管理，如：土地數據收集、整理、統計、歸檔、保管等地籍檔案資料進行管理，為土地管理部門提供準確、全面的土地利用現狀數據服務。

2 地籍檔案管理的作用

在科學技術高速發展背景下，對地籍檔案管理工作也提出了更高的要求，為了滿足當前社會發展需求，推進地籍檔案管理現代化、信息化發展，地籍檔案管理人員需要不斷豐富地籍檔案管理的內容，創新地籍檔案管理的工作模式，使土地登記檔案的作用能夠充分發揮出來。具體作用如下：

2.1 促進作用

多年來，我國因為土地問題所引發的問題一直不斷，其中，土地權屬所引發的糾紛占了大部分。為了有效降低、減少這類問題的發生，在土地管理中通過運用地籍檔案管理，能夠有效地消除土地權屬所引發的各類問題，以確保土地權屬可以清晰，土地得到規范利用，土地交易能夠安全，為我國經濟發展和社會穩定充分發揮了地籍檔案管理的促進作用。

2.2 保護作用

在傳統的土地管理中，由于人們土地權屬登記意識低，沒有對土地進行權屬登記，使得土地權屬糾紛問題不斷，人們的土地得不到保障。自從應用地籍檔案進行土地管理，并將當前土地依據我國土地管理相關條例規定進行權屬登記后，任何企業、單位或個人不能占有，這也進一步對取得產權證土地的發揮了保護合法權利的作用。

2.3 規范作用

在土地管理中，為了防止出現欺詐等不正當交易行為，土地管理部門通過采用地籍檔案管理，對土地進行確權登記，使土地權屬都能明確、清晰。同時，也是維護土地權利人的合法利益。為此，必須要充分發揮地籍檔案規范管理的作用，因為只有對土地依法進行確權登記，才能建立公平、公正的土地市場，才能清楚掌握土地市場交易情況，避免出現為了達到目的而采用欺詐手段的行為，進一步規范土地市場。

2.4 預防作用

在地籍檔案管理中，土地所反映出來的信息都是以宗地為基礎，如：宗地的幾何描述、宗地上設施設備的價值以及土地權益等信息的記錄等，這些檔案信息的記錄可以為土地稅收、銀行貸款等部門提供相關參考依據，從而有效降低金融風險；而地籍檔案信息的公開查詢，可以為土地交易、置業購房人員提供全面的信息服務，以減少購房者的經濟風險，進一步將地籍檔案管理預防金融風險的作用充分發揮出來。

3 地籍檔案管理中存在的主要問題

在土地管理中，運用地籍檔案管理中雖能有效降低土地權屬糾紛等問題，但由于地籍檔案數量比較大，技術含量比較高，形式也比較多樣，保管比較分散和周期長以及具有動態及現實性等特點，使得地籍檔案管理過程中存在許多問題，嚴重阻礙了地籍檔案管理水平的提升，具體問題如下：

3.1 保護管理制度不健全

當前，由于部分地區地籍檔案管理人員仍存在比較看重業務，對檔案管理工作不重視的現象，使得一些地籍檔案不能在規定時間內及時提交到檔案管理人員手上保管，而是存放在業務科室辦公室內，這也導致部分地區存在地籍檔案保護制度不健全，地籍檔案資料信息存在缺失、保管不理想的現象頻頻發生。如：有些業務人員由于保存室空間有限，直接就將檔案放置于業務科室辦公室內，使檔案與業務人員同處一個辦公室內，這種做法對檔案的保管是非常不利的，還有可能給檔案埋下安全隱患；而檔案借閱規章制度的不健全，導致一些檔案被借閱后不能及時歸還，從而造成地籍檔案被弄丟，很多檔案數據信息與實際上不符合的現象頻出。

3.2 檔案處理技術水平低

伴隨著地籍檔案信息量的逐漸增長，地籍檔案管理人員的不足現象愈加明顯，加上受到傳統檔案管理模式的影響，當前很多地區的地籍檔案處理工作仍處于一半工作人員手動管理，一半信息化管理的階段，這也使得地籍檔案人員在處理土地信息資料時，不能細致的對土地資料進行收集、整理再歸檔保管，而是直接將這些土地資料放到檔案室算是完成任務，導致很多地籍檔案信息資料被擱置得不到充分利用，土地利用效率低。

此外，由于地籍檔案室儲存設施設備落后，大多需要依靠人力來完成檢索工作，而人工檢索時間長，工作效率比較低，很難從地籍檔案真實需求去分類管理，而無法滿足當前社會發展對土地信息的利用需求。

3.3 缺乏檔案專業人才

當前，部分地區地籍檔案管理人員大多只是經過簡單的業務培訓，卻沒有經過系統性專業知識教育培訓，在面對土地資料信息查詢、歸類、保管等工作時，他們的業務知識能力、管理水平都無法滿足當前工作需求；此外，部分地區管理層對檔案工作重視程度不夠，使得檔案工作沒能設立專門檔案管理人員，而是由其他業務人員代為管理，這種不合理的人員安排，導致土地檔案管理缺乏專業的管理人才，使得土地檔案管理工作被忽，土地利用效率低，嚴重影響到地籍檔案管理水平的提升。

4 提升地籍檔案管理水平的對策

根據上文土地檔案管理中所存在的問題可以看出，若想地籍檔案充分發揮其管理作用，進而提高土地的利用效率，提升土地檔案管理水平，就必須運用科學、合理的管理措施，通過不斷創新、不斷完善地籍檔案管理中的各項制度，以推進地籍檔案管理工作模式的創新，同時，加強地籍檔案管理設施設備以及地籍檔案管理隊伍的建設，進一步提升地籍檔案業務能力及管理水平。具體管理對策如下：

4.1 提高地籍檔案管理意識，促進檔案管理工作的創新

由于地籍檔案管理是一項內容雜亂，瑣碎事情比較多的工作，如果要做好地籍檔案管理工作，自然離不開各個部門的配合與支持。畢竟，在土地管理過程中，有很多原始資料都是產于土地各項業務活動中。基于此，有必要提高各個相關部門領導層與業務工作人員地籍檔案管理意識，通過學習檔案的相關法律法規來提升他們的檔案意識以及檔案法律規章觀念，以此推進地籍檔案管理工作的順利開展。

此外，還需要不斷豐富地籍檔案工作人員的專業知識，使他們能夠掌握創新的檔案管理理論知識，因為創新的理論知識是提升地籍檔案管理水平和技術水平的重點，檔案人員的理論知識若沒有進步，那么，檔案工作只能原地踏步。可見，檔案管理人員唯有掌握創新的檔案理論知識，才能在土地的收集、整理、歸檔儲存、利用上運用現代信息化、數字化技術進行處理，以確保土地檔案能夠保持檔案的原始性、真實性、保密性。同時，不斷創新土地檔案管理工作，進一步推動地籍檔案管理的深入發展。

4.2 完善檔案管理設備建設，引進地籍檔案信息化管理

在土地檔案管理中，其技術水平的提升離不開檔案部門硬件的建設，為此，需要加大土地檔案硬件的資金投入，避免出現土地檔案庫房與辦公室混用的現象。如：對基層地籍檔案庫房與業務辦公室同為一室的情況進行整改，單獨建設一個土地專用檔案室，專門用于土地檔案資料的儲存保管。

此外，在地籍檔案管理中，還需不斷引進信息化技術，提升土地檔案管理技術的創新。如：通過在土地檔案管理中利用信息化技術與電子數據，其保存、備份技術能夠促進電子文件的形成、運行、整理與歸檔。同時，還能促進土地檔案數據的自動處理、自動歸檔、自動儲存以及實時統計分析，這樣不僅降低紙質的使用率，提升儲存空間的使用率，還能方便土地管理部門隨時隨地查閱。

4.3 優化檔案管理各項制度，推進檔案服務工作的創新

為了有效提升地籍檔案管理水平，提高地籍檔案管理服務質量，在檔案管理過程中，必須要對地籍檔案的立卷、借閱、鑒定、統計、保管、移交等各項管理制度進行優化與落實，使土地檔案的歸類存檔，借閱登記、資料的鑒定與土地數據的統計能夠更加規范化的。而地籍檔案管理制度的優化離不開信息化技術的輔助，必須要加強地籍檔案信息化管理，不斷創新地籍數據的錄入、掃描等工作方式，推進計算機信息技術的普及應用，使信息化技術的優勢得到充分的發揮，進而實現地籍檔案信息化、數字化管理，使土地利用得到規范化。與此同時，對于一些不涉及國家機密的地籍信息資料，可以在系統上公開，為各個相關部門提供查閱平臺，進一步提升地籍檔案的服務 質量。

4.4 加強檔案管理隊伍建設，推動檔案人才教育的創新

在現代化社會發展背景下，土地開發利用數據也逐年增長，這就需要地籍檔案管理人員具備專業的檔案知識，以及熟練掌握信息化技術，才能有效做好土地的整體規劃。但在實際土地檔案管理中，仍缺乏能擔當相應工作的專業人才。為此，國土資源管理部門要提高地籍檔案人才建設的重視程度。如：可以通過引進相關專業的高素養、高水平優秀人才，以不斷壯大地籍檔案管理隊伍；而對于在崗的地籍檔案管理人員，可通過安排在崗培訓、在崗繼續教育等方式來推進檔案人才教育的創新，促使他們不斷豐富自身專業知識，提高自身檔案管理水平，以及檔案審核、分析、調配、規劃等各項業務能力，使他們更專業、更高效地完成地籍檔案管理工作。

5 總結

根據上文所述可以看出，土地檔案管理作為土地管理的基礎工作，其在國家經濟發展中占有十分重要的作用。為此，通過將現代化信息技術引入到地籍檔案管理之中，不斷創新地籍檔案工作模式，完善地籍檔案管理制度，進而提升地籍檔案管理水平與業務能力，為社會經濟發展提供更優質的服務。