城鄉居民養老保險檔案管理中存在的問題及對策分析

常 瑞

（遂平縣城鄉居民社會養老保險服務中心，河南 駐馬店 463000）

城鄉居民社會養老保險檔案管理成效如何，其關乎著投保人的自身權益，甚至還會影響到經辦機構的工作質量及效率。檔案收集和整理工作，實際上指的就是對業務工作予以有效梳理和歸納的一個過程，負責對已完成的業務工作進行回顧總結，繼而不斷積累經驗，為下一步工作的開展奠定基礎。

1 城鄉居民社會養老保險檔案管理的現實意義分析

城鄉居民養老保險檔案屬于群眾養老保險管理工作開展的依據和憑證，整個設立過程中一定要經過嚴格的法律程序審查，在后期的檔案管理中也務必要根據法律文件去執行，如此才能讓檔案更具法律效力，使之成為維護廣大人民群眾合法權益的保障。

城鄉養老保險檔案管理工作是養老保險工作的一種延伸，屬于保險輔助服務項目，通過建立城鄉居民社會養老保險檔案可以推動整個社會保障工作檔案信息化發展進程，并為社會資源的整合與優化奠定堅實基礎。并且通過建立城鄉居民社會養老保險檔案，對社會主義和諧社會的構建也是大有幫助的。就當前時期來說，國內養老保險層次雜亂無章的情況屢見不鮮，并且內容各式各樣，若想對當前社保體系中存在的一系列不良情況加以改善，那么做好城鄉居民社會養老保險檔案管理工作就顯得刻不容緩，唯有不斷提升檔案管理水平和效率，才能在最大限度上滿足城鄉居民養老保險工作中的多元化需求，繼而切實保障最廣大人民群眾的切身利益。

2 城鄉居民社會養老保險檔案管理工作現存問題闡述

1）檔案管理意識薄弱。很多領導看待城鄉居民養老保險檔案管理工作時，思想上存在偏差，誤認為檔案管理工作對單位的發展無益。這樣就會造成在檔案管理工作上投入的資金很少，也就不能及時更新各類軟硬件設備，并且也沒有委派專職人員進行檔案管理，最終造成城鄉居民養老保險檔案管理工作無法照常執行。個別地區鄉鎮社區中甚至沒有設立專門檔案室，重要檔案資料無法做到及時歸檔，防火和防盜以及防潮等工作都沒有做到位，這就極易引發一系列安全事故。專項負責經辦業務的工作人員，其檔案管理意識也很薄弱，對檔案管理的概念認知模棱兩可，再加上手頭業務繁雜，很少有時間去收集和整理資料，以致于影響了養老保險檔案資料的完整性。

2）檔案管理標準模糊。當前時期，城鄉居民養老保險檔案工作管理仍處在初級發展階段，和社會保險檔案相比，二者管理對象迥異，并且沒有樹立明確的運行規范和標準，所以二者在管理水平上存在很大差異。譬如說資料歸檔范圍和整理檔案的方式以及檔案銷毀具體辦法等都未得到明確，也沒有達成真正意義上的分類管理目標與分級管理目標。與此同時，未能明確需要集中統一管理的檔案類型和管理方式，運行機制上也存在諸多漏洞。所以當務之急就是要促進養老保險檔案管理工作的標準化、規范化運行，如此方可循序漸進的提升保險檔案管理效力，讓檔案資源發揮出應有的作用。

3）管理方式較為落后。自國內正式啟動城鄉居民養老保險之日起，保險業務量連年猛增，盡管說很多經辦機構均相繼落實了檔案信息管理，但由于軟硬件設施落后，人才隊伍質量下滑，這些導致城鄉居民養老保險檔案管理模式落后，通常情況下都以人工操作為主，效果差強人意，工作人員在查閱檔案資料時，均會消耗大量的時間和精力，尤其是檔案資料數據統計工作更是難以順利開展，這些都會影響到整個城鄉居民養老保險事業建設。

4）工作人員業務能力不強。立足于城鄉居民養老保險檔案管理隊伍情況去分析，大多數檔案管理人員均以兼職為主，就算是專職檔案管理者，絕大多數人也都是轉行而來。此類檔案管理團隊沒有接受過正規化、系統化的檔案管理知識培訓，檔案管理專業知識極度匱乏，特別是信息技術應用能力嚴重不足，在從事崗位工作時因循守舊，使用傳統管理方式去操作，這樣便不能從根本上提升檔案管理水平，因此也不能維護廣大人民群眾的切身利益。

3 針對城鄉居民養老保險檔案管理問題的處理對策

1）做好宣傳工作，提升檔案管理意識。正確的做法是，要使用多元化的宣傳手段，日漸拓寬宣傳路徑，從根本上提升單位領導干部和公民的社會保障意識，針對城鄉居民養老保險檔案管理工作，在思想和行動上都要給予重視。黨委和政府要發揮出作用，要對檔案管理工作重視起來，并委任專業工作者就職，處理養老保險檔案管理工作中的資金不足、人手不夠等問題。一定要主動創造條件、創設良好氛圍，促進城鄉居民社會養老保險檔案管理工作進一步發展。還有就是要為經辦人員提供外出學習的機會，不斷增強他們的檔案管理意識，實現檔案管理觀念創新，時刻保持高度責任感，切實加強檔案工作水平，繼而更好更優的為民服務。

2）優化制度，調整管理程序。按照國家《檔案法》和《社會保險法》中的條文規定，制定出城鄉居民養老保險分類細則，期間務必要明確具體保管期限。就各類檔案來說，務必要制定出相應的管理制度，構建完善的制度體系，保障檔案管理工作可以有章可循、有法可依。在收集養老保險檔案資料時，首先便是要確定檔案程序，繼而保障檔案資料可以及時地完成提交和存檔以及保管。不僅要滿足現有工作需求，還要和檔案管理目標相契合，針對文書資料和業務報表以及會計賬簿等多項保險信息，檔案管理者務必要及時做好立卷工作和歸檔工作。

3）增加投入，創新管理方式。城鄉居民養老保險管理機構需要處理好資金匱乏問題，要配置好軟硬件設備，并成立專屬檔案室。還有就是要執行統一化的規章標準，通過計算機聯網使得檔案信息對外共享，另外就是要在檔案管理軟件開發和應用上下功夫，由上級城鄉居民養老保險部門統一指揮實施，軟件要有自動編目和自動檢索等多項功能，如此才能大幅度的提升檔案信息查詢效率，便于后續統計工作更為順暢的開展。

4）加強檔案管理人員的工作水平。旨在保障城鄉居民養老保險檔案管理工作正常有效的開展，一定要全面優化現有管理制度，并且定期組織檔案管理人員培訓活動，使之可以盡快掌握檔案管理工作的流程和相關細節。要注意的是，需要認真開展紙質檔案存檔和培訓等工作，并且還要及時地進行檔案維護，尤其是那些比較正規的檔案資源，先是要將其備份，之后將其封存并妥善保管。當前唯有全面提升檔案管理工作者的職業素養和工作能力，才能促進城鄉居民養老保險檔案管理工作的可持續發展。

4 結束語

綜上所述，城鄉居民養老保險檔案管理工作的重要性不言而喻，其記錄了群眾保費收繳情況，唯有切實加強檔案管理力度，保障檔案的安全性和真實性以及完整性，才能真正維護廣大人民群眾的利益。所以說地方政府以及城鄉社區務必要履行好自身職能，對養老金的發放工作格外重視，同時應用科學合理的方式、方法，從根本上提升檔案管理工作成效，唯有如此才能最大限度上讓檔案資料發揮出作用，為社會主義和諧社會的構建奠定基礎。