提高辦公室文件檔案管理工作質量對策

王 靜

（云南省地方病防治所，云南 大理 671000）

1 辦公室文件檔案管理的特點

辦公室檔案管理需要具備一定安全需求，因為辦公室的文件資源匯集了很多科室的各種資料，這些檔案資源對于很多部門的一些決策管理工作都有很大的影響。其次辦公室文件檔案管理具有一定的系統性，主要是因為這種檔案資源是在日常工作中產生的，與單位的發展息息相關，因此需要對其進行有效的保存和利用。第三，辦公室文件檔案管理具有廣泛性，其涉及的內容很多，包括了單位發展的每一個環節、每一項內容、具體情況、成本支出等，這也就需要辦公室文件檔案管理工作對所有的檔案信息進行準確記錄，并且保證安全性，可以為單位可持續發展予以支持，因此有提高辦公室檔案管理質量非常重要。

2 辦公室文件檔案管理現狀

當前在辦公室文件檔案相關工作存在以下不足，首先是相關理念較為落后，因為辦公室是單位不可或缺職能部門，其內容繁雜，產生資料以及相關信息也是比較多的。如果一些工作人員的觀念相對滯后，對檔案管理工作沒有予以充分的精力，在落實相關任務時仍然采取老舊工作模式，這樣會使得在管理大量的文件檔案時會存在一定的阻礙。

其次，文件檔案制度仍然不夠健全，因為檔案管理工作本身就是一項系統性工作，在過程中會涉及很多細節問題，如果缺乏一套系統而且規范的管理制度作為保障，就會使得其所收集的信息資料不夠完全，所獲取的信息也不夠真實，無法更好的使用檔案資源為單位的發展提供支持。辦公室文件檔案能夠為整個單位開展各項工作提供資源支持，但是由于缺乏健全的管理制度以及管理模式，會導致一些文件在管理過程中缺失，再加上檔案管理工作者自身素質不達標，導致檔案資料等意義無法充分呈現出來。

第三，檔案管理人員的素質有待提升?，F在新時期下，需要檔案管理工作人員具備更高的能力水平，無論是在綜合能力上還是職業道德素養上都需要達到要求。但是一些檔案管理工作往往是由其他部門的員工兼職，這樣就使得這些工作人員精力有限，在開展檔案管理工作時會產生各種各樣的問題，使得檔案資料不夠真實、不夠安全。

3 辦公室文件檔案管理策略

3.1 創新文件檔案管理理念

隨著當下辦公室檔案數量越來內容范圍越來越廣，需要有效地對其實現收集與管理，應當更好地結合當今時代發展的特征以及辦公室的具體工作來加強管理。因此，首先要做的是創新文件檔案管理理念，在傳統的檔案管理工作中，往往需要檔案管理人員對相關檔案進行整理、記錄、編號、收集、保存，而人的精力是有限的，因此在該過程中如果出現某個環節的紕漏，那么會對整個檔案的使用情況管理情況帶來很大的影響。因此需要借助現代化手段來實現檔案管理工作，需要對檔案管理人員進行教育，使其意識到信息化管理的重要性，比如對于一些辦公室的檔案內容，其容量較小，一般通過手動錄入便可以將檔案更好地進行保存和使用，這樣也能夠不斷提高檔案管理水平。對于檔案管理人員來說，也應當意識到檔案管理工作的價值，不僅僅是將檔案進行收集管理就可以完事，而是需要對其進行保護，在日常的工作中要充分地利用檔案資源來開展工作，這樣才能發揮檔案資源的價值。

3.2 完善辦公室文件檔案管理制度

在辦公室文件檔案管理中要完善管理制度，這是提高檔案管理水平的關鍵。很多時候由于一些辦公室的檔案管理制度不夠健全，因此導致相關工作較為落后，在開展一些工作時也會存在紕漏，因此可以從以下幾點來完善檔案管理制度。首先，在辦公室內部可以構建檔案管理責任制，這樣能夠確保對管理人員進行督促，需要管理人員具備更強的責任意識，開展各項工作都要認真仔細，并且輔以獎懲制度來確保各項工作能夠落到實處、有條不紊。對于不同的檔案管理人員，要明確職責，出現問題要能夠找到相應的責任人，并且對其進行適當的處理。第二，在內部要構建檔案安全管理制度，尤其是檔案所包含的內容非常特殊，有可能是一些秘密機密等內容，如果檔案資源遭到泄露可能會出現嚴重的后果，因此要進一步提高檔案管理水平，建立檔案管理人員的安全意識，需要具有權限的人員進入檔案管理系統，保護檔案資源的安全。

3.3 提高檔案管理隊伍業務技能

檔案管理工作有條不紊的開展，需要一支高素質高能力的隊伍提供保障。因此需要檔案管理工作人員具備更強的專業性，在招聘相關工作人員時需要其具備管理工作經驗，這樣才能夠更好地提高管理水平，尤其是當前時代的快速發展，信息化已經成為一種大的趨勢，這就需要更好地提高檔案管理人員的能力。在日常管理工作中要加強對管理人員的培訓，從業務技能方面和職業道德方面綜合加強其職業能力和專業素養，使其意識到檔案管理工作的重要性，這樣才能夠為辦公室文件檔案管理工作的落實與高質量發展奠定基礎。

3.4 充分發揮文件檔案價值

辦公室文件檔案對于單位開展各種工作有著積極的支持價值，因此要充分發揮文件檔案的價值，使得其能夠與各個部門相互協調、提高工作效率。比如在開展工作時，辦公室一些文本答案可以追溯類似工作的開展方法，為其他部門開展類似工作提供經驗，也可以將傳統工作模式工作內容進行歸納總結，形成一套較為成熟的工作方法來指導后續各項工作的開展。通過做好文件檔案管理，可以對工作全過程進行記錄、歸納、匯總，即可以做好對過往工作的負責，也可以對日后新開展工作提供借鑒和指導。檔案資源只有被充分利用其才是有價值的，如果檔案僅僅是被束之高閣，那么其價值根本無法彰顯。單位的管理者以及檔案管理人員都需要具備更新的意識，在檔案管理工作中主動進取，探索一些可行的管理方式，充分發揮文件檔案的價值。

4 結束語

單位在經濟建設項目建設以及自身發展過程中，需要文件檔案提供支持。加強文件檔案管理工作，是單位實現可持續發展的基本考量，需要不斷提高單位檔案管理人員的業務水平、道德素養，也需要革新管理技術，確保檔案管理的準確性與安全性，在信息技術時代有效的接觸現代技術來實現對檔案管理工作的創新與改革，不斷完善管理制度，提高辦公室文件檔案管理水平。