提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量對(duì)策

王 靜

（云南省地方病防治所，云南 大理 671000）

1 辦公室文件檔案管理的特點(diǎn)

辦公室檔案管理需要具備一定安全需求，因?yàn)檗k公室的文件資源匯集了很多科室的各種資料，這些檔案資源對(duì)于很多部門(mén)的一些決策管理工作都有很大的影響。其次辦公室文件檔案管理具有一定的系統(tǒng)性，主要是因?yàn)檫@種檔案資源是在日常工作中產(chǎn)生的，與單位的發(fā)展息息相關(guān)，因此需要對(duì)其進(jìn)行有效的保存和利用。第三，辦公室文件檔案管理具有廣泛性，其涉及的內(nèi)容很多，包括了單位發(fā)展的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一項(xiàng)內(nèi)容、具體情況、成本支出等，這也就需要辦公室文件檔案管理工作對(duì)所有的檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，并且保證安全性，可以為單位可持續(xù)發(fā)展予以支持，因此有提高辦公室檔案管理質(zhì)量非常重要。

2 辦公室文件檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前在辦公室文件檔案相關(guān)工作存在以下不足，首先是相關(guān)理念較為落后，因?yàn)檗k公室是單位不可或缺職能部門(mén)，其內(nèi)容繁雜，產(chǎn)生資料以及相關(guān)信息也是比較多的。如果一些工作人員的觀念相對(duì)滯后，對(duì)檔案管理工作沒(méi)有予以充分的精力，在落實(shí)相關(guān)任務(wù)時(shí)仍然采取老舊工作模式，這樣會(huì)使得在管理大量的文件檔案時(shí)會(huì)存在一定的阻礙。

其次，文件檔案制度仍然不夠健全，因?yàn)闄n案管理工作本身就是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，在過(guò)程中會(huì)涉及很多細(xì)節(jié)問(wèn)題，如果缺乏一套系統(tǒng)而且規(guī)范的管理制度作為保障，就會(huì)使得其所收集的信息資料不夠完全，所獲取的信息也不夠真實(shí)，無(wú)法更好的使用檔案資源為單位的發(fā)展提供支持。辦公室文件檔案能夠?yàn)檎麄€(gè)單位開(kāi)展各項(xiàng)工作提供資源支持，但是由于缺乏健全的管理制度以及管理模式，會(huì)導(dǎo)致一些文件在管理過(guò)程中缺失，再加上檔案管理工作者自身素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，導(dǎo)致檔案資料等意義無(wú)法充分呈現(xiàn)出來(lái)。

第三，檔案管理人員的素質(zhì)有待提升。現(xiàn)在新時(shí)期下，需要檔案管理工作人員具備更高的能力水平，無(wú)論是在綜合能力上還是職業(yè)道德素養(yǎng)上都需要達(dá)到要求。但是一些檔案管理工作往往是由其他部門(mén)的員工兼職，這樣就使得這些工作人員精力有限，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)會(huì)產(chǎn)生各種各樣的問(wèn)題，使得檔案資料不夠真實(shí)、不夠安全。

3 辦公室文件檔案管理策略

3.1 創(chuàng)新文件檔案管理理念

隨著當(dāng)下辦公室檔案數(shù)量越來(lái)內(nèi)容范圍越來(lái)越廣，需要有效地對(duì)其實(shí)現(xiàn)收集與管理，應(yīng)當(dāng)更好地結(jié)合當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的特征以及辦公室的具體工作來(lái)加強(qiáng)管理。因此，首先要做的是創(chuàng)新文件檔案管理理念，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，往往需要檔案管理人員對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行整理、記錄、編號(hào)、收集、保存，而人的精力是有限的，因此在該過(guò)程中如果出現(xiàn)某個(gè)環(huán)節(jié)的紕漏，那么會(huì)對(duì)整個(gè)檔案的使用情況管理情況帶來(lái)很大的影響。因此需要借助現(xiàn)代化手段來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作，需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育，使其意識(shí)到信息化管理的重要性，比如對(duì)于一些辦公室的檔案內(nèi)容，其容量較小，一般通過(guò)手動(dòng)錄入便可以將檔案更好地進(jìn)行保存和使用，這樣也能夠不斷提高檔案管理水平。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，也應(yīng)當(dāng)意識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值，不僅僅是將檔案進(jìn)行收集管理就可以完事，而是需要對(duì)其進(jìn)行保護(hù)，在日常的工作中要充分地利用檔案資源來(lái)開(kāi)展工作，這樣才能發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。

3.2 完善辦公室文件檔案管理制度

在辦公室文件檔案管理中要完善管理制度，這是提高檔案管理水平的關(guān)鍵。很多時(shí)候由于一些辦公室的檔案管理制度不夠健全，因此導(dǎo)致相關(guān)工作較為落后，在開(kāi)展一些工作時(shí)也會(huì)存在紕漏，因此可以從以下幾點(diǎn)來(lái)完善檔案管理制度。首先，在辦公室內(nèi)部可以構(gòu)建檔案管理責(zé)任制，這樣能夠確保對(duì)管理人員進(jìn)行督促，需要管理人員具備更強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，開(kāi)展各項(xiàng)工作都要認(rèn)真仔細(xì)，并且輔以獎(jiǎng)懲制度來(lái)確保各項(xiàng)工作能夠落到實(shí)處、有條不紊。對(duì)于不同的檔案管理人員，要明確職責(zé)，出現(xiàn)問(wèn)題要能夠找到相應(yīng)的責(zé)任人，并且對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚怼５诙趦?nèi)部要構(gòu)建檔案安全管理制度，尤其是檔案所包含的內(nèi)容非常特殊，有可能是一些秘密機(jī)密等內(nèi)容，如果檔案資源遭到泄露可能會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的后果，因此要進(jìn)一步提高檔案管理水平，建立檔案管理人員的安全意識(shí)，需要具有權(quán)限的人員進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，保護(hù)檔案資源的安全。

3.3 提高檔案管理隊(duì)伍業(yè)務(wù)技能

檔案管理工作有條不紊的開(kāi)展，需要一支高素質(zhì)高能力的隊(duì)伍提供保障。因此需要檔案管理工作人員具備更強(qiáng)的專業(yè)性，在招聘相關(guān)工作人員時(shí)需要其具備管理工作經(jīng)驗(yàn)，這樣才能夠更好地提高管理水平，尤其是當(dāng)前時(shí)代的快速發(fā)展，信息化已經(jīng)成為一種大的趨勢(shì)，這就需要更好地提高檔案管理人員的能力。在日常管理工作中要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，從業(yè)務(wù)技能方面和職業(yè)道德方面綜合加強(qiáng)其職業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)，使其意識(shí)到檔案管理工作的重要性，這樣才能夠?yàn)檗k公室文件檔案管理工作的落實(shí)與高質(zhì)量發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3.4 充分發(fā)揮文件檔案價(jià)值

辦公室文件檔案對(duì)于單位開(kāi)展各種工作有著積極的支持價(jià)值，因此要充分發(fā)揮文件檔案的價(jià)值，使得其能夠與各個(gè)部門(mén)相互協(xié)調(diào)、提高工作效率。比如在開(kāi)展工作時(shí)，辦公室一些文本答案可以追溯類似工作的開(kāi)展方法，為其他部門(mén)開(kāi)展類似工作提供經(jīng)驗(yàn)，也可以將傳統(tǒng)工作模式工作內(nèi)容進(jìn)行歸納總結(jié)，形成一套較為成熟的工作方法來(lái)指導(dǎo)后續(xù)各項(xiàng)工作的開(kāi)展。通過(guò)做好文件檔案管理，可以對(duì)工作全過(guò)程進(jìn)行記錄、歸納、匯總，即可以做好對(duì)過(guò)往工作的負(fù)責(zé)，也可以對(duì)日后新開(kāi)展工作提供借鑒和指導(dǎo)。檔案資源只有被充分利用其才是有價(jià)值的，如果檔案僅僅是被束之高閣，那么其價(jià)值根本無(wú)法彰顯。單位的管理者以及檔案管理人員都需要具備更新的意識(shí)，在檔案管理工作中主動(dòng)進(jìn)取，探索一些可行的管理方式，充分發(fā)揮文件檔案的價(jià)值。

4 結(jié)束語(yǔ)

單位在經(jīng)濟(jì)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)以及自身發(fā)展過(guò)程中，需要文件檔案提供支持。加強(qiáng)文件檔案管理工作，是單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的基本考量，需要不斷提高單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、道德素養(yǎng)，也需要革新管理技術(shù)，確保檔案管理的準(zhǔn)確性與安全性，在信息技術(shù)時(shí)代有效的接觸現(xiàn)代技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新與改革，不斷完善管理制度，提高辦公室文件檔案管理水平。