事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與對策

任金航

（黑龍江省農(nóng)墾紅興隆管理局局直城鎮(zhèn)建設(shè)管理局，黑龍江 雙鴨山 155811）

事業(yè)單位有效進行工作，少不了人事檔案監(jiān)管工作的支撐，事業(yè)單位基于檔案的監(jiān)管工作非常注重，自新中國構(gòu)建開始人事檔案管理工作就已經(jīng)步入正軌。人事檔案是事業(yè)單位獲取人才信息的主要來源，進行人才選拔時的重要依據(jù)，直接關(guān)系到事業(yè)單位能否在競爭中站穩(wěn)腳跟。所以，我國事業(yè)單位應(yīng)提高對人事檔案管理工作的重視程度，采取先進的管理措施和手段，對檔案監(jiān)管工作加以改善并健全，讓人事檔案監(jiān)管工作彰顯出本來的價值，推動事業(yè)單位的長足進步。

1 人事檔案管理的價值

對于企業(yè)來說，他們所進行的每一項投入都是為了實現(xiàn)利益最大化；人事檔案管理是價值為上，只有準確了解該管理的價值，才能讓單位的管理高層重視人事檔案管理。事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容組成，一般包含了員工的學(xué)歷、身體健康狀況、政治面貌、工作經(jīng)歷、家庭基本信息等等。目前大部分事業(yè)單位或者機構(gòu)在招聘人才時，都會審核和檢查與之相關(guān)的檔案管理詳情。然而，為了保證單位在招聘時不失公正和準確度，還需將單位自身的人事管理結(jié)構(gòu)進行完善和優(yōu)化。在管理過程中，管理系統(tǒng)能夠有效幫助其進行檔案資料的了解和匯總編寫，將復(fù)雜的管理模式轉(zhuǎn)化為簡便的。除此之外，單位應(yīng)該結(jié)合自身工作人員位置的轉(zhuǎn)變，為其人事檔案管理進行相應(yīng)的調(diào)動安排。在人事檔案管理中，若有素質(zhì)不高的工作人員，應(yīng)該對其進行懲戒和清理，避免單位的運營混亂。目前大部分單位將內(nèi)部的財務(wù)、人事和工作調(diào)動等方面內(nèi)容融合成一個大的體系，但是這樣的整合是否可以有效進行還需要商榷。比如，事業(yè)單位是否可以正確實現(xiàn)其社會職能，這與單位人事管理規(guī)劃和制度的全面性和整體性有很大的關(guān)系。除此之外，事業(yè)單位的內(nèi)部管理重點是人員，若事業(yè)單位可以實時優(yōu)化和提高人事管理制度，那么對于人事管理能力和工作的成果都有很大的強化作用。因此，提高單位的內(nèi)部管理，就能夠提高工作人員的熱情和積極性。

2 事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題分析

1）管理制度欠缺。現(xiàn)階段我國一些事業(yè)單位仍欠缺完善的人事檔案管理工作管理制度，缺少詳實的管理規(guī)范，管理工作渠道不通暢，管理效率低。此外檔案管理人員工作中也存在一定的隨意性，容易導(dǎo)致信息精度下降或者造成檔案遺失，使得人事檔案管理工作雜亂無章、沒有秩序。因此，要構(gòu)造完善的管理制度，使檔案管理工作具備更高的規(guī)范性與高效性。

2）檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完善。現(xiàn)階段人事檔案主要包括兩種形式：一種是傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的人事資料，另一種是伴隨多媒體出現(xiàn)的電子檔案。當(dāng)前，人事檔案的基礎(chǔ)設(shè)施普遍存在配置低、不完善的問題，突出表現(xiàn)是：硬件設(shè)施落后，電子錄用檔案相關(guān)設(shè)備不夠齊全，如計算機、網(wǎng)絡(luò)和掃描儀等設(shè)備嚴重缺乏，造成人事檔案信息化水平較低，限制事業(yè)單位人事檔案管理工作信息化發(fā)展。從業(yè)人員專業(yè)性不強，崗位流動性強，專業(yè)培訓(xùn)不到位，造成人事檔案管理隊伍老齡化、兼職多、不能和現(xiàn)代的信息化發(fā)展水平相適應(yīng)[1]。

3）人事檔案管理信息化建設(shè)嚴重滯后。在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息化時代對人事檔案的管理工作產(chǎn)生了重要影響，傳統(tǒng)的人事檔案監(jiān)管設(shè)備已很難符合社會的要求，限制了人事檔案監(jiān)管工作的推進。部分事業(yè)單位沒有落實檔案管理工作的信息化建設(shè)，依然采用傳統(tǒng)的手工操作，阻礙了檔案管理工作的開展。大部分管理人員在工作中依靠傳統(tǒng)的經(jīng)驗進行，缺乏技術(shù)性和科學(xué)性，增加了人事檔案的保存和管理難度，降低了工作效率和工作質(zhì)量。

3 事業(yè)單位人事檔案管理措施

1）建立健全檔案管理工作制度。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)嚴格按照《檔案法》中的要求，結(jié)合自身實際發(fā)展運行情況執(zhí)行，并對人事檔案管理制度進行不斷完善，使制度可以直接應(yīng)用于管理工作中。事業(yè)單位在按相關(guān)制度督促人事檔案管理人員自主學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)建立激勵制度，比如，管理制度規(guī)定“如果檔案管理人員可以給出具有建設(shè)性的意見與建議時，給予基礎(chǔ)薪資20%的激勵”，那么，在實施細則中就要詳細說明“具有建設(shè)性的意見與建議”包涵信息化系統(tǒng)的優(yōu)化方法、管理路徑優(yōu)化方法、提高管理工作能效方法等方面，使激勵做到有據(jù)可依[2]。

2）完善基礎(chǔ)設(shè)施，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。完善相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備，是順利進行事業(yè)單位人事檔案管理工作的前提。需要按照事業(yè)單位人事檔案管理工作的實際情況，滿足事業(yè)單位人事檔案管理工作新形勢下的信息化需求，如增加檔案管理投入、不斷引進先進的設(shè)備、完善電腦、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施等。同時還應(yīng)該引進先進的信息化管理系統(tǒng)，對全國范圍內(nèi)事業(yè)單位的人事檔案進行統(tǒng)一的管理，實現(xiàn)人事檔案單獨儲存，專人管理，存閱分開，電子查檔，信息共享。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，加強人事檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為事業(yè)單位不能回避的重要工作，完善人事檔案管理的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，已經(jīng)成為人事檔案管理必須解決的難題，工欲善其事，必先利其器，完善人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，是有效提高事業(yè)單位人事檔案管理工作效率的必要條件。除此之外，還應(yīng)該做好事業(yè)單位人事檔案管理信息化的安全防范工作，避免出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)泄露和資源泄漏問題。在此期間，需要檔案管理人員不斷強化自身的信息化意識，重視信息化管理方式在事業(yè)單位人事檔案管理中的高效利用，全面提升其信息化管理水平，避免影響檔案資源利用效率及管理效果等，滿足事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展要求。

3）將信息化建設(shè)應(yīng)用在人事檔案管理工作中。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，科技的廣泛使用改變了我國傳統(tǒng)落后的工作方式，事業(yè)單位的人事檔案管理也應(yīng)引進信息技術(shù)，根據(jù)工作的具體情況，改善工作條件和工作方法。首先，在進行檔案管理工作時，可以利用信息化檔案管理系統(tǒng)將傳統(tǒng)的文字圖像等具體信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息資料，方便工作人員對檔案的調(diào)取，促進人事檔案管理工作順利開展。其次，工作人員在開展工作時，盡可能大范圍地使用計算機軟件、云盤、虛擬儲存空間和大數(shù)據(jù)處理技術(shù)對人事檔案進行保存，保證檔案工作的安全性和保密性，信息技術(shù)的應(yīng)用為人事檔案的儲存節(jié)省了空間，同時也提高了檔案管理工作的效率[3]。

4）建立和強化管理人才團隊。檔案管理人員的專業(yè)能力很大程度上決定著其管理的效果和質(zhì)量，因此單位需要建立和強化管理人才團隊，不斷強化團隊的專業(yè)素養(yǎng)和管理水平，使他們可以在其職位上發(fā)光發(fā)熱，為單位的發(fā)展和進步提供堅實的力量。在錄用相關(guān)管理人員的過程中，也可以提高對人才專業(yè)能力的選擇，讓他們將自己合理的管理思想和相關(guān)經(jīng)驗，落實到單位的檔案管理之中。在檔案之中，會涉及單位員工的很多隱私資料和信息，所以其管理人員的素質(zhì)比較高。在進行信息收集的時候，要求管理人員注意和單位員工的溝通方式。

4 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位的人事檔案信息在單位的發(fā)展中有著舉足輕重的地位，所以，事業(yè)單位應(yīng)提高對人事檔案監(jiān)管工作的注重程度，建立完善的管理制度。通過科學(xué)方法提高事業(yè)單位人事檔案管理水平，從而為單位人事管理工作提供支持。