任金航
(黑龍江省農(nóng)墾紅興隆管理局局直城鎮(zhèn)建設(shè)管理局,黑龍江 雙鴨山 155811)
事業(yè)單位有效進行工作,少不了人事檔案監(jiān)管工作的支撐,事業(yè)單位基于檔案的監(jiān)管工作非常注重,自新中國構(gòu)建開始人事檔案管理工作就已經(jīng)步入正軌。人事檔案是事業(yè)單位獲取人才信息的主要來源,進行人才選拔時的重要依據(jù),直接關(guān)系到事業(yè)單位能否在競爭中站穩(wěn)腳跟。所以,我國事業(yè)單位應(yīng)提高對人事檔案管理工作的重視程度,采取先進的管理措施和手段,對檔案監(jiān)管工作加以改善并健全,讓人事檔案監(jiān)管工作彰顯出本來的價值,推動事業(yè)單位的長足進步。
對于企業(yè)來說,他們所進行的每一項投入都是為了實現(xiàn)利益最大化;人事檔案管理是價值為上,只有準確了解該管理的價值,才能讓單位的管理高層重視人事檔案管理。事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容組成,一般包含了員工的學(xué)歷、身體健康狀況、政治面貌、工作經(jīng)歷、家庭基本信息等等。目前大部分事業(yè)單位或者機構(gòu)在招聘人才時,都會審核和檢查與之相關(guān)的檔案管理詳情。然而,為了保證單位在招聘時不失公正和準確度,還需將單位自身的人事管理結(jié)構(gòu)進行完善和優(yōu)化。在管理過程中,管理系統(tǒng)能夠有效幫助其進行檔案資料的了解和匯總編寫,將復(fù)雜的管理模式轉(zhuǎn)化為簡便的。除此之外,單位應(yīng)該結(jié)合自身工作人員位置的轉(zhuǎn)變,為其人事檔案管理進行相應(yīng)的調(diào)動安排。在人事檔案管理中,若有素質(zhì)不高的工作人員,應(yīng)該對其進行懲戒和清理,避免單位的運營混亂。目前大部分單位將內(nèi)部的財務(wù)、人事和工作調(diào)動等方面內(nèi)容融合成一個大的體系,但是這樣的整合是否可以有效進行還需要商榷。比如,事業(yè)單位是否可以正確實現(xiàn)其社會職能,這與單位人事管理規(guī)劃和制度的全面性和整體性有很大的關(guān)系。除此之外,事業(yè)單位的內(nèi)部管理重點是人員,若事業(yè)單位可以實時優(yōu)化和提高人事管理制度,那么對于人事管理能力和工作的成果都有很大的強化作用。因此,提高單位的內(nèi)部管理,就能夠提高工作人員的熱情和積極性。
1)管理制度欠缺。現(xiàn)階段我國一些事業(yè)單位仍欠缺完善的人事檔案管理工作管理制度,缺少詳實的管理規(guī)范,管理工作渠道不通暢,管理效率低。此外檔案管理人員工作中也存在一定的隨意性,容易導(dǎo)致信息精度下降或者造成檔案遺失,使得人事檔案管理工作雜亂無章、沒有秩序。因此,要構(gòu)造完善的管理制度,使檔案管理工作具備更高的規(guī)范性與高效性。
2)檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完善。現(xiàn)階段人事檔案主要包括兩種形式:一種是傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的人事資料,另一種是伴隨多媒體出現(xiàn)的電子檔案。當(dāng)前,人事檔案的基礎(chǔ)設(shè)施普遍存在配置低、不完善的問題,突出表現(xiàn)是:硬件設(shè)施落后,電子錄用檔案相關(guān)設(shè)備不夠齊全,如計算機、網(wǎng)絡(luò)和掃描儀等設(shè)備嚴重缺乏,造成人事檔案信息化水平較低,限制事業(yè)單位人事檔案管理工作信息化發(fā)展。從業(yè)人員專業(yè)性不強,崗位流動性強,專業(yè)培訓(xùn)不到位,造成人事檔案管理隊伍老齡化、兼職多、不能和現(xiàn)代的信息化發(fā)展水平相適應(yīng)[1]。
3)人事檔案管理信息化建設(shè)嚴重滯后。在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下,信息化時代對人事檔案的管理工作產(chǎn)生了重要影響,傳統(tǒng)的人事檔案監(jiān)管設(shè)備已很難符合社會的要求,限制了人事檔案監(jiān)管工作的推進。部分事業(yè)單位沒有落實檔案管理工作的信息化建設(shè),依然采用傳統(tǒng)的手工操作,阻礙了檔案管理工作的開展。大部分管理人員在工作中依靠傳統(tǒng)的經(jīng)驗進行,缺乏技術(shù)性和科學(xué)性,增加了人事檔案的保存和管理難度,降低了工作效率和工作質(zhì)量。
1)建立健全檔案管理工作制度。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)嚴格按照《檔案法》中的要求,結(jié)合自身實際發(fā)展運行情況執(zhí)行,并對人事檔案管理制度進行不斷完善,使制度可以直接應(yīng)用于管理工作中。事業(yè)單位在按相關(guān)制度督促人事檔案管理人員自主學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上,還應(yīng)建立激勵制度,比如,管理制度規(guī)定“如果檔案管理人員可以給出具有建設(shè)性的意見與建議時,給予基礎(chǔ)薪資20%的激勵”,那么,在實施細則中就要詳細說明“具有建設(shè)性的意見與建議”包涵信息化系統(tǒng)的優(yōu)化方法、管理路徑優(yōu)化方法、提高管理工作能效方法等方面,使激勵做到有據(jù)可依[2]。
2)完善基礎(chǔ)設(shè)施,實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。完善相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備,是順利進行事業(yè)單位人事檔案管理工作的前提。需要按照事業(yè)單位人事檔案管理工作的實際情況,滿足事業(yè)單位人事檔案管理工作新形勢下的信息化需求,如增加檔案管理投入、不斷引進先進的設(shè)備、完善電腦、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施等。同時還應(yīng)該引進先進的信息化管理系統(tǒng),對全國范圍內(nèi)事業(yè)單位的人事檔案進行統(tǒng)一的管理,實現(xiàn)人事檔案單獨儲存,專人管理,存閱分開,電子查檔,信息共享。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,加強人事檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為事業(yè)單位不能回避的重要工作,完善人事檔案管理的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施,已經(jīng)成為人事檔案管理必須解決的難題,工欲善其事,必先利其器,完善人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施,是有效提高事業(yè)單位人事檔案管理工作效率的必要條件。除此之外,還應(yīng)該做好事業(yè)單位人事檔案管理信息化的安全防范工作,避免出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)泄露和資源泄漏問題。在此期間,需要檔案管理人員不斷強化自身的信息化意識,重視信息化管理方式在事業(yè)單位人事檔案管理中的高效利用,全面提升其信息化管理水平,避免影響檔案資源利用效率及管理效果等,滿足事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展要求。
3)將信息化建設(shè)應(yīng)用在人事檔案管理工作中。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,科技的廣泛使用改變了我國傳統(tǒng)落后的工作方式,事業(yè)單位的人事檔案管理也應(yīng)引進信息技術(shù),根據(jù)工作的具體情況,改善工作條件和工作方法。首先,在進行檔案管理工作時,可以利用信息化檔案管理系統(tǒng)將傳統(tǒng)的文字圖像等具體信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息資料,方便工作人員對檔案的調(diào)取,促進人事檔案管理工作順利開展。其次,工作人員在開展工作時,盡可能大范圍地使用計算機軟件、云盤、虛擬儲存空間和大數(shù)據(jù)處理技術(shù)對人事檔案進行保存,保證檔案工作的安全性和保密性,信息技術(shù)的應(yīng)用為人事檔案的儲存節(jié)省了空間,同時也提高了檔案管理工作的效率[3]。
4)建立和強化管理人才團隊。檔案管理人員的專業(yè)能力很大程度上決定著其管理的效果和質(zhì)量,因此單位需要建立和強化管理人才團隊,不斷強化團隊的專業(yè)素養(yǎng)和管理水平,使他們可以在其職位上發(fā)光發(fā)熱,為單位的發(fā)展和進步提供堅實的力量。在錄用相關(guān)管理人員的過程中,也可以提高對人才專業(yè)能力的選擇,讓他們將自己合理的管理思想和相關(guān)經(jīng)驗,落實到單位的檔案管理之中。在檔案之中,會涉及單位員工的很多隱私資料和信息,所以其管理人員的素質(zhì)比較高。在進行信息收集的時候,要求管理人員注意和單位員工的溝通方式。
綜上所述,事業(yè)單位的人事檔案信息在單位的發(fā)展中有著舉足輕重的地位,所以,事業(yè)單位應(yīng)提高對人事檔案監(jiān)管工作的注重程度,建立完善的管理制度。通過科學(xué)方法提高事業(yè)單位人事檔案管理水平,從而為單位人事管理工作提供支持。