事業單位人事檔案管理存在的問題與對策

任金航

（黑龍江省農墾紅興隆管理局局直城鎮建設管理局，黑龍江 雙鴨山 155811）

事業單位有效進行工作，少不了人事檔案監管工作的支撐，事業單位基于檔案的監管工作非常注重，自新中國構建開始人事檔案管理工作就已經步入正軌。人事檔案是事業單位獲取人才信息的主要來源，進行人才選拔時的重要依據，直接關系到事業單位能否在競爭中站穩腳跟。所以，我國事業單位應提高對人事檔案管理工作的重視程度，采取先進的管理措施和手段，對檔案監管工作加以改善并健全，讓人事檔案監管工作彰顯出本來的價值，推動事業單位的長足進步。

1 人事檔案管理的價值

對于企業來說，他們所進行的每一項投入都是為了實現利益最大化；人事檔案管理是價值為上，只有準確了解該管理的價值，才能讓單位的管理高層重視人事檔案管理。事業單位人事檔案內容組成，一般包含了員工的學歷、身體健康狀況、政治面貌、工作經歷、家庭基本信息等等。目前大部分事業單位或者機構在招聘人才時，都會審核和檢查與之相關的檔案管理詳情。然而，為了保證單位在招聘時不失公正和準確度，還需將單位自身的人事管理結構進行完善和優化。在管理過程中，管理系統能夠有效幫助其進行檔案資料的了解和匯總編寫，將復雜的管理模式轉化為簡便的。除此之外，單位應該結合自身工作人員位置的轉變，為其人事檔案管理進行相應的調動安排。在人事檔案管理中，若有素質不高的工作人員，應該對其進行懲戒和清理，避免單位的運營混亂。目前大部分單位將內部的財務、人事和工作調動等方面內容融合成一個大的體系，但是這樣的整合是否可以有效進行還需要商榷。比如，事業單位是否可以正確實現其社會職能，這與單位人事管理規劃和制度的全面性和整體性有很大的關系。除此之外，事業單位的內部管理重點是人員，若事業單位可以實時優化和提高人事管理制度，那么對于人事管理能力和工作的成果都有很大的強化作用。因此，提高單位的內部管理，就能夠提高工作人員的熱情和積極性。

2 事業單位人事檔案管理存在的問題分析

1）管理制度欠缺。現階段我國一些事業單位仍欠缺完善的人事檔案管理工作管理制度，缺少詳實的管理規范，管理工作渠道不通暢，管理效率低。此外檔案管理人員工作中也存在一定的隨意性，容易導致信息精度下降或者造成檔案遺失，使得人事檔案管理工作雜亂無章、沒有秩序。因此，要構造完善的管理制度，使檔案管理工作具備更高的規范性與高效性。

2）檔案基礎設施不完善。現階段人事檔案主要包括兩種形式：一種是傳統的紙質版的人事資料，另一種是伴隨多媒體出現的電子檔案。當前，人事檔案的基礎設施普遍存在配置低、不完善的問題，突出表現是：硬件設施落后，電子錄用檔案相關設備不夠齊全，如計算機、網絡和掃描儀等設備嚴重缺乏，造成人事檔案信息化水平較低，限制事業單位人事檔案管理工作信息化發展。從業人員專業性不強，崗位流動性強，專業培訓不到位，造成人事檔案管理隊伍老齡化、兼職多、不能和現代的信息化發展水平相適應[1]。

3）人事檔案管理信息化建設嚴重滯后。在信息技術快速發展的背景下，信息化時代對人事檔案的管理工作產生了重要影響，傳統的人事檔案監管設備已很難符合社會的要求，限制了人事檔案監管工作的推進。部分事業單位沒有落實檔案管理工作的信息化建設，依然采用傳統的手工操作，阻礙了檔案管理工作的開展。大部分管理人員在工作中依靠傳統的經驗進行，缺乏技術性和科學性，增加了人事檔案的保存和管理難度，降低了工作效率和工作質量。

3 事業單位人事檔案管理措施

1）建立健全檔案管理工作制度。事業單位應當嚴格按照《檔案法》中的要求，結合自身實際發展運行情況執行，并對人事檔案管理制度進行不斷完善，使制度可以直接應用于管理工作中。事業單位在按相關制度督促人事檔案管理人員自主學習的基礎上，還應建立激勵制度，比如，管理制度規定“如果檔案管理人員可以給出具有建設性的意見與建議時，給予基礎薪資20%的激勵”，那么，在實施細則中就要詳細說明“具有建設性的意見與建議”包涵信息化系統的優化方法、管理路徑優化方法、提高管理工作能效方法等方面，使激勵做到有據可依[2]。

2）完善基礎設施，實現現代化管理。完善相關的基礎設備，是順利進行事業單位人事檔案管理工作的前提。需要按照事業單位人事檔案管理工作的實際情況，滿足事業單位人事檔案管理工作新形勢下的信息化需求，如增加檔案管理投入、不斷引進先進的設備、完善電腦、掃描儀等基礎設施等。同時還應該引進先進的信息化管理系統，對全國范圍內事業單位的人事檔案進行統一的管理，實現人事檔案單獨儲存，專人管理，存閱分開，電子查檔，信息共享。隨著我國科學技術的不斷發展，加強人事檔案管理的信息化建設已經成為事業單位不能回避的重要工作，完善人事檔案管理的相關基礎設施，已經成為人事檔案管理必須解決的難題，工欲善其事，必先利其器，完善人事檔案管理的基礎設施，是有效提高事業單位人事檔案管理工作效率的必要條件。除此之外，還應該做好事業單位人事檔案管理信息化的安全防范工作，避免出現網絡泄露和資源泄漏問題。在此期間，需要檔案管理人員不斷強化自身的信息化意識，重視信息化管理方式在事業單位人事檔案管理中的高效利用，全面提升其信息化管理水平，避免影響檔案資源利用效率及管理效果等，滿足事業單位的可持續發展要求。

3）將信息化建設應用在人事檔案管理工作中。隨著信息技術的發展，科技的廣泛使用改變了我國傳統落后的工作方式，事業單位的人事檔案管理也應引進信息技術，根據工作的具體情況，改善工作條件和工作方法。首先，在進行檔案管理工作時，可以利用信息化檔案管理系統將傳統的文字圖像等具體信息轉化為數字信息資料，方便工作人員對檔案的調取，促進人事檔案管理工作順利開展。其次，工作人員在開展工作時，盡可能大范圍地使用計算機軟件、云盤、虛擬儲存空間和大數據處理技術對人事檔案進行保存，保證檔案工作的安全性和保密性，信息技術的應用為人事檔案的儲存節省了空間，同時也提高了檔案管理工作的效率[3]。

4）建立和強化管理人才團隊。檔案管理人員的專業能力很大程度上決定著其管理的效果和質量，因此單位需要建立和強化管理人才團隊，不斷強化團隊的專業素養和管理水平，使他們可以在其職位上發光發熱，為單位的發展和進步提供堅實的力量。在錄用相關管理人員的過程中，也可以提高對人才專業能力的選擇，讓他們將自己合理的管理思想和相關經驗，落實到單位的檔案管理之中。在檔案之中，會涉及單位員工的很多隱私資料和信息，所以其管理人員的素質比較高。在進行信息收集的時候，要求管理人員注意和單位員工的溝通方式。

4 結語

綜上所述，事業單位的人事檔案信息在單位的發展中有著舉足輕重的地位，所以，事業單位應提高對人事檔案監管工作的注重程度，建立完善的管理制度。通過科學方法提高事業單位人事檔案管理水平，從而為單位人事管理工作提供支持。