淺析做好勞動保障檔案管理工作的具體路徑

陳子昂

（淶源縣勞動保障監察大隊，河北 保定 074300）

所謂勞動保障檔案，即指勞動保障工作在各種活動中的記錄，是我國勞動保障局開展日后勞動保障工作的主要參考資料，而管理勞動保障檔案亦是維護群眾合法權益的最佳路徑之一，同時還可推動中國勞動保障工作不斷發展。

1 勞動保障檔案管理工作的作用

勞動保障檔案管理工作是中國人力資源以及社會保障機構的關鍵組成部分，對社會經濟不斷發展具有非常重要的價值意義。與此同時，針對勞動保障檔案管理工作具體內容來講，其是一項非常重要的基礎工作，主要囊括檔案信息體制的創建與優化，為人力資源管理提供相應依據等。此外，勞動保障檔案管理和群眾日常生活聯系密切，例如企業員工下崗、職工崗位晉升以及畢業生就業等，均與勞動保障檔案存在密切聯系。眾所皆知，中國勞動保障檔案部門管理著大學生的學籍與檔案，而大學生畢業后就會使用到檔案，不但能夠為企業和單位提供大學生的真實學歷證明，而且還可為大學生崗位就業提供扎實保障。

2 勞動保障檔案管理工作面臨的問題

1）檔案管理意識薄弱。因我國勞動保障制度發展較晚，因此對檔案管理工作的了解不全面，國家政府對勞動保障檔案管理充足認識，進而就無法構成一套完整系統的檔案管理制度。當前，社會各大企業僅僅將工作重點放置在勞動保障與社會保障方面，未能真正意識到勞動保障檔案管理工作具有的重要作用，所以在勞動保障檔案管理具體開展進程中仍然存有檔案雜亂的情況，導致許多重要檔案丟失。

2）檔案管理方式陳舊。在現代日新月異的信息化時代下，勞動保障檔案管理工作無法與高新技術脫離，然而在檔案現實管理進程中應用高新技術并未普及，檔案管理網絡化、信息化、現代化水平較低。而且，在檔案具體管理進程中仍然選擇運用一些傳統落后的方法，譬如人工抄寫與紙質儲存等方式，無法跟緊現代社會發展目標和發展方向。在檔案實際管理中應用此種方法，極易導致勞動保障檔案信息的丟失與記錄錯誤。盡管某些地區勞動保障檔案已逐漸實現信息化、網絡化管理，然而并未能將管理工作人員與計算機及關于軟件進行有機結合，導致管理成效和管理質量不斷降低。

3）工作人員水平較低。檔案管理工作具有極強的政治性與規范性，由此即要求管理工作人員具備優秀的專業能力和綜合素養，只有這樣，才可以做好檔案管理工作。然而在現實工作中，許多單位與企業在安排檔案管理工作者時十分隨意散漫，重視程度未能達到檔案管理對人員的要求，而且很多單位及企業內部檔案管理人員均不是對應專業畢業，也未能經過系統嚴格的訓練，還有一部分檔案管理人員身兼數職，無法專心開展檔案管理工作，長期下去，就會造成單位及企業內部檔案管理工作混亂，致使企業員工檔案材料不完善、不準確，進而在一定程度上對勞動保障機構辦理員工離職、退休等相關工作形成極大困擾。

3 勞動保障檔案管理工作的具體改進路徑

1）完善健全檔案管理制度。規范標準的勞動保障檔案管理制度，是保障檔案管理工作合理化、科學化、專業化開展的基礎，因此必須創建一套完整健全的檔案管理制度。在這一制度中對檔案管理進行明確規定，確保檔案管理工作的精準化與專業化。尤其是針對部分分散材料的搜集工作，此種檔案資料因集中性比較差，所以搜集起來會面臨諸多困難，然而這部分分散性資料蘊藏著諸多寶貴資料，因此檔案管理工作人員必須秉承“寧愿錯收，不可放過”的基礎原則展開檔案資料的收集和整理。由此，即需創建起完善健全的檔案收集制度，對檔案資料的搜集作出明確清晰的規定，落實各種檔案資料的具體提取程序，確保檔案資料在提取前和提取后保持一致。另外，必須重視失業人員所對應的勞動保障檔案管理，這針對下崗工作人員而言十分重要，會對他們未來再次就業產生直接影響。

2）提升工作人員專業素養。伴隨我國勞動保障工作腳步的不斷增快，其工作內容也在持續增加，因此檔案管理工作人員素養優劣會對勞動保障檔案工作管理成效和管理質量產生直接影響。要想提升檔案管理工作人員的綜合素養與專業水平，則應當開展專業化、科學化管理，明確勞動保障檔案管理工作人員的具體任務及責任，而且還需要對工作人員展開專業知識與技術培訓，加強他們對我國勞動保障檔案管理工作的了解及認識，并根據自身管理經驗展開技術溝通，從檔案管理工作的每個環節對其管理工作人員展開全面指導，提升檔案管理工作人員對檔案應有的分析能力與認知能力。其次，強化檔案管理工作人員對現代計算機以及管理軟件的了解與運用。隨著現代社會經濟和科技的不斷發展，檔案管理工作正逐漸向著信息化、網絡化、技術化、數字化邁進，因此，檔案管理工作人員必須掌握操作計算機與管理軟件的能力，完善檔案管理工作人員的知識架構，確保其可以熟練有效的應用現代化手段與技術對勞動保障檔案展開正確管理，真正實現檔案入機與檔案聯網，如此不斷有效節省了儲存各種檔案的空間，而且還可確保檔案的真實性與完整性。利用計算機對勞動保障檔案進行管理，還可節省查詢檔案的時間，提升管理工作人員的工作質量和工作成效，為其更好展開勞動保障檔案管理工作奠定扎實基礎。

3）實現檔案的信息化管理。由于勞動保障工作與職工就業、失業問題息息相關，而且還會對職工自身社會保障金領取情況產生直接影響，由此可見，勞動保障檔案包含大量信息，具有極強的專業性，亦是十分關鍵的參考資料，因此實現檔案信息化、網絡化管理是一件急迫的事情。以往檔案資料記錄模式一般都是使用人工抄寫的方法，此種方法不但效率低，還極易出現書寫錯誤，無法充分保障檔案應有的真實性以及可靠性，并且如果人工抄寫檔案資料保存時間過長，就極易出現字跡模糊、不清的情況，導致檔案資料與信息的丟失。隨著現代科學技術的不斷發展，將現代信息技術和網絡技術應用到勞動保障檔案管理工作中，是跟緊時代發展潮流的一種特殊表現，運用現代高新技術管理勞動保障檔案，能夠有效完成檔案收集、檔案整理以及檔案移交等相關工作，提升檔案管理成效和管理質量。除此之外，將現代信息化技術融入到勞動保障檔案管理中，不但能夠簡化查閱檔案的各個流程，而且還能節約各部門與相關領導查詢檔案資料的時間，提升檔案管理工作人員的工作成效以及勞動保障檔案整體利用率，充分發揮勞動保障檔案的作用和價值。

4 結語

綜上所述，勞動保障檔案管理工作與群眾利益息息相關，要想得以全面發展，則必須明確管理工作中存在的問題，并尋找到對應解決策略。現如今，檔案管理工作已無法適應現代社會發展腳步，故而必須完善勞動保障檔案管理體系、管理方法和管理手段，充分發揮檔案的社會價值與功能，只有這樣，才可把社會保障工作貫徹落實，才可有效保障人民群眾的各項利益。