淺談檔案管理工作如何服務(wù)國企發(fā)展

鄭 倩

（中鐵十八局集團(tuán)第四工程有限公司，天津 300350）

1 國企檔案管理提升質(zhì)效的意義

1）檔案管理的特點(diǎn)。國有企業(yè)檔案資料所涉及的環(huán)節(jié)很廣、種類也水漲船高。包括與企業(yè)經(jīng)營管理和發(fā)展建設(shè)有關(guān)的原始記錄，記錄著未公開、未申請專利的知識和技術(shù)，各種設(shè)計資料、圖紙數(shù)據(jù)以及企業(yè)發(fā)展沿革的文檔、照片等等等。國企檔案本身所存在的復(fù)雜性、特殊性和多樣性，決定了在檔案資料的管理環(huán)節(jié)和層面如果出現(xiàn)管理不嚴(yán)、檔案外流、資料殘缺不全、應(yīng)付交差、弄虛作假、偏差和誤差明顯、移交不及時、歸檔停滯、材料分散等問題，就會造成了檔案移交不及時，從而給檔案管理工作造成了巨大的壓力和困難。

2）檔案管理的工作態(tài)度。國有企業(yè)檔案管理崗在應(yīng)以“專責(zé)、專職、專業(yè)”工作精神，及時、快速、便捷對資料進(jìn)行統(tǒng)一驗(yàn)收和接取，在經(jīng)營管理和發(fā)展建設(shè)計劃、目標(biāo)完成或某一階段結(jié)束后，及時與相關(guān)負(fù)責(zé)人員按規(guī)定辦理交接手續(xù)，在接收的過程中，仔細(xì)認(rèn)真地查驗(yàn)資料的完整性，防止材料的破損與缺失。秉持迅速落實(shí)，快速辦理，細(xì)心周全的原則，加強(qiáng)檔案管理，確保流轉(zhuǎn)順暢。

2 筆者對于檔案管理實(shí)踐的認(rèn)識和經(jīng)驗(yàn)

1）檔案借閱工作。在檔案借閱工作中，筆者需要做好各類檔案、發(fā)票及各類證件的日常借閱工作確保不出差錯，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，妥善保管好檔案，確保檔案的安全和保密性。配合外部機(jī)構(gòu)檢查借閱及稽核部常規(guī)檢查借閱等大批量檔案的借閱工作。

2）檔案歸檔后續(xù)整理裝訂工作。在檔案裝訂工作中，筆者嚴(yán)格按照各類文件的裝訂標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，能夠按照分類及其不同的保管期限和性質(zhì)進(jìn)行裝訂，先是去金屬物，裝訂，包角，編目，裝盒，檢查、入庫，然后把所有的資料歸類整理裝訂成冊，統(tǒng)一編號，逐一編碼。同時考慮檔案進(jìn)行敲頁碼，裝訂，入柜，按編號順序整理、保管存放，并做好后期資料移交后的入庫工作。最后根據(jù)檔案的期限鑒定、分類，進(jìn)行交接清點(diǎn)、編目工作。

3）如何管理好檔案。做過檔案工作的人都知道，檔案管理工作比較瑣碎，只有明確工作的程序、方向，在具體的工作中職業(yè)形成一個清晰的工作思路，才能使檔案管理有章可循。對于如何管理好檔案，筆者有自己的心得，那就是不要被動地被“檔案”管，要主動地管好檔案。一方面注意日常檔案的搜集和整理，定期對檔案進(jìn)行分類和核對，錄入電子版數(shù)據(jù)，方便查詢。一方面定期對檔案更新，確保檔案的有效性。及時更新檔案中的錯誤，確保檔案的準(zhǔn)確性，按照時間或編號對檔案進(jìn)行管理，確保查詢的方便性。

3 檔案管理工作服務(wù)國企的措施和方法

1）提高思想意識。（1）雖然檔案資料的來源主要是國企經(jīng)營管理和發(fā)展建設(shè)活動實(shí)施過程中所產(chǎn)生的各種及時、準(zhǔn)確、可靠的信息，但并不是所有看似和與國企有關(guān)的信息都可以成為檔案材料，這需要檔案員必須通過大量細(xì)致耐心的收集、整理、加工和傳遞工作，才可以形成檔案材料的真實(shí)、可信、完整與實(shí)用。同時還要對檔案材料進(jìn)行歸類、匯總、提煉和保管，這樣才會形成有價值的信息資源，才可以成為企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營發(fā)展規(guī)劃的最有效最直接的書面依據(jù)和客觀材料。（2）檔案工作人員應(yīng)重新認(rèn)識檔案工作的內(nèi)核，進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感、光榮感和使命感，努力做到增強(qiáng)責(zé)任意識，提高管理能力，學(xué)習(xí)廣泛的專業(yè)知識，增強(qiáng)閱歷，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)。同時增強(qiáng)自身的管理能力，深刻明確檔案管理趨于數(shù)字化、信息化發(fā)展的未來方向，結(jié)合當(dāng)前崗位，不斷加深對信息化發(fā)展的認(rèn)識，吸取教訓(xùn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，努力將自身打造成為綜合型檔案管理人才。

2）夯實(shí)管理基礎(chǔ)。（1）實(shí)現(xiàn)檔案管理崗位充分理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，落實(shí)決策管理層的期望值，我始終堅持工作就是服務(wù)的思想觀念，服務(wù)于企業(yè)的需要，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)和同事，以增強(qiáng)服務(wù)意識和細(xì)致服務(wù)作為檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，力爭完整清晰地體現(xiàn)檔案管理工作的內(nèi)涵價值和顯性成果，在具體的工作中形成清晰的工作思路，使檔案管理有章可循。（2）不要被動地被“檔案”管，要主動地管好檔案。注意日常檔案的搜集和整理，定期對檔案進(jìn)行分類和核對，錄入電子版數(shù)據(jù)，方便查詢。定期對檔案更新，確保檔案的有效性。及時更新檔案中的錯誤，確保檔案的準(zhǔn)確性，按照時間或編號對檔案進(jìn)行管理，確保查詢的方便性。

3）創(chuàng)新工作機(jī)制。（1）按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。引進(jìn)績效管理模式，嚴(yán)格考核制度，使各部門和檔案工作專業(yè)人員在思想上重視，業(yè)務(wù)上加強(qiáng)。（2）做好檔案交接的記錄，保證檔案系統(tǒng)、完整、整理規(guī)范、便于保存、查找。對企業(yè)經(jīng)營管理和發(fā)展建設(shè)中的各個環(huán)節(jié)中形成的各項(xiàng)原始性資料，把好三關(guān)：一是把好接收關(guān)，認(rèn)真檢查檔案質(zhì)量，對不符合規(guī)定的退回補(bǔ)充、糾正，直到達(dá)到要求為止，切實(shí)保證歸檔質(zhì)量。二是把好整理關(guān)，對接收的檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝盒、入庫，做到整齊規(guī)范、排列有序、查找方便。三是把好借閱關(guān)，借閱檔案一定要填寫查、借閱單，有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字方可借閱，杜絕各類檔案丟失，損毀和泄密事件發(fā)生。

4）增強(qiáng)管理力度。（1）在日常管理工作中，一方面加強(qiáng)檔案保管，除了采用設(shè)備進(jìn)行防盜、防火、防塵、防潮等外同時還要做到四勤：勤察備、勤整理、勤回收、勤修補(bǔ)，使檔案達(dá)到了不散、不亂、不丟、不壞，有效地保護(hù)檔案的完整與安全。一方面設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，制定、完善檔案的收集、歸檔、整理制度，嚴(yán)格檢查驗(yàn)收程序，加快對標(biāo)達(dá)標(biāo)進(jìn)度。（2）狠抓業(yè)務(wù)技能，檔案工作是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、繁瑣的工作，科學(xué)的工作態(tài)度和具有較高的專業(yè)知識是從事檔案工作必須的職業(yè)技能。為提高檔案人員的業(yè)務(wù)技能，組織相關(guān)人員開展檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，學(xué)習(xí)《檔案法》和檔案管理等法規(guī)條例。把檔案保管安全工作重點(diǎn)從事后處理轉(zhuǎn)到事前防范上來。

5）開展互評互查。（1）采用“請進(jìn)來”的辦法，派檔案管理人員參加上級檔案管理部門舉辦的檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)講座，促進(jìn)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)科學(xué)的專業(yè)知識，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握檔案工作的內(nèi)在規(guī)律，不斷增強(qiáng)檔案意識。（2）快速提升檔案管理工作的整體水平，組織分管領(lǐng)導(dǎo)和專管人員做到定期檢查，開展互查、互評活動，引導(dǎo)檔案管理和工作人員在活動中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、取長補(bǔ)短。實(shí)現(xiàn)忙而不亂，有條不紊，并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)加以推廣，充分發(fā)揮典型示范作用的目標(biāo)，既夯實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)、務(wù)實(shí)、細(xì)致、到位的工作原則，也做到熱心、恒心、耐心和細(xì)心，從而不斷完善檔案制度，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷探索創(chuàng)新檔案工作的規(guī)范化、制度化與科學(xué)化措施方法。

5 結(jié)語

國有企業(yè)的蓬勃發(fā)展，牽扯到保證企業(yè)經(jīng)營管理和發(fā)展建設(shè)活動的穩(wěn)定、連續(xù)、順利，和維護(hù)生產(chǎn)建設(shè)過程中的安全與質(zhì)量，這對于服務(wù)民生公益，造福社會群眾意義重大，影響深遠(yuǎn)。國有企業(yè)檔案管理就是要善于去發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)和內(nèi)容，真正樹立起服務(wù)企業(yè)、促進(jìn)發(fā)展、服務(wù)社會、促進(jìn)民生的榜樣作用。