試論檔案管理中的聲像檔案管理策略

金偉杰

（上海航空工業(yè)（集團）有限公司，上海 201204）

1 聲像檔案的主要特征

聲像檔案作為檔案管理中的重要組成部分，其與其他數(shù)據(jù)信息有著較大的區(qū)別，而且大都是相關(guān)單位、社會組織以及企業(yè)經(jīng)過長期發(fā)展后所形成的影像資料，在本質(zhì)上有著較高的利用價值。其主要有著以下幾種特征，其一直觀形象特征，聲像檔案基本上都是由聲音以及視頻的方式進行存儲管理，而且該方式對于一些實踐能夠進行詳細的記錄，更加具有客觀性，這不僅可以切實提升檔案的真實性與可信度，更可以形象直觀的展現(xiàn)在人們面前。其二，內(nèi)容真實特征，聲像檔案基本上都會涵蓋一些文字內(nèi)容，而且照片文字所闡述的內(nèi)容都與事實相符，具有較高的參考價值，其能夠有效的反映出歷史文化，在整個檔案管理中，其保存的完整性與資料的真實性及所起到的參考效用價值有著密切關(guān)聯(lián)。其三，廣泛性特征，聲像資料并不是針對一個領(lǐng)域中的文化內(nèi)容進行相關(guān)的儲存，其涵蓋的內(nèi)容較為廣泛，不僅涉及了各地區(qū)的歷史背景、政治文化以及經(jīng)濟情況等，還詳細記載了我國社會在發(fā)展進程中的種種變化，并通過照片、錄像帶、光盤、錄音等方式進行全面收集儲存，以不同的形式存在[1]。

2 現(xiàn)代檔案管理中的聲像檔案管理策略

2.1 增強聲像檔案管理意識

檔案管理工作因涵蓋了各領(lǐng)域的信息，與社會發(fā)展有著密切關(guān)聯(lián)，因此不僅要依靠檔案管理單位，更需要各部門對此加強重視度，并做好全方位的管控工作，以此來保證聲像檔案訊息保存的完整性。在此首先應(yīng)當(dāng)提高全民檔案管理意識，并組織各新聞媒體等部門做好相應(yīng)的宣傳協(xié)助工作，以此來引發(fā)社會大眾的關(guān)注度，為檔案管理工作的順利開展奠定堅實的基礎(chǔ)[2]。其次還應(yīng)當(dāng)加強宣傳教育，將一些實例作為宣傳契機，從而才能達到全民以及各部門共同協(xié)助推進的根本目的。

2.2 健全完善的聲像檔案管理制度

俗話說得好：“無規(guī)矩不成方圓”，規(guī)則的制定并不是為了限制事物的發(fā)展動向，其根本目的是推動事物朝向既定軌道穩(wěn)定前行，只有借助完善的管理制度，才能讓事物在原定計劃內(nèi)保質(zhì)保量的完成，當(dāng)然在聲像檔案管理中亦是如此。若想提升聲像檔案管理質(zhì)量，檔案管理單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際情況及發(fā)展需求制定合理的管理制度，并明確各環(huán)節(jié)的操作流程及標(biāo)準(zhǔn)，從資料的收集、整合、歸檔以及最后的統(tǒng)一管理等全過程都需要有嚴格的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，以此來保證治療的完整性。同時，為了避免出現(xiàn)資料丟失等問題發(fā)生，還需要對借閱過程及用途進行嚴格審核，對于一些需進行長期保存的資料檔案應(yīng)當(dāng)定期進行整合分類后送至檔案館進行儲存，確保其能夠在后期發(fā)揮出功能價值[3]。其次，基于聲像資料的價值性，檔案管理單位應(yīng)當(dāng)將責(zé)任落實到個人，將制度貫徹至各環(huán)節(jié)中，使其形成完整的管理體系，以便于在后期發(fā)生問題時能夠有理可據(jù)，且可以及時追究相關(guān)負責(zé)人的責(zé)任，這不僅能夠提升各級工作人員的責(zé)任意識，更可以起到有效的規(guī)范作用，使其能夠在工作中擺正工作態(tài)度，認識到自身位置的重要性，并嚴格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)展開操作，從根本上降低因人為因素所導(dǎo)致的聲像檔案管理問題發(fā)生，從而保證聲像檔案儲存管理的整體質(zhì)量。

2.3 加強聲像檔案歸檔管理

根據(jù)以往工作經(jīng)驗來看，聲像檔案管理流程的規(guī)范合理性與聲像資料儲存質(zhì)量有著密切關(guān)聯(lián)，因此相關(guān)部門需對此加強重視度，做好流程細化工作，確保每一步驟的合理性，一般情況下，聲像資料歸檔存儲流程都是科室-檔案室-檔案館，這些流程之間有著環(huán)環(huán)相扣的特點，若其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會對資料的存儲質(zhì)量造成較大的影響。同時，聲像資料還有著重要等級劃分，對于重點的資料更要確保每一環(huán)節(jié)的工作與原定規(guī)范相符，并對資料收集狀態(tài)進行實時監(jiān)測，通過溝通交流的方式了解其動態(tài)方向。其次，因一些聲像資料在社會攝錄人員手中，在此還需要派遣專業(yè)素養(yǎng)較強的工作人員進行面對面交接，上門對其進行征集。最后，隨著時代的發(fā)展與變遷，各種聲像資料有著分散性特征，為了能夠?qū)⑵溆行У氖占須w檔，還需要協(xié)同當(dāng)?shù)卣约案鞑块T以發(fā)公告以及上門實地尋求等形式對其進行收集整合，而且對于一些價值性較高的聲像資料，可以采取有償征集或者個人代存的方式[4]。

2.4 強化聲像檔案保存管理

鑒于聲像資料的價值性，相關(guān)管理部門若想保障其完整性，還需要做好相應(yīng)的保存管理工作，因為部分聲像資料會受到外界各種主客觀因素的影響，對存儲環(huán)境有著較高的要求，為了滿足這一需求，在此就需要及時引進現(xiàn)代高新技術(shù)設(shè)備，對庫房進行全面改建，按照各聲像資料的特點及材質(zhì)等制定多個存儲室，而且恒溫、恒濕、防磁是存儲最基本條件，檔案管理部門需要保證每個存儲室都有配套設(shè)備。同時對于一些重要的資料建議進行單獨密閉存放，并保證庫房遠離水源、火、光源，在此還要進行消磁工作，以免磁場干擾導(dǎo)致聲像資料受到損壞。其次相關(guān)管理人員還應(yīng)當(dāng)加大監(jiān)督巡查力度，定期對其進行檢查，以便于能夠及時發(fā)現(xiàn)存儲過程中所存在的問題并及時解決處理，在此還可以在不影響資料原件質(zhì)量的前提下，采取復(fù)制、刻錄的方式，運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段轉(zhuǎn)換存儲方式，以此來有效延長各聲像資料的存儲時間，從而才能從根本上提升其應(yīng)用價值。

2.5 提高管理人員的業(yè)務(wù)能力

管理人員作為聲像檔案存儲工作的參與者與實施者，其專業(yè)技能水平及綜合素養(yǎng)直接決定著檔案管理工作的整體質(zhì)量，在此需要定期對其展開培訓(xùn)教育，并引進國內(nèi)外先進的工作經(jīng)驗及技術(shù)手段，切實提升其專業(yè)素養(yǎng)及責(zé)任意識，而且隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與進步，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛運用在各行各業(yè)中，當(dāng)然檔案管理工作也不例外[5]。因其涵蓋了眾多的資料，單純的依靠人力很難完成，而且精準(zhǔn)性無法得到有效保障，而信息技術(shù)就在此發(fā)揮了重要作用，因此還需要保證檔案管理人員能夠熟練操作計算機，以此來為后期聲像資料存儲管理信息化發(fā)展趨勢奠定堅實的基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

綜上所述，聲像檔案資料內(nèi)容中不僅涵蓋了企事業(yè)單位的發(fā)展變化趨勢，更與當(dāng)?shù)厣鐣麟A層的政治文化內(nèi)容息息相關(guān)，這些聲像資料不僅有著較高的參考價值，更是歷史變遷的主要表現(xiàn)，因此相關(guān)部門就需要對此加強重視度，并根據(jù)實際情況采取針對性的儲存管理方式，從而才能保證聲像資料能夠在后期實現(xiàn)其本質(zhì)上真正的價值。