芻議事業單位增強辦公室檔案管理的措施

白紀梅

（南充市烈士陵園服務中心，四川 南充 637000）

通過對檔案資料的查閱，能夠了解事業單位內部信息資源。檔案管理在事業單位發展過程中存在著重要作用，進而需要不斷增強檔案管理工作，使之能夠推動事業單位實現更好的發展。其中，辦公室檔案管理的增強，不只是需要先進管理思想，還需運用新型管理技術，確保檔案管理工作能夠穩定、高效的落實，推動事業單位向著正確的方向發展。

1 增強事業單位辦公室檔案管理創新的意義

辦公室檔案管理屬于事業單位管理工作的基礎內容之一。隨著事業單位的持續改革，內部管理形勢越發復雜，檔案信息也在不斷地發生變化。對此，增強辦公室檔案管理，屬于事業單位實現更好發展的必須。首先，增強辦公室檔案管理能夠確保事業單位各項工作的順利進行，為工作提供資料支持，打好發展基礎，做出科學的決策；其次，能夠加強不同部門的良好合作，立足于各方面狀況進行交流，實現資源共享，推動工作效率的提高，降低出現沖突與矛盾的概率；再次，可促進管理人員科學化管理水平的提高。根據對各類檔案資料信息的掌握，了解下屬工作開展情況，進而為人才招聘、人員使用等提供幫助，也能夠結合檔案信息表現出來的變化狀況，實施人才選拔、增強績效管理等工作，進而建立起公平、和諧的競爭環境，加強人力資源綜合管理效能；另外，現階段事業單位發展水平正在持續的提高，社會化競爭形勢十分嚴峻，辦公室檔案管理逐漸由紙質化向著電子化的方向進行轉變，可調動檔案管理工作人員的積極性，運用各類統計信息技術等處理問題與整理資料，最終加強自身能力[1]。

2 事業單位辦公室檔案管理的原則

現階段，加強事業單位辦公室檔案管理，并非盲目的模仿和隨波逐流，而是需要嚴格遵循相關原則：其一，動態結合原則。事業單位辦公室檔案管理涉及的信息隨時都在發生變化，會受到時間推移以及形勢變化的影響，因此管理工作應對信息進行及時更新，健全檔案管理制度，進而加強檔案管理規范性；其二，權責利明確的原則。針對辦公室檔案管理涉及的各方，需要對實際責任和權利進行明確，進而保證他們能夠對自身職責予以積極的履行，加強合法權利應用能力；其三，規范性和靈活性原則。規范性主要表現為需要結合國家制定的政策、行業規范、工作實際等增強辦公室檔案管理，滿足統一要求。同時，還應根據事業單位實際狀況與發展戰略等，對辦公室檔案管理內容框架和方式等進行動態調整，進而讓辦公室檔案管理可以靈活的開展[2]。

3 增強事業單位辦公室檔案管理工作效率的具體對策

3.1 健全檔案管理信息化工作體制

隨著信息時代的到來，事業單位辦公室需要進行處理的檔案信息逐漸增多，雖然這讓單位建設擁有了完善的數據參考，但也為辦公室檔案管理工作帶來了調整，怎樣對新檔案信息進行正確運用，屬于需要深入探究的問題。同時，傳統信息檔案管理模式難以滿足當下信息管理發展提出的新要求，事業單位辦公室應根據自身工作具體情況，和信息化系統技術特點，構建完善的管理體系，對不同部門與工作人員的職責進行明確，量化具體責任，建立科學的管理標準，重視績效考核與監督工作，進而讓檔案管理工作更加規范。在此過程中，數字檔案屬于主要方向，其不只是擁有便利性強的特點，還能夠加強存儲安全性[3]。

例如，需要由事業單位職能部門負責人員牽頭，立足于更大層面建立檔案管理工作條例，并在其中對辦公室檔案部門人員配置、職能等進行明確規定，進而調動員工發揮主觀能動性，如此一來除了能夠展現出事業單位對辦公室檔案管理的重視之外，還可以掌握管理工作的重難點。并且，在此過程中需要對信息化時代特點進行全面分析，就算無法對現階段的先進信息化技術進行考慮與應對，也需要預留充足的彈性空間，構建創新機制與容錯機制，支持與鼓勵員工在實踐中將自身創造能動性發揮出來，創新工作模式與方法，加強工作效率。

3.2 完善文書檔案的管理跟歸檔制度

事業單位辦公室檔案管理工作人員需要詳細了解文書檔案管理的時間、歸檔規模、保管時間等，再根據不同辦公室工作狀況，結合有關制度充實各部門的責任，并明確不同類型檔案管理程序。管理人員需要針對檔案類型運用集中保管的方式，避免出現擅自留下使用的狀況。同時，在文書檔案管理方面，應立足于相關要求優化和調整檔案管理規章制度，進而對辦公室文書檔案管理需求予以滿足。對文書檔案進行收集、歸檔時，還應明確以下內容：其一，歸檔期限。明確設置歸檔期限，對不同期限類別的材料實施分類保管，防止出現檔案丟失等情況。同時，設置檔案期限還可以讓日常管理工作更加便捷，進而加強辦公室檔案管理人員對于工作的積極性；其二，歸檔范圍。明確歸檔范圍時，應維持適應性和針對性，在結合了企業發展戰略以及市場環境的基礎上，進行文書檔案歸檔范圍的合理確定，在此基礎上獲得良好的檔案管理效果。

3.3 轉變服務意識，加強責任意識

事業單位健康、穩定的發展，和辦公室檔案管理工作之間存在著緊密的聯系[4]。現階段，許多事業單位并未意識到辦公室檔案管理的重要性，進而導致檔案作用得不到發揮，只是安排一般行政人員對檔案管理工作進行負責，沒有掌握到檔案管理在事業發展中所具備的服務性作用。對此，事業單位各部門需要積極探索辦公室檔案管理的方式，形成科學的服務觀念，在新形勢下通過涉及創新性特點的現代化科學管理方式管理辦公室檔案，使檔案管理工作能夠連貫起來，促進工作質量的提高，并做到與時俱進，增強創新。同時，在此過程中，相關工作人員需要樹立起正確的主人意識，辦公室檔案管理存在著特殊性質，涉及面廣，處理信息量大，所以事業單位領導需給予更多重視，并對相應責任進行細化，認識到小得失誤也會產生大范圍危害，復雜的工作需要條分縷析的安排,由此責任意識的強化，應當是一項持之以恒、不可松懈的任務和責任。

3.4 增強對辦公室檔案管理人員的培訓力度

事業單位辦公室檔案管理人員作為檔案管理工作的執行者，自身職業素質和檔案管理能力和辦公室檔案管理效果之間存在著緊密的聯系。合格的檔案管理人員，不只是需要擁有檔案管理技能和經驗，還應對檔案管理知識體系予以全面的更新，主動積極參與檔案管理培訓工作，進而提高管理水平與業務素養。針對辦公室檔案管理中遇到的問題，檔案管理人員需要向上級部門進行及時的匯報，然后提出相應的解決措施，確保檔案管理工作的有序進行[5]。就剛進入檔案管理工作崗位的員工而言，應落實好專業技能培訓工作，培訓結束后應考核其對于理論知識的掌握情況和實踐能力，順利通過考核后才可以正式進入崗位開展檔案管理工作，如此一來方可確保辦公室檔案管理工作可以嚴格遵循流程實施，加強檔案管理效果和質量。

3.5 提高對檔案資料保密的重視程度

隨著信息化時代的到來，事業單位辦公室檔案管理人員應給予檔案使用價值更多的關注積極創新工作方法，辦公室檔案工作需要更多的包容度，以及接受新型信息與工作方式的能力。需要注意的是，在此過程中，通過對信息技術的運用能夠提高工作效率，但會導致管理工作風險上升，在虛擬空間中應給予檔案保密性更多的重視。現階段，信息丟失與泄露演變成了全球性問題，對此事業單位需做好辦公室檔案的備份、分散存儲工作，并增強技術防范水平，確保檔案資料安全保障工作的有效性。另外，科學的反饋機制能夠讓檔案管理思路更加清晰，發現安全問題后可第一時間進行反映。所以，構建科學的信息體系，除了能夠確保信息安全之外，還可以增強服務水平。

4 結語

綜上所述，隨著時代的持續發展，人們生活與工作方式產生了巨大的變化，在此背景下思想認識水平得到了全面提升。近年來，管理意識深入人心，憑借科學、高效的管理，可以發揮出良好的約束和規范作用。在新形勢下，事業單位辦公室檔案管理工作需進一步增強，有關部門與工作人員需針對工作中的問題，制定相應的解決措施，正確運用信息技術，推動辦公室檔案管理工作向著更加規范的方向進行發展，并展現出應有的價值和作用。