企業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理探討

馬 亮

（國能新朔鐵路有限責(zé)任公司，內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 010300）

檔案管理是一個(gè)企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分，不僅能夠?qū)ζ髽I(yè)的知識(shí)資源和信息資源進(jìn)行收集和保護(hù)，同時(shí)也能夠促進(jìn)企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)的有效開展，有助于企業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展。本文就企業(yè)檔案管理工作作一粗淺探討，談一些自己的見解，愿與同行一起切磋。

1 檔案規(guī)范化管理的重要性

企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量在一定程度上反映了企業(yè)的管理水平。企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營過程中會(huì)基于具體事項(xiàng)的需求記錄一些歷史資料，比如企業(yè)發(fā)展中會(huì)對(duì)業(yè)績進(jìn)行記錄，所以相關(guān)的業(yè)績資料會(huì)留存在檔案中，為了在后期能夠快速有效地調(diào)取資料，就要做好檔案管理工作。在日常工作中，快速調(diào)取資料了解公司發(fā)展?fàn)顩r，有利于促進(jìn)企業(yè)未來持續(xù)健康發(fā)展。在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)下，要在實(shí)踐中不斷創(chuàng)新管理理念，引進(jìn)新的管理方式，保證檔案的完整性、真實(shí)性。除此之外，企業(yè)檔案記錄了企業(yè)的各項(xiàng)具體活動(dòng)，管理人員根據(jù)檔案記錄資料可以及時(shí)對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)，了解過去發(fā)展中的不足，在進(jìn)一步發(fā)展中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，制定更科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃。

2 企業(yè)檔案規(guī)范化管理目前存在的問題

1）檔案缺乏專業(yè)人員負(fù)責(zé)。檔案是企業(yè)的痕跡，它記錄了企業(yè)發(fā)展的歷程，而有些檔案目前沒有被高度的重視，因此，只有很少的企業(yè)對(duì)檔案管理方面分配專業(yè)的人員進(jìn)行負(fù)責(zé)。沒有專業(yè)的人員負(fù)責(zé)，就說明企業(yè)的高層管理人員沒有對(duì)自己公司的檔案有著很好的認(rèn)識(shí)，同樣，專業(yè)人員缺乏也會(huì)導(dǎo)致檔案無人管理。檔案管理這個(gè)名詞聽起來容易，但是從企業(yè)建立開始發(fā)展至今，有著無數(shù)的記錄，這需要專業(yè)人員一點(diǎn)一點(diǎn)的進(jìn)行查證、分類并歸攏起來，方便下一次的查閱或者拿出來當(dāng)做證據(jù)。專業(yè)人員會(huì)比非專業(yè)人員更加注意檔案的收集與歸檔，分類也更加的細(xì)化和項(xiàng)目類別化。專業(yè)人員的缺少直接導(dǎo)致檔案放置混亂，沒有好好儲(chǔ)存導(dǎo)致檔案丟失或者損壞都會(huì)給企業(yè)的發(fā)帶來不利的影響，甚至還會(huì)因?yàn)闄n案的缺失造成企業(yè)倒閉，因此，檔案管理的發(fā)展管理需要更加專業(yè)化。

2）檔案管理建設(shè)缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃。結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際看，其具有極為明顯的綜合性特征，內(nèi)容輻射到不同學(xué)科、不同領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)。企業(yè)如果沒有在發(fā)展過程中重視檔案管理工作和未來發(fā)展趨勢(shì)，就會(huì)使得檔案系統(tǒng)存在巨大的缺陷，也會(huì)導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)面臨巨大的漏洞修補(bǔ)困難，甚至無法再對(duì)現(xiàn)存檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充完善[1]。

3 企業(yè)單位檔案管理改革的建議

1）重新構(gòu)建檔案管理業(yè)務(wù)流程。首先，需要優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，需要對(duì)企業(yè)單位部門的環(huán)節(jié)流程進(jìn)行梳理，充分清理好檔案部門和其他部門之間的往來，然后對(duì)企業(yè)單位全體成員對(duì)于檔案信息的錄入、編制以及對(duì)信息的檢索、利用、處理等各個(gè)流程做出具有針對(duì)性的設(shè)計(jì)和職業(yè)規(guī)劃。第二，通過制度的方式將企業(yè)單位業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化，重新對(duì)流程規(guī)劃以及未來發(fā)展進(jìn)行審視。最后，將電腦技術(shù)充分納入人員的考核標(biāo)準(zhǔn)，使得企業(yè)單位的工作人員能夠更充分的了解流程的運(yùn)作。

2）制定和完善管理制度。管理工作需要管理體制和制度進(jìn)行規(guī)范。在檔案管理工作實(shí)踐中，需要企業(yè)制定的完善管理機(jī)制，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況建立相應(yīng)的檔案管理制度。企業(yè)管理制度的制定需要從企業(yè)性質(zhì)方面考慮，必須保證一致性。對(duì)于企業(yè)而言，檔案管理人員處理信息時(shí)必須關(guān)注經(jīng)濟(jì)利益，這樣才能夠促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。對(duì)于企業(yè)單位而言，建立相應(yīng)的制度和機(jī)制更為重要。檔案管理人員在工作中必須保證信息的全面性、真實(shí)性，日常以服務(wù)為重點(diǎn)。除此之外，利用制度加強(qiáng)管理，保證管理工作嚴(yán)格按照流程進(jìn)行。

3）實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。在做好傳統(tǒng)檔案工作的同時(shí)，應(yīng)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對(duì)科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，使檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的檔案。實(shí)現(xiàn)資源共享，大大提高檔案工作效率。企業(yè)也應(yīng)加大投入，解決好科技檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵問題，應(yīng)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，使科技檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體保管，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的檔案實(shí)體的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理。隨著社會(huì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)體制的改革，企業(yè)必須要注重自身矛盾的特殊性，要關(guān)注自身的發(fā)展問題，結(jié)合實(shí)際情況，不斷完善檔案管理體系，制定出更加符合自身的因地制宜的制度[2]。

4）培養(yǎng)專業(yè)人才。專業(yè)人才缺少直接導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理無法順利的進(jìn)行，高素質(zhì)的專業(yè)人才是每個(gè)企業(yè)都需要的，能夠提高企業(yè)的整體素質(zhì)。從學(xué)習(xí)目的、學(xué)習(xí)角度、學(xué)習(xí)方法、學(xué)習(xí)內(nèi)容等等多種學(xué)習(xí)方式，來對(duì)人才進(jìn)行培養(yǎng)，打造出全方面的人才。將理論與實(shí)際內(nèi)容相結(jié)合，讓他們?cè)趯W(xué)習(xí)的過程中實(shí)踐，根據(jù)不同類型的人開展不同的教育方式，因材施教，讓他們知道什么樣的學(xué)習(xí)方法適合自己，并能夠在實(shí)踐的過程中找到適合自己的檔案管理方法。對(duì)于檔案管理工作必須要有專業(yè)化的管理人員，才能起到高效的管理水平。提高管理人才的整體素質(zhì)，將檔案管理專業(yè)人員培養(yǎng)成全面型人才，不僅僅在檔案管理領(lǐng)域上出色表現(xiàn)，同時(shí)能夠在企業(yè)其他職位上也能展示出自己的才能[3]。

5）重視檔案管理工作，對(duì)檔案進(jìn)行電子普查。企業(yè)單位在長期的信息化建設(shè)過程中，需要對(duì)檔案的信息化管理保持一定的關(guān)注，并且通過完善相關(guān)機(jī)制體系來推動(dòng)信息化成為現(xiàn)實(shí)。因此，企業(yè)要推動(dòng)檔案電子普查工作的步伐，通過對(duì)海量檔案信息的查缺補(bǔ)漏，刪除內(nèi)部無價(jià)值的內(nèi)容，借助信息平臺(tái)及電子技術(shù)等對(duì)檔案展開全面清查，對(duì)檔案各自的內(nèi)容及價(jià)值進(jìn)行清晰界定，確保全部的檔案資料足夠?qū)嵱谩目傮w上看，這能夠幫助企業(yè)單位有效節(jié)約資金、人力成本，提升檔案管理的準(zhǔn)確性及經(jīng)濟(jì)性[4]。

6）重新組建檔案管理組織的架構(gòu)。通過以上的討論得知，若想充分實(shí)現(xiàn)企業(yè)單位檔案管理方面的改革，就需要在它組織框架上大下功夫。對(duì)于企業(yè)單位檔案管理的本身，可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)管理的信息化，對(duì)于組織結(jié)構(gòu)的改革，可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才歸入到管理組織的結(jié)構(gòu)中。然后大力培養(yǎng)專業(yè)人才、現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才與檔案管理人才，從而達(dá)到雙管齊下的目的。要不斷的引進(jìn)新技術(shù)，吸引大量人才，進(jìn)而充分實(shí)現(xiàn)改革創(chuàng)新。比如，單位需要積極引進(jìn)新型人才，注重管理團(tuán)隊(duì)的同時(shí)，要對(duì)檔案管理工作人員的職業(yè)技能進(jìn)行考核，從而對(duì)職業(yè)技能不達(dá)標(biāo)的員工進(jìn)行培訓(xùn)，從本質(zhì)上提高檔案管理服務(wù)的工作質(zhì)量。除此之外，需要企業(yè)單位有意識(shí)的培養(yǎng)員工的創(chuàng)新性思維，改變以往的定型思路，從而讓員工積極的接受信息化改革浪潮下的新型管理模式，為檔案管理模式的平穩(wěn)過渡提供有力的保障[5]。

4 結(jié)束語

企業(yè)檔案管理是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，企業(yè)的檔案越完整，發(fā)展的路上就會(huì)越有底氣，更容易發(fā)展和升級(jí)，在進(jìn)行檔案管理的同時(shí)，也要加大檔案重要性的宣傳，讓更多的人了解企業(yè)檔案的重要性，提高人們普遍的認(rèn)識(shí)。根據(jù)分析當(dāng)前企業(yè)檔案管理的問題，提出相應(yīng)的對(duì)策和建議，加快企業(yè)的發(fā)展，還要結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展?fàn)顩r，進(jìn)行適合自己企業(yè)的檔案管理模式。