企業單位檔案工作規范化管理探討

馬 亮

（國能新朔鐵路有限責任公司，內蒙古 鄂爾多斯 010300）

檔案管理是一個企業經營管理的重要組成部分，不僅能夠對企業的知識資源和信息資源進行收集和保護，同時也能夠促進企業的研發、生產、經營、管理等活動的有效開展，有助于企業的創新和發展。本文就企業檔案管理工作作一粗淺探討，談一些自己的見解，愿與同行一起切磋。

1 檔案規范化管理的重要性

企業檔案管理工作的質量在一定程度上反映了企業的管理水平。企業在日常生產經營過程中會基于具體事項的需求記錄一些歷史資料，比如企業發展中會對業績進行記錄，所以相關的業績資料會留存在檔案中，為了在后期能夠快速有效地調取資料，就要做好檔案管理工作。在日常工作中，快速調取資料了解公司發展狀況，有利于促進企業未來持續健康發展。在當前社會經濟發展形勢下，要在實踐中不斷創新管理理念，引進新的管理方式，保證檔案的完整性、真實性。除此之外，企業檔案記錄了企業的各項具體活動，管理人員根據檔案記錄資料可以及時對工作進行總結，了解過去發展中的不足，在進一步發展中總結經驗，制定更科學的發展規劃。

2 企業檔案規范化管理目前存在的問題

1）檔案缺乏專業人員負責。檔案是企業的痕跡，它記錄了企業發展的歷程，而有些檔案目前沒有被高度的重視，因此，只有很少的企業對檔案管理方面分配專業的人員進行負責。沒有專業的人員負責，就說明企業的高層管理人員沒有對自己公司的檔案有著很好的認識，同樣，專業人員缺乏也會導致檔案無人管理。檔案管理這個名詞聽起來容易，但是從企業建立開始發展至今，有著無數的記錄，這需要專業人員一點一點的進行查證、分類并歸攏起來，方便下一次的查閱或者拿出來當做證據。專業人員會比非專業人員更加注意檔案的收集與歸檔，分類也更加的細化和項目類別化。專業人員的缺少直接導致檔案放置混亂，沒有好好儲存導致檔案丟失或者損壞都會給企業的發帶來不利的影響，甚至還會因為檔案的缺失造成企業倒閉，因此，檔案管理的發展管理需要更加專業化。

2）檔案管理建設缺乏長遠規劃。結合檔案管理信息化建設的實際看，其具有極為明顯的綜合性特征，內容輻射到不同學科、不同領域的專業知識。企業如果沒有在發展過程中重視檔案管理工作和未來發展趨勢，就會使得檔案系統存在巨大的缺陷，也會導致檔案管理信息化建設面臨巨大的漏洞修補困難，甚至無法再對現存檔案資料進行補充完善[1]。

3 企業單位檔案管理改革的建議

1）重新構建檔案管理業務流程。首先，需要優化業務流程，需要對企業單位部門的環節流程進行梳理，充分清理好檔案部門和其他部門之間的往來，然后對企業單位全體成員對于檔案信息的錄入、編制以及對信息的檢索、利用、處理等各個流程做出具有針對性的設計和職業規劃。第二，通過制度的方式將企業單位業務流程標準化，重新對流程規劃以及未來發展進行審視。最后，將電腦技術充分納入人員的考核標準，使得企業單位的工作人員能夠更充分的了解流程的運作。

2）制定和完善管理制度。管理工作需要管理體制和制度進行規范。在檔案管理工作實踐中，需要企業制定的完善管理機制，根據企業發展的實際情況建立相應的檔案管理制度。企業管理制度的制定需要從企業性質方面考慮，必須保證一致性。對于企業而言，檔案管理人員處理信息時必須關注經濟利益，這樣才能夠促進企業發展。對于企業單位而言，建立相應的制度和機制更為重要。檔案管理人員在工作中必須保證信息的全面性、真實性，日常以服務為重點。除此之外，利用制度加強管理，保證管理工作嚴格按照流程進行。

3）實現檔案資源共享。在做好傳統檔案工作的同時，應用現代化計算機網絡信息技術，對科技檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，使檔案管理模式由傳統的檔案逐步轉變為現代化的檔案。實現資源共享，大大提高檔案工作效率。企業也應加大投入，解決好科技檔案信息化建設的關鍵問題，應用現代化計算機網絡信息技術，使科技檔案管理模式由傳統的檔案實體保管，逐步轉變為現代化的檔案實體的數字化、網絡化信息管理。隨著社會的發展，經濟體制的改革，企業必須要注重自身矛盾的特殊性，要關注自身的發展問題，結合實際情況，不斷完善檔案管理體系，制定出更加符合自身的因地制宜的制度[2]。

4）培養專業人才。專業人才缺少直接導致了企業檔案管理無法順利的進行，高素質的專業人才是每個企業都需要的，能夠提高企業的整體素質。從學習目的、學習角度、學習方法、學習內容等等多種學習方式，來對人才進行培養，打造出全方面的人才。將理論與實際內容相結合，讓他們在學習的過程中實踐，根據不同類型的人開展不同的教育方式，因材施教，讓他們知道什么樣的學習方法適合自己，并能夠在實踐的過程中找到適合自己的檔案管理方法。對于檔案管理工作必須要有專業化的管理人員，才能起到高效的管理水平。提高管理人才的整體素質，將檔案管理專業人員培養成全面型人才，不僅僅在檔案管理領域上出色表現，同時能夠在企業其他職位上也能展示出自己的才能[3]。

5）重視檔案管理工作，對檔案進行電子普查。企業單位在長期的信息化建設過程中，需要對檔案的信息化管理保持一定的關注，并且通過完善相關機制體系來推動信息化成為現實。因此，企業要推動檔案電子普查工作的步伐，通過對海量檔案信息的查缺補漏，刪除內部無價值的內容，借助信息平臺及電子技術等對檔案展開全面清查，對檔案各自的內容及價值進行清晰界定，確保全部的檔案資料足夠實用。從總體上看，這能夠幫助企業單位有效節約資金、人力成本，提升檔案管理的準確性及經濟性[4]。

6）重新組建檔案管理組織的架構。通過以上的討論得知，若想充分實現企業單位檔案管理方面的改革，就需要在它組織框架上大下功夫。對于企業單位檔案管理的本身，可以借助網絡技術平臺實現管理的信息化，對于組織結構的改革，可以通過網絡技術人才歸入到管理組織的結構中。然后大力培養專業人才、現代的網絡技術人才與檔案管理人才，從而達到雙管齊下的目的。要不斷的引進新技術，吸引大量人才，進而充分實現改革創新。比如，單位需要積極引進新型人才，注重管理團隊的同時，要對檔案管理工作人員的職業技能進行考核，從而對職業技能不達標的員工進行培訓，從本質上提高檔案管理服務的工作質量。除此之外，需要企業單位有意識的培養員工的創新性思維，改變以往的定型思路，從而讓員工積極的接受信息化改革浪潮下的新型管理模式，為檔案管理模式的平穩過渡提供有力的保障[5]。

4 結束語

企業檔案管理是企業發展的基礎，企業的檔案越完整，發展的路上就會越有底氣，更容易發展和升級，在進行檔案管理的同時，也要加大檔案重要性的宣傳，讓更多的人了解企業檔案的重要性，提高人們普遍的認識。根據分析當前企業檔案管理的問題，提出相應的對策和建議，加快企業的發展，還要結合企業自身的發展狀況，進行適合自己企業的檔案管理模式。