新形勢(shì)下的單位檔案管理工作的創(chuàng)新路徑分析

李艷紅

（扎賚特旗圖牧吉鎮(zhèn)人民政府，內(nèi)蒙古 興安盟扎賚特旗 137600）

1 事業(yè)單位檔案管理應(yīng)遵守的原則

1.1 科學(xué)性

在創(chuàng)建檔案管理體系時(shí)，必須要遵守和體現(xiàn)出科學(xué)性原則，這樣才能保證檔案管理工作開(kāi)展的合理性和科學(xué)性，更好地滿(mǎn)足檔案管理工作的要求。因此，在進(jìn)行工作創(chuàng)新時(shí)，必須要以科學(xué)精神和理念作為指導(dǎo)，然后采用科學(xué)的手段來(lái)完善檔案管理工作，保證檔案管理工作質(zhì)量和效率。

1.2 實(shí)用性

因?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)容較多，流程復(fù)雜，因此要保證檔案管理工作的規(guī)范性和有效性，在開(kāi)展工作過(guò)程中必須遵守實(shí)用性原則。提升檔案管理工作的實(shí)用性，可以降低檔案管理工作的難度，促使檔案管理人員提高工作效率，推進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的不足之處

2.1 缺乏對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)

在檔案工作影響力增大的同時(shí)，事業(yè)單位的檔案管理工作日益受到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，一些單位已經(jīng)針對(duì)檔案管理工作的不足進(jìn)行優(yōu)化，但多數(shù)事業(yè)單位對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)依舊不是很充分，甚至僅僅改善了基礎(chǔ)的檔案管理形式，添加了一些檔案管理信息設(shè)備，并未對(duì)檔案管理方法和機(jī)制進(jìn)行全面性改革。這使得事業(yè)單位檔案管理的工作效率處于較低水平，給檔案的開(kāi)發(fā)利用形成了不小的阻力。

2.2 事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)不高

從現(xiàn)階段的狀況來(lái)看，許多事業(yè)單位所配備的檔案管理人員還是較為充足的，其也具備豐富的檔案資源管理經(jīng)驗(yàn)，但這些都基于傳統(tǒng)的檔案管理。一旦面對(duì)全新的檔案信息管理方式，許多檔案管理人員的能力尚有所欠缺。再加上一些事業(yè)單位僅僅重視自身的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，缺乏對(duì)檔案業(yè)務(wù)的重視，甚至認(rèn)為檔案工作的開(kāi)展不是那么重要，因而這些事業(yè)單位的檔案管理往往存在較多的問(wèn)題，配備的檔案管理人員嚴(yán)重缺乏管理素養(yǎng)，嚴(yán)重影響了檔案管理的有序開(kāi)展。此外，一些單位的檔案管理培訓(xùn)工作開(kāi)展得不健全，也不利于檔案管理人員素養(yǎng)的提升。

2.3 檔案管理信息化程度低

隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，各行各業(yè)都加強(qiáng)了對(duì)信息技術(shù)的合理利用，檔案的信息化程度也隨之加快，但是在一部分事業(yè)單位中所采用的管理方式依舊過(guò)于傳統(tǒng)，并沒(méi)有加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用。這不僅影響了檔案管理效率，還加大了檔案管理人員的工作量。一些單位雖然已經(jīng)開(kāi)始朝著信息化的方向轉(zhuǎn)化檔案管理，但許多檔案管理人員習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理模式，對(duì)全新的信息化檔案管理缺乏認(rèn)識(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致許多檔案管理工作難以及時(shí)完成。如果事業(yè)單位沒(méi)有對(duì)應(yīng)的信息化人才，那么對(duì)軟件系統(tǒng)的應(yīng)用技能也會(huì)非常欠缺，從而會(huì)影響檔案管理信息化水平。

3 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略的建議

3.1 創(chuàng)新管理思路，借鑒現(xiàn)代管理理念

事業(yè)單位管理與企業(yè)管理存在本質(zhì)的不同，主要表現(xiàn)在工作內(nèi)容和效果評(píng)價(jià)層面，但在管理制度上存在較多的共同之處。事業(yè)單位檔案管理制度存在一定的落后，從根本上來(lái)說(shuō)在于管理理念的落后，主要領(lǐng)導(dǎo)干部的思維不進(jìn)步，整個(gè)單位的管理水平便難以提高，無(wú)法跟上時(shí)代的新變化。因此，事業(yè)單位檔案管理工作的升級(jí)優(yōu)化，需要自上而下地創(chuàng)新管理思路，通過(guò)借鑒現(xiàn)代企業(yè)管理制度的一些理念，有機(jī)地融入檔案管理工作中，樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理機(jī)制，提高運(yùn)行質(zhì)量。

3.2 創(chuàng)新制度管理，加強(qiáng)法規(guī)落實(shí)和制度考核

切實(shí)落實(shí)各項(xiàng)管理制度，是保障檔案工作高質(zhì)量開(kāi)展的基礎(chǔ)。一方面，所執(zhí)行的制度要具有先進(jìn)性，事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)的各項(xiàng)制度進(jìn)行梳理和淘汰優(yōu)化，將陳舊刻板的管理制度進(jìn)行改善，特別是檔案管理制度，事關(guān)每一項(xiàng)具體工作，要求制度與實(shí)際工作要嚴(yán)密結(jié)合；另一方面，制度的執(zhí)行必須科學(xué)、穩(wěn)定，不能三天打魚(yú)兩天曬網(wǎng)。在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內(nèi)部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎(chǔ)上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類(lèi)。電子檔案已經(jīng)是大勢(shì)所趨，但在制度層面，還缺乏對(duì)電子檔案的管理優(yōu)化，哪些資料可以?xún)H保存為電子檔案，哪些應(yīng)該同時(shí)保存紙質(zhì)材料，都要嚴(yán)格分類(lèi)和履行。

3.3 創(chuàng)新管理手段，數(shù)字檔案實(shí)現(xiàn)普遍化

檔案管理的優(yōu)化還要考慮具體的執(zhí)行層面，通過(guò)采用現(xiàn)代化的管理設(shè)備和信息技術(shù)，提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。事業(yè)單位要加強(qiáng)內(nèi)部信息化建設(shè)，建立重要檔案及時(shí)申報(bào)備案、普通檔案定時(shí)備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段，促進(jìn)檔案管理工作的不斷完善，充實(shí)事業(yè)單位檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例，紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)手段，但數(shù)字檔案是當(dāng)前的主流手段，如何平衡兩者之間的關(guān)系，確保互補(bǔ)性和安全性，是檔案管理工作需要解決的重要課題。實(shí)際工作中必然會(huì)出現(xiàn)多種偏差，一些資料的處理情況不盡如人意，甚至出現(xiàn)大量資料重復(fù)備案、個(gè)別資料難以查閱的情況。因此，將數(shù)字檔案管理水平提升到戰(zhàn)略層面，成為紙質(zhì)檔案同等重要的水平，具有重要意義。

3.4 創(chuàng)新人才培育機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)

要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的有效優(yōu)化，就不能忽視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)，通過(guò)開(kāi)展定期或者不定期的培訓(xùn)，來(lái)提高他們的檔案管理技能和專(zhuān)業(yè)性，使其能夠熟練掌握和運(yùn)用傳統(tǒng)與現(xiàn)代兩種檔案管理方式。與此同時(shí)，還要注重檔案管理人員素質(zhì)的提升，可以嘗試員工輪崗制，即為員工提供外出培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，提高工作人員檔案管理知識(shí)和技能，使其明確自身職責(zé)，以此促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)、順利地開(kāi)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位作為一個(gè)服務(wù)單位，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)更多的社會(huì)責(zé)任，因此保證事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展十分重要。事業(yè)單位的檔案管理工作直接影響著其發(fā)展，因此事業(yè)單位必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到當(dāng)前工作存在的問(wèn)題和難點(diǎn)，并結(jié)合實(shí)際制定有效的解決辦法，保證檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中的積極作用。