智慧檔案館功能及體系結構分析

李 娜

（河南工學院，河南 新鄉 453000）

時代的發展衍生很多新興技術，新興技術的興起和很多優點逐漸滲透人類社會生活活動進而產生了社會改革和進步，而在信息化技術化時代背景下傳統檔案保存和檔案館逐漸先露出很多弊端和短板，而未來的發展方向開始趨于智慧化、信息化、數字化，這需要傳統的檔案館逐漸向智慧化檔案館轉型并作出科學的自身定位根據定位進行功能和體系結構規劃，更好的發揮自身職能。

1 了解智慧檔案館的意義

大多數人對智慧檔案館知之不詳究竟什么是智慧檔案館？簡單來說就是數字檔案館智能化智慧化，利用大數據和云計算等技術對檔案感知化處理使其智能化，通過這些程序為人民生活工作提供更智能更多元的服務的極具智能化的檔案館。這項信息化建設項目是國家針對性長遠規劃而出的，由于世界各國紛紛實施“智慧地球”戰略，我國在這方面也積極做出響應并投入探索研發工作，并提出了很多理念，以達到逐步讓智能化像信息化一樣滲透生活的各個角落幫助人們更好的生活工作更直觀的提升人民的生活水平和工作質量。

2 智慧檔案館功能相較于傳統檔案館有什么優勢

大多數傳統的工業或者技術都有著相似的特點就是數字化信息化不足且過于依賴人力資源并由人的思維模式進行主導過于片面主管，在傳統檔案館主要注重于傳統檔案的歸檔收集和保養維護其耗費的人力物力資源相對過多且很多維護保管不善都會造成檔案的丟失和缺損，而在信息化時代首先最簡單的檔案保管和維護管理工作就有著質的改變，數字化檔案管理讓檔案管理和維護更加簡單，無論是工作質量還是效率人力資源物力資源占比都更少，同時檔案的利用率和利用程度都得到了更好的開發，無論是查找還是調閱都打破了傳統的時間空間限制，而到了大數據時代數字化檔案館又進行了更為人性化智能化的技術突破和轉變，利用更為高端的技術對檔案進行深層次的解讀解析和整合分析進而使得檔案得到更合理更全面的利用和開發，同時國家積極對智慧化檔案館建設作出相關政策以保障智慧檔案館更好的發展和運用到生活中，通過各種提案和規劃大部分傳統產業數字化進程愈來愈快并形成了新的數字產業幫助政府更好的完成監管和職能提升，逐步實現智慧化檔案館對各個產業進行智能輸出。

同時在與傳統檔案館相比較傳統檔案館的面對群體有限且限制條件過多查閱不方便，著重點在管理上而使用和開發上相對較差，而智慧化檔案館就將二者并重并同時發展，而且面對的群體更加廣泛，更側重在服務方面進行發展，信息化社會和智慧城市建設都對很多產業提出了新的要求，只有多樣化多元化的發展才能更好的為人民群眾的生活工作提供優質的服務，而智慧檔案館的精準人性智能化信息服務可以提供更好的體驗感并更為實用，更直接的滿足了時代下用戶的需求方向和需求量的大幅度增加。

總而言之相比于傳統的檔案館，智慧檔案館對信息的獲取更為簡便快捷，而且獲得的信息更為多樣并具有拓展延伸知識性，同時隨著社會科技的發展讓人民有了更多的搜索手段且知識載體更為豐富讓很多平時很難接觸的知識很容易接觸到，而正是由于這些特點讓智慧檔案館注定成為未來發展的趨勢。

3 智慧檔案館的體系結構分析和功能定位

構架智慧檔案館的體系和結構是根據用戶特點和受眾群體的年齡結構以及工作結構等條件因素決定，需要考察分析公共檔案信息真實的需求量和知識需求方向并不斷利用新技術進行優化新機制進行改革，逐漸將工作細致化例如信息搜集、檔案傳輸、板塊劃分及分析、信息的開發和利用分成板塊進行并有機的結合成一個完整的體系將信息與服務完美銜接保證在最大程度上對用戶的知識檔案需求給予最優反饋和最智能化解讀，并針對生活、娛樂、工作、學習等多個層次進行分類以保證智慧檔案在知識層面有層次性、類別性、完整性、多樣性，而在服務方面以服務作為主體具備感知性、保障性和數據資源處理等性能以保證不同聚到途徑接收捕捉到的信息都會被識別篩選后進行準確細致的分類整合和信息分析開發并逐步跟進管理和分享工作并逐漸形成統一的服務標準和知識信息化數字化覆蓋，逐漸完善智慧檔案館信息數字服務一體化，逐漸達到一體化一站式服務。

4 智慧檔案館的現狀和完善途徑

現在我國的智慧檔案館結構體系還不夠明確和完善，很多方面雖然數字化達到了但是智能化人性化服務尚未達到，需要保證以人為本以服務為主體的原則保證其便捷性和實用性的特點，需要智慧檔案館的技術人員找準切入點將自身的角色和工作職能準確拿捏從一個檔案管理員轉換為知識信息開發者和信息提供服務者，并逐漸貫徹落實服務理念針對不同人群不同需求做出更準確的區分，同時智慧檔案館的工作人員與傳統的工作人員不同，需要具備數據分析發掘能力和大數據分析以及用戶瀏覽搜索習慣分析方便好地做好服務工作，同時要不斷提升檔案館的智慧和服務水平這就需要智慧檔案館的管理人員有著極高的專業素養和知識涉獵技術掌控，也需要相關部門積極引進專業性復合型綜合素質高的人才，并定期不定期對工作人員進行學習培訓工作，針對性進行技能學習和觀摩以及思想工作學習，努力提高綜合素質和服務能力，以保證智慧檔案館的整體水平提升。

在這些工作進行貫徹落實的同時需要針對體系結構和政策進行優化，通過不斷地服務和工作過程中共同研究指定符合實際情況的機制以保證智慧檔案館多元化多層次參與人民群眾的生活活動和企事業單位政府工作當中，并在公眾的關注和監督中進行不斷優化積極聽取各個層面給予的反饋意見和建議，并建立智慧檔案數據庫采用結構化管理或者半結構化以更好的提升工作效率和工作質量，并在整體體系中積極嵌入服務系統，通過一些了技術革新完成保存管理維護服務一體化平臺并逐漸將每個地方區域進行整合逐漸完成全國覆蓋可提供在線服務和異地調閱等功能，進而節省更多的財力物力人力資源逐漸完成智慧化社會建設，就目前為止我國的智慧化建設和社會覆蓋及深入工作還有很長的路要走，需要不斷汲取各種經驗和知識技能并由當地政府積極制定相關政策條例以保證智慧化進程高速高效高質量發展。

5 總結

信息化時代瞬息萬變這個時代信息和檔案就是金錢就是經濟發展的前提，對智慧檔案館的發展進行科學性前瞻可以說潛力巨大是社會發展的趨勢，給人民群眾企事業單位和政府機關的工作提供了更為簡單便利的條件，對整個社會發展和人民生活水平提高有著積極的作用，但是需要針對性建立智慧化檔案館的結構體系和職能定位做出科學規劃才能保證其健康高速發展。