改革人事檔案管理，促進人才資源利用

崔 彥

（河北省人才交流服務中心，河北 石家莊 050051）

人事檔案管理是一個單位人力資源部工作的重點內容在現階段得到了高度重視，通過詳細記錄單位員工的真實履歷在人力資源的優化配置、人才培養考核和職務變化方面具有舉足輕重的作用，在新時期人才流動頻繁和單位持續發展的背景下必須加強人事檔案管理最大程度促進人才資源的開發。

1 人事檔案的內涵和對人才資源的重要意義

人事檔案具有精確科學的定義主要是指以個人基本信息、工作經歷、職業生涯、獎懲情況和職稱變化等為主要內容檔案信息，作為人力資源管理中的特殊檔案記錄了員工的成長路程隨著工作年限的增長在不斷補充完善，一般情況下單位員工的人事檔案保存于人力資源部全面反應了一個人的基本信息。人事檔案對全體職工的職業經歷、個人能力和思想政治水平進行全面記錄，作為人才利用的參考依據對于職稱評定、領導選拔和人事調動產生了積極的影響因素，必須順應社會的發展和時代的進步來增強人事檔案的管理力度以推進人才資源的發展。人事檔案在人力資源管理過程中具有舉足輕重的作用，構建系統的檔案查詢系統可以隨時調出某一個員工的所有信息，明確個人基本技能和基礎職能的真實情況從而可以進行人員調配，大大提升了人力資源部的整體工作效率使得全體員工各司其職進入適合自己的工作崗位，只有加強單位的人力資源管理工作方可以開發利用人才資源促進單位的健康穩定發展。

2 當前我國人事檔案管理現狀

信息技術飛速發展的新形勢下人事檔案管理目標進一步提高考察著人力資源部的工作效率和質量，針對單位對于綜合素質高、個人能力突出優秀人才需求量大的實際情況，必須高度重視人事檔案管理工作的優化，真實反饋員工的全部信息以發揮人事檔案在人力資源中起到的積極正面作用。目前人事檔案管理存在的問題總結為以下幾點：第一，人事檔案管理理念落后，無論是領導者還是工作人員重視程度明確不足使得人力資源開發沒有達到預期的效果，特別是仍然存在以紙質檔案為主的管理形式沒有發揮出信息技術的價值；第二，人事檔案管理缺乏科學性，由于工作人員的整體素養偏下對于檔案管理的認知能力明顯不足，人事檔案管理需要在發展的過程中成形及時更新管理理念補充新的內容。優化人力資源的調配以保證人事檔案的管理效率；第三，人事檔案利用程度不足單位太過于重視檔案的保存沒有進行利用，需要結合社會發展中對于員工能力和技能方面的要求進行培訓，發揮出互聯網背景下人事檔案管理的優勢提升人力資源的開發利用效率。

3 改革人事檔案管理利用人才資源的高效策略

3.1 全面革新單位人事檔案管理理念，合理開發利用人才資源

強化人事檔案管理可以保證單位職能部門的正常運轉和提升發展水平，對于單位的人力資源部門而言良好的檔案管理對于人才選拔、崗位調動起到了重要的參考作用，針對單位人事檔案管理的實際情況革新管理理念是解決單位發展問題關鍵所在。人事檔案的全面性、真實性對于人力資源管理工作的正常開展起著決定性的作用，對于員工的檔案需要核定真實性才可以記錄到個人的檔案體系中，對于人力資源部領導需要從思想層面重視人事檔案的管理，對于人力資源部的檔案管理工作人員必須實事求是強化責任意識，保證每一個人的檔案內容完善、信息齊全和及時補充完善，真正做到科學歸檔和規范管理提升了人事檔案的管理效率。

要想提升事業單位的人事檔案管理質量需要從實際出發進行人才資源的開發利用，融入現代信息化或者新型的管理理念來優化人事檔案管理，切實把人才建設和制度建立健全作為加強檔案管理的出發點。人才資源已經成為當前事業單位發展的核心驅動力，一個單位要想實現穩定的發展需要時時刻刻把人才放在首要地位，重視人才和強化檔案管理工作來實現人才選拔和崗位調動，在新型人事檔案管理理念的指導下我國的人力資源建設和人才服務管理工作得以順利開展。

3.2 積極創新單位人事檔案管理形式，提升人才資源利用效果

人才是一個國家發展、社會進步和事業單位正常運轉的中堅力量，特別是在當前人才流動規模增大、頻率加快的背景下必須設定全新的檔案管理目標，改革傳統檔案管理模式融入信息技術手段進行優化設計，提升檔案管理人員的專業技能保證檔案信息的可靠性。信息化人事檔案管理體系的建設對于推動我國人力資源建設產生了積極的影響，結合單位在人事檔案管理工作存在的流程繁瑣、觀念落后以及其他問題需要開發信息化資源，全面深化改革把人事檔案管理工作做好做完善有利于加強人才資源的開發利用效率。

強化人事檔案管理工作的第一要務就是從實際情況出發來建立健全制度發揮，明確每一個領導者和工作人員的職責采取“責任連坐”的制度，加強人事檔案管理的規范化、科學化和制度化發展趨勢對于創新管理形式提升管理效率起到了積極作用。構建信息化人事檔案管理系統需要全面涉及人事檔案管理的所有工作內容，尤其是個人信息的補充完整、職務調動的記錄以及人才選拔工作的有效開展，對于檔案查詢或者是人力管理必須在主管部門領導簽字后才可以進行調取。

3.3 逐步提升單位人事檔案利用效率，服務人力資源管理工作

人事檔案管理與人力資源開發具有密不可分的聯系是單位考核員工的重要參考，無論是重大決策還是績效考核等小事應當著重考慮人事檔案，真正把單位的檔案和員工的檔案建設融為一體有利于提升個人的專業能力和綜合業務能力。開發人力資源需要人事檔案來真實和詳細記錄一個人的思想道德品質、工作經歷和生活狀態，由國家的機構在社會組織管理和服務過程中逐步形成，依據人事檔案提供的真實可靠信息單位可以把人員安排在合適的崗位推動單位管理效率的提升。本單位或者其他單位要想查閱一個人的人事檔案必須打報告經領導同意后才可以調取，人事檔案管理人員必須按照正確的流程來進行檔案管理以培養多元化的高素質人才，有效開發單位的人才市場提供便捷的檔案查詢和服務工作。

人事檔案管理工作的有效開展決定了單位的人事資源建設的質量，使得人力資源管理工作服務于人才建設需求，鞏固人事檔案管理工作的實際效果調動全體工作人員參與單位日常管理活動的積極性。人力資源建設以人才需求和單位的持續性發展為目標，人事檔案作為核心環節決定了一個人的職業生涯有利于促使單位的正常運轉，落實我國的人才強國根本國策不斷增強社會民生工程建設發揮人才的關鍵作用。

總而言之，人事檔案管理作為單位人力資源工作中的重點內容占據著核心教學地位，衡量了一個單位綜合管理水平、員工幸福指數和運轉是否正常等內容，新時期單位的發展必須以人事檔案建設為基礎基于實際情況開發和利用人才資源，構建信息化、網絡化和系統化的人事檔案管理體系真正推動了單位的改革和健康穩定發展。