衛生進修學校檔案信息化管理研究

白 旭

（柳林衛生進修學校，山西 呂梁 033300）

隨著信息技術的發展與進步，如何將信息技術融入到行業實際工作成為各行各業在信息化時代、“互聯網+”時代廣泛關注的課題，衛生教育行業也在其行列中。新時代的到來令過去衛生進修學校檔案管理工作中存在的諸多問題浮出了水面，于時代衛生教育事業發展需求不符，而為了解決這些問題，衛生進修學校需要將信息化技術融入到檔案管理工作中，以此提升檔案管理效率，繼而令檔案管理為教育事業奠定堅實的基礎。

1 衛生進修學校檔案管理現存問題

1.1 管理方式落后

在當今的衛生進修學校中，檔案管理工作的內容主要包括收集信息、保存檔案等等，是以大多人在聽說“檔案管理”后，印象也大致如此。這便是衛生進修學校在檔案管理方面存在的問題之一，由于管理方式相對落后，校內的檔案仍以紙質檔案為主，學校未能徹底實現紙質檔案向電子檔案的過渡，而紙質檔案不僅需要耗費大量空間與時間去保存、維護，還容易因火災、潮濕等不可預估因素而出現信息丟失。這從一定程度上說明了該類問題的本質，衛生進修學校的檔案管理依舊偏向形式化，其服務性功能并未能夠得到有效開發[1]。

1.2 對檔案管理重視度不足

就目前而言，許多衛生進修學校仍然存留者過去沿襲的傳統觀念，這些觀念直接導致檔案管理工作未受到其應受到的重視，在大多學校中檔案管理工作也未被學校列入學校工作的關鍵位置[2]。這便是當今衛生進修學校在檔案管理方面存在的第二大問題，如今許多衛生進修學校所設立的檔案室仍停留在入門或初級階段，一來學校沒有向檔案管理中投入足夠的資金，二來學校受觀念影響未對檔案管理形成正確認知，久之自然導致檔案管理未能真正跟上“時代的腳步”，成為衛生進修學校中的“弱項”。

1.3 缺乏綜合素質過硬的檔案管理人才

通過與衛生進修學校接觸不難發現，在如今的衛生進修學校中，檔案管理工作的職位往往由學校內的其余工作人員兼任，這也是導致衛生進修學校檔案管理工作無法真正得到發展的原因之一[3]。一來學校對檔案管理工作認知與重視不足，是以并未切實地為檔案管理工作配備綜合素質過硬的綜合型管理人才，二來隨著信息化的融入檔案管理工作難度更大，許多年齡較大的工作者因未能對信息化技術形成有效掌握而難以勝任檔案管理工作。

2 衛生進修學校檔案信息化管理改善對策

2.1 提高校方重視度

要通過信息化的融入對衛生進修學校的檔案管理工作形成改善，衛生進修學校首先要做到的應是提高校方對檔案管理工作的重視度，這里的“校方”并不僅僅指學校本身，校內的管理人員、教師皆需對檔案管理工作形成正確認知，認識到檔案管理對于學校的重要意義。在此方面，學校可以通過專家講座、網課等形式對校內管理人員及教師進行檔案信息化管理方面的認知，以此對檔案管理工作及信息化的引入提供先決條件[4]。

2.2 購置硬件設施

正所謂“巧婦難為無米之炊”，信息化亦是如此，它的融入與發展離不開硬件設施的支持，因此要將信息化融入到檔案管理工作中，在學校內購置相應的硬件措施是“必經之路”。因而衛生進修學校應當在硬件方面加大資金投入，一來可為檔案管理工作配備專用的計算機設備，二來也需針對檔案存儲及管理為檔案管理工作配備相應的存儲及移動存儲設備[5]。與此同時，校方也應依據實際狀況制定相應的設備管理制度，對檔案管理計算機及存儲、移動存儲設備的使用流程進行切實規范，以此對檔案管理的機密性做出保障。

2.3 培養與引進更多素質高的綜合型信息化檔案管理人才

在新時代下，人力資源在諸多行業中的重要性皆非其余類型的資源可比，在檔案管理工作中亦不例外，為了真正實現檔案管理工作的信息化融入，衛生進修學校應培訓或引進更多素質高的綜合型信息化檔案管理人才。在此方面，一來學校需要完善學校內的培訓機制，通過定期培訓、集中培訓等方式提升檔案管理人員的管理水平及信息化技術水平；二來學校也需持續招賢納士，若有條件可與當地高校達成合作，與高校形成信息化人才及檔案管理人才的“第一手”對接[6]。

2.4 開發軟件系統

要推進衛生進修學校的信息化檔案管理，除硬件設施外，學校也應對軟件系統進行開發，其開發方向主要為二，一是在建構軟件系統，通過信息化系統的構建完成紙質檔案向電子檔案的轉化，推進信息化檔案管理的建設；二來學校也應針對檔案保密工作進行落實，通過架設防火墻、設置隔離程序等措施對檔案信息形成保密，制定軟件程序使用守則，切實地對檔案信息安全形成保障。

3 結語

綜上所述，衛生進修學校是我國醫療單位基層醫療人員的主要來源，針對該類學校實施檔案信息化管理能夠有效提升學校管理效率與質量，對學校管理而言利處遠遠大于弊端。而在以往的檔案管理中，衛生進修學校主要存在管理方式落后、對檔案管理重視度不足及缺乏綜合素質過硬的檔案管理人才等問題，針對該類問題，衛生進修學校需要通過提高校方對檔案管理重視度、購置硬件設施、開發軟件系統及培養或引進更多綜合型信息化檔案管理人才等措施予以改善，以此令衛生進修學校的檔案管理真正實現信息化。