事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決方案

呂 佳

（巴彥縣政務服務中心，黑龍江 哈爾濱 151800）

1 事業單位檔案管理信息化建設工作中存在的問題

1.1 檔案管理的信息化設施不足

在當前社會，事業單位若想進一步提升檔案管理信息化建設的效率，就必須要加強相關資金的投入，以此來及時的更換現代化的檔案管理設備，以此來為信息化檔案管理工作的開展奠定堅實的基礎。但是，就目前檔案管理信息化建設工作開展的實際情況來看，多數事業單位在開展檔案管理工作時仍采用傳統的設備，進而導致其檔案管理信息化建設缺少必要的信息化管理設備體系，并且檔案管理相關軟件也并未得到及時的更新，這些因素的存在嚴重的制約了事業單位單胺管理信息化建設的步伐[1]。此外，部分事業單位并未將信息化建設工作的價值重視起來，進而實際投入的制定也相應較少，致使事業單位的單胺管理信息化建設工作的開展難以得到有效的保障，最終嚴重的限制了檔案管理信息化的發展。

1.2 檔案管理信息安全存在問題

結合實際情況來看，事業單位是國家機構的重要組成部分之一，因此其內部開展的檔案信息管理時十分重要的，并且，部分事業單位的內部檔案信息還會涉及國家機密，因此，事業單位在開展檔案管理信息化建設工作時，必須要將檔案管理的安全問題重視起來，以此來有效的保障事業單位檔案信息的安全性以及完整性。但是，就目前事業單位檔案管理工作開展的實際情況來看，部分事業單位雖能夠正確的認識到檔案管理信息化建設的重要價值，但是卻缺乏必要的安全管理意識，以至于在開展檔案信息管理工作時往往難以偶曉得將安全防護工作落到實處，進而增加了事業檔案信息泄露的風險，進而對事業單位的健康發展造成一定的影響[2]。

1.3 信息技術在檔案管理中的應用不到位

從事業單位傳統檔案信息管理工作模式的角度來看，其開展相關工作的主體為人力資源，這種模式下的檔案信息管理工作不僅效率相對較低還極易在開展相關工作的過程中出現一些失誤，進而對檔案細心管理工作的質量造成一定的影響。由此可見，事業單位開展檔案管理信息化建設是十分有必要的，并且在開展信息化建設工作的過程中，事業單位還應結合檔案管理信息化建設的實際需求，組建起一支專業的現代化的檔案管理工作隊伍，以此來在最大程度上發揮出信息技術在檔案管理工作中的價值。但是，根據現階段事業單位檔案信息管理工作開展的實際情況來看，部分事業單位的工作人員并不能熟練掌握信息技術，以至于在開展檔案管理信息化建設工作時，極易出現一些操作失誤問題，進而嚴重制約了檔案管理信息化建設工作開展的步伐[3]。

2 事業單位檔案管理信息化建設問題解決的有效措施

2.1 加大對檔案管理信息化建設的投入

在當前社會，事業單位在發展的過程中要正確的認識到檔案管理以及檔案管理信息化建設在事業單位發展過程中的重要價值，進而在提升對這一工作重視度的同時結合自身的實際情況進一步強化檔案管理信息化建設工作開展的力度，并為其提供充足的資金，以此來為檔案管理部門更換檔案管理設備提供相應的資金保障。結合實際情況來看，檔案管理設備主要分為硬件設備以及軟件設備，分開來說，硬件設備主要有計算機、掃描儀以及打印機等等，在選擇這類儀器設備時，相關工作人員必修要能夠充分保障這部分設備的綜合質量；在軟件設備購置方面，各事業單位則需要結合自身檔案管理工作開展的實際需求來購買最為適用的數據處理以及存儲軟件，以此來為檔案管理信息化建設工作的奠定堅實的基礎[4]。此外，事業單位還可采用聘用相關技術人才的方式，利用信息技術構建起專業的檔案信息數據庫，以此來科學的儲存檔案信息，并且在檔案管理信息化建設的過程中，事業單位還要將對信息系統的維護與升級工作重視起來，以此來保障檔案管理信息系統的完整性以及高效性。

2.2 加強對信息化檔案管理安全的重視度

伴隨著互聯技術的不斷發展，使得網絡信息安全問題逐漸成為當今社會事業單位信息化檔案管理工作在開展過程中需要重點關注的問題。為此，事業單位開展信息化檔案管理工作時需將安全管理問題重視起來，并進一步完善檔案管理信息系統，以此來有效的避免檔案信息泄露或缺失等負面現象出現。其次，事業單位可在檔案管理信息化系統的硬件設備加裝殺毒軟件、完全防火墻軟件等等，以此來有效的提升計算機以及檔案信息化系統的整體防護能力。除此之外，從檔案數據系統安全性的角度來看，事業單位可結合的實際情況采用個人信息驗證或密鑰等方式來提升信息系統登錄的安全性，并以此來進一步避免一些非事業單位人為登入事業單位檔案管理系統等影響檔案管理安全性的現象出現，進而從基礎上保障了事業單位檔案信息的安全。

2.3 建立高水平的專業檔案信息化管理工作隊伍

就目前事業單位檔案管理信息化建設工作開展的實際情況來看，檔案管理工作人員的作為檔案管理信息化建設的主要人員，其自身專業水平將會對檔案管理信息化建設工作開展的質量造成十分直接的影響。因此，在事業單位開展檔案管理信息化建設工作的過程中，還需要將提升相關工作人員專業能力方面的工作重視起來。在生檔案管理工作人員專業能力方面，事業單位可通過開展定期專業培訓的方式，對檔案管理人員進行高質量、高水平的培訓，并將專業的檔案管理工作理念有機的融入到相關培訓活動中去，以此來進一步提升檔案管理工作人員的專業能力。此外，在培訓活動開展的過程中，還要將信息化檔案管理工作理念的培訓重視起來，以此來進一步提升檔案管理人員信息技術的實際操作能力，進而逐漸構建起一支更為專業的檔案管理工作隊伍，并以此來為信息化檔案管理工作的開展奠定堅實的基礎。

3 結語

綜上所述，在信息技術不斷發展的過程中，事業單位若能夠將信息技術有效的融入到自身的檔案管理工作中去，則能夠有效的提升其檔案管理工作開展的效率以及質量，并在一定程度上減少事業單位檔案管理工作人員的工作壓力。為此，事業單位在開展檔案管理工作的過程中，需將信息技術在檔案管理工作中的價值重視起來，并結合自身的實際情況，不斷的強化檔案管理信息化建設工作開展的力度，以此來進一步提升檔案管理信息化建設的有效性，進而為事業單位檔案管理工作質量以及效率的提升奠定堅實的基礎。