信息化時代人力資源和社會保障監察檔案管理

楊曉東

（交城縣勞動保障監察綜合行政執法隊，山西 呂梁 030500）

在檔案管理方面，人力資源和社會保障局的工作涉及范圍很廣，涉及職稱評定、公務員管理、工資審批、人員招聘、人事調動、勞動合同、財務、民政、勞保、稅務等多項工作內容。因此，如何做好檔案管理工作，承擔相應的責任，提高檔案管理工作的實效，更好地為社會服務，是構建和諧社會的基礎條件，也是我們當前必須思考的方向。

1 人力資源信息管理的重要意義

1）可提高人力資源管理質量。從人力資源管理工作的實際情況來看，一般都是比較繁瑣的工作，比如，每月末要對員工的工作表現進行考核，在此基礎上與財務部進行溝通，提高員工的工資信息管理強度，全面了解每個員工的實際情況。近幾年來，我國社會的競爭越來越激烈，所以各個企業的人才都呈現出流動性大的特點，如果在管理工作中仍然采用人工手段，勢必會造成員工平時的工作量明顯增加，引發各種問題。因此，在當今社會，人力資源管理越來越重視信息管理，而且這種方式的應用率越來越高，正朝著現代信息管理模式的方向發展。

2）有助于健全人力資源管理體系。管理系統在企業管理中占有舉足輕重的地位，是其不可缺少的結構，同樣也是企業發展不可小覷的重要組成部分。但是，很多時候由于特殊原因，致使人力資源管理體系不能全面落實，另外一些管理內容出現變化的可能性較大，難以控制。比如，人力資源管理系統的特點是多種多樣，在開展工作時必須遵守相關的原則，從而增加了管理方法的復雜性。同時，人力資源管理實現了系統和流程的融合，通過計算機網絡對數據進行管理，并根據工作性質和順序對數據進行有效的保證，從而使管理更加科學、更加豐富，在較大程度上減輕人力資源管理的壓力。

2 人力資源和社會保障局檔案管理過程中存在的問題

1）檔案管理工作中的缺乏硬件設施。在傳統的檔案管理過程中，以紙質檔案和電子檔案為主。但造成管理工作效率低下的原因主要是硬件設施不完善。硬件設施主要是指檔案室和設備。可以說，一些企業單位，到目前為止還沒有建立專門的檔案室，也沒有相應的配套設備，致使人事檔案管理工作名存實亡，長此以往，就很難對紙質檔案進行有效的保護，極易發生受潮、發霉等情況，更無法實現計算機管理。

2）監管機構需要完善，工作人員的素質需要提高。對于企業來說，對人力資源以及社會保障個人檔案管理內部的監管體制亟待完善，沒有一個有效的監管機制是萬萬不可能的，這對檔案管理工作十分不利。此外相關工作人員的業務能力亟待提高，面對繁重的工作量沒有過硬的業務能力是不行的，這將直接影響工作效率。此外，相關檔案管理人員的綜合素質不高也是一個值得關注的嚴重問題，由于檔案管理工作的特殊性，常常出現正式職工編制不足、一人負數職的情況。然而，有些工作人員卻沒有取得相關的從業資格證書，因此難以保證個人檔案管理工作的質量，從而極有可能出現一些錯誤和問題，這會給人力資源和社會保障工作帶來一些不良影響，影響到人力資源和社會保障事業的穩步發展。

3）檔案管理部門之間不具有協調統一性。社保檔案管理部門與人力資源部門之間的有效溝通和聯系不足，無法實現協調一致的工作配合，從而使整個檔案管理工作也相對滯后。文件管理系統的建設是針對部門內部存在的問題而展開的，缺乏一個全面系統的管理模式。文件管理比例失調的可能性大大增加，其中就業文件管理占總文件管理的一半。各個檔案室都有各自獨立的檔案管理系統，沒有實現工作的協調一致，不能達到良好的協調配合。

4）數據庫標準和檔案管理制度不健全。目前，我國已基本實現了檔案數據庫的建設，但由于各種因素的影響，數據庫建設標準還沒有得到有效統一，檔案管理工作受到很大制約。由于計算機技術水平的限制，電子檔案的應用價值尚未真正實現。由于檔案管理制度不健全，造成大量檔案管理工作失誤。

3 人力資源和社會保障部門檔案管理工作中有效的解決措施

1）對檔案管理的基礎條件完善。完善檔案管理基礎條件的基礎和前提，是改善檔案管理的環境，為檔案管理的辦公場所、檔案管理的工作人員配備系統的基礎設施，為檔案工作高效、順利開展創造優質環境。文件管理工作是一項復雜的工作，所以領導在安排工作人員具體工作時，要與實際工作難度和工作人員承受能力相適應，做出合理安排。此外，為確保當前檔案管理工作的有效開展，還必須提供充足的經費支持，以確保檔案管理工作的成效和質量。

2）把檔案管理機構和制度建設進行完善。對好的檔案管理機構來說，要為其配備專職的檔案管理人員，徹底地解決人手不足的問題，最大限度地保證人員專用。具體工作要合理調配，避免一人多崗的現象，以便在具體工作過程中，增加工作失誤的概率，各崗位、各負責人的責任要充分明確，保證工作順利、有效地開展。以此為基礎，加強檔案管理體系建設，根據人力資源和社會保障部門檔案管理的現狀及工作人員的具體工作情況，在原有體系的基礎上，對相關體系進行修訂和完善。與此同時，還應建立健全激勵機制和績效考核制度，調動管理人員的工作積極性，有效提高檔案管理效率。

3）提升人力資源管理信息化工作人員的整體素質。在新時期，人力資源管理信息化建設對人力資源管理人員提出了更高的要求。在面臨日益復雜的管理工作時，人力資源管理信息化工作者需要主動加強學習，對新的信息軟件技術保持足夠的敏感度，及時學習和掌握新的知識和技術，以適應大數據時代的發展而不被淘汰。運用信息技術，人力資源管理者能夠提升企業的經營管理水平，更好地判斷企業未來的發展戰略。為此，企業應加強對人力資源管理信息化工作人員的內部培訓，引進西方先進的信息技術和管理模式，同時建立健全人力資源管理體系，打造具有較強專業素質和責任心的人力資源管理隊伍，以促進企業的持續穩定發展。

4）加強監理檔案的制度化、信息化管理。第一，健全監理檔案管理制度，做到有章可循；第二，對監理檔案的編制、收集、整理、編目、裝訂、查閱等方面做了詳細的規定，為人力資源和社會保障部門監理檔案管理工作提供了規范。同時，加快建設統一完善的監控檔案管理系統平臺。監理檔案管理信息化建設的瓶頸和關鍵是提高管理水平。對建設統一、完善、安全的監理檔案管理系統平臺的探討是基礎和關鍵。檔案工作應不斷完善檔案管理軟、硬件功能。隨著信息技術的迅速發展，人力資源和社會保障監察檔案管理工作也應作出相應的變革。通過計算機技術對監控檔案進行科學、有效的處理，保證監控檔案信息的安全，使其在后續的檢索和利用中發揮應有的價值。

4 結束語

在人力資源和社會保障部門的檔案管理工作中，存在著一系列問題，嚴重影響了具體工作的質量和效率，也不利于檔案管理價值的實現，因此，必須全面分析、科學規劃檔案管理工作，提高檔案管理工作的規范化水平。