事業單位文書檔案管理信息化探析

匡虹玲

（肇慶市體育學校，廣東 肇慶 526000）

文書檔案是機關、團體、企事業單位和個人在從事社會管理活動中形成的具有保存價值的文獻，其通常記錄一個社會組織所從事的各類管理活動，如黨群管理、財務管理、人事管理、業務管理等。現代信息網絡技術的發展和普及給文書檔案管理工作提供了許多高效的技術手段，極大地提升了管理的效率和水平，但由于種種原因，目前的文書檔案管理還存在一些問題。信息化條件下如何做好文書檔案管理工作，合理開發利用檔案信息資源，是文書檔案管理工作者需要深入探討的重要課題。

1 依賴信息化加強事業單位文書檔案管理的必要性

在傳統的文書檔案管理中，通常以紙質檔的形式存在，但紙質文書檔案常會因環境的影響而發生紙張破損或者字跡模糊的現象，或者因人為因素造成資料遺失等，導致相關的重要資料不完整，甚至在醫院的文書檔案中，大多字跡潦草，字詞多以簡筆畫形式出現，一般人很難分辨字詞，給后期的文書檔案查閱，或者事業單位財產造成損失。而文書檔案管理借助信息化手段后，一切依靠云計算、云服務，使電子檔的文書更加清晰明了，管理上也更加規范，減少資料泄露、丟失的可能，可以最大化避免以上出現的問題，進一步提高文書檔案管理的質量。傳統文書檔案在管理的過程中，首先會對資料進行收集、整理、裝訂等工作，這一系列工作需要很長的時間才能完成。而依賴于信息化管理后，利用簡單的程序或者計算便能在較短時間內對檔案進行有效管理，改變了傳統文書管理效率低下、時間長、不易查找等問題，文書檔案管理信息化對于文書的查詢也更加方便快捷，極大地提高了工作效率。合理利用信息化，可以提高文書檔案的利用率。由于信息化文書檔案查找方便快捷，工作人員利用網絡能很快查找自己需要的資料，無需耗時耗力現場查找，使文書的存在得到最大利用，而不像以往僅作為存檔需要，放置便是一年半載，使文書并未發揮他的實際效用，利用率極低，而文書檔案管理信息化將改變這一趨勢，打破傳統文書的限制，使信息化文書檔案得以最大利用。

2 事業單位文書檔案管理信息化探析

2.1 做好文書檔案加密防護工作

信息技術在文書工作中的應用，能夠極大地提升文書檔案管理工作的效率和質量，同時也要警惕文書信息的安全性，網絡信息技術一方面能夠提供海量的信息載體，滿足人們的信息搜尋工作，但是同樣也有隱秘信息被泄露的隱患。因此，可以利用信息技術對特殊的文書檔案的訪問權限進行加密設置，同時限制部分文件的閱覽范圍，這樣就可以對事業單位以及地方的文書檔案運用信息技術手段進行安全性保護，加強文書檔案的安全管理工作。加密文書檔案在錄入系統時要特殊標志處理，以確保文書檔案的信息已經設定安全保障，經過專業技術人員檢查之后，方可錄入歸檔。

2.2 轉變觀念，深入推進文書檔案數字化建設工作

文書檔案資源種類多、內容豐富、涉及面廣，管理過程中的難度較大。只有充分對文書檔案進行數字化處理，做到文書檔案數字化全覆蓋，才能真正朝著信息化管理的目標前進。具體而言，一是要完善軟硬件設施，優化文書檔案管理環境。一方面，事業單位要結合文書檔案信息化建設的基本要求以及事業單位實際情況，購置高速掃描儀、高拍儀、微縮相機等硬件設施，對紙質文書檔案進行掃描處理，并錄入至計算機終端；另一方面，事業單位要購置文書檔案格式轉化系統、文書檔案管理系統，實現微機化管理，有效對聲像類、載體類、影響類的文書檔案進行格式處理和管理。二是要結合事業單位人力資源實際，進一步引進專業化人才，實現文書檔案數字化工作專人負責的目標，提升數字化的質量。同時，事業單位也可以探索將非涉密文書檔案資源交由外部事業單位進行加工和處理，通過服務外包等方式來推進文書檔案數字化建設的進程。三是要進一步推動信息資源共享工作，通過技術手段來打破文書檔案管理系統與OA辦公系統的數據傳輸壁壘、數據共享壁壘，實現文書資源一站式傳輸、開發與利用，提升文書檔案管理的速度和質量。

2.3 創新管理方式，提高文書檔案開發服務水平

計算機網絡技術已全面改變了人們的工作、生活方式和生活理念，人們更加重視信息的時效性和獲取信息的便利性。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門閱讀和利用原件或復印件等方式，在網絡信息化高度發達的時代必然會發生變化。因此，文書檔案管理人員要突破陳舊的管理思維理念，勇于探索，敢于創新，善于在工作中發現問題、解決問題，創新工作思路，將“死”檔案變成“活”信息，轉變“坐、等、要”等舊的檔案利用觀念，變被動服務為主動服務。充分利用先進的信息網絡技術，積極開發檔案信息的利用價值，通過對檔案信息進行科學的收集、匯總、分析和加工，及時了解和掌握社會需求，為使用者提供快速、便捷、準確的檔案信息，充分發揮文書檔案的管理效能。同時充分利用信息網絡技術，實現文書檔案的信息資源共享，增加與用戶交互的形式，開展在線實時交流，解決用戶在查詢、索取信息時遇到的問題，滿足用戶個性化的需求，不斷提升文書檔案信息開發服務的水平。

2.4 強化文書檔案管理意識

在信息化大背景下，文書檔案管理的改革必將要求相關工作人員轉變意識，認識樹立文書檔案管理意識的重要性，現在的醫院大多以救死扶傷為目標，缺少對文書檔案的認識，只有在遇到無法解決的問題才肯去翻閱文書，其實，于醫院而言，更需要把文書檔案管理信息化意識融入管理工作中，指導事業單位文書檔案管理工作的運行和流程，只有這樣才能夠讓文書檔案管理符合現代化時代的需求。同時，為了滿足文書檔案管理信息化的有效運轉，需要各單位投入一定的資金購買信息化設備和信息化資源，以此推動文書檔案管理信息化的發展，為醫院的行政部門減少不必要的人力，只有這樣，才能更好地救死扶傷，更好地為病人服務。

3 結語

在現代信息技術高速發展的今天，信息技術對各行各業的影響力不斷提升，信息化成為時代熱詞。在信息化背景下，文書檔案管理的內容、要求、方式都發生了變化，文書檔案管理人員需要進一步用新思路解決實際工作中產生的新問題，不斷提升文書檔案資料的利用率。具體而言，一是要轉變觀念，深入推進文書檔案數字化建設工作；二是要創新方法，綜合利用現代信息化技術；三是要堅守底線，嚴格把控文書檔案的安全。相信在文書檔案管理人員的努力下，事業單位文書檔案管理效率、質量以及利用率都會得到大幅提升。