檔案管理信息化視角下的檔案管理研究

張鑫然

（中共承德市雙灤區委機構編制委員會辦公室，河北 承德 067101）

隨著科學技術的發展，社會生產力也在迅速發展，信息技術帶來的信息時代對各行各業都產生了很大的影響，文件管理進入了一個新的發展階段。提供各種形式的有價值的社會信息對社會發展具有重要意義，因此有必要不斷創新管理模式和方法，以提高管理效率。

1 從信息化的角度看答案管理原理

1.1 需求指導原則

由于每個部門的文件特性不同，因此每個部門的文件要求和主題也不同。為了避免信息組織的盲目性并遵守單位的實際文件管理，單位必須遵守需求圖的原則。首先，工作人員應充分考慮檔案要求的主要要求，從橫向和縱向的角度開發檔案資源，實現資源利用率的優化。其次，要根據時間的發展和檔案需求的變化，及時調整檔案信息化的方向，使信息化建設工作能夠按正常的軌跡進行。最后，員工需要規劃布局，以通過基于文檔管理的需求建立長期意識來避免浪費金錢和人力。

1.2 穩步執行的原則

檔案信息的目標取決于時間段。因此，有必要根據實際情況創建各種檔案管理項目，逐步穩定地開展檔案信息建設。首先，可以創建一個記錄管理項目，并將信息化構建分為幾個階段來控制記錄信息化構建過程。其次，可以分析特定項目，以識別項目實施過程中的缺陷，優化將來的項目，并提高建筑檔案信息的科學性和適用性。最后，文件信息的構建是一個復雜的項目，必須建立一個新的管理系統來對此做出響應。因此，部門必須為新型文件信息化制定適當的管理規范和管理標準，促進工作流程的重新設計，并為員工提供操作 指導。

2 檔案管理信息化中存在的主要問題

2.1 缺乏明確的檔案信息化管理標準

在檔案管理信息化發展的過程中，尚未形成高質量的管理體系和管理方法，國家檔案管理辦公室僅對各部門的檔案管理工作以及相關領導者的評估提供業務性指導。因此，只能在建立相關的管理系統和缺乏行政強制性的管理系統中起隱性作用，并且歸檔是由行業和單位執行的，從而進一步增加了集成歸檔信息管理的難度。

2.2 檔案管理人員的整體素質低下

首先，許多記錄管理人員經常從其他職位調往記錄管理職位。他們在記錄管理方面沒有任何專業知識，并且對記錄管理工作缺乏了解，無法滿足文件管理任務的要求。其次，一些管理人員，特別是一些思維定調的老年員工，將歸檔工作視為職業的最后一個環節，他們缺乏工作責任感。

3 檔案管理信息化視角下檔案管理的有效措施

3.1 建立數字檔案管理系統

隨著互聯網技術、人工智能技術和自動化技術的發展，來自各個企業的電子文檔越來越多，數字檔案的建立將成為未來檔案管理的發展趨勢。首先，需要從綜合管理和綜合規劃的角度進行系統思考。企業可以掃描和處理紙質文件，然后使用相關軟件來統一和處理電子文件，并建立數字文件。其次，有必要根據企業的具體生產和經營情況，建立文件管理的管理要求和管理目標，并在此基礎上選擇合適的文件管理軟件，為建立數字檔案系統打下堅實的基礎。最后，檔案管理部門需要充分了解其特點，根據自身的優點組織更全面的管理機制，建立管理體系，為檔案管理員執行檔案管理工作提供最大的支持。使檔案管理工作可以可靠地執行，并朝著更加標準化，智能化和專業化的方向發展。

3.2 做好基礎工作，創造信息化條件

首先是建立該管理系統。由于管理系統是檔案管理工作順利發展的重要基礎，因此有必要構建和完善相應的文件管理系統，并在不影響檔案管理的前提下不斷創新管理方法。通過簡化過程，并且應該嚴格控制存檔資源的質量。其次，是要注意文件管理中的重要環節的控制。基于與文件管理相關的硬件環境的改進，增加對新設施和設備的管理和更新，并確保它們符合檔案管理的標準，以及審核和批準需求。

3.3 重視人才隊伍的轉變

從信息化的角度來看，人才隊伍的變革是檔案管理改革工作的本質。文件信息化任務中最緊迫的問題是為部門建立一支高素質的人才團隊。首先，探索工作流動機制，并加強存檔部門與其他部門之間的聯系。所謂的工作流動性是指將文件管理人員調配到其他業務相關部門以適應工作。可以增強檔案管理人員通過工作流動性來收集檔案資源的主觀能動性和能力，可以建立組建部門的溝通機制，實現科學合理的人才配置。其次，擴寬員工的視野，并防止員工的固定思維。單位要建立針對實際工作的一系列培訓機制，通過培訓拓寬檔案管理思想，提高檔案管理人員的創造力和創新意識，促進檔案管理機制的創新。最后，部門可以與相關部門進行多態，多元化和深入合作，為員工提供廣泛的交流平臺，并借鑒相關部門的經驗。

3.4 加強信息安全建設

信息安全是在檔案管理中構建信息的基本前提，因此有必要建立一個完整的信息安全保證體系，以使檔案信息不被網絡病毒和黑客攻擊所破壞。另外，需要建立科學有效的監控機制，以及時發現并解決網絡安全問題，并為歸檔信息資源的安全提供保護。

4 結束語

作為重要的信息資源，檔案管理包含各種寶貴的經驗。在信息時代的背景下，現有的檔案管理模式已不能滿足管理要求。因此，為了在檔案管理中取得更好的效果，需要進行一些改變，從管理理念的開始，隨著管理方法和管理技術的不斷創新，檔案管理可以實現最大的價值并發揮最大的作用。