互聯網+”形勢下企業檔案管理模式研究探索

崔璐瑩

（黑龍江省產權交易集團，黑龍江 哈爾濱 150000）

眾所周知，檔案管理部門是企事業單位中不可或缺的重要職能部門。檔案部門負責一切文字，圖片，視頻音頻等資料的保存工作。隨著“互聯網+”的迅速發展，大部分企業事業單位檔案管理也開始實現了電子信息化，檔案管理更加高效、準確。下面筆者就結合“互聯網+”檔案管理新形勢，談一下我在工作中的一點思考和創新。

1 檔案管理工作現狀剖析

“互聯網+”時代的發展，也為檔案管理工作帶來了新的發展契機。在信息化背景下，我們可以轉變傳統人工的舊模式，構建電子化信息庫管理模式。創新改革，開展信息化建設，提高檔案管理的高效性。下面我就目前檔案管理工作存在的問題進行深入的剖析，希望可以促進檔案管理工作的全面開展。

1.1 企業領導者重視程度不夠

眾所周知，檔案管理部門在企業中并沒有得到應有的重視。人們普遍認為檔案管理只是機械的整理，歸納，不能為企業創造經濟價值，所以在企業中的地位“可有可無”。其實恰恰相反，檔案管理可以清晰地梳理企業的發展歷程，企業人員的成長檔案等等。所以，檔案管理工作至關重要。

1.2 軟硬件設施配套不到位

在工作中我們不難發現，傳統的檔案管理已經不能適應時代的發展與需要，電子化檔案管理儼然成為時代發展的必然趨勢。但目前，雖然我們已經樹立了信息化建設的意識，由于企業重視程度不夠，硬件設施陳舊老化，依然跟不上時代的發展變化。比如說有些單位和部門計算機仍然是過去傳統的“大背頭顯示器”，網速慢，容量小，難以滿足信息化建設的實際需求；檔案管理人員也依然沿用過去傳統的人工模式，一些老員工不愿意接受新事物，依然采取手抄謄寫的舊辦法，辦公自動化效率非常低。

1.3 缺乏完善的管理體系

檔案管理工作因循守舊現象依然普遍存在，缺乏規范的檔案管理制度以及工作流程。比如說各部門上交檔案不及時，懲罰措施不到位；時間限定過于隨意，不容易樹立嚴謹的工作作風；檔案的簽收、管理比較隨意，沒有實施專人負責制，或首問負責制。一旦出現問題，有些管理人員就會相互推諉，一問三不知，不容易追責到具體負責人。另外，缺乏科學、高效的獎懲機制，工作與不工作一個樣，干多干少一個樣，干好干壞一個樣。這也導致檔案管理人員工作缺乏積極性，對于管理工作管控不嚴格?？赡軙霈F因為審核不嚴格導致的部分檔案缺失的現象。

1.4 缺乏專業的檔案管理人員

由于單位對檔案管理工作重視程度不夠，認為檔案管理工作非常簡單，誰都可以勝任這項工作，所以缺少專業的檔案管理人員。檔案管理人員隊伍單一，缺乏高素質人才新鮮血液注入，普及信息化知識比較難，在面對電子化，高科技的時候，普遍存在一種不愿意學習的抵觸情緒，這也阻礙了檔案管理工作的創新性發展。

2 檔案信息化管理創新對策思考

2.1 加強對檔案管理的重視程度

首先，企業要加強對檔案管理的重視程度。檔案管理是企業發展中不可或缺的重要組成部分，所以我們要樹立信息化服務意識，提高檔案管理在企業中的核心地位。其次，我們要加強檔案的信息化管理工作，要把信息化手段應用于檔案管理之中，提高檔案管理的工作效率。隨著企業的迅速發展，檔案信息會越來越多，如何科學有效的分門別類管理，是檔案管理工作者首當其沖要完成的工作任務。我們要加快檔案管理的信息化建設進程，為檔案信息化管理提供堅實的理論支撐。我們應該遵照《中華人民共和國檔案法》的有關法律條文，制定科學，規范的檔案管理規章流程。把好審核的第一道關卡，提高企業檔案管理工作的規范性。

2.2 完善軟硬件設施，提高檔案管理信息化水平

要想提高檔案管理信息化建設水平，我們必須要“兩手都要抓，兩手都要硬”。既要提高工作人員的信息化技術水平，又要完善檔案管理的配套設施建設。首先，企業應該加大資金投入，加強計算機設備的升級與更換工作。購買最新配置的電腦、通訊設備，為檔案信息化管理提供良好的硬件基礎。

其次，建立完善的檔案管理系統。改變過去人工的工作模式，將檔案資料存儲到數據庫中，方便查閱。建立完善，統一的檔案保存標準。檔案管理工作更加的精細化。

2.3 樹立服務意識，做好檔案服務

我們檔案管理者要樹立一種服務意識。我們要借助互聯網+平臺，構建一個科學，完善的檔案信息檢索平臺。方便用戶隨時隨地，查詢檔案資料。用戶可以通過網站導航指引，進入對應的欄目進行信息的查詢與下載。我們也可以開展網上問卷，搜集企業員工對檔案職能部門的建議。通過用戶的反饋，及時查找目前檔案管理工作中存在的問題，制定相對應的解決策略。

2.4 加強信息安全防范

傳統的紙質版檔案，由于存放條件，存儲時間，人為保管等因素，可能會導致部分紙質版檔案受潮，檔案紙張毀損。也會發生部分文字材料泛黃，模糊不清的情況。電子化檔案管理就會為檔案平添“雙重保障”。在保證正常存儲的同時，可以掃描，上傳電子版信息。雙管齊下，保證檔案的安全性與準確性。但是，電子版檔案最大的弊端就在于網絡安全。如果網絡安全系統做得不好，沒有設置必要的安全密鑰，就會造成檔案信息的泄露，造成不必要的損失。所以，我們一定要加強網絡安全維護，做好檔案管理的“安全衛士”，實現電子版檔案的安全管理。我們可以要求查詢者通過身份認證，人臉識別等系統，亦或是設置訪問權限，最大限度的保證檔案管理安全最大化。

2.5 打破陳規，形成創新思維

在互聯網時代下，我們檔案管理者一定要培養互聯網+思維意識，真正的把信息化延伸到工作之中。在繼承傳統工作模式的基礎之上，開拓創新。充分利用互聯網+平臺，開展存檔、歸檔工作。將檔案進行分門別類的編錄，方便輸入部門，姓名或者是其他搜索方式尋找。打破常規，培養數字化思維模式，加快檔案信息化管理的進程。

3 結論

綜上所述，我們檔案管理者一定要科學思變，準確識變?？吹交ヂ摼W+的時代大趨勢，將傳統檔案管理模式與互聯網相結合，用數字化的思維去考慮問題，用發展的眼光去看待問題。不斷的提高自身業務能力，構建新型網絡平臺，全面推進檔案管理的信息化發展。