提升事業單位檔案管理信息化建設的措施研究

張永清

（靈丘縣直屬機關事務服務中心，山西 大同 034400）

市場經濟的不斷深入給事業單位注入了新鮮血液。但凡事都有兩面性，事業單位在迎來新的發展機遇的同時也面臨著諸多競爭與挑戰。尤其是在檔案信息管理方面，傳統單一的檔案管理模式已經滿足不了各大事業單位在激烈競爭中的發展需求。各事業單位必須嚴重重視提高檔案管理信息化方面的必要性，積極探索自身在檔案管理信息化中的不足之處。并根據自身發展需求制定出科學規范的實施辦法，來滿足事業單位在激烈競爭中的需求。同時，也讓檔案信息管理在事業單位發展中發揮最大價值。

1 提升檔案管理信息化的優勢

1）使所有相關檔案可以永久保存。紙質檔案在管理過程中，受到溫度濕度等因素影響，容易發生損壞或發霉的現象。所以造成了檔案無法保留長久，甚至有的檔案還會丟失。而相比之下，信息化檔案管理就顯示出了較強的優勢，它主要以數字化形式對檔案進行分類規劃。并把檔案儲存到計算機磁盤內，與傳統紙質檔案相比，這種信息化檔案管理方式不但節省儲存空間，還可以實現永久保存。

2）提高檔案管理的工作效率。傳統檔案管理過程步驟較多，對不同的檔案需要進行分類處理，這種檔案管理方式在查詢和整理時會給工作人員造成許多不便。而對檔案進行信息化管理，操作員只需登錄相關程序按步驟進行查詢即可。這樣的檔案管理方式既提高了相關員工的工作效率，又提升了檔案查詢工作的準確性。

3）轉變管理方式方法。傳統檔案主要以紙張為基礎，在管理方式上，主要通過人工錄入法進行統一操作管理。而信息化檔案管理則以網絡為基礎，通過網絡將檔案統一錄入相關信息管理平臺。這樣的管理方式，也就是將傳統檔案管理的職能變化成信息資源的管理過程。檔案信息化管理模式，可以有效提升檔案管理效率，也在一定程度上加強了檔案管理工作的穩定性與持續性。

2 檔案信息化管理過程中出現的問題

1）不重視檔案管理。檔案管理在事業單位中算是比較復雜的工作，因此，在管理過程中會出現諸多問題。要想有效改善這種現象就要對信息設備不斷優化。這樣在檔案管理的過程中，設備可以為檔案管理過程提供良好的前提保障。但由于很多事業單位在對檔案管理工作上仍保持傳統觀念，不重視檔案信息化管理的重要性，進而造成信息化管理發揮不出應有的實效。還有大部分事業單位在檔案管理方法上跟不上時代腳步，不愿多花時間與精力進行學習，所以造成信息化管理與檔案工作不能有效融合，而且技術與設備水平都相對較低，進而導致相關工作無法順利進行。若想檔案管理發揮出應有的實效，就要不斷提升事業單位對檔案信息化建設方面的關注度，這樣才能充分展現出檔案管理信息化上的優勢。

2）信息化管理體系相對落后。信息化管理體系是檔案信息化建設當中的重要組成部分，完善的體系能夠有效提升檔案管理信息化建設的進程，但就當前發展趨勢來看，許多事業單位還保留著原本傳統的信息化管理體系。這種管理體系嚴重遏制了信息化管理體系的發展進程。還有些事業單位在信息化管理過程中，投入大量人力物力，但由于信息化管理體系相對落后，同樣造成檔案管理信息化過程中出現較多問題。更有事業單位偏激的認為信息化建設就是網絡儲存數據的過程，這樣的想法也同遏制了信息化建設工作的進程。在檔案管理與收集的過程中，若沒有相對完善的管理系統，那么收集與整理工作就無法協調進行，這種情況會嚴重影響檔案信息化建設的開展。要想有效解決這一窘境，事業單位就要加強優化自身的檔案管理體系。

3 提升事業單位檔案信息化管理建設的有效措施

1）增強對檔案管理信息化建設的重視度。要想檔案管理工作取得良好效果，必須加大對其重視程度，同時也要對相關機制不斷進行優化。在實際工作當中，相關事業單位必須做到對自身檔案工作的最大化了解，在日常工作中要不斷對檔案管理工作仔細分析認真解剖。在設備與技術上還用加強應用的廣泛性。與此同時，資金充足的事業單位，還應根據檔案區別與作用開發出多種相應管理軟件。自主研發的軟件會更有針對性，這樣，當企業對檔案進行操作管理時會更加流暢順利。事業單位若想在檔案管理工作中更上一個臺階，就必須增強對檔案管理信息化建設的重視度。例如：可以采用對檔案的專人專管法，在內部設獨立協調機構，這樣才能讓檔案信息化管理過程更加流暢。針對當前事業單位檔案管理中出現的諸多問題，必須從根源抓起，不斷加大對檔案管理工作的認識程度，只有加強認識程度，才可以有效提升檔案管理工作的實效性，才能讓檔案管理工作為其事業單位中其他部門提供最大化的幫助。

2）優化檔案管理系統。任何事業單位在檔案管理系統中都要不斷勇于創新，因為只有創新才是促使其自身發展的必要基礎，也只有通過創新才能讓自身走得更穩更遠。針對檔案管理信息化建設來講，事業單位必須要在創新中不斷優化自己，這樣才可以有效提升自身信息化建設水平。創新不光要重視信息化管理水平，同時更要有效協調企業內部組織，使事業單位中每個部門都能積極參與到信息化管理建設的每個過程，這樣才能促使單位當中的每個部門都能朝一個目標前進。與此同時，也要不斷優化信息化的管理與建設，使檔案管理工作更好的服務于單位工作。在實際的工作當中，更要明確相關管理制度，這樣才能更好地為檔案工作進行輔助與協調，才能讓檔案工作發揮更大空間。

3）建立完善的信息管理平臺。檔案管理工作要獲得一定的實效，還要必須不斷擴大管理渠道。與此同時，相關事業單位也要強化信息管理平臺的建設，這樣就可將需要公布的檔案上傳至相關平臺當中。由于缺乏完善的管理平臺造成許多開放性的檔案缺少瀏覽率，所以，必須完善檔案信息平臺。同時，事業單位的相關管理人員可以通過相關平臺，對檔案進行統一操作管理。也可以將檔案信息分享與其他部門，這樣會使事業單位整體工作率有所提升。隨著現代信息科技的不斷深入，大數據平臺已成為檔案信息收集與整理不可缺少的重要手段，它能準確有效的為事業單位提供相關參考數據。所以說有效的檔案管理模式與完善的信息管理平臺，是提升事業單位檔案管理信息化建設的必要手段。

4 結束語

檔案管理工作是事業單位中不可缺少的重要崗位，特別是在網絡信息逐漸深入的全新時代，如何將檔案管理與信息化建設有效結合，已成為各大事業單位尤為關注的話題之一。在管理過程中，相關事業單位必須加強對檔案管理信息化的重視程度，同時優化檔案管理系統與信息管理平臺，這樣才能有效提升事業單位檔案管理信息化建設的進程，才能讓檔案管理工作更好的服務自身單位其他部門。