新時(shí)期檔案工作信息化管理的發(fā)展探討

夏亞榮

（湖北省人才事業(yè)發(fā)展中心，湖北 武漢 430071）

在人力資源管理中，人事檔案發(fā)揮著極為重要的作用，其真實(shí)記錄了個(gè)人開展本職工作期間的各種表現(xiàn)，為人才考核和選拔提供有效依據(jù)。同時(shí)，借助人事檔案還可以促進(jìn)人事管理水平的提高[1]。檔案信息化管理主要是指用數(shù)字化信息保存模式有效取代以傳統(tǒng)實(shí)體保存的管理模式，達(dá)到長期保存檔案信息的目的，真正意義上的實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，讓檔案信息使用者更好地尋找查閱，從整體上提高檔案的管理能力[2]。由此可見，轉(zhuǎn)變保存方式是檔案信息化的核心。進(jìn)入21世紀(jì)，新時(shí)期是中國特色社會(huì)主義檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展階段，主要表現(xiàn)為“傳統(tǒng)的檔案管理模式與國家信息化建設(shè)”之間的矛盾。計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破了館藏檔案的地域限制，電子檔案比重上升，國家信息化建設(shè)持續(xù)推進(jìn)，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了集觀念、方法、技術(shù)為一體的大背景，傳統(tǒng)的檔案管理模式受到挑戰(zhàn)，并日益上升為該時(shí)期檔案工作的主要矛盾。新時(shí)期檔案工作的主要矛盾既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇，為更好地解決這一矛盾，需要從多角度增強(qiáng)檔案事業(yè)與社會(huì)發(fā)展的適應(yīng)性[3]。因此，檔案管理部門應(yīng)探索更加科學(xué)有效的資源收集整理方式，運(yùn)用更先進(jìn)的信息采集手段擴(kuò)大數(shù)據(jù)容量，擴(kuò)大檔案資源范圍。本文就開展檔案信息化管理工作提出了一些見解。

1 當(dāng)前檔案信息化管理存在的問題

1）檔案信息化管理存在認(rèn)識(shí)上的不足。檔案管理工作者沒有從思想上認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性。在一定程度上忽視了對(duì)檔案信息資源的合理開發(fā)利用，影響了檔案管理發(fā)展進(jìn)程。

2）檔案信息數(shù)字化進(jìn)程較為緩慢。傳統(tǒng)檔案管理主要是以紙質(zhì)形式保存或是記錄的，如果將檔案信息進(jìn)行錄入，并構(gòu)建一個(gè)檔案管理數(shù)據(jù)庫，需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力。

3）檔案信息化管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，就必須對(duì)檔案信息化進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定。這一標(biāo)準(zhǔn)具有一定流程特點(diǎn)，但并不是獨(dú)立存在的，這為檔案信息化管理提出了非常高的要求。一方面需要配備檔案信息軟件、硬件設(shè)備，確保相關(guān)設(shè)備的應(yīng)用功能能夠達(dá)到信息化標(biāo)準(zhǔn)；另一方面，還需實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化管理。現(xiàn)階段，我國還未形成一個(gè)全面系統(tǒng)的檔案信息化管理文件，導(dǎo)致各單位檔案信息化建設(shè)和管理出現(xiàn)多元化、多樣化的特點(diǎn)，影響了檔案信息共享平臺(tái)的建設(shè)[2]。

4）檔案管理部門缺乏協(xié)調(diào)統(tǒng)一。人力社保局各個(gè)部門之間的聯(lián)系不夠緊密，不能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，增加了人力資源檔案管理效率提升的難度[4]。

5）檔案信息化管理缺乏綜合人才。在檔案管理工作中，需要專業(yè)的、綜合型的人才，這樣才能夠提升檔案信息化管理工作的效率。但是，目前檔案信息化管理人才較為缺乏，阻礙了檔案管理的質(zhì)量提升[4]。

6）網(wǎng)絡(luò)安全問題制約檔案信息化。由于檔案的特殊性，檔案管理人員需正確處理檔案信息與知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)之間的關(guān)系，同時(shí)還需做到嚴(yán)格保密和合理開放的有機(jī)結(jié)合。檔案信息化有助于提高檔案利用效率，但是也帶來諸多信息技術(shù)方面的問題，嚴(yán)重威脅檔案的安全性，比如非法訪問、電腦病毒、黑客破壞等[2]。

2 檔案工作信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1）檔案管理工作效率明顯提高。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要是依靠人工手動(dòng)操作完成記錄。信息化則是引入計(jì)算機(jī)軟件，為文件資料的儲(chǔ)存和收集提供了更多的便利條件，從而使檔案管理效率有了明顯的提高[5]。

2）實(shí)現(xiàn)檔案管理資源共享。檔案的傳統(tǒng)操作管理無法實(shí)現(xiàn)資源共享，這樣不僅會(huì)讓檔案資源的利用率大大降低，還會(huì)降低檔案資源的利用價(jià)值。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件的信息化管理技術(shù)，將檔案信息數(shù)字化，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享與利用[5]。

3）信息傳遞的速度和安全性得到提高。在日常的工作中，容易出現(xiàn)信息傳遞的過程中文件丟失或者損壞。而檔案管理的信息化，能夠使文件在傳輸過程中更加安全、更加快速。

3 檔案工作信息化管理的實(shí)現(xiàn)措施

1）完善檔案信息化管理制度。根據(jù)當(dāng)今檔案信息化的現(xiàn)狀和對(duì)未來發(fā)展方向的定位，建立一個(gè)具有發(fā)展空間的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)是十分重要。在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過程中，構(gòu)建檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)時(shí)要遵循以下幾個(gè)原則：兼容性原則、開放性原則以及系統(tǒng)性原則。兼容性和開放性是指檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)和信息技術(shù)行業(yè)與檔案管理行業(yè)相互匹配的同時(shí)，對(duì)各項(xiàng)開放性標(biāo)準(zhǔn)有所控制，避免重復(fù)工作。系統(tǒng)性原則是在充分發(fā)揮各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范作用的條件下，加強(qiáng)各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)之間的聯(lián)系和補(bǔ)充，使整個(gè)制度成為一個(gè)完整的體系。各個(gè)管理單位都應(yīng)該盡量建立相應(yīng)的管理機(jī)制，建立起條理清晰的管理體系，使檔案得到有效的利用和科學(xué)的管理，從而讓檔案可以充分發(fā)揮作用，為社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)出力量[2]。

2）提高檔案信息化人員的專業(yè)技能。檔案管理人員專業(yè)技能與檔案事業(yè)發(fā)展息息相關(guān)。因此，檔案管理單位的領(lǐng)導(dǎo)者要積極提升工作人員的專業(yè)技能。例如，開展培訓(xùn)活動(dòng)，定期開展講座，以此來提升他們的專業(yè)技能、業(yè)務(wù)水平，使其更加高效地投入到信息化檔案管理工作中[6]。

3）更新檔案信息化管理相關(guān)設(shè)備。加大資金投入，引入所必須的新技術(shù)與新設(shè)備，滿足檔案信息化管理的要求。新設(shè)備與新技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案信息的前提條件。通過先進(jìn)、安全性能良好的軟件與設(shè)備來儲(chǔ)存檔案文件。值得注意的是，隨著時(shí)代的變化，這些信息化設(shè)備也應(yīng)進(jìn)行升級(jí)，從而適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的要求。

4）提高檔案信息化管理的安全性。由于檔案數(shù)據(jù)是基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)被充分利用，因此其被非法獲取、篡改的概率較大。為提高相關(guān)數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩裕枰獙?duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格的加密設(shè)置。檔案管理人員需進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識(shí)，確保檔案資料的安全性。

4 結(jié)語

新時(shí)期檔案信息化管理顯得滯后，與當(dāng)前社會(huì)主義信息化建設(shè)存在矛盾。為解決這一關(guān)鍵問題，需要深層次分析當(dāng)前檔案信息化管理存在的問題。這些問題主要表現(xiàn)在認(rèn)識(shí)水平不足、信息數(shù)字化進(jìn)程緩慢、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、缺乏協(xié)調(diào)統(tǒng)一和缺乏綜合人才。相對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，新時(shí)期的信息化管理具有工作效率高、資源充分共享、信息傳遞快等優(yōu)點(diǎn)。綜合以上分析，可以從管理制度完善、專業(yè)技能提升、設(shè)備技術(shù)更新、信息化安全管理等方面開展工作，推進(jìn)新時(shí)期檔案信息化管理。