醫(yī)院開展檔案信息化管理的途徑思考

孫婭佳

（唐山市中醫(yī)醫(yī)院，河北 唐山 063000）

隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)水平的不斷提高，為了提高醫(yī)院的整體管理水平，確保醫(yī)院能夠繼續(xù)為人民提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，有必要提高醫(yī)院檔案管理水平。目前，檔案管理的最新方向是依托現(xiàn)代信息設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。通過推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，可以有效提高檔案收集的可靠性、檔案儲(chǔ)存的穩(wěn)定性和檔案利用的效率，為醫(yī)療服務(wù)的高質(zhì)量發(fā)展護(hù)航。

1 提升醫(yī)院檔案管理水平的必要性

1）醫(yī)療服務(wù)工作復(fù)雜性的要求。醫(yī)療服務(wù)工作，作為一項(xiàng)與人長期互動(dòng)、診斷、治療的工作，它要面對(duì)大量的患者，涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)醫(yī)務(wù)人員數(shù)量多，涉及的醫(yī)療保險(xiǎn)或工傷報(bào)銷的部門和流程也多。因此，醫(yī)療服務(wù)是一項(xiàng)涉及多個(gè)學(xué)科和利益的重要工作，必須注意檔案的保存和應(yīng)用。治療病人的記錄，以確保分配工作，檢查工作，手術(shù)和其他醫(yī)療工作可以嚴(yán)格執(zhí)行；醫(yī)療保險(xiǎn)報(bào)銷或工傷報(bào)銷的具體條件，檢驗(yàn)費(fèi)用和報(bào)銷的社會(huì)保險(xiǎn)的上級(jí)部門，以確保社會(huì)保險(xiǎn)工作可以以有序的方式進(jìn)行依照本法規(guī)定；通過歸檔和科學(xué)應(yīng)用的治療方案罕見或典型案例，類似疾病的診斷和治療效率可以有效地提高治愈率可得到保證。

2）醫(yī)療服務(wù)工作精確性的要求。從藥品檢驗(yàn)工作，然后手術(shù)和住院，醫(yī)療服務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)不是草率的，只有病人的全面醫(yī)療信息系統(tǒng)備案，以確保結(jié)果準(zhǔn)確地與病人，病人接受藥物、處方，實(shí)際情況，病人對(duì)精確匹配，術(shù)后治療方法和手術(shù)可以精確匹配，用藥和核對(duì)報(bào)銷方案可符合規(guī)范，避免醫(yī)療服務(wù)差錯(cuò)、社會(huì)保險(xiǎn)報(bào)銷偏差。

3）醫(yī)院所有制的要求。公立醫(yī)院是社會(huì)主義醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的重要環(huán)節(jié)，也是醫(yī)療保險(xiǎn)和工傷保險(xiǎn)的基本單位。因此，符合安全與國家人民的生命和健康社會(huì)保障基金負(fù)責(zé)任的態(tài)度，必須重視檔案管理工作，確保準(zhǔn)確記錄病人的醫(yī)學(xué)檢查、醫(yī)療條件、住院和保險(xiǎn)報(bào)銷，確保治療能夠準(zhǔn)確，可以依法按照規(guī)定的社保基金支出。

4）明確責(zé)任的要求。醫(yī)療機(jī)構(gòu)收治的患者具有很強(qiáng)的分散性和流動(dòng)性，涉及多個(gè)科室。因此，有必要加強(qiáng)對(duì)患者檔案的收集和整理，從而明確每個(gè)檢查和治療環(huán)節(jié)的責(zé)任范圍，加強(qiáng)醫(yī)務(wù)人員在每個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任意識(shí)和重視程度。一方面要保證醫(yī)療工作的質(zhì)量，另一方面要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷過程，杜絕報(bào)銷過程中的保險(xiǎn)欺詐和腐敗現(xiàn)象。

5）提升工作效率的要求。醫(yī)療服務(wù)是一項(xiàng)多流程、多科室的工作，醫(yī)生人數(shù)多，流動(dòng)性強(qiáng)。因此，只有做好檔案管理工作，才能保證患者在各環(huán)節(jié)的流動(dòng)中無縫對(duì)接，保證醫(yī)療服務(wù)的效率。

2 醫(yī)院開展檔案信息化管理的途徑思考

1）強(qiáng)化信息化管理。管理層應(yīng)重視檔案信息化建設(shè)和管理在整體醫(yī)療服務(wù)中的重要作用，并根據(jù)醫(yī)院建設(shè)的現(xiàn)狀，對(duì)檔案建設(shè)進(jìn)行資金投入。同時(shí)，醫(yī)院需要根據(jù)國家現(xiàn)行法律法規(guī)和醫(yī)院實(shí)際情況，建立科學(xué)的管理體系，為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)提供管理保障。管理者需要根據(jù)醫(yī)院科室管理現(xiàn)狀和檔案信息化建設(shè)合理實(shí)施管理辦法，借助信息管理平臺(tái)加強(qiáng)科室或部門之間的信息交流，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。醫(yī)院還需要開發(fā)一個(gè)監(jiān)管系統(tǒng)，以支持未來的記錄管理和信息服務(wù)決策。

2）重視人才培養(yǎng)。醫(yī)院要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)能力，就有必要引進(jìn)管理檔案的管理人員，通過組建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，提高檔案信息化建設(shè)的建設(shè)效果。同時(shí)，醫(yī)院需要培養(yǎng)檔案人員的專業(yè)技能，加強(qiáng)檔案人員進(jìn)行檔案信息管理的能力。通過多種培訓(xùn)方法，將檔案管理與實(shí)際工作有效結(jié)合起來。例如，可以組織檔案人員與各部門進(jìn)行溝通，或展示現(xiàn)場出現(xiàn)的問題，從而提高檔案人員對(duì)檔案信息內(nèi)容的評(píng)估能力。醫(yī)院需要對(duì)檔案人員進(jìn)行學(xué)習(xí)評(píng)估，分析其對(duì)相關(guān)技能培訓(xùn)的掌握情況，并根據(jù)評(píng)估對(duì)檔案人員進(jìn)行有針對(duì)性的指導(dǎo)。

3）配套硬件建設(shè)。檔案信息化發(fā)揮著重要作用，可以促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)能力的整體提升，有助于醫(yī)療服務(wù)決策數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。信息化建設(shè)需要改變以往的手工文件管理模式，采用多種信息技術(shù)軟件對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行管理和存儲(chǔ)。例如，您可以通過數(shù)據(jù)庫或壓縮技術(shù)對(duì)各種檔案信息進(jìn)行壓縮和保存，并將其存儲(chǔ)在電子數(shù)據(jù)庫中，以避免因人工保存而造成檔案信息的丟失。醫(yī)院要實(shí)施檔案信息化管理，必須加強(qiáng)對(duì)檔案建設(shè)的資金支持，只有保證了支持信息化建設(shè)的硬件，才能建立起信息平臺(tái)。建立檔案管理平臺(tái)或中心內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)為載體可以輸入并保存醫(yī)院的內(nèi)部檔案信息管理平臺(tái)，可以讓醫(yī)生或病人了解醫(yī)院的整體醫(yī)療服務(wù)動(dòng)態(tài)，也可以加強(qiáng)檔案信息管理的能力。醫(yī)院在檔案信息化建設(shè)中不僅要建設(shè)配套的硬件設(shè)施，還要做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作。同時(shí)，很多檔案信息都與醫(yī)院的內(nèi)部管理有關(guān)，具有很強(qiáng)的私密性，有必要對(duì)這些檔案內(nèi)容進(jìn)行保密管理。醫(yī)院在檔案信息化建設(shè)過程中，需要設(shè)置保密權(quán)限，有效完善內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全管理，避免因運(yùn)行權(quán)限不清而造成信息泄露。還可以通過設(shè)置權(quán)限來避免其他一些人員的非法操作，通過對(duì)訪問權(quán)限的合理控制來實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行。此外，醫(yī)院需要按照醫(yī)療體制改革的要求共享醫(yī)療信息，通過共享提高檔案信息的整體管理能力。通過信息技術(shù)的應(yīng)用來提高檔案信息的流通能力，在此基礎(chǔ)上更好地進(jìn)行醫(yī)療服務(wù)溝通。

4）電子檔案和紙質(zhì)檔案共同保存。檔案信息化建設(shè)必須考慮到傳統(tǒng)檔案管理的一些優(yōu)點(diǎn)。雖然傳統(tǒng)檔案管理模式存在著觀念落后、時(shí)效性差的問題，但這些傳統(tǒng)檔案也有其推廣價(jià)值，紙質(zhì)檔案的管理價(jià)值是不可否認(rèn)的。根據(jù)當(dāng)前醫(yī)療服務(wù)建設(shè)的發(fā)展趨勢，醫(yī)院可以將紙質(zhì)檔案和電子檔案共同用于檔案信息管理，通過兩者優(yōu)勢互補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)更高水平的檔案建設(shè)和信息服務(wù)。紙質(zhì)檔案具有很強(qiáng)的真實(shí)性和原始性，可以被法律認(rèn)可。因此，紙質(zhì)檔案作為憑證，其內(nèi)容不易修改或偽造。但紙質(zhì)檔案易發(fā)生水解、氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張內(nèi)容受損，字跡模糊，無法對(duì)檔案信息做出有效判斷。然而，電子記錄使用磁性材料作為載體來記錄和保存信息。文件信息的存儲(chǔ)數(shù)量非常巨大，可以通過網(wǎng)絡(luò)媒體或移動(dòng)硬盤進(jìn)行存儲(chǔ)和信息傳輸。存儲(chǔ)電子文件時(shí)，需要選擇遠(yuǎn)離磁場和暗光的地方。不可否認(rèn)的是，電子檔案館在信息管理時(shí)容易受到黑客或病毒的攻擊，并對(duì)檔案館內(nèi)容的破壞或丟失構(gòu)成威脅。因此，根據(jù)紙質(zhì)檔案和電子檔案的特點(diǎn)和管理需要，醫(yī)院在檔案信息化建設(shè)中需要紙質(zhì)檔案和電子檔案的協(xié)同配合。通過兩者優(yōu)勢互補(bǔ)，可以加強(qiáng)管理能力，更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

3 結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)是促進(jìn)醫(yī)院檔案管理跨越式發(fā)展、提高醫(yī)院管理水平和醫(yī)療服務(wù)水平的一項(xiàng)重要工作。因此，我們必須認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的醫(yī)院檔案管理工作的價(jià)值和促進(jìn)性的作用，通過建立信息檔案管理系統(tǒng)，規(guī)范檔案工作流程，統(tǒng)一文件格式，提升檔案管理的管理水平，優(yōu)化信息文件的結(jié)構(gòu)，以更好地維護(hù)檔案信息化建設(shè)工作的推進(jìn)，充分發(fā)揮提高檔案管理水平、醫(yī)院管理水平、醫(yī)療服務(wù)水平的作用，保障人民群眾的生命健康。