基于數字化環境下檔案管理信息化建設思考

連淑燕

（上海市自來水奉賢有限公司，上海 201499）

1 引言

互聯網和大數據是當前的熱門話題，也是未來各行各業不得不面臨的發展趨勢。檔案管理工作對企事業單位來說，是從建立之初就應當著手做好的一項基礎工作，但目前傳統的紙質檔案管理方法因查閱困難、不便保存、占地較大、難以移動等缺陷而被人們所摒棄，與之對應的，信息化的檔案管理模式成為一種新的手段和模式。檔案資料信息化建設順應時代發展和技術革新，有利于提升檔案管理的效能，因此是目前較為值得采用和推廣的檔案管理方法。

2 檔案管理工作的特點

1）智能化。科技水平的不斷提升使當前的檔案管理工作有更多完善和改進的可能，傳統的檔案管理工作模式無法適應現代管理的要求，因此要不斷創新檔案管理工作模式和方法，采用新技術，開拓新思路，從而使現有的檔案資料查詢效率得到提升，保存更安全。現狀表明，新技術的應用能夠有效提升檔案管理的效率和質量，展現出檔案管理的智能化發展新需求。

2）信息化。現代數字化環境下，各行各業，乃至各個崗位都需要邁入信息化，特別是檔案管理工作，信息化建設的推進使檔案管理能夠采用先進的信息化技術和工具進行管理。例如在企事業單位中采用的城市云網絡技術能夠實現檔案的無紙化和集中化管理。

3 數字化環境下檔案管理信息化建設的意義

1）數字化環境下檔案管理的含義。檔案管理有兩層含義，一是指檔案館、檔案室等檔案儲備場所的管理過程，另一方面是對檔案具體內容的登記、儲存和收納等具體工作。無論是管理過程還是管理工作，對于大型機構來說，檔案管理信息化建設的順利推行依賴于大數據背景下的新設備、新技術和新方法。

另外，數字化環境使檔案管理的流程和模式得到簡化，提高了管理效能，減少了人力、物力和財力的支出。可以說大型機構的檔案管理質量提升與數字化技術的發展密不可分。因此，當我們考慮檔案信息化建設時，不能將檔案管理看作一個孤立的過程或管理動作，而是扎根于數字化環境的信息化建設的載體和路徑。

2）數字化環境下檔案管理信息化建設的意義。數字化發展勢不可擋，技術在發展，檔案管理工作也要相應提升和完善，因此推動檔案管理信息化建設意義重大。

首先，提升檔案管理質量能夠有效提升企事業單位管理的整體水平。提升檔案管理質量是企事業單位整體管理水平提升的基礎和前提，也是師范關鍵的內容。傳統的檔案管理過程以人的手工記錄為主，耗時耗材，并且無法保證記錄的真實性和準確性，而要提高真實性、準確性和及時性，則要成倍投入大量的人力、物力和財力。采用數字化技術的新型檔案管理模式能夠擺脫人工處理的弊端，創新檔案管理手段和方法，提高檔案管理質量和效能。

其次，提升企事業單位檔案管理質量是數字化環境下企事業單位檔案管理發展的必經之路。在檔案管理過程中，如果不采用數字化的檔案管理措施，會使檔案管理的相應流程更加復雜，而兄弟單位甚至部門間的信息難以同步，嚴重影響工作推進，甚至影響各項工作的最終績效和成果，對企事業單位的長遠發展有弊無利。因此，企事業單位如果希望檔案管理能夠促進本單位的長遠發展，推進檔案管理的信息化建設勢在必行。

最后，檔案管理的信息化建設有利于資源共享和信息互通。計算機技術和互聯網的快速發展，使信息搜集和整理更加方便快捷，將匯總分類后的信息納入檔案，將十分有利于信息的共享，以及在此基礎上實現的部門間、機構間的分工與合作。對于檔案資料的查詢來說，也十分便捷。在此過程中，需要注意的是與檔案資料相關的信息保密，確保高密級檔案中的信息不被泄露。

4 數字化環境下企事業單位檔案管理信息化建設面臨的阻礙

雖然目前許多企事業單位的檔案管理信息化建設取得了一些成績，但是從更加廣泛的范圍來看，依然有以下阻礙需要克服。

首先是一些企事業單位不具備檔案管理信息化所需要的設備，相應的制度也不健全，這導致一些企事業單位在從傳統模式轉向數字化檔案的過程中出現了資料缺失、遺失現象，這類問題不解決，就會導致檔案管理質量在一定時期內下降，甚至因為基礎沒打好而導致長期的檔案管理工作疲沓、低效。

其次，企事業單位中真正具備檔案管理理論和實踐技能的人才少而又少，許多單位的檔案管理往往交給退居二線的職工去處理，或者歸為綜合辦公室或人力資源部門的責任，這導致新技術和新方法的采用十分受限，更談不上有所改善。

5 數字化環境下企事業單位檔案管理信息化建設方式

1）樹立全員檔案管理意識，豐富和完善檔案管理制度。企事業單位檔案管理的呃過程涉及檔案館、檔案室的建立與使用，因此首先要確保檔案管理資料內容的安全性。數字化環境下，企事業單位檔案管理的安全性有了更高的要求，對保密性也應有所重視，因此要在檔案管理相關崗位全員范圍內樹立檔案管理是重要工作的意識，對其他部門員工也要不斷強調資料收集、完善和補充的重要性，并且在國家法律法規的框架下不斷豐富和完善涉及檔案管理的制度，只有完善的制度體系，才能夠指導和約束檔案管理信息化建設的順利推行。

2）重視檔案管理人才培養，塑造專業檔案管理團隊。數字化環境下，檔案管理信息化建設的推進離不開兼有理論和實踐的專業人才。數字化環境下的檔案管理不再是簡單的歸納和收集資料信息，而是要對信息進行分類匯總，甚至簡要分析之后進行存儲，因此專業化的檔案管理人才培養十分重要。之所以提出這樣的要求，是因為檔案管理人員以及檔案管理團隊質量的高低影響著檔案管理工作的效果與效能，因此，要注重引進專業化人才，是檔案管理團隊更加完善，使檔案管理工作更系統，更科學。

3）不斷更新檔案管理技術和方法，提升檔案管理質量。檔案管理制度體系建設和檔案管理團隊建設以及檔案管理人員素質提升是提高企事業單位檔案管理質量的前提和基礎，而在檔案管理實施的過程中，則要注重應用新技術、新方法，推動檔案管理的信息化建設，使檔案管理的質量在提升之后能夠保持長期的穩定性，并在制度指導下穩中有進的不斷完善。檔案管理技術和手段是應對數字化環境下檔案管理新挑戰的有效方法和途徑，也是對檔案管理人員的同意要求。

6 結論

對企事業單位來說，要想提升檔案管理的質量和水平，必須充分考慮數字化環境這一大背景。雖然現在大部分企事業單位的檔案管理水平都在逐漸提升，但依然存在著一些問題。因此，有必要從更高的角度對企事業單位中的檔案管理工作進行統籌規劃，不斷推進信息化建設的進程，下定決心落實檔案管理的相關制度，提高檔案管理質量，提升企事業單位管理水平。