信息時(shí)代下加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策探討

吳淙斌

（東山縣委巡察工作保障中心，福建 漳州 363400）

對(duì)于行政事業(yè)單位來說，檔案管理工作是其自我改革創(chuàng)新的載體，其中檔案記錄了行政事業(yè)單位不同階段的重大事件，并且可以為其今后發(fā)展提供重要參考。

1 信息時(shí)代下行政事業(yè)做好檔案管理工作的意義

1.1 提升檔案信息利用率

傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中，行政事業(yè)單位主要是利用紙質(zhì)檔案記錄相關(guān)信息，然而檔案室中的資料不斷增多，檔案數(shù)據(jù)也不便于及時(shí)更新。隨著信息技術(shù)的利用，可以打造信息化管理模式，讓檔案的存儲(chǔ)不受時(shí)間和空間限制，并且檔案管理人員可以及時(shí)查找、錄入、下載、更新存檔，有效提升檔案利用率和管理效率[1]。

1.2 減少檔案管理成本

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)期存放過程中容易出現(xiàn)潮濕、丟失等問題，為了保證檔案信息的完整性，需要對(duì)部分受損的檔案紙張內(nèi)容復(fù)制，這一過程中需要投入大量人力與成本。隨著信息檔案的出現(xiàn)，行政事業(yè)單位通過購(gòu)置數(shù)字化設(shè)備可以有效節(jié)省檔案管理時(shí)間，并且極大的節(jié)約了檔案管理成本。

2 行政事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

2.1 對(duì)檔案信息化建設(shè)重視程度不足

目前行政事業(yè)單位的人力資源管理、財(cái)務(wù)管理工作效率得到顯著提升，這與領(lǐng)導(dǎo)的高度重視有關(guān)，然而很多部門領(lǐng)導(dǎo)未能對(duì)檔案管理工作重視起來，普遍認(rèn)為檔案管理工作不能直接推動(dòng)部門本建設(shè)和事業(yè)單位發(fā)展，該思想下導(dǎo)致不愿花費(fèi)資金加強(qiáng)信息化建設(shè)，而這一錯(cuò)誤的思想恰恰影響了事業(yè)單位的發(fā)展。從檔案管理人員的角度講也存在自身創(chuàng)新意識(shí)缺乏、工作能力不足等問題，無法熟練利用操作軟件。

2.2 行政事業(yè)單位檔案管理制度不健全

盡管當(dāng)前行政事業(yè)單位普遍制定了檔案管理制度，不過在執(zhí)行過程中往往未能真正落實(shí)，比如數(shù)字檔案上傳和利用不合理、檔案格式不統(tǒng)一，或者案卷標(biāo)號(hào)不齊全，還有一些行政事業(yè)單位的檔案管理工作和管理制度的要求差異較大，容易導(dǎo)致信息丟失，對(duì)行政事業(yè)單位發(fā)展構(gòu)成嚴(yán)重威脅。

2.3 行政事業(yè)單位檔案檢索平臺(tái)不完善

相較于傳統(tǒng)的人工檢索方法，在信息技術(shù)支持下檔案管理工作的檢索過程更快，不過部分事業(yè)單位的檔案檢索平臺(tái)功能不完善，還有很多檔案管理人員由于缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)導(dǎo)致其平臺(tái)檢索流程不熟悉，同樣影響了檔案管理工作效率。

2.4 檔案管理人員專業(yè)性不足

在行政事業(yè)單位中檔案是寶貴的資源，不過在實(shí)際工作中部分檔案管理人員對(duì)該項(xiàng)工作重視程度不足，認(rèn)為日常工作只是進(jìn)行檔案的上傳與保管。此外，在信息技術(shù)支持下檔案管理平臺(tái)需要與檔案資源整合，然而一些檔案管理人員專業(yè)能力不足，這一問題必須重視起來[2]。

3 如何在信息時(shí)代下提升行政事業(yè)單位檔案管理水平

3.1 對(duì)檔案管理工作加以重視

事業(yè)單位在其發(fā)展過程中產(chǎn)生大量檔案信息，內(nèi)容較為復(fù)雜，對(duì)當(dāng)前的檔案管理人員帶來了很大挑戰(zhàn)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，可以讓檔案管理流程簡(jiǎn)化，提升管理效率。因此需要檔案管理人員自身轉(zhuǎn)變思想，積極學(xué)習(xí)檔案管理軟件，掌握計(jì)算機(jī)操作方法，而行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和其他部門員工同樣要重視起來，積極配合檔案管理人員工作，切實(shí)遵守檔案管理規(guī)定。此外，需要通過宣傳欄、召開會(huì)議等多種渠道讓行政事業(yè)單位內(nèi)部形成人人關(guān)注檔案管理工作的風(fēng)氣，并且可以為檔案管理部門工作提出建議，以此加快推進(jìn)檔案管理規(guī)范化進(jìn)程。

3.2 完善檔案信息化管理制度

檔案管理工作的開展必須嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行，當(dāng)前我國(guó)行政事業(yè)單位檔案管理制度日趨完善，不過依然有部分事業(yè)單位未能及時(shí)更新，所以新時(shí)期必須建立信息化檔案管理制度，同時(shí)要求嚴(yán)格執(zhí)行，通過該措施可以幫助相關(guān)部門工作高效開展。在具體制定檔案管理制度的過程中，要求結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展情況，保證檔案管理方法和事業(yè)單位發(fā)展契合，需要其他部門加強(qiáng)配合，及時(shí)上交資料與文件，比如行政事業(yè)單位可以制定出激勵(lì)機(jī)制，對(duì)檔案管理工作細(xì)化，明確檔案管理人員職責(zé)和檔案管理部門內(nèi)部分工，并且定期開展人員考核工作，如果檔案管理工作人員表現(xiàn)較好要適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，如果由于人員懈怠導(dǎo)致檔案丟失等問題則接受處分[3]。

3.3 打造信息化檔案管理平臺(tái)

盡管當(dāng)前行政事業(yè)單位紙質(zhì)檔案利用率降低，不過依然具有其價(jià)值，新時(shí)期需要利用信息技術(shù)把紙質(zhì)檔案中的文字通過圖片、視頻等形式上傳到網(wǎng)絡(luò)中，進(jìn)而避免檔案信息丟失。而當(dāng)前的行政事業(yè)單位檔案管理部門普遍利用計(jì)算機(jī)辦公，各部門之間也能夠及時(shí)交流，可以為檔案管理工作開展提供有力支持，通過建立檔案管理平臺(tái)可以為存儲(chǔ)、下載和使用檔案信息提供便利，有利于促進(jìn)各部門的檔案信息共享。此外，行政事業(yè)單位需要完善檔案管理模塊，可以把檔案系統(tǒng)設(shè)置成數(shù)據(jù)庫(kù)、前端與后臺(tái)，進(jìn)而完整呈現(xiàn)出檔案的管理功能與類別，比如在數(shù)據(jù)庫(kù)中檔案管理人員可以更加便捷地進(jìn)行檔案收集、整合、查閱、分析。在現(xiàn)代化辦公環(huán)境下可以利用計(jì)算機(jī)檢索類別、用途、年限，以此快速了解查閱信息，掌握各項(xiàng)工作的開展情況。

3.4 加強(qiáng)信息化檔案管理人員培養(yǎng)

行政事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中要豐富人才培養(yǎng)途徑，多方面提升檔案管理人員能力，其中關(guān)鍵在于掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，熟練利用檔案管理軟件與平臺(tái)，要求在開展培訓(xùn)的過程中掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)，深入挖掘答案信息同時(shí)要求檔案管理部門制定和完善人才培養(yǎng)與考核機(jī)制，以此提升檔案管理人員專業(yè)能力，建議檔案管理部門每半年進(jìn)行一次人員考核，并且定期對(duì)崗位人員輪換，確保人員明確分工、各司其職，通過該方法能夠全面提升檔案管理人員工作水平。此外，部門領(lǐng)導(dǎo)要高度關(guān)注全新的檔案管理措施，通過召開會(huì)議的形式組織檔案管理人員討論和學(xué)習(xí)[4]。

4 結(jié)束語

綜上所述，在信息時(shí)代下，行政事業(yè)單位檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，要求重視信息化檔案工作開展，完善檔案管理制度，注重檔案管理人員培養(yǎng)，打造信息化檔案管理平臺(tái)，以此提升檔案管理工作效率，促進(jìn)行政事業(yè)單位健康發(fā)展。