信息化技術在技工院校檔案管理中的有效建設

金美玉

（海港區南山職業技能培訓學校，河北 秦皇島 066000）

大數據是多元形式下的龐大信息資產。在當前社會需要和經濟建設競相迸發，信息數據的產生已經不再是原有的單一向發展，信息間也開始了相互的碰撞、摩擦和結合，以此不斷地進行新的消息的衍生和自行的繁殖發展。由此導致的一個較為明顯的問題就是普通的尋常軟件設備已經無法有效地應對如此龐大的信息數據量，需要新的技術方式來實現對其的集中捕獲和分層處理。因此，要求新的技術方式能夠具備更加出眾的洞察力與處置力，及時針對多元變化的信息數據進行有價值的分析處理[1]。這是基于大數據時代而產生出的相應信息技術力量，結合當前技工院校檔案信息資料的管理工作現狀，具備很好的反思與參考價值。

1 大數據背景下信息化技術在技工院校檔案管理中的有利影響

技工院校作為我國的教育體系下的結構分支，具有的檔案儲備量相當巨大，且一直以傳統紙質化檔案信息的保存方式進行存儲管理，在實際的意義上并不具備長久保存的優勢。而且，信息檔案的數量與日俱增，在大數據的時代背景下信息資料的內容也會越來越復雜，這使得紙質化的檔案信息給相對應的管理工作、存儲工作、查閱工作等都造成了極大的不便利性。就是基于如此環境條件，大數據帶來的信息技術給技工院校的檔案管理創造了可改進革新的空間，并給予了其更加具有優勢力的技術手段，以此來優化檔案管理的質量、提升工作運行的效率，在服務建設上大幅度地提升其便利性，降低人工作業多余出的無效功率[2]。并且，信息化技術能夠給予檔案管理及時有效的交互信息傳輸，在許多檔案信息調用的情況下，便捷了繁瑣的信息查找和搜尋程序，有效增強了用戶體驗的良好感受度，在信息資源的共享共通的前提基礎下，異地檔案查閱帶給用戶的服務建設很好滿足了當前人員流動的資源信息狀況，為檔案管理的質量服務和價值建設又提供了更有利的經驗。

2 大數據背景下信息化技術在技工院校檔案管理中的有效建設

技工院校的檔案涉及院校建校發展、成長革新等各個方面的信息，是技工院校的重要內部資源。但技工院校存在的人員及檔案流動性大的重要問題，這無疑是加重了檔案管理的難度系數，并且在技工院校的建設發展項目中，檔案管理的屬性歸屬并不具備突出特性，因而相對而言其所受到的重視程度有限。但在大數據技術多方位覆蓋的階段環境下，強化技工院校檔案管理的信息技術建設已成為必然的選擇，并成為技工院校整體改革建設中的重要一環。

2.1 推進檔案及信息內容的電子數字建設

檔案資料除了要保存好原始的資源存檔，同時也要為后續的檔案實用建設考慮。工作人員可以借助于信息技術設備儀器實現紙質文檔的電子數字轉換，方便在后續的工作中直接對電子信息進行調檔查閱和編輯存儲，既簡化了紙質檔案信息調閱使用流程，同時又優化了新信息文獻的錄入流程。此外，檔案信息的信息化管理很好實現了各類信息資源的分類管控，有效區別了重要文檔和普通文檔的加密存儲管理，對檔案信息的安全性能再填一把利鎖。

2.2 規范檔案管理信息化的流程及要求

技工院校一定要對檔案管理信息化給予足夠的重視，構建健全的檔案信息化管理體系及流程，從檔案最開始的錄入管理工作，到最后的運用，整個管理流程都要進行逐個檢查并細化，有助于檔案管理的精細化發展。建立完善、規范的管理體制，可以在整個檔案信息化管理中，推動檔案信息化管理的規范發展，有效保證檔案信息可以被合理規范使用。為了檔案管理信息化的科學發展，需構建相對完善的管理流程，可以從以下幾個層面進行：

第一，在建設檔案信息數字化的過程中，技工院校需要將所有的資料數據進行數字化處理，并通過特殊的電子文件方式進行儲存管理。依據此方法來有效解決電子文件的電子文件保存格式不兼容的情況，很好的將檔案保存和調用進行了銜接，為日后的檔案查閱、管理等相關方面提供了便利[3]。

第二，嚴格管理檔案信息化管理的工作人員，規范其管理行為。構建相應的監督制度以及管理責任制度，不僅需要確保在進行檔案信息管理時，重要的信息不會泄露，還要對相關工作人員進行監督管理，督促工作人員將檔案信息進行及時的更新與整理，有利于使用者獲取更加及時有效的信息數據。

第三，技工院校應積極運用專業的軟件進行檔案信息化建設工作。借助專業的軟件系統，實現對檔案信息數據的收集、整理、保存等相關工作。這對建設規范的操作流程及管理體制有著十分重要的影響，并且對改善技工院校當前的檔案信息化管理質量、提升管理工作的效率、實現檔案數據信息的共享等方面都有著不可代替的作用。技工院校在建設檔案信息化管理時，一定要允許學校師生對其進行相關的查詢，使得學校師生可以結合自己的具體需要來對檔案信息進行查詢，增加了檔案信息的應用率，有效發揮自身價值，滿足學校師生的查詢需求[4]。

2.3 加強對檔案管理人員的建設

當今信息化時代，檔案信息開始朝著多元化、碎片化、復雜化等方向發展。目前檔案管理信息化建設的首要目標就是要實現檔案保存到搜索模式的轉變，這一目標對檔案信息管理人員和使用者都提出了新的挑戰。

第一，檔案管理工作人員需要豐富自身的專業知識，提升自身的工作能力。當前信息化管理環境與過去的檔案管理方式相比，存在著很大的不同。要求檔案管理工作人員需要熟練掌握當前的網絡信息技術，比如：數據庫技術、刻錄技術等等。在實際的工作過程中，工作人員需要利用這些技術進行整理歸納工作，大大提升了管理質量。此外，檔案管理人員必須十分熟悉檔案的數據資料，這樣才可以在搜索檔案信息時更加迅速、精準，更好的滿足使用人員對檔案信息的實際需求。

第二，伴隨著檔案管理信息化的發展，檔案工作人員需要對自身的知識儲備進行提升，比如：統計學、目錄學等相關知識，不斷豐富自身檔案管理的能力水平，科學、規范的對檔案信息進行收集、整理、保存，有助于提升檔案信息化管理的質量水平。

第三，充分調動出工作人員的主動性，總結實際的工作經驗，針對工作過程中所碰到的各類問題，及時進行反應，結合實際的工作要求以及工作經驗對問題進行及時的處理，對檔案信息化管理的質量和水平有著非常重要的作用。

3 結語

總的來說，伴隨著信息時代的來臨，技工院校需要緊跟時代發展的步伐，迎合當代信息化環境，強化對檔案信息化管理的建設工作，對檔案管理工作進行全方面的改革優化，從而有助于檔案管理工作質量和效率的大幅提升，增強檔案管理工作的重要影響，充分發揮檔案信息化管理的作用價值，有效推動技工院校的未來發展進步。