基于信息化背景的文書檔案管理工作創新研究

閆二鵬

（交城縣天寧鎮人民政府 便民服務中心，山西 呂梁 030500）

隨著社會競爭的日益激烈，企業事業單位需要做好管理工作，尤其是文書和檔案管理，才能站穩腳跟。文書檔案記錄了企業事業單位的活動，具有極其重要的參考價值。可以說，文書檔案管理水平的高低關系到企業的發展效率。這就要求企事業單位重視文件檔案管理，不斷創新管理工作，適應時代的變化。

1 信息化手段運用于文書檔案管理工作的必要性

首先，簡化文件管理的基本操作流程。一般來說，文檔文件管理涉及文檔文件內容豐富，文檔文件類型復雜。目前，在引進現代文件管理手段的前提下，可以大幅度降低各類文件檔案管理的總體難度，避免復雜的文件整理和文件收集操作。傳統的文件檔案管理模式涉及多部門、多人員的收集、分類、歸檔、查詢、分析等過程。流程復雜，管理節點眾多，檔案流轉不暢，給檔案的歸檔、查閱和管理帶來困難。采用信息化管理手段可以大大減少管理節點，提高流程速度，簡化基本操作流程。具體來說，在文件檔案的查詢、整理和分析方面，引入信息技術方便地實現了文件檔案的全面收集，客觀地體現了節省文件管理時間的效果。

其次，它反映了文件和檔案利用的最大價值。文件檔案必須能夠得到有效利用，突出文件檔案的價值和意義。文獻檔案內容復雜，種類繁多。要在海量的檔案中發現有價值的信息，依靠傳統的人工檢索和分析方法，顯然跟不上時代的要求。充分利用計算機網絡實現信息管理，可以實現文檔數據的靈活處理、文檔信息的共享和文檔價值的開發。

再次，有效節約管理文件和檔案的總成本。利用信息技術對文件、檔案進行管理，將巨大的紙質、音像資料轉化為數字信息，存儲在網絡上，可以大大減少檔案占用的空間和場館建設。計算機在信息處理速度上具有無可比擬的優勢，可以滿足不同存取方式的需要。它還可以滿足人們在時間和空間上信息共享的需要。

最后，便于檔案的保密管理。文檔檔案按密級管理，不同的密級對應不使用的對象。信息技術可以利用網絡來區分不同密級的讀取對象，然后進行嚴格的讀取授權，防止文件被讀取

2 文書檔案管理工作現狀分析

對于任何一個企業來說，檔案管理都是其管理體系的核心內容。隨著時間的推移，文件檔案的作用日益突出。但是，目前我國企事業單位仍然采用傳統的管理方式，只對文件內容進行記錄和保存。這種管理的弊端比較明顯，會對文件、檔案造成破壞，而且這種破壞是不可逆轉的，會影響企事業單位的發展。隨著管理的發展，管理問題逐漸顯現，主要表現在：首先，管理手段相對落后。由于對文件檔案管理重視不夠，管理工作沒有得到有效的開展。如果管理者認識不足，在管理內容和方法上就沒有突破。然而，在信息時代，新的管理技術每天都在誕生。如果管理者不及時掌握技術更新，管理手段就會滯后，管理效率就會低下。其次，管理者與管理工作的匹配度較低。管理人員的整體素質比較低，跟不上時代發展的步伐。一方面，管理者受教育程度低，不能有效地開展自主學習活動。另一方面，管理者缺乏規范意識，企事業單位沒有制定培訓計劃，導致管理工作不到位。最后，管理和檢索效率低。許多企事業單位的檢索方法還處于原始狀態，隨著文獻檔案數量的迅速增加，這種檢索方法必然會降低文獻檔案檢索的效率。

3 基于信息化背景下創新文書檔案管理工作的具體思路

1）提高文書檔案管理人員的信息化管理水平。要實現文件檔案管理與現代新型管理手段的緊密結合，需要依靠具有較高信息素養的專業檔案管理人才。一是加大檔案管理人員信息技術技能培訓力度，采取遠程培訓、專家講座、在職培訓等方式，提高檔案管理人員的業務素質和信息管理水平。二是與科研人員緊密結合，采用數學模型、網絡大數據、模糊控制等最新科研手段，加快文獻檔案的研究與評價，挖掘有用的經濟價值，實現檔案價值的有效利用。三是利用信息技術和檔案管理人員，將檔案管理部門轉變為本單位的信息中心，形成輻射各業務部門、整合整個單位價值鏈的“價值中心”。

2）構建文書檔案管理的信息化網絡。首先，海量的文獻檔案信息轉化為數字信息。只有對文件、檔案進行數字化改造，才能實現信息管理。數字化改造的過程不僅是將文獻上傳到網絡上，還要進行科學的分類梳理，做到組織清晰、分類準確、歸檔完整，為計算機檢索提供保障。此外，還包括數據庫、數據結構、統計分析、辦公自動化等軟硬件技術的開發。其次，文件檔案信息管理流程再造。基于信息化的公文檔案管理流程設計是改革管理機構、簡化管理層次、優化管理結構的重要組成部分。信息網絡建設可以突出信息化的主導作用，打破原有僵化的內部組織制約，擺脫管理水平、人員等復雜因素的制約，建立統一、高效、科學的信息管理體系，促進管理創新，機制創新與科技創新。最后，確保必要的人力和物力投入。文獻檔案信息化建設是一項龐大的工程，不僅需要對歷史資料進行數字化改造，而且符合時代要求，為今后檔案管理的升級留下了足夠的空間。要進行超前規劃、必要的場館建設和計算機網絡建設，確保必要的人力物力。

3）實現文書檔案資源的信息化共享。文書檔案管理不是孤立的，而是與管理、科研密切相關的。文件和檔案來自各專業管理部門，其價值實現應用于各部門和其他外部組織。因此，在保密的前提下，共享是文件和檔案的基本屬性。具體而言，在加強文獻檔案資源共享的實踐領域，作為檔案管理機構，要以現有文獻檔案資源共享為重點，全面構建信息化的文獻檔案共享平臺。一是通過不同的閱讀授權與不同的受眾共享信息。比如，影像展示檔案館對所有公眾開放，盡可能擴大傳播范圍和聲譽。科研參考檔案館面向科研工作者和工程技術人員開放，探討檔案的應用價值。內部保密檔案只對法律法規和內部規章制度授權的有限群體開放，嚴格執行保密制度。二是文件檔案管理機構實現信息共享，開展檔案管理經驗和成果交流，提高文件檔案管理整體水平。三是通過文獻檔案共享，建立全球信息網絡，突破空間、地域、種族的限制，加強全球文化交流與合作，促進人類文明共同進步。

4）創新檔案管理制度。只有健全的管理制度，才能保證管理更加規范。過去的管理體制側重于檔案的收集整理，顯然不夠全面。因此，要豐富管理內容，包括文件、檔案的分類、整理、使用和銷毀，細化各項工作內容。同時，要規定每項工作的工作內容、職責和權利，避免踢皮球。對大事記、重要領導講話等重要文件、檔案，要制定規范化管理制度，確保重要檔案妥善保管。為了進一步規范管理工作，有必要將管理過程定義為管理活動的指導性文件。為確保管理制度的落實到位，需要建立嚴格的監管機制。企事業單位要設立專門的監督部門,確保每個環節不出錯，提高文件檔案管理質量。

4 結束語

基于信息化背景下的檔案管理創新是信息時代的必然要求，是開創檔案管理新模式的必由之路。本文就如何提高文件檔案管理人員的信息管理水平，建立信息網絡，實現文件檔案信息共享，促進文件檔案信息管理，提高文件檔案管理水平進行了探討。