電力企業(yè)文檔一體化管理實(shí)踐

劉曉姝

（國家電投集團(tuán)電能核電設(shè)備有限公司，山東 煙臺 264003）

文書檔案是對國家，企業(yè)單位管理事物的真實(shí)記錄，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展的重要前提[1]。電力企業(yè)高度重視檔案管理工作，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)文書和檔案一體化，這給文檔管理工作帶來了全新的考驗(yàn)，當(dāng)前我國文檔一體化初見成效，不過在管理方面還存在著一定的問題。

1 電力企業(yè)文檔管理工作的現(xiàn)狀以及問題分析

電力資源是我國社會發(fā)展的重要基礎(chǔ)，社會經(jīng)濟(jì)與人民生活離不開電力的支持。隨著高科技的發(fā)展，電力企業(yè)逐漸實(shí)行信息化管理，電力檔案也越來越豐富[2]。怎樣科學(xué)有效地管理電力檔案，使檔案實(shí)現(xiàn)更好的利用，為我國電力事業(yè)提供更全面，準(zhǔn)確的服務(wù)，是電力檔案管理工作目前迫切需要解決的問題。

2 電力企業(yè)文檔一體化管理特點(diǎn)

2.1 電力企業(yè)文檔管理過程的協(xié)同性

電力企業(yè)一體化是將現(xiàn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案工作實(shí)現(xiàn)交叉。檔案工作者可以在檔案管理工作中協(xié)同配合，加強(qiáng)對于檔案管理的控制力度，提高執(zhí)行能力。并且能夠增強(qiáng)工作人員對檔案的認(rèn)知，提高他們對于文檔管理的重視程度。在檔案管理的工作中。工作人員要注重協(xié)同性，在分配工作時(shí)要明確責(zé)任，各司其職，并注重積累電子文件中的全部有價(jià)值的信息，確保電子文件的真實(shí)和全面。

2.2 文檔一體化系統(tǒng)的統(tǒng)一性

文檔一體化實(shí)現(xiàn)了文件和檔案統(tǒng)一的管理系統(tǒng)。在電力企業(yè)文件進(jìn)行生成、處理、審批等工作時(shí)，工作人員擁有能夠?qū)ξ募M(jìn)行增加，修改，刪除等業(yè)務(wù)權(quán)限。文檔一體化具有的統(tǒng)一性特點(diǎn)使文件轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案，不再需要數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，保持了企業(yè)文件信息的完整性，降低了管理工作人員的工作難度，降低管理工作的錯(cuò)誤發(fā)生率[3]。

2.3 文檔管理工作的系統(tǒng)化

傳統(tǒng)的電力企業(yè)文檔管理工作過程中，文件的形成，歸檔都被清楚地劃分為現(xiàn)行期，半現(xiàn)行期和非現(xiàn)行期三個(gè)過程。文檔一體化將文檔管理工作統(tǒng)一起來，形成系統(tǒng)化的過程，在這一系統(tǒng)化的過程中，有專業(yè)的控制中心和對工作的制度安排，文件從形成到定檔再到歸檔保存的全過程實(shí)行記錄，實(shí)現(xiàn)了過程的統(tǒng)一集合性，還可以根據(jù)不同的文件數(shù)據(jù)來指定不同的工作流程，優(yōu)化和完善工作流程，達(dá)到個(gè)性化，全面性的效果[4]。提高電力企業(yè)的工作效率，避免企業(yè)信息多次錄入產(chǎn)生錯(cuò)漏或重復(fù)信息。

2.4 保障歸檔工作的及時(shí)性

文檔一體化一經(jīng)開拓，就在各大企業(yè)實(shí)現(xiàn)廣泛利用。文檔一體化很大程度上便捷了電力企業(yè)文檔管理工作者的文檔整理，歸檔和加以利用等一系列工作。當(dāng)電子文件形成時(shí)，機(jī)構(gòu)確定該文件結(jié)束時(shí)，管理人員要及時(shí)對文檔進(jìn)行歸檔儲存的工作，以免文檔與原始文檔混合，丟失等問題。

3 電力企業(yè)如何加強(qiáng)文檔一體化管理工作

3.1 健全和優(yōu)化文檔管理制度

管理工作開展的優(yōu)劣離不開制度的合理建立，電力企業(yè)要健全文檔管理制度，并且將制度匯總成冊，作為檔案工作的具體依據(jù)，也為文檔管理提供科學(xué)合理的保障。文檔管理人員要嚴(yán)格按照文檔管理制度，落實(shí)文檔科學(xué)安全的管理工作，有利于發(fā)揮文檔的積極作用[5]。

3.2 文檔管理具有法律依據(jù)

電力企業(yè)要加強(qiáng)企業(yè)人員的檔案法治教育，提高檔案管理人員的檔案法治觀念。檔案管理部門要依據(jù)法律法規(guī)來約束自身行為。電力管理的重要性不言而喻，所以電力管理工作也是重中之重，有關(guān)部門要定期對電力檔案管理進(jìn)行監(jiān)察。同時(shí)，檔案管理部門要推行多樣豐富的監(jiān)察模式，有利于檔案全方面的管理。

3.3 運(yùn)用現(xiàn)代化管理模式

隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的觀念不再一枝獨(dú)秀，對于電力檔案的管理要運(yùn)用現(xiàn)代化的管理模式，現(xiàn)代化管理模式具有科學(xué)化，高效化和系統(tǒng)化的特點(diǎn)，為后續(xù)的研究提供精確專業(yè)的服務(wù)。在現(xiàn)代化的進(jìn)程中，計(jì)算機(jī)成為人類文明發(fā)展的基礎(chǔ)設(shè)施，所以檔案管理人員要合理利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的管理工作。但是檔案人員對于計(jì)算機(jī)的操作水平不一，不規(guī)范的操作方式會給檔案的管理和查詢帶來困難，所以要更換現(xiàn)代化的管理模式，加強(qiáng)培養(yǎng)計(jì)算機(jī)技術(shù)使用人才，為檔案管理人員提供計(jì)算機(jī)進(jìn)修課程，鼓勵(lì)他們學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)常識。同時(shí)要加大對于計(jì)算機(jī)設(shè)備的投資力度，購置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備。

3.4 提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

隨著社會的進(jìn)步，時(shí)代的發(fā)展給新時(shí)代的檔案管理人員提出了更高的要求，不僅需要他們有吃苦耐勞，愛崗敬業(yè)的工作精神，還必須具有敢于奉獻(xiàn)，誠實(shí)守信的美好品質(zhì)，所以提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)是非常重要的工作。在新時(shí)代，檔案管理工作人員要實(shí)現(xiàn)綜合素質(zhì)的提升，不僅要掌握基本知識，還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，不斷地學(xué)習(xí)和創(chuàng)新管理方式，優(yōu)化管理手段，保證檔案的真實(shí)性和完整性。

4 結(jié)束語

改革開放以來，我國加快了發(fā)展步伐，這離不開高科技和信息化的發(fā)展，電力企業(yè)是我國發(fā)展經(jīng)濟(jì)的重要基礎(chǔ)，作為電力信息的總和的文檔管理工作，要跟隨時(shí)代的變革，積極邁入一體化的進(jìn)程，科學(xué)利用高科技技術(shù)，完善檔案管理工作，做好電力企業(yè)的服務(wù)工作，推動我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。