信息化背景下文書檔案管理工作問題探究

王颯颯

（天津社會科學院，天津 300191）

1 前言

信息化是人類社會發展進程中最偉大的成就之一，在信息化技術的影響與運用下，社會發展速度不斷加快，信息化儼然已經成為社會發展中不可或缺的技術。在信息化背景下，文書檔案管理工作迎來了新的發展機遇，但與此同時也孕育著一些風險，如何將風險轉化成發展動力是信息化文書檔案管理發展的關鍵。在信息化背景下，文書檔案管理工作中往往還存在文書檔案管理意識淡薄、管理技術運用不足、檔案管理隊伍能力水平參差不齊等常見問題，這不利于構建完備的文書檔案信息化管理體系，為此需要加快進度來解決這些問題。

2 做好文書檔案管理的重要性

在企事業單位中各個部門、各項工作環節都會產生檔案信息，而且不同的工作環節也會產生不同的檔案信息，所以檔案管理中才會細分為文書檔案、人事檔案、實物檔案等不同的類型檔案，這些檔案對單位的發展都非常具有意義。就拿文書檔案來說，文書檔案中詳細記錄著各個單位中各種報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄等文書資料，這些檔案資料中詳細記錄了單位中的一些重大決議、會議內容、工作內容等，所以必須要進行妥善的管理，如果因為管理不善，而出現信函、簡報、會議記錄檔案丟失、損壞，后期將給一些工作及單位的管理等帶來很大的阻力。從長遠角度分析，除了會給大內一些工作及管理帶來阻力以外，還會增加管理系統風險，有可能造成更多不必要的麻煩，而這些完全都是可以避免的，只是因為沒有做好文書檔案管理工作而導致的。

3 文書檔案在信息化要求下的問題

3.1 檔案管理隊伍的信息化認識與能力仍需提高

在信息化背景下，文書檔案管理必然是朝著信息化的方向去發展，而想要實現這一目的，必須要保證檔案管理隊伍對信息化技術的認識與運用能力，但顯然很多檔案管理人員并不能夠達到這一要求。首先，在一些單位中，仍然存在檔案管理隊伍年齡架構不合理的問題，一些年齡大的檔案管理人員往往思想較為保守，對待單位所組織的文書檔案信息化培訓、考核等踴躍性不足，消極的加以對待，并沒有意識到這是為了提高他們的眼界與能力，存在思想上的認知誤區。其次，部分單位沒有建立完備的文書檔案培訓機制，培訓工作往往比較形式化，尤其缺少對文書檔案管理人員在信息化技能方面的培訓。

3.2 文書檔案信息化體系仍需完善

首先，部分單位文書檔案管理硬件配套設施達不到信息化管理要求。部分單位中在文書檔案管理時缺少高速掃描儀、高拍儀、微縮相機等硬件設施，沒有這些必要的文書檔案管理硬件配套設施，會大大制約工作效率和工作質量，巧婦難為無米之炊。其次，文書檔案管理軟件配套設施往往也達不到要求，部分單位文書檔案管理中并沒有格式轉化系統；文書檔案管理系統等，無法真正實現文書檔案管理的信息化辦公與應用。最后，部分單位對文書檔案信息化管理的認識與重視落實的并不夠，很多單位考慮到開銷，往往不愿意投入過多的資金、人力、物力等到文書檔案信息化建設當中。

3.3 文書檔案信息化管理中風險隱患較高

信息化技術在文書檔案管理中的應用，一方面提高了文書檔案管理的工作效率與工作質量，實現了文書檔案管理的現代化、精細化發展，另一方面也增加了文書檔案管理的潛在風險，但很多單位在文書檔案信息化管理中，往往只考慮到了其優點，對其存在的風險認知卻比較淡薄。文書檔案中詳細檔案信息與單位的發展、部分的發展、個人的發展都直接的關系，如果在文書檔案管理系統中，沒有增加必要的殺毒系統、防御系統等，很容易造成文書檔案中的信息數據被盜取、丟失，所產生的危害也是無法預估的。此外，不同類型文書檔案在風險防范中，應該有針對性的運用不同的風險防范手段，但往往一些單位在文書檔案風險管理中并沒有這樣去做。

4 信息化背景下，做好文書檔案管理的具體方法研究

通過上文有關文書檔案信息化管理問題分析可知，想要保證管理質量，降低管理風險，必須要對癥的解決文書檔案管理中問題，只有這樣才能夠構建完備的文書檔案管理機制，實現科學化、規范化管理。

4.1 提高文書檔案管理隊伍信息化認識與信息化應用能力

在信息化背景下，想要做好文書檔案管理工作，就必須要保證從業隊伍的信息化運用能力。首先，單位必須要建立完備的文書檔案管理培訓機制，這樣有利于持續提高文書檔案管理人員的工作能力，保持管理隊伍的先進性去全面性，在培訓過程中，尤其要注重對檔案管理人員在信息化認知和信息化技能方面的培訓力度，既要保證他們參與培訓時能夠有所收獲，又要保證他們的主動參與意識，所以在文書檔案信息化培訓時，一定要改變以往常規的培訓方法，要讓管理人員多動手、多提問題、多交流，并在培訓中給予一些小的獎勵等，提高培訓的創新性。其次，進一步優化文書檔案管理崗位架構，確定工作職責，要提高文書檔案管理內部團結能力，發揮年輕文書檔案管理思維活躍、信息化能力強的優勢，讓這些年輕的文書檔案管理人員帶動年齡大的文書檔案管理人員參與到文書檔案信息化建設當中，在單位內部營造良好的文書檔案信息化管理發展氛圍。

4.2 建立健全文書檔案信息化管理體系

首先，想要真正實現文書檔案管理的信息化發展，必須要保證文書檔案管理在硬件配套設施建設上能夠達到信息化管理要求。這就要求單位在開展文書檔案管理工作時，一定要根據發展需要、信息化管理需要等，拿出足夠的資金來及時購置高速掃描儀、高拍儀等硬件配套設施，實現文書檔案管理紙質資料向數字化轉換，以方便后期對文書檔案資料的整理與保存等。其次，還要保證文書檔案管理的軟件配套齊全，要及時建立完備的文書檔案管理格式轉化系統、文書檔案管理系統等，保證文書檔案管理工作可以真正實現又線下操作到線上操作的轉換，全面提高文書檔案管理效率。

4.3 落實好文書檔案管理的信息化風險防范工作

文書檔案信息化建設，雖然能夠提高文書檔案管理工作效率與工作質量，但是也存在一定的風險隱患，信息化技術所自帶的風險是不可避免的，所以必須要做好文書檔案信息化風險防范與管理。這就要求，在文書檔案管理工作中，一定要在文書檔案管理系統中增設必要的殺毒軟件、防護軟件等，并且要定期的對文書檔案管理系統進行維護與更新，通過這些措施來不但提高文書檔案管理系統的安全性，避免發生檔案信息丟失、盜取等情況出現。

5 結語

文章主要研究了信息化背景下，文書檔案管理工作中存在的常見問題與解決方法，希望通過文章的這些內容分析，能夠為做好文書檔案信息化建設提供到一定的啟發與參考意見。