職業學校電子檔案管理現狀與規范化策略

韓美鳳

（黑龍江省青岡縣職業技術教育中心，黑龍江 綏化 151600）

職業學校在發展中每天都會形成大量的檔案資料，主要為教學、科研和管理等工作中產生的多種類型、保存價值較高、存儲形態多樣的歷史記錄，且包括圖片、文字、報表、郵件、電子試卷和聲像音頻等。在計算機技術應用過程中，職業學?？梢詫嵭须娮訖n案管咯模式，不僅快捷方便，也保證了工作效率，有利于最大化節約成本。管理人員借助計算機簡單操作，可以快速查詢與歸納文檔，減輕了檔案整理工作負擔。因此職業學校要充分認識到電子檔案的作用，檔案管理人員要創新方法，發揮信息技術的作用，提升電子檔案規范管理 水平。

1 電子檔案的優勢

1.1 保護檔案原件

第一，在信息化環境下，檔案的存放有了很大變化，對以往的檔案管理方式來說，檔案的保管要求極為嚴格，但受到技術手段、保管方法等限制，導致職業學校檔案原件在保存中經常出現損壞等問題。尤其是在每次需要利用檔案的時候，都需要到職業學校檔案庫房進行翻找，既耗時耗力，也造成紙質檔案原件面臨損傷。而實行電子檔案管理模式，既節省了大量資源，保證了檔案管理效率，還能實時共享文件資料。應用分類檢索系統后，限制了部分重要文件的檢索，有效解決了檔案泄漏的問題。第二，職業學校通過電子化檔案管理，能夠在存儲、拍照錄像等處理后，讓紙質檔案得到安全存儲，并以電子檔案形式進行管理與利用。這樣顯得極為便捷，避免檔案原件在多次利用后出現損毀，也解決了紙質檔案在翻閱過程中由于摩擦、復印等導致字跡變淺、清晰度不足等問題，也有效延長了職業學校檔案使用期限，保證了檔案的完整性與可靠性。

1.2 整合資源管理

在檔案電子化發展過程中，能夠讓紙質檔案得到綜合管理。對職業學校檔案來說，可以反映出歷史發展進程，涵蓋了各方面信息，包含的內容也極為廣泛，在傳統檔案管理形式下，無法高效、便捷的利用檔案。由于人工查找檔案的方式會浪費大量時間與精力，檔案利用存在較大的局限性，容易出現管理混亂的問題，為資源共享帶來了不利影響。職業學校對紙質檔案實行電子化轉化，能夠減少在檔案收集、整理、存儲和利用等方面的時間，也保證檔案管理工作效率有效提升，為后續查詢與利用創造有利條件，是職業學校發展的基礎。

1.3 實現快捷查詢

在職業學校檔案管理工作中，檔案信息的錄入是其中的重要組成部分，關系著后續檔案的查詢與利用，只有錄入的檔案信息準確、完整，才能將檔案的價值真正體現出啦，促進職業學校今后的發展。但是因為檔案系統非常龐大，檔案的查找比較麻煩，查詢流程也極為復雜。職業學校實行電子化管理模式后，通過電子局域網建立詞條、關鍵詞搜索等快捷查詢系統，讓檔案資料查找更加輕松，查詢也更為便捷，為檔案使用功能的體現打牢基礎。

2 職業學校電子檔案管理的重要性

2.1 有利于滿足時代發展要求

在新時代背景下，我國社會經濟發展非常迅速，信息技術已經與多個行業領域充分融合。在教育事業中發揮信息技術的作用，可以在日常教學中達到多媒體教學、自動化辦公等目標，也逐步發展為檔案的電子化管理模式，保證了學校各方面檔案的完整性與可靠性。職業學校引入電子檔案，不僅大幅度降低了檔案管理工作量，也保證了實際工作的高效性。借助電子檔案，職業學校不需要專門建設檔案庫房，只需要計算機等先進設備就能大量存儲，也為今后檔案資料的使用創造了條件，從而跟上了時代發展的腳步。

2.2 有利于推動學校穩定發展

職業學校在發展中決策制定的科學性與合理性，關系著今后學校的建設與發展，為了解決這個問題，檔案發揮著關鍵的參考價值。若是職業學校在遇到機遇與挑戰后，可以在檔案資料中獲得所需的數據依據，有利于學校發展政策制定的準確性，推動學校在今后實現穩定、長遠發展的目標。但是在傳統檔案管理模式下，很多年代久遠的檔案出現了一定的損壞，難以發揮數據支持的作用[1]?，F在實行電子檔案模式，可以讓檔案得到永久存儲，在需要利用的時候也能快速查找，為學校制定科學發展決策創造了有利條件。此外，對傳統文書檔案管理模式來說，表現出封閉性的特點，無法充分挖掘這部分檔案的價值，難以為職業學校發展起到參考的價值?，F在利用電子信息檔案，不僅簡化了檔案歸檔、查閱等流程，很多關鍵的數據信息能夠實現快速提取，將檔案的最大作用體現出來，有力促進了職業學校的快速發展。

2.3 有利于提高檔案管理效率

職業學校檔案管理是一項繁瑣的工作，主要涉及分類、整理、立卷、歸檔、排序和入庫等內容，這讓檔案管理人員耗費了大量的時間與精力，經常一個簡單手續在檔案管理部門的辦理時間卻很長。在電子化檔案管理模式下，為職業學校檔案存儲、查詢等創造了便利條件，也有利于提高檔案服務質量，通過研究與利用電子檔案信息，可以將職業學校發展歷程反映出來，也為今后推動學校更好更快發展提供了信息支持。在職業學校檔案管理工作中發揮電子系統的作用，極大減輕了檔案管理人員的工作負擔與承擔的壓力，只需要將所需信息錄入計算機，就可以快速完成對檔案的歸檔、整理等工作[2]。此外，電子檔案中可以存儲大量與職業學?？蒲?、教學和管理等相關的資料，也涵蓋了學生信息、財務信息等，省下了大量實體檔案存儲空間。在紙質檔案管理過程中，職業學校由于檔案內容眾多，在查詢、翻閱和篩選等方面將花費很多時間，現在引入信息化技術手段，通過對檔案的電子化轉化，讓這些工作流程更加便捷，推動著職業學校檔案管理效率的大幅度提升。

3 職業學校電子檔案管理的現狀

3.1 電子檔案管理制度不完善

不同于傳統人工檔案管理方式，電子化檔案是一種新興的事物。職業學校以培養學生職業技能為主，向學生傳授科學知識，教師也經常需要投入到科研之中，形成的檔案資料具有加高價值，但是由于思想上的忽視，制度上的缺乏，導致檔案管理效果不佳。在建立與完善檔案管理制度的過程，需要長期的堅持與研究，否則實際操作中將面臨缺乏指導與規范的現象，尤其是遇到問題后檔案管理人員無法獲得相關依據，從而對檔案造成一定的損壞?？梢娐殬I學校需要關注制度的建立，讓檔案電子化管理在制度約束下正常開展工作。

3.2 電子檔案管理方式落后

在職業學校教學、科研和管理等工作中，每天都將形成各種文字資料、教學檔案和學籍檔案等，這些材料具有較高的保存與利用價值，關系著職業學校的發展與進步，需要嚴格篩選其中重要的檔案，在管理與存儲上做到安全性。但是職業學校很多檔案管理人員素質與能力不足，與電子檔案管理要求不符，上崗前未接受專門的培訓，忽視了自我學習與提升。且個別檔案管理人員年齡較大，新知識學習能力不強，很難真正勝任電子檔案管理工作，自身專業素質能力提升緩慢。電子檔案管理工作需要人員細致，但是一些檔案管理人員責任心不強，在電子檔案建設過程中無法及時找出問題，不能真正體現電子檔案的作用[3]?？梢娫诼殬I學校電子檔案管理中，需要培養更多優秀人才，改進電子檔案管理方式，才能保證實現預期檔案管理目標。

3.3 電子檔案設備更新不及時

在職業檔案電子化管理過程中，也要對基礎硬件設施進行完善，主要涉及計算機、掃描儀與相關備份、存儲介質等。在電子檔案館建設方面，也必須配置專業服務器，購置陳列柜，并打造區域網絡與數據庫等，最后還需建立專業的網站。若是電子檔案管理設備存在缺陷，則難以推動規范化管理工作的開展，這些都需要職業學校增加資金投入，且結合電子檔案管理工作開展現狀引進軟硬件設備。由于職業學校在電子檔案管理發展中投入不足，硬件設施與條件比較匱乏，很多老舊的設施不能有效提供信息共享與相關服務等情況。由于職業學校忽視了電子檔案管理中資金方面的問題，也很少調撥專項資金，無法滿足電子檔案前期建設與后期管理的需求，這些都是需要重視與改進的地方。

3.4 電子檔案存在安全隱患

由于網絡電子設備更新速度非?？欤诼殬I學校電子檔案管理中若技術更新不及時，將面臨各種安全風險與隱患。在電子檔案管理中必須與互聯網進行連接，才能發揮輸入與查詢功能，只要有一個節點面臨破壞，將不利于電子檔案的安全性[4]。對職業學校電子檔案管理來說，主要將檔案存儲為電子形式，電子檔案可操作性將變得更加便捷，同時在修改與刪減都不會產生痕跡，這也是計算機材料歸整中的不足之處。在職業學校傳統檔案管理過程中，由于筆跡的存在，更改、學校蓋章簽字等都無法替代，電子材料在綁定終端文件后，只需多個簡單步驟，能夠快速修改、刪除檔案內容。職業學校電子檔案管理雖然簡化了操作流程，讓工作程序實現了最優化，但也為檔案管理工作造成了安全隱患，需要引起重點關注。

4 職業學校電子檔案管理的規范化策略

4.1 完善電子檔案管理制度

只有在制度上進行改進，才能提高職業學校電子檔案管理規范化水平。因此職業學校要結合現行《全國檔案信息實施綱要》、《電子文件歸檔與管理規范》、《電子公文歸檔管理暫行方法》等要求，從自身發展實際出發，有針對性建立電子檔案管理制度。第一，應培養檔案管理人員專業能力，樹立安全的思想，能夠在檔案工作中保持良好的職業道德，充分認識到電子檔案的價值，能夠規范操作，保證電子管理各流程順利進行，為今后電子檔案的查詢與利用奠定基礎[5]。第二，職業學校實行電子檔案管理模式后，也要關注信息加密、檔案總結和身份識別等內容，以制度的形式確定下來，讓電子檔案管理更加安全與可靠。第三，職業學校也需要對電子檔案管理使用制度進行完善，這是電子檔案規范化管理的基礎，要在存儲類型、使用方式上采取統一管理模式。這樣在紙質檔案向電子化轉變過程中，能夠防止出現數據丟失、文件損壞和信息泄露等問題，解決了電子檔案管理中存在的缺陷。在開展信息檢索工作中，職業學校也要注意加密與檔案管理等工作共同開展。

4.2 創新電子檔案管理模式

第一，職業學校必須盡快創新電子檔案管理理念。進入大數據和信息化時代后，職業學校每天都會形成大量檔案，且類型也日益豐富，要求檔案管理人員改進自身管理思維，注重對可視化數據操作系統、分布式文件儲存系統、Map Reduce和數據集成等技術與手段，推動電子檔案管理工作更加高效開展。檔案管理人員要樹立新的思想觀念，職業學校也要提高對檔案信息化建設的重視程度，支持電子檔案管理工作的開展，并安排專人完成對檔案的電子化整合、錄入操作等，逐步打造健全的電子檔案信息管理平臺[6]。第二，職業學校要加強電子檔案管理模式的創新。近年來區塊鏈技術發展很快，也在社會多個領域得到了發廣泛應用，在職業學校電子檔案管理過程中，也需要發揮區塊鏈技術的作用，不斷優化電子檔案管理流程。要在大數據技術、人工智能技術等支持下，完成對職業學校電子檔案的自動歸納、儲存和加密等處理，避免人為操作失誤引起的檔案不完整問題。

4.3 增加資金投入，完善基礎設施

職業學校電子檔案要想提升信息化、規范化管理水平，就應該加快推動信息化建設進程，尤其是在電子檔案管理方面增加投入，保證有足夠的經費，將先進檔案管理軟件、硬件設施等配置齊全[7]。從硬件上看，職業學校應盡快引進計算機、打印機、復印機、掃描儀、照相機和除濕柜等現代化辦公設備，而在軟件上職業學校則要結合電子檔案管理需求，應用專門的檔案管理軟件和檔案信息利用平臺，確保電子檔案管理工作能夠規范化開展。通過使用多元化的檔案存儲介質，能夠顯著提供電子檔案管理效率，保證其便捷性和穩定性。職業學校為了最大限度體現電子檔案的作用，實現檔案管理質量的提高，需要在投入方面持續加大力度，推動電子檔案管理方式的創新，這樣各種類型的檔案才能得到妥善儲存，為今后檔案利用打牢基礎。

4.4 提高電子檔案信息安全性

近年來電子檔案日益增多，通過現代信息技術的支撐，能夠將大量與職業學校有關的信息記錄在電子檔案中，這在軟硬件方面提出了嚴格要求。尤其是檔案管理系統方面，在其保護模塊上要求非常高，職業學校在引入電子檔案系統的過程中，也要采取部分傳統檔案管理方法，通過兩種檔案管理方式的結合，可以有效提高電子檔案的安全性。由于電子檔案的管理與使用需要連接互聯網，因此經常面臨網絡各種危險因素的侵害，如黑客攻擊、病毒入侵等，加強計算機等先進設備的安全防護，是推動職業學校電子檔案高效、規范管理的基礎[8]。對此職業學校要在連通網絡的條件下，在電子檔案管理中所有環節與連接點都要設置密鑰保護，計算機則安裝最新的殺毒軟件與防火墻。同時也要及時對重要的電子檔案進行異地備份，確保電子檔案丟失、被惡意篡改后也能及時恢復。對檔案管理人員來說，也要主動學習計算機方面的知識，并掌握扎實的電子檔案管理技能，積極參與職業學校提供的各種培訓活動中，為電子檔案規范化管理夯實人才基礎。

5 結語

總之，網絡技術在職業學校檔案管理工作中屬于基礎內容，在引入先進技術后，可以發揮電子檔案系統的作用。職業學校要加強電子檔案規范化管理工作，必須投入大量人力、物力等，需要有基礎配備，才有利于信息高科技管理落地生根。職業學校要采取便捷的數字化管理模式，讓教學、科研等獲得優質服務，這有利于將檔案的作用體現出來。因此，職業學校要充分認識到電子檔案的優點，檔案管理人員也要主動接受這種新鮮事物，學校要在人員配備上給予保障，不斷優化檔案管理模式，才能做好電子檔案管理工作，推動職業學校又快又好發展。