檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的實現(xiàn)策略

宋志國 張厚玉

（山東省滕州市中心人民醫(yī)院，山東 滕州 277500）

在大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷發(fā)展的現(xiàn)代社會，醫(yī)院檔案管理的內(nèi)在價值已經(jīng)逐漸顯現(xiàn)出來，加強醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，已經(jīng)成為時代發(fā)展中不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。因此，醫(yī)院要結(jié)合自己的工作實踐和運營現(xiàn)狀，構(gòu)建一體化的檔案管理模式，加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，充分利用檔案信息化資源，加大信息化設(shè)備的資金投入，從而切實提高醫(yī)院檔案資料的應(yīng)用效能，為醫(yī)院各項工作的順利開展提供良好的信息支持。

1 檔案信息化建設(shè)的意義

1）信息化建設(shè)能夠提高醫(yī)務(wù)工作人員的服務(wù)質(zhì)量。信息網(wǎng)絡(luò)化時代給人們的工作和生活帶來了許多便利。在如今的醫(yī)院中，大部分工作如掛號、取藥、看診以及醫(yī)務(wù)人員流動等均是通過計算機網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)的。將檔案投入到信息化建設(shè)中，便于將各類信息進(jìn)行有效整合，可以對其進(jìn)行充分利用，不僅能夠?qū)?shù)量龐大的檔案資源進(jìn)行有效管理，還可提升醫(yī)院整體的工作效率，其在醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展中起到促進(jìn)作用。在經(jīng)濟(jì)全球化的今天，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，不僅便于醫(yī)療資源在國內(nèi)進(jìn)行相關(guān)交流和分享，更能夠在各個國家進(jìn)行醫(yī)學(xué)交流，全面提高我國在國際醫(yī)學(xué)界的總體實力。此外，通過加強醫(yī)院人事檔案的信息化建設(shè)，有利于合理配置資源，推動人才合理流動和合理使用，保證和提高醫(yī)院人才隊伍素質(zhì)，有利于醫(yī)院管理部門對工作人員進(jìn)行全面的考察和了解，有效的對人才進(jìn)行評價和使用，保證醫(yī)務(wù)工作人員的服務(wù)質(zhì)量，為患者提供更優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。

2）醫(yī)院檔案信息化建設(shè)符合社會發(fā)展的客觀需求。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)在一定程度上滿足了社會現(xiàn)今發(fā)展的需要，傳統(tǒng)的檔案管理手段效率比較低下，服務(wù)效果不理想，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和電子政務(wù)普及的今天難以跟上社會經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展的步伐，難以適應(yīng)發(fā)展的需要。檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中屬于重點任務(wù)，其不僅包含患者的個人隱私，也包括人事調(diào)動、各醫(yī)院之間的病例交流等，通過信息化建設(shè)能夠提高醫(yī)院的管理水平，也便于在日后有疑難雜癥治療時進(jìn)行借鑒，通過網(wǎng)絡(luò)借調(diào)便可，無需翻閱紙質(zhì)文獻(xiàn)，能夠提高疑難雜癥的治愈成功概率。此外，通過檔案信息化建設(shè)，患者也可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息查詢，全面了解自己的病情和治療經(jīng)過，每項支出費用公開，負(fù)責(zé)人員公開，能夠提升民眾的認(rèn)可，有助于推動醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，更有助于我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)步。

2 傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

1）檔案難收集。由于醫(yī)院每天會接待大量病患、且每個病患都會涉及多個診治流程，因此病患的具體病歷與單據(jù)檔案易于在各科室流轉(zhuǎn)中發(fā)生記錄過于簡略甚至是缺失的現(xiàn)象，造成最終檔案留存不完整、不連貫的問題。此外，由于紙質(zhì)檔案與票據(jù)不易復(fù)制、缺乏流動性，會導(dǎo)致檔案的收集工作變成各科室各自為營的工作，割裂了整體的檔案收集工作，這為之后的檔案整理工作造成極大的困難。

2）時效性不強。由于部分相關(guān)工作人員缺乏檔案意識，會造成“補檔案”的現(xiàn)象大量發(fā)生，后補檔案填寫勢必會受到經(jīng)辦人員本人記憶力、管理者與一線醫(yī)師的信息差等各種因素的影響。這極大的影響了整體檔案成果的質(zhì)量，使得檔案的監(jiān)督作用大打折扣，滋生虛假信息與腐敗，導(dǎo)致用藥、檢查、手術(shù)等流程中出現(xiàn)“吃回扣”、套取醫(yī)保資金的現(xiàn)象。

3）專業(yè)性較差。醫(yī)療服務(wù)人員由于并非專業(yè)的檔案管理工作者，若強制要求他們完全依照規(guī)定連續(xù)填寫大量的紙質(zhì)檔案，在就醫(yī)數(shù)量巨大的今天顯然是不現(xiàn)實的。這就導(dǎo)致了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集整理工作缺乏專業(yè)性，大量紙質(zhì)檔案的填寫較為潦草和隨意，為后續(xù)的整理與數(shù)據(jù)分析工作帶來了巨大的困難。

4）傳統(tǒng)紙質(zhì)材料的固有性質(zhì)缺陷。紙質(zhì)資料有難于涂改、易于普及、審批真實性強等優(yōu)點，但其因為不易保存、不易流轉(zhuǎn)、不易復(fù)制、易丟失、易變造等缺點，勢必為時代所拋棄。在過去的檔案收集與整理工作中，各單位原始檔案傳遞與收集工作未能很好地與信息化技術(shù)相融合。人力整理、審核紙質(zhì)資料，成本高、效率低、不易查找，耗費了大量的人力與物力。

3 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

1）構(gòu)建一體化的檔案管理模式。充分發(fā)揮檔案信息的實際價值，是醫(yī)院檔案管理工作的重中之重。對于醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，各個部門之間缺乏良好的溝通交流，并且檔案的存貯和調(diào)用程序較為復(fù)雜，因而檔案信息并不能最大限度地發(fā)揮其實際效能。針對這種情況，醫(yī)院檔案管理部門要不斷優(yōu)化自身的檔案管理體系，構(gòu)建一體化的檔案管理模式，不斷加強醫(yī)院檔案信息的共建共享工作，有效整合現(xiàn)有的檔案資源，從而進(jìn)一步提高檔案信息的實際效能。與此同時，醫(yī)院檔案管理部門還要切實改進(jìn)自身的數(shù)據(jù)運算結(jié)構(gòu)，構(gòu)建統(tǒng)一的醫(yī)院數(shù)據(jù)庫，不斷加強檔案信息的開發(fā)與利用，從而為醫(yī)院檔案管理的信息化發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

2）加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度。目前，為了順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，各大高校紛紛開設(shè)了檔案管理專業(yè)，而醫(yī)院也對檔案管理人才以及計算機專業(yè)人才的引入工作給予了足夠的重視，這在很大程度上促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理的信息化發(fā)展。在這種時代背景下，醫(yī)院也要不斷加強現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)工作，切實提高檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用意識和信息技術(shù)應(yīng)用水平，從而為醫(yī)院檔案管理工作的高效進(jìn)行奠定堅實的基礎(chǔ)。

3）充分利用檔案信息化資源。醫(yī)院檔案管理部門要不斷加強檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)之間的內(nèi)在聯(lián)系，并以此為基礎(chǔ)分析醫(yī)院的診療現(xiàn)狀和診療發(fā)展趨勢，為醫(yī)院各項發(fā)展決策的確立提供良好的數(shù)據(jù)支持，切實提高各項重大決策的科學(xué)性與合理性。與此同時，醫(yī)院檔案管理部門在信息化建設(shè)的工作實踐中，也要對患者個人信息的保護(hù)工作給予足夠的重視，在保障患者個人隱私的前提下開展各項檔案管理活動，在進(jìn)行檔案查詢或檔案修改時要進(jìn)行必要的登記備案，從而有效減少信息泄露對患者工作和生活造成的不利影響。

4）加大信息化設(shè)備的資金投入。醫(yī)院在引入先進(jìn)信息化設(shè)備的同時，也要引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，并通過這些圖形和表格處理技術(shù)對醫(yī)院的檔案資料進(jìn)行分類，切實提高檔案信息的查詢速度。除此之外，醫(yī)院檔案管理人員還應(yīng)充分認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的必要性，不斷更新自身的檔案管理理念，充分打破傳統(tǒng)檔案管理的局限性，在工作實踐中不斷加強信息化技術(shù)與檔案管理工作的有效融合，切實優(yōu)化醫(yī)院檔案信息的管理模式和管理手段，為醫(yī)院檔案管理工作的不斷發(fā)展灌注新的生機和活力。

4 結(jié)束語

對醫(yī)院檔案管理進(jìn)行信息化改革可以有效提高管理質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)全面性、時效性和準(zhǔn)確性。了解現(xiàn)實檔案管理存在的問題，采取有效的管理措施，能夠促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，有利于我國醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展。