房地產企業檔案管理存在的問題及對策分析

夏渺渺

（湖北人信房地產開發有限公司，湖北 武漢 430051）

房地產開發企業從事房地產開發和經營，既是房地產產品的生產者，又是房地產商品的經營者。房地產企業開發項目關聯和涉及的部門和單位環節眾多，因此在建設項目檔案管理的過程中存在著諸多 問題。

1 房地產企業檔案的主要內容

《企業檔案工作規范》對企業檔案的定義是：企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。房地產企業經營房地產開發，主要包括日常經營管理文件及工程項目檔案。

2 房地產企業檔案管理的現狀

1）檔案管理不規范，檔案利用價值受限。房地產開發項目關聯的部門和單位眾多，涉及的單位有政府機關、媒體、供應商、設計單位、施工單位、監理單位、眾多的購房者等。工程項目資料管理過程中常出現以下問題：資料管理人員不穩定、業務不熟，工程資料管理未與工程建設同步；工程資料移交不及時；案卷整理質量不符合要求；資料管理失控，歸檔文件材料不齊，經常導致應歸檔的檔案收集不完整。房地產企業管理中出現不少法律糾紛且涉及金額大。例如項目結算金額有爭議，政府機關批復的對企業有利的重要文件未存檔，企業和業主因產權問題發生矛盾等等，這樣的例子在不少房地產公司都出現過，因檔案保存不完整缺乏證據讓企業蒙受很大的經濟損失。在項目建設過程中，對涉及項目的報批報建文件、竣工驗收文件、結算資料、合同類等檔案材料的管理應格外重視，這些檔案材料是項目經營管理活動的憑證，常用于解決企業遇到的經濟糾紛問題。

2）企業管理層檔案管理意識淡薄，未意識檔案是無形資產。檔案工作涉及公司的各個業務板塊，僅靠檔案管理人員是完成不好這項工作的。不少地產企業管理高層檔案意識不強，多數管理者眼中只有效益，他們看不到有效的檔案工作實為科學決策、規避風險、企業文化的基礎，所以在檔案工作資金投入、設施更進、人才建設方面很少關心，視檔案工作可有可無。這種情形嚴重挫傷了企業檔案管理人員的自信心，沖淡了他們的工作熱情。部門和項目責任人的檔案意識不強，管理部門和項目責任人往往輕視檔案部門的歸檔要求，致使企業檔案工作無法推進，大量重要的企業檔案資源嚴重失控。

3）檔案管理制度不健全。要實現規范管理必然涉及檔案工作中的法規規章、標準的制定問題。作為房地產企業，除了應當遵循國家制定的企業檔案工作的法規規章，還應該根據國家頒布的檔案行業標準，結合企業自身的特點進行修改、補充，以貼近企業的實際情況來執行。每個房地產公司的架構有差異，檔案管理人員在制度制訂之前就應該深入到各個業務部門和項目做調研，羅列出檔案歸檔范圍，確保檔案歸檔完整，符合行業標準。當今很多房地產企業未按照公司實際情況制定相應的檔案管理制度，也沒有有效的獎懲制度，難以對移交歸檔的檔案質量問題、歸檔時間問題做出約束，也不能對檔案工作效果進行有效的評價，導致工作效果好時不會受到獎勵，工作出現錯誤時責任也難以落實到個人。

4）檔案人才培養基礎差，檔案人員專業能力不夠。目前我國房地產企業檔案管理人才培養基礎差、發展滯后。具體表現在：沒有獨立開設的房地產企業檔案管理課程，高校還未介入其中；無論是國企還是民企，都遇到了檔案管理的問題，但由于少有專門人才對其進行深入的規律探索，導致難以提供人才支持和務實可行的解決方案；缺乏了解房地產企業檔案管理實踐又能居于專業前沿的人才繼續教育支持，檔案行政管理部門的培訓側重于機關檔案，很少涉及企業 檔案。

有的房地產企業檔案人員沒有接觸過檔案專業學習，也沒有經驗積累和專業見識，有的還是身兼多職。對檔案的價值，本企業檔案核心資源是哪些，歸檔范圍如何定義，檔案工作如何發揮作用等無明確概念。作為房地產企業的檔案管理人員不僅需要專業知識，還要深入了解基建項目的特點，需要組建一支檔案管理專業化隊伍，對各部門各業務板塊兼職檔案員、項目資料員進行專業知識培訓。如缺乏以上專業能力和實踐經驗，是無法讓企業檔案工作及其意義根本得到有效展現的。

3 如何改善房地產企業檔案管理的現狀

1）激發企業管理高層對檔案工作的重視。在對企業管理高層宣傳時，檔案部門必須要站在企業的高度，對企業檔案資源要有全面、系統的了解，并從專業的角度提供理論上的證明和支持，為說服和宣傳工作做好準備。在日常工作挖掘檔案資源中所蘊含的價值，通過鮮活的真實案例引起企業高層的共鳴，激發對檔案價值的思考。

2）加強房地產企業檔案管理人才培養。檔案行政管理部門深入了解房地產企業的現狀，出臺房地產企業檔案管理指導細則，在檔案專業培訓中增加房地產檔案的知識，讓專業理論和實例相結合。房地產企業應健全人才培養制度，積極鼓勵檔案管理人員參與檔案行政管理部門的培訓和行業間關于檔案工作相關的交流，使得檔案管理人員能夠掌握最新技術并將其運用到工作中，提升檔案管理人員的工作能力。在招聘檔案管理人員時提高標準，對人員進行有效的篩選；監督人員也需要一定的專業知識，以實現對檔案管理人員工作的有效監督。檔案管理人員應該提升自身的檔案意識和專業技能，遵守職業道德。目前，一些檔案行政管理部門和檔案界專業人才開通了微信公眾號，每天有檔案專業知識在更新；不少檔案局的官網也有檔案知識專欄；不少檔案管理人員通過微信、QQ群積極探討工作中遇到的難題，分享自己的工作經驗。只要肯鉆研，肯花時間去吸收，專業能力肯定會有提升。

3）深入了解房地產行業特點，組建檔案專業隊伍。房地產企業工程項目多，檔案數量大。基建檔案具有綜合性、成套性、動態性、權威性、專業性、地方性特點。基建項目檔案主要分為工程準備階段文件、監理文件、施工技術文件、竣工圖、工程竣工驗收文件、運維階段文件。由于工程周期長，人員流動性大，一般情況下完成階段驗收就應該及時移交需要歸檔的文件。基建項目參與者眾多，包括建設方、施工方、監理方、供貨方。在項目建設初期就應該召開檔案溝通會，提前提出檔案歸檔的要求。

房地產企業應由集團檔案部門牽頭，聯合各部門兼職檔案員、項目資料員共同組建一支檔案專業隊伍，定期組織檔案知識培訓，在日常檔案工作中加強指導。檔案來源于文件、文件形成于各個業務環節，只有抓著源頭才能有效的保證檔案的完整性，才能讓檔案充分發揮應有的價值。

4 結語

房地產行業是我國一項重要的經濟支柱，檔案管理工作實質上是對企業重要憑證信息和知識資源的控制和管理，是一個企業核心信息和知識資本的管理行為，不僅是房地產企業維護經濟利益的有利證據，在城市建設規劃也起著一些決策參考作用，推動我國基礎建設工作的開展，它的價值理應被企業高層和員工看見。檔案管理人員要有高度的責任心和自覺的安全意識，在實踐中不斷探索研究，尋找適合的檔案管理辦法。