辦公室文書檔案的收集與歸檔工作探討

李 琴

（武漢佰信達(dá)通信工程有限公司，湖北 武漢 430000）

1 引言

在一個(gè)單位的檔案管理工作當(dāng)中，文書檔案收集歸納是一項(xiàng)十分重要的工作內(nèi)容，并且文書檔案的記載方式需要科學(xué)合理，可以精準(zhǔn)地記錄出所有問(wèn)題是如何來(lái)的以及如何得到有效的解決。這在相關(guān)部門的發(fā)展也占了很大的比例。所以，在新時(shí)代當(dāng)中，企業(yè)單位要想在激烈的競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)當(dāng)中有一定的地位，就需要做好文書檔案收集歸納工作，保證其真實(shí)性以及準(zhǔn)確性。

2 文書檔案收集歸納的作用

文書檔案工作從目前來(lái)說(shuō)，屬于國(guó)家事業(yè)單位大概中一項(xiàng)十分基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，也是每一項(xiàng)工作需要展開的關(guān)鍵部分。同時(shí)，文書檔案工作主要包含的有社會(huì)單位以及組織，在特殊的時(shí)期之間所發(fā)生的各種特殊事情，同時(shí)對(duì)所有問(wèn)題的產(chǎn)生原因以及解決方法都有著詳細(xì)的記錄。當(dāng)事業(yè)單位在進(jìn)行一項(xiàng)決定的過(guò)程中，通常情況下，都需要去不斷地參考所記錄的內(nèi)容，以此來(lái)將決定做到損失最小[1]。因此，這一方面也可以清楚的感受到，文書檔案的收集歸納工作如果能夠順利的實(shí)施，除了能夠給事業(yè)單位以后的發(fā)展帶來(lái)積極的影響之外，還可以促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

3 企事業(yè)單位文書檔案收集歸納工作存在的問(wèn)題

目前，盡管公司文書檔案管理相關(guān)工作已開始引起越來(lái)越多領(lǐng)導(dǎo)人的普遍重視關(guān)注，但在一個(gè)企業(yè)管理單位的實(shí)際業(yè)務(wù)運(yùn)作管理過(guò)程中，還沒(méi)有完全引起企業(yè)足夠的高度重視，許多企業(yè)文書管理檔案或公文資料庫(kù)都存在嚴(yán)重的結(jié)構(gòu)缺損、損壞等等現(xiàn)象。許多電子企業(yè)管理單位對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)文字檔案的管理重視使用程度還沒(méi)有很大提高。

3.1 員工對(duì)文書檔案的管理意識(shí)不強(qiáng)

目前，多數(shù)大型事業(yè)單位檔案管理人員已經(jīng)開始高度重視下屬辦公室對(duì)于文書機(jī)構(gòu)檔案的收集管理，但從總體上說(shuō)來(lái)看，辦公室對(duì)于文書機(jī)構(gòu)檔案的收集管理還沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)自己應(yīng)有的應(yīng)用價(jià)值，從根本上很難分析出其原因，主要可能是由于文書機(jī)構(gòu)檔案管理工作人員素質(zhì)偏低，管理業(yè)務(wù)意識(shí)淡薄，特別是在文書檔案信息收集、分類等工作方面不僅存在一些新的問(wèn)題，而且由于自身檔案業(yè)務(wù)管理能力的嚴(yán)重限制，導(dǎo)致部分大型事業(yè)技術(shù)單位在文書檔案收集分類管理歸納方面工作做得不夠好，這也給文書檔案信息查詢室的工作人員帶來(lái)了一些新的困擾，需要員工花更多的精力時(shí)間在文書檔案分類信息的收集獲取上。

3.2 單位對(duì)文書檔案的收集、歸檔力度不夠

現(xiàn)階段，由于一些事業(yè)單位對(duì)于檔案管理不夠高度重視，致使對(duì)文書文件檔案的整理收集、分類歸檔工作仍然做得不夠，有的事業(yè)單位甚至可能出現(xiàn)事業(yè)文件檔案資料大量缺損、丟失的嚴(yán)重現(xiàn)象。同時(shí)，存檔處理方式的不科學(xué)，造成現(xiàn)階段缺少了利用計(jì)算機(jī)數(shù)字信息處理技術(shù)對(duì)數(shù)字文書材料進(jìn)行信息收集整理分類的應(yīng)用能力。

3.3 文書檔案管理方法和技術(shù)落后

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，盡管文書管理工作目前成為現(xiàn)代企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)管理的主要環(huán)節(jié)之一，但是，對(duì)于大多數(shù)的事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，實(shí)際上還是使用了過(guò)去比較傳統(tǒng)的檔案管理方式，而長(zhǎng)時(shí)間下去，文書管理方法技術(shù)跟不上時(shí)代的發(fā)展，采用各種手工歸檔方式對(duì)單位文書相關(guān)檔案資料進(jìn)行整理收集、歸檔，在檔案管理工作過(guò)程中仍然存在大量工作效率低、管理不力等突出問(wèn)題。伴隨著當(dāng)代國(guó)民經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的雙重快速發(fā)展，檔案管理工作出現(xiàn)了許多，新管理問(wèn)題，內(nèi)容多種多樣，信息數(shù)據(jù)來(lái)源復(fù)雜，使現(xiàn)代檔案管理者的工作更加復(fù)雜化，給現(xiàn)代檔案管理工作人員和檔案管理者的技術(shù)人員帶來(lái)了新的管理要求，而傳統(tǒng)的現(xiàn)代檔案管理工作方法又給現(xiàn)代檔案管理者的工作發(fā)展帶來(lái)了一定的管理障礙。

4 文書檔案收集歸納的策略

4.1 建立健全檔案管理制度

為切實(shí)加強(qiáng)辦公室文書管理檔案的檢查收集、整理、歸檔歸納工作，必須加快建立健全文書檔案管理工作制度。就目前實(shí)際情況分析來(lái)看，之所以在企業(yè)文書工作檔案的整理收集、歸檔管理過(guò)程中總會(huì)出現(xiàn)各種困難問(wèn)題，最直接的主要原因之一就是收集工作檔案過(guò)程太隨意，工作檔案內(nèi)容和具體工作管理方式都完全沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)的工作依據(jù)。所以，檔案員工將來(lái)會(huì)需要采用不同的工作方法來(lái)進(jìn)行檔案工作，員工檔案管理材料將來(lái)會(huì)受到企業(yè)重視。

4.2 采用符合時(shí)代要求的文書檔案收集、歸檔方法

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷進(jìn)步發(fā)展，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目越來(lái)越復(fù)雜，人員越來(lái)越多，文件管理檔案的收集管理也越來(lái)越復(fù)雜，如果一個(gè)企業(yè)還采用以前的傳統(tǒng)文書檔案收集、歸檔管理方式方法來(lái)進(jìn)行管理這一發(fā)展階段的企業(yè)文件管理檔案，那就必然已經(jīng)是完全行不通的。以前，對(duì)企業(yè)文書以及檔案的分類收集、管理都可能是完全停留在表面上，只是把它收集整理得井井有條，沒(méi)有什么目的性。結(jié)果，造成這一管理工作不僅無(wú)法充分發(fā)揮具體指導(dǎo)作用和實(shí)際價(jià)值，而且許多非常重要有價(jià)值的企業(yè)信息數(shù)據(jù)資源在粗略收集整理的工作過(guò)程中會(huì)突然丟失，不利于我國(guó)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展和企業(yè)文書資料檔案的合理利用。

4.3 檔案管理員的培訓(xùn)得到加強(qiáng)

文書管理人員的管理水平與文件的收集、整理、歸檔的效率和質(zhì)量有著密切的關(guān)系。所以，要不斷提高業(yè)務(wù)文書使用檔案的整理收集、歸檔管理效率，就必須不斷加強(qiáng)對(duì)文書檔案業(yè)務(wù)管理員的專業(yè)培訓(xùn)。歸檔效率，就必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理員的培訓(xùn)。一位優(yōu)秀的檔案管理工作者首先應(yīng)該是具有深厚的公共檔案專業(yè)知識(shí)和文檔管理業(yè)務(wù)能力[2]。為此，企業(yè)管理應(yīng)積極鼓勵(lì)和引導(dǎo)監(jiān)督應(yīng)用檔案專業(yè)人員不斷學(xué)習(xí)提高管理業(yè)務(wù)水平，學(xué)習(xí)應(yīng)用檔案管理最新專業(yè)知識(shí)，掌握應(yīng)用檔案管理最新專業(yè)技術(shù)。

5 結(jié)論

辦公文書管理檔案不僅能真實(shí)、有效地準(zhǔn)確反映社會(huì)活動(dòng)、企業(yè)用人單位業(yè)務(wù)活動(dòng)等重要內(nèi)容，文件管理檔案中的收集以及歸檔工作能有效地合理展開，是文書管理工作最基礎(chǔ)、最基本的各項(xiàng)工作管理內(nèi)容之一，它不僅不但能有效保證辦公文件管理檔案的一個(gè)整體管理利用效率，而且還能起到充分發(fā)揮辦公文件管理檔案的整體作用。