新時代學校檔案管理的創新建設

張 蘭

（建水縣臨安鎮中心學校，云南 紅河州 654300）

基于信息化時代下，學校檔案管理工作要積極的轉型和升級，應用信息技術有效的管理種類繁多、數量巨大的數據信息，科學分類、合理整理，并充分利用檔案資料，最大化地發揮其價值。

1 學校檔案管理工作中存在的問題

1）學校重視程度不足。學校檔案管理工作本身就具備了一定的系統性、長期性和動態性，其是隨著時間的推移逐漸積累的資料信息。由于檔案管理工作貫穿于學校的各個階段，并且檔案的格式、內容都不同，有文件、方案、圖紙圖片、視頻、音頻等等，管理人員必須要按照檔案資料的時間順序、項目先后等進行分類和整理。但是受到多方面因素的影響，大部分學校中更加注重教育教研工作，對檔案管理重視程度不足。具體體現在，一方面沒有專門的檔案管理人員，領導和工作人員認為檔案只需要收集整理起來，保存之后就萬事大吉，忽視了檔案資料后期的利用和挖掘，對于出現變更和需要補充的資料也沒有及時歸納和更換。另一方面，學校對于檔案管理工作重視不足，資金、物力、人力投入相對于教育教研工作較為短缺，使得檔案管理手段較為滯后，檔案管理水平不高。

2）員工素質參差不齊。時代的飛速發展使得學校迎來了更多改革創新的機會，但是在檔案管理層面，很多學校的檔案管理工作者依然存在綜合素質參差不齊的現象。究其原因，一方面是學校對于檔案管理工作的不夠關注，在招聘檔案管理人員的時候，由其他職務的教師兼任，或是沒有招聘專業對口的人員，在崗前沒有培訓，崗后的學習機會也不多，使得工作人員的專業知識和技能得不到提升，工作責任心不強。另一方面，很多工作人員只是憑借自己的工作經驗對檔案進行分類、歸納，然而信息技術的不斷發展，檔案工作的數字化改革，對于工作人員綜合素質要求更高，他們不僅要掌握專業的知識理論，更要具備熟練的信息技術操作技能。個別工作人員由于相關技能操作不夠熟練，或者是一時疏忽等因素，進而可能造成檔案數據資料錄入時出現偏差錯誤，造成檔案信息失真不完整，缺乏一定的可靠性。

3）信息化水平有待提高。隨著信息科技的成熟發展，各行業逐漸實現了現代化轉型升級，促進了內部管理質量與效率的提升，學校檔案管理工作也需要對更多的數據資料進行收集與保存。但是，由于學校檔案管理應用信息化手段不足，在實際管理工作中沒有充分發揮智慧檔案優勢，檔案管理工作滯后于現代信息技術發展。首先，是缺乏有效的信息技術支撐體系，信息化設備更新不足，無法切實滿足當前數字化檔案管理需求；其次，是檔案管理分工不明確，呈現檔案數據資料收集重復、不完整、錯漏等問題，且沒有及時更新數據資料庫，導致其滯后于學校發展；最后，個性化檔案管理創新不足，學校沒有依據自身情況購買相應軟件，造成其軟件許多功能沒有對應實際工作流程，功能單一，不能快速現實檔案數據的記錄、采集、整理、分析等工作，導致檔案管理工作出現不規范、不完整的情況發生，這嚴重阻礙了現代化檔案發展進程[1]。

2 新時代學校檔案管理的創新建設途徑

1）為檔案管理提供完善保障。隨著現代技術的發展，構建數字化檔案管理既需要先進的科學技術支持，更需要配置專業的檔案管理隊伍，因此，學校既要重視現代信息技術的更新，也要注重對專業人才隊伍的培養。一方面，學校領導及檔案負責人要重視現代化檔案建設，要為檔案現代化發展提供物質保障、資金支持以及信息設備支持，引入服務器、交換機等網絡設備以及存儲設備，強化數字化檔案軟硬件，為數字化檔案建設奠定堅實的基礎。另一方面，要進一步完善檔案管理制度，依據現代信息技術發展，要明確各檔案管理人員的崗位責任，要明確管理標準，加強檔案管理人員專業培訓，使之不僅具備專業的檔案管理經驗，更具有現代化技術操作能力，打造優質的現代化檔案管理隊伍，為學校數字化檔案管理工作提供人力、物力、資金、技術等基礎保障，全面促進檔案管理工作發展，充分發揮檔案數據資源優勢。

2）優化數字化管理流程。為進一步完善學校檔案資料庫，切實有效推進學校數字化檔案建設，發揮檔案數據資源的參考價值，優化數字化檔案管理流程，將有效提高檔案數據信息的使用率。檔案整理流程是依據《檔案著錄規則》的相關要求進行的，即對檔案數據進行采集、審核、整理、打印、裝訂以及裝盒，在互聯網背景下，將傳統紙質檔案信息轉化為電子檔案信息，以數據共享的方式，讓學校教師、各部門自行收集檔案數據，并通過檔案管理人員審核，再上傳到檔案數據庫之中；此外，在數字化技術支持下，依據檔案數據要求，可以采用視頻、聲頻、圖片、文字等信息進行儲存，多形式的檔案數據形式，將對后續的審查提供了便利，并運用人工圖像處理技術進行規范處理，實現檔案數據信息的規范化，提高檔案數據保存質量。建立目標檢索連接，以各檔案實際內容為要求，實現檔案目錄數據庫，相關人員只需要在上面輸入關鍵字就可以借閱相關數據資料，既能對檔案數據整齊分類，也能提高檔案采集、使用效率[2]。

3）強化檔案數據庫建設。檔案數據庫建設是實現檔案數字化、智能化的關鍵措施，也是整合數據資源、提升使用價值的關鍵核心。當前，學校檔案數據庫建設就可以著力于基礎檔案數據庫建設與個性化檔案數據庫建設兩個方面。基礎檔案數據建設就是依據傳統檔案數據基本要求，對檔案數據進行整理、分類，并運用現代信息技術，實現類目檢索、儲存保管等功能；個性化檔案數據庫建設就是細微地深入檔案實際需求，針對學校戰略目標、發展進程進行歸類，為后續發展提供現實的數據支持與參考價值。

4）重視安全體系建設。在學校檔案數字化管理過程中，必須要高度重視檔案數據庫安全體系建設。首先，要完善檔案數據庫管理機制。即要對其進行身份識別認證，可以采用內部賬號、密碼，或者是專用硬件措施（固定計算機、移動終端）等授權的方式，分層級實現檔案數據信息的借閱，對于更加機密性的檔案信息將須有特殊人員身份授權才能獲取，這樣充分保證了檔案數據信息的安全性；其次，要提高檔案管理人員的職責意識、安全意識，嚴格制定獎懲約束機制，確保檔案管理人員無泄露學校檔案信息的情況發生。最后，要重視學校檔案數據信息的日常維護，以完善檔案網絡環境檢查，重視軟硬件安全管理，并聘請專業的計算機人士定期加固學校檔案數據庫的防火網，排查潛在隱患，確保檔案信息的安全性[3]。

3 結語

學校檔案是在學校的各項辦學職能活動中直接形成并保存的，具有查考和利用價值的各種形式和載體的歷史記錄，實現其智能化、信息化、數字化管理將有效提高檔案數據的采集、整理、參考等價值，并充分保證了檔案信息的安全性。通過完善檔案數字化基礎建設、優化數字化管理流程、強化檔案數據庫建設、檔案信息安全建設等措施，為進一步提升學校教學環境與發展水平奠定優質的基礎。